公平团队会议排期
会议固然重要，但尊重时区差异和个人边界同样关键。团队共同制定准则，有助于确保日程安排对所有人而言都公平且具包容性。
准备时间
5 分钟
持续时间
60 分钟
人数
3-10 人
5 秒摘要
- 团队共同确定安排会议的最佳时间，以及需要避开的时间。
- 团队需共同约定，如何处理那些必须在核心工作时间之外召开的会议。
- 当团队构成或时区发生变化时，需重新审视并调整已达成的排期约定。
您将需要
- 具有屏幕共享或会议空间的视频会议
- 数字协作工具
- 日历工具，例如 Google 日历或 Outlook
- 白板
- 记号笔
- 便利贴
- 计时器
演练资源
如何公平地安排团队会议
会议固然重要，但尊重时区差异和个人边界同样关键。团队共同制定准则能确保日程安排对所有人而言都公平且具包容性。
什么让会议时间“公平”？
公平的会议时间应满足以下条件：
- 尽可能让更多团队成员都处于工作时间内
- 考虑在非核心工作时间参会的最佳方式（包括同步或异步参与形式）
- 考虑团队伙伴的个人边界与排期限制，例如宗教及世俗节日、照护责任、常规休假时段等。
为何开展“公平团队会议排期”演练？
与团队协作确定最公平、最具包容性的会议时间，有助于改善协作、提高参与度、推动创新，同时减少倦怠。这对团队成员和利润来说是双赢局面。
应何时开展本演练？
什么时候都合适！在以下情况下，执行此演练会特别有用：
- 新员工加入团队
- 团队成员临时或永久更改时区
- 个人情况发生变化，例如有人开始照料亲人时
- 距离团队上次就会议时间达成共识已有一段时间，重新审视日程安排会很有帮助
公平会议排期的 4 个优势
- 增强团队合作能力：研究人员发现，包容性会议能激发不同协作者的创新潜力、参与度和集体效率。
- 改善协作：93% 的高管认为，通过更有效的协作，其团队的工作交付速度有望提升一倍。
- 减少职业倦怠：51% 的知识型工作者表示，由于会议过多，他们每周不得不加班多天。
- 推动创新：高绩效团队会通过减少在对齐会议、状态更新、电子邮件沟通及工作交接上的时间，而优先考虑创新。
1. 为剧本做准备
预估时间： 5 分钟
安排一场 60 分钟的团队会议，并发送消息说明会议目的及需完成的会前准备工作。
对于会前准备，您既可以使用数字白板（如示例所示），也可以让团队成员通过电子邮件、在线聊天或 Loom 提交想法。
提示：合理安排时间
由于此演练的核心是实现公平且具包容性的会议排期，因此请选择一个能让尽可能多的人参与的日期和时间。如果您的团队成员分布在全球各地，分两个不同时段召开两场会议，并对比会议结论，或许会很有帮助。
2. 以会议议程和准则开场
预估时间： 5 分钟
会议主持人将在开场时说明本次会议的议程、目的及准则。
议程示例：
1. 分享和讨论跨时区会议排期的难点。
2. 结合团队实际面临的挑战，思考何种公平排期模式适合我们的团队。
3. 共同确定团队能够遵守的准则。
4. 记录具体的行动项及负责人。
我们为何要做这件事：
我们团队成员的核心工作时间重叠较少，这导致很难找到适合所有人的会议时间，要保障个人时间则更难。这项活动将帮助我们建立关于会议时间与方式的共同准则，从而让我们能更尊重彼此的时间，同时提升分布式团队的工作效率。
今天会议准则：
1. 以求知心和同理心倾听。
2. 坦诚指出存在的问题。
3. 不带指责地分享想法与顾虑。
4. 尊重不同的经验与界限。
5. 专注于实用的解决方案。
3. 说明现状并提出改进思路
预估时间： 20 分钟
让团队花 10 分钟静静地开展头脑风暴，以回答以下问题。他们可以把每个答案或想法分别写在一张便利贴上。
1. 跨时区协作时，您面临的最大痛点是什么？
2. 目前要求您参与会议的时间段是否与您的其他安排存在冲突？
3. 若有需要，在团队伙伴的理想工作时间之外安排会议时，我们应如何做到更公平？
然后，团队共同用 10 分钟时间分享答案、讨论反馈，并就未来需做出的调整达成共识。
4. 定义排期准则
预估时间： 20 分钟
根据上一部分收集的反馈，通过头脑风暴制定基本规则与团队准则，让会议排期更公平、更具包容性，同时提升可预见性。团队花 4-5 分钟讨论以下问题，并将每个答案或想法分别写在独立的便利贴上。您可以根据团队需求，对这些问题进行调整或跳过其中任意一个。
1. 我们应如何管理个人日历？
2. 如何处理在团队伙伴正常工作时间之外的会议排期问题？
3. 当有人因个人事务无法参会时如何处理？
4. 我们还能共同遵守哪些基本规则？
5. 我们如何评估成效，判断达成的共识是否有效？
5. 制定行动计划
预估时间： 10 分钟
我们将承诺做出哪些具体调整？每个行动项由谁负责？需要在何时完成？
清晰记录这些后续步骤，如有需要，可在您的项目管理系统（如 Jira）中创建日历提醒或工作项。
以回顾行动计划来收尾。确保每个人都清楚自己的行动项和截止时间，比如调整会议时间，或是在日历上预留出偏好的工作时段。
提示：考虑如何缩短会议时间
有些会议很容易用电子邮件、消息或视频来取代。如果您的团队因会议过多而感到不堪重负，且难以完成实际工作，不妨考虑如何通过采用 Loom 这类工具开展更多异步工作，在推进工作的同时为时间表腾出时间。
跟进
审查和调整
当团队构成或时区发生变化时，需定期重新审视已达成的排期约定。
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