Planifier des réunions d'équipe équitables
Les réunions sont essentielles, tout comme le respect des fuseaux horaires et de la vie personnelle de chacun. La co-création de normes en équipe permet de garantir que la planification est juste et inclusive pour tous.
Temps de préparation
5 m
Durée
60 m
Personnes
3 à 10
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Déterminez en équipe les moments opportuns et les mauvais moments pour les planifier.
- Convenez de la manière de gérer les réunions qui doivent avoir lieu en dehors des heures de travail habituelles.
- Révisez et ajustez les accords de planification en fonction de l'évolution de votre équipe et de votre fuseau horaire.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Visioconférence avec partage d'écran ou espace de réunion
- Outil de collaboration digitale
- Outil de panification comme Google Calendar ou Outlook
- Tableau blanc
- Marqueurs
- Post-its
- Chronomètre
Ressources du scénario
Comment planifier des réunions d'équipe équitables ?
Les réunions sont essentielles, tout comme le respect des fuseaux horaires et de la vie personnelle de chacun. La co-création de normes en équipe garantit que la planification est juste et inclusive pour tous.
Qu'est-ce qui fait qu'une date de réunion est « juste » ?
Pour déterminer si une date de réunion est juste, examinez les critères suivants :
- Est-ce que le plus grand nombre possible de membres de l'équipe travaille à ce moment-là ?
- Cette réunion prend en compte les meilleurs moyens de participer à des réunions qui ont lieu en dehors des heures de travail normales (participation synchrone ou asynchrone)
- Elle tient compte de la vie personnelle et des contraintes horaires des coéquipiers, telles que les fêtes religieuses et laïques, les responsabilités en matière de soins, les périodes de congé habituelles, etc.
Pourquoi lancer le scénario « Planifier des réunions d'équipe équitables » ?
Collaborer avec votre équipe pour déterminer les horaires de réunion les plus justes et les plus inclusifs permet d'améliorer la collaboration, d'accroître l'engagement et de stimuler l'innovation, tout en réduisant les risques de burnouts. C'est une situation gagnant-gagnant pour votre personnel et vos profits.
Quand devez-vous exécuter ce scénario ?
Ce n'est jamais le mauvais moment ! Ce scénario est particulièrement utile à exécuter lorsque :
- De nouveaux employés rejoignent l'équipe
- Les membres de l'équipe changent de fuseau horaire, de manière temporaire ou permanente
- Les circonstances personnelles changent, par exemple, lorsque quelqu'un commence à s'occuper d'un proche
- Cela fait longtemps que l'équipe n'a pas fixé les horaires des réunions, et qu'il serait utile de revoir le calendrier
Quatre avantages d'une planification équitable des réunions
- Améliorer le travail d'équipe : les études montrent que les réunions inclusives favorisent l'innovation, l'engagement et l'efficacité collective de bon nombre de collaborateurs.
- Améliorer la collaboration : 93 % des dirigeants pensent que leurs équipes pourraient travailler deux fois plus vite grâce à une collaboration plus efficace.
- Réduire le nombre de burnouts : 51 % des travailleurs du savoir déclarent devoir faire des heures supplémentaires plusieurs jours par semaine en raison d'un nombre trop important de réunions.
- Permettre l'innovation : les équipes les plus performantes donnent la priorité à l'innovation en consacrant moins de temps aux réunions d'alignement, aux mises à jour, aux e-mails et aux transferts.
1. Préparer le scénario
Durée estimée : 5 MIN
Planifiez une réunion de 60 minutes avec votre équipe et préparez un message expliquant le but de la réunion et les travaux préparatoires à effectuer.
Pour les travaux préparatoires, vous pouvez soit utiliser un tableau blanc numérique, comme dans notre exemple, soit demander aux membres de l'équipe d'envoyer leurs idées par e-mail, chat ou Loom.
Astuce : planifier judicieusement
Puisque ce scénario met l'accent sur la planification juste et inclusive des réunions, choisissez un jour et une heure où le plus de personnes possible seront disponibles. Si votre équipe est répartie dans le monde entier, il peut être utile d'organiser deux sessions distinctes à différents moments de la journée et de comparer les résultats.
2. Commencer par l'ordre du jour et les normes
Durée estimée : 5 MIN
Le facilitateur débutera la réunion en présentant l'ordre du jour, le but et les normes de la session.
Exemple d'ordre du jour :
1. Partager et discuter des difficultés liées à la planification de réunions à travers de différents fuseaux horaires.
2. Réfléchir à ce à quoi pourrait ressembler une planification juste pour notre équipe, en fonction de nos défis réels.
3. Se mettre d'accord sur les normes d'équipe auxquelles nous pouvons nous conformer.
4. Saisir des mesures d'action et des propriétaires concrets.
Pourquoi nous faisons cela :
notre équipe a un chevauchement limité des heures de travail habituelles, ce qui rend difficile de trouver des horaires de réunion qui conviennent à tout le monde, et il est encore plus difficile de ne pas empiéter sur le temps personnel de chacun. Cet exercice nous aidera à construire des normes communes quant au moment et à la manière de nous rencontrer, afin que nous puissions être plus respectueux du temps de chacun et plus efficaces en tant qu'équipe distribuée.
Les règles du jour :
1. Écouter avec curiosité et attention.
2. Être honnête à propos de ce qui ne fonctionne pas.
3. Partager ses idées et ses préoccupations sans être dans la critique.
4. Respecter les expériences et limites de chacun.
5. Se concentrer sur les solutions pratiques.
3. Donner un aperçu de la situation actuelle et des idées d'amélioration
Durée estimée : 20 min
Demandez à l'équipe de prendre 10 minutes pour réfléchir en silence aux réponses aux questions suivantes. Ils peuvent écrire chaque réponse ou idée sur un post-it.
1. Quels sont les problèmes principaux que vous rencontrez lorsqu'il s'agit de travailler sur plusieurs fuseaux horaires ?
2. Rencontrez-vous des problèmes au niveau des horaires actuels auxquels vous êtes censé être disponible pour les réunions ?
3. Comment pouvons-nous planifier les réunions de manière plus juste lorsqu'elles doivent avoir lieu en dehors des heures de travail habituelles de nos collaborateurs ?
Prenez ensuite 10 minutes pour partager les réponses en groupe, discuter des réactions et convenir des changements à apporter à l'avenir.
4. Définir les normes de planification
Durée estimée : 20 min
Sur la base des réponses de la section précédente, faites un brainstorming sur les règles de base et les normes de l'équipe afin de rendre la planification plus juste, plus inclusive et plus prévisible. Passez environ 4 à 5 minutes à discuter des questions ci-dessous en groupe et écrivez chaque réponse ou idée sur des post-its. Vous pouvez adapter ou ignorer n'importe laquelle de ces questions en fonction des besoins de votre équipe.
1. Comment gérons-nous nos calendriers individuels ?
2. Comment gérer la planification des réunions en dehors des heures habituelles de travail d'un collaborateur ?
3. Que se passe-t-il lorsque quelqu'un ne peut pas assister à la réunion pour des raisons personnelles ?
4. Quelles autres règles de base pouvons-nous nous engager à respecter ?
5. Comment évaluons-nous nos réussites et comment savoir que nos accords fonctionnent ?
5. Élaborer un plan d'action
Durée estimée : 10 min
À quels changements spécifiques allons-nous nous engager ? Qui sera responsable de chaque élément d'action ? Quand est-ce que ces changements doivent-ils prendre effet ?
Documentez clairement les prochaines étapes et, si nécessaire, créez des rappels dans votre calendrier ou des tickets dans votre système de gestion de projet, tel que Jira.
Terminez en passant en revue le plan d'action. Assurez-vous que chaque personne connaît ses éléments d'action et ses échéances, par exemple en ajustant les horaires de réunion ou en bloquant les heures de travail préférées dans leur calendrier.
Conseil : réfléchissez à la manière de réduire la durée des réunions
Certaines réunions pourraient facilement être remplacées par un e-mail, un message ou une vidéo. Si votre équipe se sent submergée par les réunions et a du mal à accomplir son travail, réfléchissez à la manière dont vous pourriez libérer du temps tout en continuant à avancer en effectuant davantage de travail asynchrone à l'aide d'un outil tel que Loom.
Suivi
Passer en revue et mettre à jour le modèle
Révisez régulièrement les accords de planification en fonction de l'évolution de votre équipe et de votre fuseau horaire.
Vous avez encore des questions ?
Démarrez une conversation avec d'autres utilisateurs du Playbook Atlassian des équipes, obtenez de l'aide ou donnez un feedback.
Autres scénarios qui pourraient vous intéresser
Culture
Contrôle de santé des équipes
Évaluez l'état de santé de votre équipe et élaborez une planification d'amélioration.
Réunions
Mises à jour d'équipe hebdomadaires
Faites part de l'évolution de la situation, sans prévoir de nouvelle réunion.
Réunions
Réunions centrées sur des pages
Les meilleures réunions commencent par une page qui décrit l'objectif, les résultats attendus et les principaux points de discussion.
Débriefing
Rétrospective
Créez un espace sûr, dans lequel vous pourrez discuter des choses qui fonctionnent et de celles qui ne fonctionnent pas.
Restez informés
Recevez les derniers scénarios et les conseils de notre blog Work Life lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter.
