Agendamento justo de reuniões de equipe
Reuniões são essenciais, mas respeitar os fusos horários e os limites pessoais também. Criar normas em equipe ajuda a garantir que o agendamento seja justo e inclusivo para todos.
Tempo de preparo
5 min
Tempo de execução
60 min
Pessoas
3 a 10
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Determine com a equipe os horários mais adequados para agendar as reuniões e quando elas devem ser evitadas.
- Chegue a um acordo sobre como lidar com reuniões que precisam acontecer fora do horário de trabalho normal.
- Revise e ajuste os acordos de agendamento à medida que sua equipe e respectivos fusos horários se alteram.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões
- Ferramenta de colaboração digital
- Ferramentas de calendário, como o Google Calendar ou Outlook
- Quadro branco
- Marcadores
- Notas adesivas
- Temporizador
Recursos da tática
Como agendar reuniões de equipe com mais adequação
Reuniões são essenciais, mas respeitar os fusos horários e os limites pessoais também. Criar normas em equipe ajuda a garantir que o agendamento seja justo e inclusivo para todos.
O que torna um horário de reunião “justo”?
Um horário de reunião justo é aquele que:
- Está dentro do horário de trabalho do maior número possível de membros da equipe
- Considera as melhores alternativas para participar de reuniões que ocorram fora do horário de trabalho normal (participação síncrona ou assíncrona)
- Leva em consideração os limites pessoais e as limitações de agendamento dos colegas da equipe, como feriados religiosos e seculares, responsabilidades de cuidado familiar, períodos comuns de folga, etc.
Por que usar a tática "Agendamento justo de reuniões de equipe"?
Contar com o auxílio da sua equipe para determinar os horários de reunião mais justos e inclusivos para todos ajuda a melhorar a colaboração, aumentar o engajamento e impulsionar a inovação, ao mesmo tempo que reduz o esgotamento. Há um ganho tanto para as pessoas quanto para a lucratividade.
Quando você deve usar esta tática?
Sempre em boa hora! O uso dessa tática ajuda bastante quando:
- Novos funcionários se juntam à equipe
- Os membros da equipe fazem a alteração temporária ou permanente do fuso horário
- As circunstâncias pessoais se alteram, por exemplo, quando alguém fica responsável pelo cuidado de um ente querido
- Já faz um tempo desde a última vez que a equipe alinhou os horários das reuniões e, por isso, seria útil revisar o cronograma
Quatro benefícios do agendamento justo de reuniões
- Capacitar o trabalho em equipe: pesquisadores descobriram que reuniões inclusivas geram inovação, engajamento e eficácia coletiva entre diversos colaboradores.
- Melhorar a colaboração: 93% dos executivos acreditam que suas equipes poderiam fazer o trabalho duas vezes mais rápido se a colaboração fosse mais eficaz.
- Reduza o esgotamento: 51% dos trabalhadores do conhecimento relatam que já tiveram que fazer hora extra em vários dias por semana devido à sobrecarga causada por reuniões.
- Impulsione a inovação: equipes de alto desempenho priorizam a inovação ao gastar menos tempo em reuniões de alinhamento, atualizações de status, e-mails e entregas.
1. Prepare a tática
Tempo estimado: 5 min
Agende uma reunião de 60 minutos com sua equipe e envie uma mensagem explicando o propósito da reunião e o trabalho prévio a ser concluído.
Para o trabalho prévio, você pode usar um quadro branco digital, como o do exemplo, ou pedir aos membros da equipe que enviem suas ideias por e-mail, bate-papo ou Loom.
dica: agende com sabedoria
Como o propósito dessa tática é o agendamento de reuniões justo e inclusivo, escolha um dia e um horário em que o maior número possível de pessoas esteja disponível. Se sua equipe está distribuída ao redor do mundo, talvez seja interessante fazer duas sessões separadas em horários diferentes do dia e comparar os resultados.
2. Inicie a reunião com a agenda e as normas
Tempo estimado: 5 min
O facilitador deve começar a reunião compartilhando a agenda, o propósito e as normas da sessão.
Exemplo de agenda:
1. Compartilhe e discuta quais as dificuldades em agendar reuniões em diferentes fusos horários.
2. Pense em como seria um agendamento justo para a equipe, com base nos desafios reais.
3. Busque um acordo sobre as normas de equipe que a gente pode seguir.
4. Reúna itens de ação concretos e proprietários.
Por que a gente está fazendo isso:
há poucas ocasiões para coincidir os horários da equipe durante o expediente normal, o que torna difícil encontrar horários de reunião que sejam bons para todos — sendo ainda mais difícil proteger o tempo pessoal de cada um. Este exercício vai ajudar a criar normas compartilhadas sobre quando e como se reunir, para que a gente possa ser mais respeitosos com o tempo uns dos outros e eficazes como uma equipe distribuída.
Normas para o dia:
1. Ouça com curiosidade e cuidado.
2. Seja honesto sobre o que não está funcionando.
3. Compartilhe ideias e preocupações sem culpa.
4. Respeite diferentes experiências e limites.
5. Mantenha o foco em soluções práticas.
3. Descreva o estado atual e as ideias para melhorias
Tempo estimado: 20 MINUTOS
Peça à equipe que reserve 10 minutos para fazer um brainstorming silencioso das respostas para as seguintes perguntas. Os membros da equipe podem escrever cada resposta ou ideia em uma nota adesiva individual.
1. Quais são seus maiores problemas quando se trata de trabalhar em diferentes fusos horários?
2. Você tem conflitos com os horários atuais em que se espera que esteja disponível para reuniões?
3. Como a gente pode agendar reuniões com mais adequação fora do horário de trabalho ideal dos colegas de equipe quando necessário?
Reserve 10 minutos para compartilhar as respostas em grupo, discutindo as reações e buscando acordos sobre as alterações a serem feitas no futuro.
4. Defina normas de agendamento
Tempo estimado: 20 MINUTOS
Com base nas respostas da seção anterior, faça um brainstorming grupo das regras de base e das normas da equipe para tornar o agendamento mais justo, inclusivo e previsível. Reserve de 4 a 5 minutos para discutir as perguntas abaixo em grupo e escreva cada resposta ou ideia em notas adesivas individuais. Você pode adaptar ou pular qualquer uma dessas perguntas com base nas necessidades da sua equipe.
1. Como a gente gerencia calendários individuais?
2. Como a gente lida com o agendamento de reuniões fora do horário normal de trabalho de um colega de equipe?
3. O que acontece quando alguém não pode comparecer devido a contratempos pessoais?
4. Com quais outras regras básicas a gente pode se comprometer?
5. Como a gente avalia o sucesso e confirma que os acordos estão funcionando?
5. Estabeleça um plano de ação
Tempo estimado: 10 min
Com quais alterações específicas a gente vai se comprometer? Quem vai ser o responsável por cada item de ação? Quando isso precisa ser feito?
Documente as próximas etapas com clareza e, se for útil, crie lembretes de calendário ou tickets em seu sistema de gerenciamento de projetos, como o Jira.
Por fim, revise o plano de ação. Garanta que todos estejam cientes de seus itens de ação, como ajustar os horários das reuniões ou anotar no calendário o período em que em preferem trabalhar, e prazos.
dica: pense em como reduzir o tempo de reunião
Algumas reuniões podem muito bem ser substituídas por um e-mail, mensagem ou vídeo. Se sua equipe está se sentindo sobrecarregada com reuniões e tendo dificuldade para fazer seu trabalho, considere como fazer mais trabalho assíncrono com uma ferramenta tipo o Loom pode ajudar a liberar agendas sem deixar de avançar nos projetos.
Acompanhamentos
Revise e faça ajustes
Revise os acordos de agendamento com frequência à medida que sua equipe e respectivos fusos horários mudam.
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