공정한 팀 미팅 일정 관리
미팅은 중요하지만 팀원의 시간대와 개인 일정을 고려하는 것도 중요합니다. 팀으로서 함께 규범을 만들면 모두에게 공정하고 포용적인 일정을 수립하는 데 도움이 됩니다.
준비 시간
5분
진행 시간
60분
인원
3~10명
5초 요약
- 팀과 함께 가장 적합한 미팅 시간과 피해야 할 시간을 정해 보세요.
- 핵심 근무 시간 외에 진행해야 하는 미팅을 어떻게 처리할지 합의하세요.
- 팀 구성 또는 시간대가 바뀌는 경우 일정 관련 합의 사항을 검토 및 조정하세요.
필요한 사항
- 화면 공유 또는 미팅 스페이스를 통한 화상 회의
- 디지털 협업 도구
- 캘린더 도구(예: Google 캘린더 또는 Outlook)
- 화이트보드
- 마커
- 스티커 메모
- 타이머
플레이 리소스
팀 미팅 일정을 공정하게 관리하는 방법
미팅은 중요하지만 팀원의 시간대와 개인 일정을 고려하는 것도 중요합니다. 팀으로서 함께 규범을 만들면 모두에게 공정하고 포용적인 일정을 수립할 수 있습니다.
'공정한' 미팅 시간이란 무엇입니까?
공정한 미팅 시간은 다음과 같은 기준을 충족합니다.
- 가능한 한 많은 팀원의 근무 시간 내에 진행
- 핵심 근무 시간 외에 진행되는 미팅에 참여할 수 있는 가장 좋은 방법을 고려(동기식 또는 비동기식 참여)
- 종교 및 일반 공휴일, 돌봄 책임, 일반적인 휴가 기간 등과 같은 팀 동료의 개인적인 사정과 일정 제한을 고려
'공정한 팀 미팅 일정 관리' 플레이를 진행하는 이유는 무엇입니까?
팀과 공동 작업하여 가장 공정하고 포용적인 미팅 시간을 결정하면 번아웃을 줄이면서 공동 작업을 개선하고 참여도를 높이며 혁신을 주도할 수 있습니다. 팀원 및 이익 모두에 도움이 되는 윈윈 전략입니다.
이 플레이는 언제 실행해야 합니까?
언제 진행해도 좋습니다! 이 플레이는 특히 다음과 같은 경우에 진행하면 유용합니다.
- 신규 직원이 팀에 합류하는 경우
- 팀원이 일시적 또는 영구적으로 시간대를 변경하는 경우
- 팀원이 가족을 돌보기 시작하는 등 개인적인 상황이 바뀌는 경우
- 팀이 마지막으로 미팅 시간을 정렬한 지 오래되어 일정을 다시 점검하는 것이 필요한 경우
공정한 미팅 일정 관리의 4가지 이점
- 팀워크 강화: 연구에 따르면 포용적인 미팅은 다양한 공동 작업자 간의 혁신, 참여 및 집단적 효율성을 향상합니다.
- 공동 작업 개선: 경영진의 93%는 보다 효과적인 공동 작업을 통해 팀의 업무 처리 속도를 두 배로 높일 수 있다고 생각합니다.
- 번아웃 감소: 지식 근로자의 51%가 과도한 미팅으로 인해 일주일에 여러 날 초과 근무를 해야 한다고 답변했습니다.
- 혁신 주도: 성과가 우수한 팀은 미팅 정렬, 상태 업데이트, 이메일 및 핸드오프에 소요되는 시간을 줄여 혁신을 우선시합니다.
1. 플레이 준비
예상 시간: 5분
팀과 60분 미팅을 예약하고 미팅의 목적과 완료해야 할 사전 작업을 설명하는 메시지를 보내세요.
사전 작업의 경우 예제와 같은 디지털 화이트보드를 사용하거나 팀원에게 이메일, 채팅 또는 Loom을 통해 아이디어를 보내달라고 요청할 수 있습니다.
팁: 현명하게 일정을 잡으세요
이 플레이는 공정하고 포용적인 미팅 일정 관리를 중점적으로 다루므로 가능한 한 많은 팀원이 참석할 수 있는 날짜와 시간을 선택하세요. 팀이 전 세계에 분산되어 있다면 하루 중 서로 다른 시간에 두 번의 개별 세션을 진행하고 결과를 비교하는 것이 도움이 될 수 있습니다.
2. 어젠더 및 규범을 확인하며 시작
예상 시간: 5분
진행자가 세션의 어젠더, 목적 및 규범을 공유하여 미팅을 시작합니다.
어젠더 예시:
1. 여러 시간대에 걸친 미팅 일정 조율의 어려움에 대해 공유하고 토론합니다.
2. 실제 도전 과제를 바탕으로 팀에게 공정한 일정 관리가 어떤 모습일지 생각해 봅니다.
3. 지킬 수 있는 팀 규범에 대해 합의합니다.
4. 구체적인 작업 항목 및 소유자를 기록합니다.
이 플레이를 하는 이유:
우리 팀은 핵심 근무 시간이 잘 겹치지 않아 모두에게 적합한 미팅 시간을 찾기가 어렵고 개인 시간을 보호하는 것은 더욱 어렵습니다. 이 연습은 미팅 시간 및 방식에 관한 공동 규범을 구축하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 서로의 시간을 더 존중하고 분산된 팀으로서 더 효과적으로 일할 수 있습니다.
오늘의 규범:
1. 호기심과 관심을 가지고 경청합니다.
2. 효과가 없는 부분에 대해 솔직하게 공유합니다.
3. 비난하지 않고 아이디어 및 우려 사항을 공유합니다.
4. 서로 다른 경험과 경계를 존중합니다.
5. 실용적인 솔루션에 집중합니다.
3. 현재 상태 및 개선 아이디어를 간략하게 설명
예상 시간: 20분
팀원들에게 10분간 다음 질문에 대한 답을 조용히 브레인스토밍하도록 요청하세요. 각 답변 또는 아이디어를 개별 스티키 메모에 작성하면 됩니다.
1. 여러 시간대에 걸쳐 일할 때 가장 큰 문제점은 무엇입니까?
2. 현재 미팅에 참석해야 하는 시간과 관련하여 불편한 사항이 있습니까?
3. 불가피하게 팀 동료의 이상적인 근무 시간을 벗어나서 미팅을 잡아야 할 경우 보다 공정하게 일정을 조율하려면 어떻게 해야 합니까?
그런 다음 10분 동안 그룹으로 답변을 공유하고 반응에 대해 토론하고 향후 변경 사항에 대해 합의하세요.
4. 일정 관리 규범 정하기
예상 시간: 20분
이전 섹션의 답변을 바탕으로 기본 규칙 및 팀 규범을 브레인스토밍하여 더 공정하고 포용적이며 예측 가능한 방식으로 일정을 관리하세요. 4~5분 동안 그룹으로 아래 질문에 대해 토론하고 각 답변 또는 아이디어를 개별 스티키 메모에 적으세요. 팀의 필요에 따라 질문을 수정하거나 건너뛸 수 있습니다.
1. 개별 일정은 어떻게 관리합니까?
2. 팀 동료의 정상 근무 시간 외에 미팅 일정을 잡으려면 어떻게 해야 합니까?
3. 누군가 개인적인 사정으로 참석하지 못할 경우 어떻게 해야 합니까?
4. 팀이 약속할 수 있는 다른 기본 규칙은 무엇입니까?
5. 어떻게 성공을 평가하고 합의 사항이 효과적인지 판단할 수 있습니까?
5. 실행 계획 수립
예상 시간: 10분
구체적으로 어떤 변화를 약속해야 합니까? 각 작업 항목의 소유자는 누구입니까? 언제 완료해야 합니까?
이러한 다음 단계를 명확하게 문서화하고, 필요하다면 Jira와 같은 프로젝트 관리 시스템에서 캘린더 미리 알림이나 업무 항목을 만드세요.
작업 계획을 검토하며 마무리하세요. 그리고 미팅 시간을 조정하거나 선호하는 업무 시간을 캘린더에 미리 예약하여 각 담당자가 작업 항목 및 마감 날짜를 명확히 숙지하게 하세요.
팁: 미팅 시간을 줄이는 방법 생각해 보기
어떤 미팅은 이메일, 메시지 또는 동영상으로 간단히 대체할 수 있습니다. 팀이 많은 미팅에 지쳐 업무에 집중하기 어렵다면 Loom과 같은 도구를 활용해 비동기식 업무를 늘려 일정을 여유롭게 확보하면서도 업무 진행을 지속하는 방안을 고려해 보세요.
후속 조치
검토 및 조정
팀 구성이나 업무 시간대가 바뀌는 경우 일정 합의 사항을 정기적으로 다시 점검하세요.
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선호할 수 있는 기타 플레이
문화
팀 상태 모니터
팀 상태를 평가하고 개선 계획을 결정합니다.
미팅
주간 팀 업데이트
또 다른 미팅을 예약하지 않고도 진행 상황을 공유하세요.
미팅
페이지 중심의 미팅
더 효과적인 미팅은 목적, 예상 결과 및 주요 논의 사항을 요약한 페이지에서 시작됩니다.
결과 보고
회고
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