Справедливое планирование собраний команды
Собрания важны, но не менее важно соблюдать часовые пояса и личные границы. Совместное обсуждение норм в команде помогает создать справедливое и инклюзивное расписание.
Время на подготовку
5 мин
Время проведения
60 мин
Участники
3–10 человек
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Определите, на какое время лучше всего планировать собрания и когда их следует избегать.
- Решите, как проводить собрания в нерабочее время.
- Пересматривайте и корректируйте расписание по мере изменения команды и часовых поясов.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Видеоконференция с функцией демонстрации экрана или место для собраний
- Цифровой инструмент для совместной работы
- Календарь, например Google Календарь или Outlook
- Магнитно-маркерная доска
- Маркеры
- Стикеры
- Таймер
Ресурсы для сценария
Как справедливо планировать собрания команды
Собрания важны, но не менее важно соблюдать часовые пояса и личные границы. Совместное обсуждение норм в команде помогает создать справедливое и инклюзивное расписание для всех.
Какое время собрания считать справедливым?
Справедливое время собрания отвечает следующим требованиям:
- входит в рабочие часы как можно большего количества участников команды;
- включает варианты участия в собраниях, проводимых в нерабочее время (синхронное или асинхронное участие);
- учитывает личные границы участников команды и ограничения в расписании, такие как религиозные и светские праздники, обязанности по уходу за детьми, общие периоды отдыха и т. д.
Зачем использовать сценарий «Справедливое планирование собраний команды»?
Совместное с командой определение наиболее справедливого и инклюзивного времени проведения встреч помогает улучшить сотрудничество, повысить вовлеченность и продвигать инновации, а также уменьшить эмоциональное выгорание. От этого выигрывают и сотрудники, и прибыль.
Когда следует использовать этот сценарий?
Неподходящего времени не бывает. Этот сценарий принесет еще большую пользу, если:
- к команде присоединяются новые сотрудники;
- у участников команды временно или насовсем меняются часовые пояса;
- меняются личные обстоятельства, например кто-то начинает ухаживать за близким;
- прошло много времени с последнего согласования времени собрания и было бы полезно пересмотреть график.
Четыре преимущества справедливого планирования собраний
- Укрепление командной работы. Исследователи считают, что инклюзивные собрания создают возможности для инноваций, вовлеченности и эффективности среди участников, относящихся к различным группам.
- Улучшение сотрудничества. 93 % руководителей считают, что эффективное сотрудничество позволяет командам выполнять работу в два раза быстрее.
- Уменьшение выгорания. 51 % работников умственного труда сообщают, что им приходится работать сверхурочно несколько дней в неделю из-за чрезмерного количества собраний.
- Внедрение инноваций. Высокоэффективные команды отдают приоритет инновациям, тратя меньше времени на собрания по согласованию, обновления статусов, электронные сообщения и передачу работы.
1. Подготовительный этап
Ожидаемое время: 5 мин
Запланируйте 60-минутное собрание с командой и отправьте сообщение с указанием цели встречи и работы, которую необходимо сделать до ее начала.
Для предварительной работы можно использовать цифровую доску, как в примере, или попросить участников команды отправить свои идеи по электронной почте, в чате или в Loom.
Подсказка: планируйте с умом
Поскольку в этом сценарии главное — справедливое и инклюзивное планирование собраний, выберите день и время, которые подходят как можно большему количеству людей. Если команда работает по всему миру, возможно, будет полезно провести две отдельные встречи в разное время дня и сравнить результаты.
2. Начните с повестки дня и норм
Ожидаемое время: 5 мин
Координатор начнет собрание, поделившись повесткой дня, целью и нормами встречи.
Пример повестки дня:
1) Обсудить сложности планирования собраний в разных часовых поясах.
2) Подумать, как может выглядеть справедливое планирование для нашей команды, учитывая реальные задачи.
3) Определиться с нормами для команды, которых мы сможем придерживаться.
4) Составить список задач и владельцев.
Почему мы это делаем:
у нашей команды разные часы работы, из-за чего трудно найти подходящее для всех время собраний не в ущерб личному времени. Это упражнение поможет выработать общие правила, определяющие, когда и как проводить встречи, чтобы мы могли более уважительно относиться к времени друг друга и эффективно работать в составе распределенной команды.
Нормы на сегодня:
1) Слушать с интересом и вниманием.
2) Честно говорить об опасениях и проблемах.
3) Делиться идеями и проблемами, не обвиняя других.
4) Уважать чужой опыт и границы.
5) Сосредоточиться на практических решениях.
3. Оцените текущее состояние и предложите идеи по улучшению
Ожидаемое время: 20 минут
Попросите команду провести 10-минутный мозговой штурм и молча попытаться найти ответы на следующий вопросы. Каждый ответ или идею можно записать на отдельной записке.
1) С какими проблемами вы сталкиваетесь при работе с разными часовыми поясами?
2) Подходят ли вам установленные временные рамки доступности для собраний?
3) Как мы можем более справедливо планировать собрания в нерабочее время в случае необходимости?
В следующие 10 минут поделитесь ответами с другими участниками команды, обсудите реакцию и согласуйте изменения, которые нужно внести в будущем.
4. Определите нормы планирования
Ожидаемое время: 20 минут
Основываясь на ответах из предыдущей части, проведите мозговой штурм и определите основные правила и нормы команды, чтобы сделать планирование более справедливым, инклюзивным и предсказуемым. Потратьте около 4–5 минут на групповое обсуждение вопросов ниже и запишите каждый ответ или идею на отдельные записки. Вы можете изменить или пропустить любой из вопросов в зависимости от потребностей команды.
1) Как мы управляем личными календарями?
2) Как нам планировать собрания в нерабочее время участников команды?
3) Что делать, если кто-то не может присутствовать из-за конфликтов с личным расписанием?
4) Каким еще базовым правилам мы можем следовать?
5) Как оценивать успех и понимать, работают наши соглашения или нет?
5. Составьте план действий
Ожидаемое время: 10 мин
Какие изменения мы собираемся внести? Кто будет отвечать за каждый пункт списка задач? Когда это нужно сделать?
Четко задокументируйте эти следующие шаги и, если сочтете полезным, создайте напоминания в календаре или задачи в своей системе управления проектами, например в Jira.
В заключение проверьте план действий. Проверьте, что каждый сотрудник знает свои задачи и их сроки. Для этого скорректируйте время собраний или заблокируйте в их календаре те часы, которые предпочтительно посвятить работе.
Совет: подумайте, как сократить время собраний
Некоторые собрания можно легко заменить электронными письмами, сообщениями или видеороликами. Если из-за частых собраний команда с трудом успевает выполнять работу, подумайте, как освободить место в расписаниях и при этом поддерживать коммуникацию, выполняя больше работы асинхронно с помощью такого инструмента, как Loom.
Последующие действия
Оценивайте и корректируйте
Регулярно пересматривайте договоренности о расписании по мере изменения команды и часовых поясов.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Культура
Оценка работоспособности команды
Оцените работоспособность команды и наметьте план ее улучшения.
Собрания
Еженедельный обмен новостями с командой
Делитесь информацией о результатах, не назначая новых собраний.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
