Erste Schritte mit Jira Work Management
Kurzanleitung
Schritt 1: Die Grundlagen kennenlernen
Bevor wir beginnen, solltest du dich mit einigen Jira Work Management-Komponenten vertraut machen.
Was ist ein Geschäftsprojekt?
Ein Projekt stellt einen gemeinsam genutzten Bereich dar, in dem du deine Arbeit dokumentierst, verfolgst und organisierst. In Jira Work Management gibt es zwei Projekttypen:
- Vom Team verwaltete Projekte sind für unabhängige Teams vorgesehen, die volle Autonomie bei der Administration und Verwaltung ihrer eigenen Projekte und Prozesse in einem eigenständigen Bereich wünschen.
- Vom Unternehmen verwaltete Projekte werden von Jira-Administratoren eingerichtet und verwaltet, die Jira Work Management verwalten und die Arbeitsweise in vielen Teams standardisieren.
Jira Work Management bietet eine Vielzahl von Projektvorlagen für Geschäftsteams, damit du deine ideale Arbeitsweise so schnell wie möglich findest.
Was ist ein Vorgang?
Du kannst dir einen Vorgang als ein Aufgabenelement vorstellen. Als Vorgangstyp solltest du denjenigen auswählen, der am besten zur aktuellen Aufgabe passt:
Asset-Symbol
Epic: Eine größere Aufgabe
Asset-Symbol
Task: Kleine, separate Aufgaben, unter Umständen mit Sub-Tasks
Asset-Symbol
Asset: Ein zu verfolgendes digitales oder physisches Element
Asset-Symbol
Story: Funktionen, ausgedrückt als Benutzerziele
Asset-Symbol
Bug: Ein Problem oder Fehler
Du kannst auch einen eigenen Vorgangstyp mit einem eindeutigen Symbol erstellen, der deine Arbeit widerspiegelt.
Was ist ein Board?
Auf dem Board kannst du deinen Arbeitsprozess und den Status der einzelnen Vorgänge im Kanban-Stil visualisieren. Vorgänge werden durch Karten dargestellt, die du auf dem Board verschieben kannst. So kannst du Probleme in verschiedenen Spalten, die deinen Workflow repräsentieren, verfolgen, organisieren und priorisieren.
Was ist eine Karte?
Eine Karte zeigt die Zusammenfassung eines einzelnen Vorgangs, an dem du gerade arbeitest. Du kannst Karten so anpassen, dass sie allgemeine Informationen wie das Fälligkeitsdatum, die zugewiesene Person und die Priorität anzeigen, um dir bei der Organisation deiner Arbeit zu helfen.
Wenn du eine Karte auswählst, erhältst du weitere Informationen. Du kannst alle Felder hinzufügen, die du benötigst, um an dem Vorgang zu arbeiten, und Kommentare für dich und andere hinterlassen, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist der Weg, den ein Vorgang von Anfang bis Ende zurücklegt. Die Vorlagen in Jira Work Management basieren auf Workflows, die so konzipiert sind, dass sie verschiedene Anwendungsfälle unterstützen – von der Koordination von GTM-Strategien bis hin zur Verwaltung einer Vertriebspipeline.
Du kannst deinen Workflow anpassen, indem du die Namen der Status bearbeitest und weitere Schritte hinzufügst. Die Spalten deines Projekt-Boards entsprechen den Schritten im Workflow.
Jetzt weißt du, was Jira Work Management ausmacht. Du bist bereit, das Tool zu verwenden!
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Schritt 2: Eine Vorlage auswählen
Richte Jira Work Management in Sekundenschnelle ein, indem du eine der vielen Jira-Vorlagen auswählst. Diese Vorlagen sind mit Vorgangstypen und Workflows vorkonfiguriert und du kannst sie einfach an die spezifischen Anforderungen deines Teams anpassen.
Zu den Vorlagenkategorien gehören:
Wenn du die Vorlage gefunden hast, die du verwenden möchtest, wähle auf der Vorlagenkarte die Option Jetzt testen aus. Daraufhin wirst du aufgefordert, ein neues Jira Work Management-Konto zu erstellen und deinem ersten Projekt einen Namen zu geben.
Nutzt du bereits Jira? Dann hast du automatisch kostenlos Zugriff auf Jira Work Management.
Wähle in der Hauptnavigationsleiste Projekte und dann in deinem Jira-Konto Projekt erstellen aus. Triff bei den Arbeitsmanagement-Vorlagen eine Auswahl, um sofort in Jira Work Management einzusteigen.
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Schritt 3: Die Ansichten erkunden
Du hast gerade dein erstes Projekt in Jira Work Management erstellt und kannst jetzt einen Blick auf all die Möglichkeiten werfen, deine Arbeit zu visualisieren. Die Navigation in der Projektansicht bietet mehrere Optionen:
- Board: Diese Ansicht wird standardmäßig zuerst geöffnet. Mit dieser Ansicht im Kanban-Stil kannst du Aufgaben und Prozesse visualisieren.
- Kalender: Hier kannst du deine bevorstehenden Termine, Markteinführungen und Verfügbarkeiten effektiver anzeigen.
- Liste: Nutze diese Tabellenansicht, um Aufgabenelemente schnell und einfach zu verwalten und zu aktualisieren.
- Zusammenfassung: Verschaffe dir einen Überblick über deine Projektaktivitäten und Statistiken, um die Berichterstattung zum Kinderspiel zu machen.
- Zeitleiste: Mit dieser Ansicht im Stil eines Gantt-Diagramms kannst du deine Roadmap planen und Abhängigkeiten nachvollziehen.
Mit Jira Work Management Premium kannst du auch mehrere Projekte in einer Übersicht zusammenführen. Verwende die Zusammenfassungs-, Kalender- und Zeitleistenansicht – jetzt auch projektübergreifend –, um einen klaren Überblick über alle funktionsübergreifenden Abhängigkeiten zu erhalten, die dein Team kennen muss.
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Schritt 4: Dein Projekt anpassen
Fühl dich wie zu Hause! Du kannst diesen Bereich anpassen, damit er die Einzigartigkeit deines Teams widerspiegelt.
- Hintergrundfarbe: Wähle das Farbdosensymbol neben dem Projektnamen aus.
- Projektsymbol: Wähle in der Navigation der Projektansicht Projekteinstellungen aus und wähle dann auf dem nächsten Bildschirm unter dem vorhandenen Symbol die Schaltfläche Symbol ändern. Du kannst ein eigenes Foto hochladen oder aus den Optionen wählen.
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Schritt 5: Den ersten Vorgang erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Vorgang in Jira Work Management zu erstellen:
Wähle unten in der ersten Spalte deines Boards "+ Erstellen" aus.
- Gib die Zusammenfassung des Vorgangs ein und drücke die Eingabetaste, um die Karte zu erstellen.
- Um weitere Informationen hinzuzufügen, wähle die Karte aus und fülle die Felder aus.
Wähle in der Hauptnavigationsleiste die Schaltfläche "Erstellen" aus.
- Trage alle Informationen ein, die auf der Karte enthalten sein sollen.
- Wähle am unteren Bildschirmrand die Schaltfläche Erstellen aus, um die Karte zu erstellen.
Profitipp: Du kannst deinem Projekt nicht nur in der Board-Ansicht neue Vorgänge hinzufügen. Suche in der Listen- und Zeitleistenansicht nach + Erstellen oder wähle einfach in der Kalenderansicht ein Datum aus, um einen neuen Vorgang zu erstellen.
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Schritt 6: Dein Team einladen
Nachdem du dich mit Jira Work Management vertraut gemacht hast, ist es nun Zeit, dein Team einzuladen.
- Wähle neben deinem Profilbild das Symbol Personen hinzufügen aus.
- Gib die E-Mail-Adressen deiner Kollegen ein und wähle ihre Rollen aus: Anzeigeberechtigter, Mitglied oder Administrator.
- Wähle die Schaltfläche Hinzufügen aus.
Profitipp: Du möchtest ein größeres Team zusammenstellen? Stelle eine Verbindung mit deinem Google-, Slack- oder Microsoft-Konto her, um mehr Einladungen in kürzerer Zeit zu versenden.
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Schritt 7: Deine Tools einbinden
Nutzt dein Team andere Tools, um seine Arbeit zu erledigen? Optimiere eure Prozesse, indem du eure meistgenutzten Apps mit dem Jira Work Management-Projekt verbindest. Mit über 500 Integrationen und über 3.000 weiteren Erweiterungen bietet der Atlassian Marketplace die führenden Apps für Teams aller Art.
- Wähle in der Hauptnavigationsleiste Apps und dann Weitere Apps entdecken aus.
- Suche nach dem Namen einer App oder stöbere nach Kategorie.
- Wähle die Karte der App aus, um mehr über die Nutzung und Installation der App zu erfahren.
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Schritt 8: Informationen von deinem Team erfassen
Bist du es leid, E-Mails zu schreiben, um benötigte Informationen von anderen Teams einzuholen, mit denen du zusammenarbeitest? Mit Jira Work Management kannst du verschiedene Formulare erstellen, um ohne Hin und Her zu erfassen, was du für jede Task benötigst. Deine Formulare werden gespeichert, sodass du Anfragen in einen wiederholbaren Prozess umwandeln kannst.
- Wähle in der Navigation der Projektansicht Formulare und dann die Schaltfläche + Formular erstellen aus.
- Bearbeite das Formular, indem du die gewünschten Felder hineinziehst, ihre Reihenfolge festlegst und ihre Namen bearbeitest.
- Wähle oben im Formular Vorschau aus, um anzuzeigen, wie es aussehen wird.
- Wähle oben im Formular Teilen aus, um die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger einzugeben und das Formular zu senden.
Profitipp: Dein Formular wird deinem Projekt als Vorgang hinzugefügt, sobald du es gesendet hast. Das hilft dir, den Datenerfassungsprozess zuzuweisen und zu verfolgen.
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Schritt 9: Aufgaben voranbringen
Wenn du anfängst, bei deiner Arbeit Fortschritte zu machen, halte dein Team und dein Projekt auf dem neuesten Stand. Dies erleichtert die Vorgangsverfolgung und Übergaben enorm.
Ist ein Vorgang bereit, um in den nächsten Schritt im Workflow verschoben zu werden?
- Ziehe Karten auf dem Board per Drag-and-Drop in die nächste Spalte.
- Alternativ kannst du den Status des Vorgangs mithilfe der Drop-down-Schaltfläche auf der Karte ändern.
Möchtest du deinen Workflow anpassen?
- Doppelklicke auf die Spaltentitel, um die Namen der Workflow-Schritte zu bearbeiten.
- Verschiebe Spalten per Drag-and-Drop, um die Schritte neu anzuordnen.
- Wähle neben der letzten Spalte auf dem Board das Pluszeichen (+) aus, um einen neuen Schritt zu erstellen.
Profitipp: Arbeite auch unterwegs weiter! Probiere die Jira-App für iOS oder Android aus.
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Schritt 10: Den Prozess automatisieren
Automatisierungsregeln unterstützen wichtige und häufige durchgeführte Aktionen in deinen Prozessen, wie das Schließen aller Sub-Tasks, wenn ein Task abgeschlossen ist. So entfallen manuelle Schritte, die dein Team schnell vergisst, und ihr bleibt immer auf dem neuesten Stand.
- Wähle in der Navigation der Projektansicht Projekteinstellungen und dann Automatisierung aus.
- Wähle die Schaltfläche Library (Bibliothek) aus, um die gängigsten Automatisierungsvorlagen anzuzeigen.
- Wähle die Schaltfläche Regel erstellen aus, um deine eigene Automatisierungsregel zu erstellen, indem du die angezeigten Anweisungen befolgst.
Profitipp: Du kannst einzigartige Regeln für die Prozesse deines Teams erstellen. Wir bieten dir aber auch in der Jira Automation-Vorlagenbibliothek jede Menge Inspiration. Du kannst deine Regel sogar im Automation Playground testen.
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FAQs
| Jira-Tools helfen Teams, zusammenzuarbeiten, sich abzustimmen und Aufgaben zu erledigen. Sie basieren auf der Jira-Plattform, die Geschäfts- und Softwareteams dabei unterstützt, in großem Umfang miteinander in Verbindung zu bleiben. Jira Work Management im Vergleich zu Jira Software Jira Software wurde speziell für Softwareteams entwickelt, die agile Arbeitsweisen nutzen. Jira Work Management ist für Geschäftsteams vorgesehen und bietet Ansichten und Funktionen, die zu ihren individuellen Arbeitsweisen passen. Jira Core im Vergleich zu Jira Work Management Jira Work Management ist die nächste Generation von Jira Core. Das Tool wurde neu gestaltet und überarbeitet, um die Agilität von Geschäftsteams mit intuitiveren Ansichten und Vorlagen zu beschleunigen. |
| Ja, Jira Work Management ist kostenlos in jeder Jira Software-Lizenz (und Jira Service Management-Lizenz) enthalten. Als Jira-Benutzer musst du keine zusätzlichen Lizenzen kaufen, um sofort mit Jira Work Management loszulegen. Natürlich kannst du Jira Work Management auch dann verwenden, wenn du Jira Software nicht nutzt. |
| Auf jeden Fall! Hier einige Möglichkeiten, wie du Jira Work Management in Kombination mit anderen Atlassian-Produkten verwenden kannst: Jira Software
Weitere Informationen zu Jira Software findest du hier. Confluence
Weitere Informationen zu Confluence findest du hier. Jira Service Management
Weitere Informationen zu Jira Service Management findest du hier. Trello
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| Nutzt du bereits Trello oder versuchst, dich zwischen Jira Work Management und Trello zu entscheiden? Mit zwei leistungsstarken Tools, die sich gegenseitig ergänzen, kannst du die Teamdynamik stärken und verbessern.
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| Softwareprojekte sind so konzipiert, dass sie die agilen Methoden von Softwareteams unterstützen, wie Backlog, Sprints und Scrum. Geschäftsprojekte eignen sich für Teams in den Bereichen Marketing, Operations, Vertrieb, Personalwesen, Finanzen, Recht und Design. Diese Teams profitieren von einem Fokus auf Projektvorlagen, Automatisierung und Visualisierung durch Listen, Zeitleisten, Kalender und Formulare. Weitere Informationen zu Geschäftsprojekten findest du hier. |
| Die Geschäftsprojekte von Jira Work Management werden entweder vom Team oder vom Unternehmen verwaltet:
Weitere Informationen zu verschiedenen Arten von Geschäftsprojekten findest du hier. |
| Du kannst hier jederzeit kostenlos mit Jira Work Management loslegen. Wenn du maximal 10 Benutzer hast, bleibt Jira Work Management dauerhaft kostenlos. Voller Zugriff auf Jira Work Management ist außerdem kostenlos in jeder Jira Software-Lizenz und Jira Service Management-Lizenz enthalten. Du nutzt Jira nicht? Die Standard- und Premium-Tarife von Jira Work Management eignen sich für bis zu 35.000 Benutzer und bieten Funktionen, die dir bei der Skalierung helfen. Wir können dir sogar eine Enterprise-Lösung für über 35.000 Benutzer anbieten. Weitere Informationen zu den Preisen von Jira Work Management findest du hier. |
| Du kannst derzeit keine eigenen Vorlagen erstellen. Wir empfehlen dir, aus den vorhandenen Vorlagen im Template Hub diejenige auszuwählen, die am ehesten zu deinem Prozess passt. Du kannst die Schritte in den Workflows ganz leicht bearbeiten, neue hinzufügen und sie neu anordnen. Du kannst auch mit einer leeren Vorlage beginnen und sie genau an deine Anforderungen anpassen. |
| Nutze ein Projekt, wenn dein Team einen gemeinsamen Bereich benötigt, um Arbeit zu dokumentieren, zu visualisieren, zu verfolgen und zu organisieren. Verwende ein Epic, um eine wichtige Aufgabe innerhalb einer größeren Initiative darzustellen. Du kannst Epics in Storys und Tasks unterteilen, wirst aber nicht in der Lage sein, all diese Vorgänge so einfach wie in einem Projekt zu visualisieren, wenn sie deinen Workflow durchlaufen. Hier erfährst du mehr über das Auswählen von Vorgangstypen. |
| Um den Vorgangstyp zu ändern, wähle die Karte für den Vorgang aus, den du ändern möchtest. Wähle das Vorgangssymbol in der oberen linken Ecke der Karte aus. Daraufhin wird eine Drop-down-Liste der Vorgangstypen angezeigt, die derzeit für dein Projekt vorhanden sind. Du siehst den von dir gewünschten Vorgangstyp nicht? Wenn du Administratorrechte hast, wähle in der Hauptnavigationsleiste Projekteinstellungen und dann Vorgänge aus. Hier kannst du neue Vorgangstypen hinzufügen. Wenn du dazu nicht berechtigt bist, musst du deinen Administrator kontaktieren, um Unterstützung zu erhalten. |
| "Untergeordnete Vorgänge" ist eine andere Bezeichnung für Sub-Tasks. Du kannst innerhalb von Vorgängen untergeordnete Vorgänge erstellen, um deine Tasks in kleinere Aktionselemente zu unterteilen. |
| Um einen Vorgang zu löschen, wähle die Karte des Vorgangs aus, der gelöscht werden soll. Wähle in der in der oberen rechten Ecke der geöffneten Karte das Menü Aktionen aus. Du solltest hier die Option zum Löschen des Vorgangs finden. Hinweis: Wenn du Löschen auswählst, wird der betreffende Vorgang mit allen untergeordneten Vorgängen/Sub-Tasks dauerhaft gelöscht. Du kannst den Vorgang dennoch nicht löschen? Möglicherweise fehlt dir die Berechtigung zum Löschen von Vorgängen. Weitere Informationen zu Projektberechtigungen findest du hier. |
| Du kannst Vorgänge in allen Ansichten von Jira Work Management filtern. Wähle oben rechts in der Ansicht die Option Filter aus, um nach folgenden Kriterien zu filtern:
Du kannst auch Filter erstellen, die auf deinen häufigsten Suchanfragen in Jira Work Management basieren. Wenn du deine Anfrage in das Suchfeld in der Hauptnavigationsleiste eingegeben hast, gelangst du zur Suchseite. Wähle neben Suchen die Option Speichern unter aus, um dem Suchvorgang einen Namen zu geben und ihn als Filter zu speichern. Um deine benutzerdefinierten Filter zu verwenden, wähle in der Hauptnavigationsleiste Filter und dann den von dir gewählten Filter aus. Weitere Informationen zum Filtern von Vorgängen findest du hier. |
| Jira Work Management unterstützt das übergreifende Projektmanagement auf verschiedene Arten:
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| Advanced Roadmaps greift auf Boards, Projekte und Filter in mehreren Teams zurück, um dir eine anpassbare Visualisierung der Arbeit zu bieten. Du kannst alle bestehenden Abhängigkeiten und Fälligkeitsdaten anzeigen. Die Sandbox-Umgebung ermöglicht es dir, auf der Grundlage all der Daten Kapazitäten und Variationen deines kritischen Pfads zu planen und mit ihnen zu experimentieren. |
| Jira Work Management bietet eine Reihe von Berichten, mit denen du Vorgänge analysieren, Zeitpläne verfolgen und die Arbeitslast innerhalb deiner einzelnen Projekte nachvollziehen kannst. Das ist eine gute Möglichkeit, Details abzurufen, nachdem du dir die Zusammenfassung angesehen hast. Um einen Bericht zu erstellen, wähle in der Navigation der Projektansicht Berichte und dann deinen Berichtstyp aus. Auf dem Konfigurationsbildschirm kannst du das Projekt, einen Filter und einen Zeitraum auswählen. |