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Configurar o site e os espaços

Antes de começar o tutorial, faça sua inscrição para a avaliação gratuita do Confluence Cloud. Este guia vai ajudar você a configurar seu primeiro projeto, então mantenha esta aba aberta enquanto estiver se inscrevendo. Vá em frente, a gente espera você.

Este guia é do Confluence Cloud. Se tiver interesse nas opções autogerenciadas, clique aqui >>

Lâmpada na página do livro

Se você é usuário do Confluence Data Center ou Server, confira este tutorial sobre como criar e editar páginas no Confluence.


Etapa 1: aprender mais sobre os espaços

O site do Confluence é organizado em espaços. Os espaços são coleções de páginas relacionadas nas quais você e outras pessoas da sua equipe ou organização trabalham juntas. A maioria das organizações usa uma mistura de espaços de equipe, espaços de projetos de software, espaços de documentação e espaços da base de conhecimento:

  • Use os espaços de equipe para incentivar os membros da equipe a trabalharem juntos para alcançar metas de grande escala e OKRs. Por exemplo, você pode criar um espaço de equipe para que a equipe de marketing alinhe os OKRs, fique atualizada sobre as diretrizes da marca e os pilares de comunicação e obtenha informações sobre a estratégia geral da organização de marketing.

  • Use espaços de projeto de software para acompanhar iniciativas e projetos individuais. Por exemplo, você pode criar um espaço de projeto para servir como uma fonte única de informações para tudo o que estiver relacionado a um novo recurso que sua empresa está desenvolvendo, de requisitos de produto e especificações de recursos a anotações de reunião e retrospectivas.

  • Use espaços de documentação para criar e organizar a documentação técnica dos produtos e serviços, para que qualquer pessoa possa usar com facilidade.

  • Use knowledge base spaces to store and surface answers to common questions, such as policy clarifications and IT solutions. If you have a subscription to Jira Service Management, you can integrate it with your Confluence site to share knowledge base articles with customers.

  • Use seu espaço pessoal como um repositório para organizar suas anotações, acompanhar OKRs e metas pessoais e elaborar propostas de projetos antes de serem integradas ao roteiro. Fique conectado com sua equipe escrevendo em blogs para se apresentar ou compartilhar sua atividade atual.

Antes de começar a criar vários espaços, reflita sobre como sua organização vai usar o Confluence Cloud. Veja alguns casos de uso comuns:

 

Description

Examples

Knowledge management

Description

Let Confluence be the source of truth for important information at your company. Some examples of knowledge management use cases are:

  • Documenting HR and legal policies, best practices and procedures, and technical knowledge.
  • Writing troubleshooting articles, tutorials, and how- tos and sharing them with customers.
  • Communicating changes to products, APIs, and other services to customers.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for knowledge management:

  • If you’re using Confluence to share internal policies and procedures, you might want to create a separate documentation space for each domain area (such as HR, Legal, and IT).
  • If you’re using Confluence to share articles with your customers, consider creating a documentation space and a knowledge base space for each product or service.

Turn on anonymous access for spaces or content you want customers to see. You can also link spaces to Jira Service Management to attach articles to support requests.

Project collaboration

Description

Collaborate with cross- functional partners to manage projects, launch strategic initiatives, roll out products and features, and more. Some examples of project collaboration use cases are:

  • PMs, designers, and developers defining product requirements and technical specifications.
  • Marketing and product creating a customer comms plan for an upcoming release.
  • Researchers getting input on plans for a user study and sharing results with stakeholders.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for project collaboration:

  • Create spaces for each product and create a page for each release cycle or launch.
  • Create a space for each functional team and create a page for each major project or initiative.
  • Take a blended approach. Use team spaces for big strategic initiatives (e.g., a major rebrand) and use project spaces for tactical projects and releases.

Make sure everyone who’s working on a project has the permissions they need to collaborate effectively.

Employee engagement

Description

Create a vibrant, modern intranet where you and your team can communicate, share your perspectives, and celebrate wins together. Some examples of employee engagement use cases are:

  • Sharing announcements on Confluence to foster an open culture and keep everyone informed.
  • Writing blog posts to introduce yourself to your new team, share learnings from a webinar or conference, or tell your colleagues about your work.
  • Catch up on popular pages and blog posts to get a sense of how everyone in your company is feeling and what’s important to them right now.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for employee engagement:

  • Set up blogs in every space and encourage people to use them to talk about their work.
  • Ask new hires to write an intro blog as part of their employee onboarding.
  • Use the welcome message to make announcements on the home page of your Confluence site.

Install apps from the Atlassian Marketplace to embed Slack feeds, video calls, and more on your Confluence Cloud site.


Etapa 2: criar um espaço

Depois de saber de que tipo de espaços sua organização vai precisar, é hora de criar seu primeiro espaço.

  1. Acesse seu site do Confluence.
  2. Na tela inicial, selecione Criar espaço.
  3. Selecione o tipo de espaço que gostaria de criar.
  4. Digite o nome do espaço, a chave do espaço e outras informações.
  5. Defina as permissões para o espaço.
  6. Selecione Criar.

Depois de terminar, você vai ser encaminhado para a Visão geral do espaço. É aqui que você pode informar às pessoas da sua organização qual é o objetivo do espaço e quem o utiliza. Na próxima etapa, você vai aprender a personalizar a visão geral do seu novo espaço.


Etapa 3: personalizar a visão geral do espaço

Cada espaço vem com uma Visão geral que você pode usar para informar aos membros da equipe e outras partes interessadas tudo sobre o objetivo do seu espaço e o que eles vão encontrar nele. Se você criou seu espaço de um template de espaço, sua visão geral vai disponibilizar recursos integrados para ajudar a aproveitar o espaço ao máximo. Mesmo assim, você pode ajustar como preferir para transformar sua visão geral no hub perfeito para tudo de que sua equipe precisa.

Ícone de lápisPara personalizar sua visão geral, selecione o ícone de lápis ( Pencil icon ) e edite a visão geral como faria em qualquer outra página.

  • Experimente estes truques para fazer sua visão geral se destacar:
  • Faça upload de um banner ou logotipo para ajudar as pessoas a identificar mais rápido seu espaço.
  • Descreva a missão e os objetivos da sua equipe e adicione links para páginas importantes.
  • Adicione sumário, calendário da equipe ou roteiro.

Para obter mais informações sobre como criar uma página de visão geral incrível, consulte a documentação do Confluence Cloud ou este blog.

Página inicial no navegador

Precisa de uma vitória rápida? Comece a usar o template de página inicial de equipes do Hubspot.


Etapa 4: organizar o conteúdo

Depois de criar seu primeiro espaço, é hora de se organizar. O objetivo é facilitar a navegação no seu espaço, para que os membros da equipe e outras partes interessadas possam encontrar rápido o conteúdo que procuram.

Para saber mais sobre navegação, consulte o Guia 4: navegar pelo Confluence.

Use páginas-pai para agrupar conteúdo semelhante

No Confluence, você pode aninhar páginas abaixo de outras páginas, criando uma hierarquia de conteúdo em cada espaço. Essa hierarquia é refletida na ramificação da página, que aparece na barra lateral do espaço à esquerda da página ativa.

Para usar a ramificação de páginas a seu favor, crie uma página para cada tarefa ou projeto com o qual sua equipe esteja envolvida e aninhe as páginas-filhas relacionadas abaixo dela. Por exemplo, se sua equipe realiza retrospectivas a cada duas semanas, você pode ter uma página de nível superior chamada “Retrospectivas” com uma página para cada retrospectiva realizada aninhada abaixo dela.

O exemplo abaixo mostra como uma equipe da Atlassian utiliza essa estratégia para organizar o espaço:

Espaço de retrospectivas

Crie atalhos para páginas importantes

O Confluence permite criar atalhos de espaço exclusivos (links fixados na barra lateral do espaço, acima da ramificação da página) para todos os espaços no seu site. Use os atalhos para destacar conteúdo importante, para facilitar a localização.

Para criar seu primeiro atalho de espaço, navegue até seu espaço e selecione + Adicionar atalho na barra lateral. Para obter mais informações sobre atalhos de espaço, inclusive como editar ou remover atalhos de espaço existentes, consulte Personalizar seu espaço.

Adicione categorias às páginas e anexos

As categorias facilitam a identificação de páginas e anexos relacionados, para que os membros da equipe e outras partes interessadas possam encontrar o que estiverem procurando.

  1. Abra a página no Confluence.
  2. Selecione o ícone de categoria () no canto inferior direito.*
  3. Digite o nome da categoria que gostaria de aplicar. Se já existir uma categoria com esse nome, ela vai aparecer no menu de sugestão automática.
  4. Selecione Adicionar para aplicar a categoria.
  5. Selecione Fechar para sair da caixa de diálogo.

*Se estiver editando em vez de visualizando a página, selecione o menu de mais ações (•••) no canto superior direito e selecione Adicionar categorias.

Dê nomes significativos e claros às categorias. Por exemplo, você pode chamar a categoria que usa para anotações de reuniões de anotações-de-reuniões ou reuniões. Se você adicionar essa categoria a todas as páginas usadas para coletar anotações de reunião, você vai poder procurar todas as anotações de reunião (em um único espaço ou em todo o site do Confluence) apenas selecionando a categoria. Você também pode exibir todas as páginas com a mesma categoria em uma página ou pesquisar conteúdo por categoria para encontrar páginas e anexos relevantes com mais facilidade. Para ver mais informações sobre categorias, consulte Usar categorias para organizar o conteúdo.

Dica profissional

Se você aplicar uma categoria a um template de página, essa categoria vai ser aplicada automaticamente a qualquer página criada com esse template.

Mantenha o conteúdo organizado

Separe um tempo para revisar o conteúdo em seu espaço, excluir ou arquivar conteúdo antigo e mover as páginas para manter a estrutura como você preferir. Se você for administrador do site, defina práticas de manutenção do espaço com as pessoas da sua equipe e incentive os administradores de espaço a dedicar tempo para revisar e atualizar os espaços com as pessoas que os usam.

  1. Recrute entusiastas para ajudar a monitorar seus espaços.
  2. Faça auditoria do conteúdo no espaço e revise a análise.
  3. Identifique páginas muito antigas ou desatualizadas e crie um plano de ação.
  4. Analise e ajuste sua arquitetura de informações para atender às necessidades atuais.

Para obter mais informações, consulte este blog.


Etapa 5: gerenciar usuários e permissões

Como administrador do Confluence ou administrador do site com uma assinatura paga do Confluence, você pode gerenciar usuários, grupos e permissões manualmente ou ativar a inscrição pública e permitir que os usuários criem suas próprias contas. Para obter informações sobre permissões no plano gratuito, consulte esta documentação.

Gerencie permissões globais

Dica profissional

Para gerenciar permissões globais, você deve ter a permissão de administrador do Confluence.

As permissões globais permitem que você controle:

  • Quem pode criar um espaço ou espaço pessoal
  • Se usuários não licenciados podem acessar seu site
  • Quem pode acessar perfis de usuário

Permissões globais se aplicam a todo o site.

  1. Selecione a roda de configurações no canto superior direito (ao lado do seu avatar).
  2. Selecione Permissões globais (em Segurança na barra lateral).
  3. Selecione Editar permissões no canto superior direito.
  4. Marque ou desmarque as caixas para editar permissões para grupos e usuários individuais.
  5. Se você quiser tornar seu site público, marque Usar Confluence em Acesso anônimo.
  6. Quando terminar, selecione Salvar tudo na parte inferior da página.

Mantenha o conteúdo organizado

Dica profissional

Para editar permissões de espaço, você deve ser um administrador do espaço. Se você for um administrador do Confluence, vai poder recuperar as permissões de administrador do espaço para qualquer espaço em seu site. Para obter mais informações, consulte O que são permissões de espaço?

As permissões de espaço permitem que você controle:

  • Quem pode ver o conteúdo em um espaço
  • Quem pode fazer comentários nesse conteúdo
  • Quem pode criar, editar ou fazer upload de conteúdo

O Confluence é aberto por padrão. Isso significa que, a menos que você torne as permissões de espaço mais restritivas, todos com acesso ao seu site do Confluence vão poder acessar o conteúdo em qualquer espaço. Os administradores do espaço podem definir permissões quando criam um novo espaço e fazer ajustes nelas depois. Qualquer pessoa que possa editar uma página pode editar as restrições.

  1. Acesse a visão geral do espaço no Confluence.
  2. Selecione Configurações de espaço > Permissões.
  3. Selecione Editar permissões em qualquer um dos títulos.
  4. Marque ou desmarque as caixas das permissões que você quer alterar.

Você pode gerenciar permissões de espaço para indivíduos ou grupos inteiros. Para saber mais, consulte Atribuir permissões de espaço. Se o seu site for público, você também pode conceder acesso anônimo a um espaço individual. Para obter mais informações, consulte Configurar o acesso público.

Enquanto alguns clientes do Confluence usam o mesmo esquema de permissões para todos os espaços do site, outros definem permissões de espaço diferentes para espaços com propósitos ou casos de uso diferentes.

Caso de uso

Público-alvo

Permissões

Compartilhe informações de suporte e ajuda com os clientes

Público-alvo

  • Clientes

Permissões

  • O acesso anônimo é permitido
  • Apenas membros da equipe de ajuda e suporte podem criar, editar ou comentar nas páginas

Compartilhe políticas, tutoriais e dicas de solução de problemas com sua organização

Público-alvo

  • Todos na sua organização

Permissões

  • Qualquer pessoa na sua organização pode visualizar
  • Apenas especialistas podem criar, editar ou comentar nas páginas
  • Não é permitido o acesso anônimo

Colabore em um projeto ou iniciativa com outras pessoas

Público-alvo

  • Membros da equipe
  • Partes interessadas do projeto

Permissões

  • Qualquer pessoa na sua organização pode visualizar
  • As partes interessadas podem comentar
  • Apenas membros da equipe podem criar ou editar páginas
  • Não é permitido o acesso anônimo

Compartilhe informações sigilosas (por exemplo, sobre pessoal, folha de pagamento ou assuntos jurídicos)

Público-alvo

  • Membros da equipe

Permissões

  • O acesso é limitado a membros da equipe principal
  • Ninguém fora da equipe pode visualizar, editar ou comentar nas páginas
  • Não é permitido o acesso anônimo

Convide membros da equipe para seu site

Depois de configurar o site e definir as permissões gerais, é hora de convidar os membros da equipe para começar a usar o Confluence Cloud (além de outros produtos da Atlassian no seu site).

  1. Selecione a roda de configurações no canto superior direito (ao lado do seu avatar).
  2. Selecione Gerenciamento de usuários na barra lateral.
  3. Selecione Convidar usuários no canto superior direito.
  4. Digite o endereço de e-mail de cada membro da equipe que gostaria de convidar. Você pode convidar até 10 endereços de e-mail por vez.
  5. Selecione uma função para os membros da equipe convidados. Isso determina o nível de acesso que eles têm ao seu site como um todo.
  6. Selecione os produtos que você quer que os membros da sua equipe acessem.*
  7. Selecione os grupos aos quais você quer que eles pertençam.
  8. Personalize o convite e selecione Convidar usuário.

*Isso se aplica apenas a membros da equipe com a função Básica.

Como administrador do site, você pode atualizar funções, acesso e grupos para usuários a qualquer momento. Você também pode remover um usuário revogando o acesso ao site, desativando ou até excluindo a conta (por exemplo, quando um funcionário deixar a empresa). Para obter mais informações, consulte Convidar e remover usuários.

Visão geral do Confluence

Saiba o que é o Confluence e se é um bom recurso para sua equipe ou organização.

Criar conteúdo no Confluence

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