Configurar o site e os espaços

Antes de começar o tutorial, faça sua inscrição para a avaliação gratuita do Confluence Cloud. Este guia vai ajudar você a configurar seu primeiro projeto, então mantenha esta aba aberta enquanto estiver se inscrevendo. Vá em frente, a gente espera você.

Este guia é do Confluence Cloud. Se tiver interesse nas opções autogerenciadas, clique aqui >>

Lâmpada na página do livro

Se você é usuário do Confluence Data Center ou Server, confira este tutorial sobre como criar e editar páginas no Confluence.


Etapa 1: aprender mais sobre os espaços

O site do Confluence é organizado em espaços. Os espaços são coleções de páginas relacionadas nas quais você e outras pessoas da sua equipe ou organização trabalham juntas. A maioria das organizações usa uma mistura de espaços de equipe, espaços de projetos de software, espaços de documentação e espaços da base de conhecimento:

  • Use os espaços de equipe para incentivar os membros da equipe a trabalharem juntos para alcançar metas de grande escala e OKRs. Por exemplo, você pode criar um espaço de equipe para que a equipe de marketing alinhe os OKRs, fique atualizada sobre as diretrizes da marca e os pilares de comunicação e obtenha informações sobre a estratégia geral da organização de marketing.

  • Use espaços de projeto de software para acompanhar iniciativas e projetos individuais. Por exemplo, você pode criar um espaço de projeto para servir como uma fonte única de informações para tudo o que estiver relacionado a um novo recurso que sua empresa está desenvolvendo, de requisitos de produto e especificações de recursos a anotações de reunião e retrospectivas.

  • Use espaços de documentação para criar e organizar a documentação técnica dos produtos e serviços, para que qualquer pessoa possa usar com facilidade.

  • Use os espaços de base de conhecimento para armazenar e apresentar respostas a perguntas comuns, como esclarecimentos de políticas e soluções de TI. Se você tem uma assinatura do Jira Service Desk, pode fazer a integração com o seu site do Confluence para compartilhar artigos da base de conhecimento com os clientes.

  • Use seu espaço pessoal como um repositório para organizar suas anotações, acompanhar OKRs e metas pessoais e elaborar propostas de projetos antes de serem integradas ao roteiro. Fique conectado com sua equipe escrevendo em blogs para se apresentar ou compartilhar sua atividade atual.

Antes de começar a criar vários espaços, reflita sobre como sua organização vai usar o Confluence Cloud. Veja alguns casos de uso comuns:

Nome

Descrição

Exemplos

Gerenciamento de conhecimento

Descrição

Permita que o Confluence seja a fonte única de informações para informações importantes na sua empresa. Alguns exemplos de casos de uso de gerenciamento de conhecimento são:

  • Documentar políticas jurídicas e de RH, práticas e procedimentos recomendados e conhecimento técnico.
  • Escrever artigos para solução de problemas, tutoriais e instruções e compartilhar com os clientes.
  • Comunicar alterações em produtos, APIs e outros serviços aos clientes.

Exemplos

Veja aqui algumas maneiras de configurar seu site do Confluence para o gerenciamento de conhecimento:

  • Se você estiver usando o Confluence para compartilhar políticas e procedimentos internos, é bom criar um espaço de documentação separado para cada área de domínio (como RH, Jurídico e TI).
  • Se você estiver usando o Confluence para compartilhar artigos com seus clientes, considere criar um espaço de documentação e um espaço de base de conhecimento para cada produto ou serviço.

Ative o acesso anônimo para espaços ou conteúdo que você quer que os clientes vejam. Você também pode vincular espaços ao Jira Service Desk para anexar artigos às solicitações de suporte.

Colaboração em projetos

Descrição

Colabore com parceiros multifuncionais para gerenciar projetos, lançar iniciativas estratégicas, implementar produtos e recursos e muito mais. Alguns exemplos de casos de uso de colaboração em projetos são:

  • Gerentes de projetos, designers e desenvolvedores que definem os requisitos do produto e as especificações técnicas.
  • Equipes de marketing e produto que criam um plano de comunicação com o cliente para uma próxima versão.
  • Pesquisadores que recebem sugestões sobre planos para uma pesquisa de usuário e que compartilham resultados com as partes interessadas.

Exemplos

Veja aqui algumas maneiras de configurar seu site do Confluence para a colaboração em projetos:

  • Crie espaços para cada produto e uma página para cada ciclo de versão ou lançamento.
  • Crie um espaço para cada equipe funcional e uma página para cada projeto ou iniciativa importante.
  • Adote uma abordagem combinada. Use espaços de equipe para grandes iniciativas estratégicas (por exemplo, uma grande mudança de marca) e use espaços de projetos para versões e projetos táticos.

Verifique se todos os que estão trabalhando em um projeto têm as permissões necessárias para que a colaboração seja eficaz.

Engajamento de funcionários

Descrição

Crie uma intranet moderna e vibrante, na qual você e sua equipe possam se comunicar, compartilhar perspectivas e celebrar vitórias juntos. Alguns exemplos de casos de uso de engajamento de funcionários são:

  • Compartilhar comunicados no Confluence para promover uma cultura aberta e manter todos informados.
  • Escrever em blogs para se apresentar à sua nova equipe, compartilhar aprendizados de um webinar ou conferência ou contar aos colegas sobre seu trabalho.
  • Acompanhar as páginas e blogs populares para ter uma ideia de como todos na sua empresa estão se sentindo e o que é importante para eles no momento.

Exemplos

Veja aqui algumas maneiras de configurar seu site do Confluence para o engajamento de funcionários:

  • Configure blogs em todos os espaços e incentive o uso para falar sobre o trabalho.
  • Peça aos novos contratados que escrevam uma apresentação no blog como parte da integração de funcionários.
  • Use a mensagem de boas-vindas para fazer comunicados na página inicial do seu site do Confluence.

Instale aplicativos do Atlassian Marketplace para incorporar feeds do Slack, videochamadas e muito mais no seu site do Confluence Cloud.


Etapa 2: criar um espaço

Depois de saber de que tipo de espaços sua organização vai precisar, é hora de criar seu primeiro espaço.

  1. Acesse seu site do Confluence.
  2. Na tela inicial, selecione Criar espaço.
  3. Selecione o tipo de espaço que gostaria de criar.
  4. Digite o nome do espaço, a chave do espaço e outras informações.
  5. Defina as permissões para o espaço.
  6. Selecione Criar.

Depois de terminar, você vai ser encaminhado para a Visão geral do espaço. É aqui que você pode informar às pessoas da sua organização qual é o objetivo do espaço e quem o utiliza. Na próxima etapa, você vai aprender a personalizar a visão geral do seu novo espaço.


Etapa 3: personalizar a visão geral do espaço

Cada espaço vem com uma Visão geral que você pode usar para informar aos membros da equipe e outras partes interessadas tudo sobre o objetivo do seu espaço e o que eles vão encontrar nele. Se você criou seu espaço de um template de espaço, sua visão geral vai disponibilizar recursos integrados para ajudar a aproveitar o espaço ao máximo. Mesmo assim, você pode ajustar como preferir para transformar sua visão geral no hub perfeito para tudo de que sua equipe precisa.

Ícone de lápisPara personalizar sua visão geral, selecione o ícone de lápis ( Pencil icon ) e edite a visão geral como faria em qualquer outra página.

  • Experimente estes truques para fazer sua visão geral se destacar:
  • Faça upload de um banner ou logotipo para ajudar as pessoas a identificar mais rápido seu espaço.
  • Descreva a missão e os objetivos da sua equipe e adicione links para páginas importantes.
  • Adicione sumário, calendário da equipe ou roteiro.

Para obter mais informações sobre como criar uma página de visão geral incrível, consulte a documentação do Confluence Cloud ou este blog.

Página inicial no navegador

Precisa de uma vitória rápida? Comece a usar o template de página inicial de equipes do Hubspot.


Etapa 4: organizar o conteúdo

Depois de criar seu primeiro espaço, é hora de se organizar. O objetivo é facilitar a navegação no seu espaço, para que os membros da equipe e outras partes interessadas possam encontrar rápido o conteúdo que procuram.

Para saber mais sobre navegação, consulte o Guia 4: navegar pelo Confluence.

Use páginas-pai para agrupar conteúdo semelhante

No Confluence, você pode aninhar páginas abaixo de outras páginas, criando uma hierarquia de conteúdo em cada espaço. Essa hierarquia é refletida na ramificação da página, que aparece na barra lateral do espaço à esquerda da página ativa.

Para usar a ramificação de páginas a seu favor, crie uma página para cada tarefa ou projeto com o qual sua equipe esteja envolvida e aninhe as páginas-filhas relacionadas abaixo dela. Por exemplo, se sua equipe realiza retrospectivas a cada duas semanas, você pode ter uma página de nível superior chamada “Retrospectivas” com uma página para cada retrospectiva realizada aninhada abaixo dela.

O exemplo abaixo mostra como uma equipe da Atlassian utiliza essa estratégia para organizar o espaço:

Espaço de retrospectivas

Crie atalhos para páginas importantes

O Confluence permite criar atalhos de espaço exclusivos (links fixados na barra lateral do espaço, acima da ramificação da página) para todos os espaços no seu site. Use os atalhos para destacar conteúdo importante, para facilitar a localização.

Para criar seu primeiro atalho de espaço, navegue até seu espaço e selecione + Adicionar atalho na barra lateral. Para obter mais informações sobre atalhos de espaço, inclusive como editar ou remover atalhos de espaço existentes, consulte Personalizar seu espaço.

Adicione categorias às páginas e anexos

As categorias facilitam a identificação de páginas e anexos relacionados, para que os membros da equipe e outras partes interessadas possam encontrar o que estiverem procurando.

  1. Abra a página no Confluence.
  2. Selecione o ícone de categoria () no canto inferior direito.*
  3. Digite o nome da categoria que gostaria de aplicar. Se já existir uma categoria com esse nome, ela vai aparecer no menu de sugestão automática.
  4. Selecione Adicionar para aplicar a categoria.
  5. Selecione Fechar para sair da caixa de diálogo.

*Se estiver editando em vez de visualizando a página, selecione o menu de mais ações (•••) no canto superior direito e selecione Adicionar categorias.

Dê nomes significativos e claros às categorias. Por exemplo, você pode chamar a categoria que usa para anotações de reuniões de anotações-de-reuniões ou reuniões. Se você adicionar essa categoria a todas as páginas usadas para coletar anotações de reunião, você vai poder procurar todas as anotações de reunião (em um único espaço ou em todo o site do Confluence) apenas selecionando a categoria. Você também pode exibir todas as páginas com a mesma categoria em uma página ou pesquisar conteúdo por categoria para encontrar páginas e anexos relevantes com mais facilidade. Para ver mais informações sobre categorias, consulte Usar categorias para organizar o conteúdo.

Dica profissional

Se você aplicar uma categoria a um template de página, essa categoria vai ser aplicada automaticamente a qualquer página criada com esse template.

Mantenha o conteúdo organizado

Separe um tempo para revisar o conteúdo em seu espaço, excluir ou arquivar conteúdo antigo e mover as páginas para manter a estrutura como você preferir. Se você for administrador do site, defina práticas de manutenção do espaço com as pessoas da sua equipe e incentive os administradores de espaço a dedicar tempo para revisar e atualizar os espaços com as pessoas que os usam.

  1. Recrute entusiastas para ajudar a monitorar seus espaços.
  2. Faça auditoria do conteúdo no espaço e revise a análise.
  3. Identifique páginas muito antigas ou desatualizadas e crie um plano de ação.
  4. Analise e ajuste sua arquitetura de informações para atender às necessidades atuais.

Para obter mais informações, consulte este blog.


Etapa 5: gerenciar usuários e permissões

Como administrador do Confluence ou administrador do site com uma assinatura paga do Confluence, você pode gerenciar usuários, grupos e permissões manualmente ou ativar a inscrição pública e permitir que os usuários criem suas próprias contas. Para obter informações sobre permissões no plano gratuito, consulte esta documentação.

Gerencie permissões globais

Dica profissional

Para gerenciar permissões globais, você deve ter a permissão de administrador do Confluence.

As permissões globais permitem que você controle:

  • Quem pode criar um espaço ou espaço pessoal
  • Se usuários não licenciados podem acessar seu site
  • Quem pode acessar perfis de usuário

Permissões globais se aplicam a todo o site.

  1. Selecione a roda de configurações no canto superior direito (ao lado do seu avatar).
  2. Selecione Permissões globais (em Segurança na barra lateral).
  3. Selecione Editar permissões no canto superior direito.
  4. Marque ou desmarque as caixas para editar permissões para grupos e usuários individuais.
  5. Se você quiser tornar seu site público, marque Usar Confluence em Acesso anônimo.
  6. Quando terminar, selecione Salvar tudo na parte inferior da página.

Mantenha o conteúdo organizado

Dica profissional

Para editar permissões de espaço, você deve ser um administrador do espaço. Se você for um administrador do Confluence, vai poder recuperar as permissões de administrador do espaço para qualquer espaço em seu site. Para obter mais informações, consulte O que são permissões de espaço?

As permissões de espaço permitem que você controle:

  • Quem pode ver o conteúdo em um espaço
  • Quem pode fazer comentários nesse conteúdo
  • Quem pode criar, editar ou fazer upload de conteúdo

O Confluence é aberto por padrão. Isso significa que, a menos que você torne as permissões de espaço mais restritivas, todos com acesso ao seu site do Confluence vão poder acessar o conteúdo em qualquer espaço. Os administradores do espaço podem definir permissões quando criam um novo espaço e fazer ajustes nelas depois. Qualquer pessoa que possa editar uma página pode editar as restrições.

  1. Acesse a visão geral do espaço no Confluence.
  2. Selecione Configurações de espaço > Permissões.
  3. Selecione Editar permissões em qualquer um dos títulos.
  4. Marque ou desmarque as caixas das permissões que você quer alterar.

Você pode gerenciar permissões de espaço para indivíduos ou grupos inteiros. Para saber mais, consulte Atribuir permissões de espaço. Se o seu site for público, você também pode conceder acesso anônimo a um espaço individual. Para obter mais informações, consulte Configurar o acesso público.

Enquanto alguns clientes do Confluence usam o mesmo esquema de permissões para todos os espaços do site, outros definem permissões de espaço diferentes para espaços com propósitos ou casos de uso diferentes.

Caso de uso

Público-alvo

Permissões

Compartilhe informações de suporte e ajuda com os clientes

Público-alvo

  • Clientes

Permissões

  • O acesso anônimo é permitido
  • Apenas membros da equipe de ajuda e suporte podem criar, editar ou comentar nas páginas

Compartilhe políticas, tutoriais e dicas de solução de problemas com sua organização

Público-alvo

  • Todos na sua organização

Permissões

  • Qualquer pessoa na sua organização pode visualizar
  • Apenas especialistas podem criar, editar ou comentar nas páginas
  • Não é permitido o acesso anônimo

Colabore em um projeto ou iniciativa com outras pessoas

Público-alvo

  • Membros da equipe
  • Partes interessadas do projeto

Permissões

  • Qualquer pessoa na sua organização pode visualizar
  • As partes interessadas podem comentar
  • Apenas membros da equipe podem criar ou editar páginas
  • Não é permitido o acesso anônimo

Compartilhe informações sigilosas (por exemplo, sobre pessoal, folha de pagamento ou assuntos jurídicos)

Público-alvo

  • Membros da equipe

Permissões

  • O acesso é limitado a membros da equipe principal
  • Ninguém fora da equipe pode visualizar, editar ou comentar nas páginas
  • Não é permitido o acesso anônimo

Convide membros da equipe para seu site

Depois de configurar o site e definir as permissões gerais, é hora de convidar os membros da equipe para começar a usar o Confluence Cloud (além de outros produtos da Atlassian no seu site).

  1. Selecione a roda de configurações no canto superior direito (ao lado do seu avatar).
  2. Selecione Gerenciamento de usuários na barra lateral.
  3. Selecione Convidar usuários no canto superior direito.
  4. Digite o endereço de e-mail de cada membro da equipe que gostaria de convidar. Você pode convidar até 10 endereços de e-mail por vez.
  5. Selecione uma função para os membros da equipe convidados. Isso determina o nível de acesso que eles têm ao seu site como um todo.
  6. Selecione os produtos que você quer que os membros da sua equipe acessem.*
  7. Selecione os grupos aos quais você quer que eles pertençam.
  8. Personalize o convite e selecione Convidar usuário.

*Isso se aplica apenas a membros da equipe com a função Básica.

Como administrador do site, você pode atualizar funções, acesso e grupos para usuários a qualquer momento. Você também pode remover um usuário revogando o acesso ao site, desativando ou até excluindo a conta (por exemplo, quando um funcionário deixar a empresa). Para obter mais informações, consulte Convidar e remover usuários.

Visão geral do Confluence

Saiba o que é o Confluence e se é um bom recurso para sua equipe ou organização.

Criar conteúdo no Confluence

Saiba como criar conteúdo rico e dinâmico no Confluence.