Świadomość, że opracowano dla Ciebie plan poprawy wydajności to nieciekawa perspektywa. Mimo że jego celem nie jest rozwiązanie umowy o pracę, istnieje taka ewentualność. Zadaniem listu jest poinformowanie o powadze sytuacji, ale nie chcesz, żeby pracownik miał poczucie bezsilności. Oprócz wyjaśnienia osi czasu i potencjalnych skutków list powinien informować, że plan poprawy wydajności to szansa na wprowadzenie zmian.

Zanim zajmiesz się konkretnymi problemami i celami dotyczącymi wydajności w kolejnej sekcji, poświęć czas na sprawdzenie przykładowego listu. Zacznij od wpisania imienia i nazwiska pracownika, nazwy pracodawcy, daty i czasu trwania planu poprawy wydajności, swojego imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych. Następnie wprowadź zmiany, aby dostosować list do określonej sytuacji.

Po napisaniu listu czas przygotować plan działania. Najpierw wymień problemy z wydajnością, które pracownik musi rozwiązać. Dla każdego z nich podaj oczekiwania, których nie spełnia (powinny wynikać z opisu stanowiska), opisz, dlaczego nie osiąga celu, i podaj obrazujące to przykłady. Następnie zapisz związany z każdym problemem cel, który jest skonkretyzowany, wykonalny i osiągalny w dostępnym czasie.

Najlepszy plan poprawy wydajności zawiera wskazówki dla pracownika dotyczące osiągnięcia celu, na przykład: współpraca z mentorem, odbycie szkolenia lub zarezerwowanie czasu, aby skupić się na określonym zadaniu. Informacje te można dodać do opisu celu.

Spotkaj się z pracownikiem i przejrzyjcie wspólnie plan. Omów problemy i cele związane z wydajnością, zapewnij czas na analizę sytuacji i zadawanie pytań oraz spytaj, jakiego wsparcia będzie potrzebować do realizacji celów określonych w planie (na przykład mentoring innego członka zespołu lub szkolenie). Poświęcenie czasu na indywidualną rozmowę pokazuje, że inwestujesz w sukces pracownika, a umożliwienie przekazania opinii da mu poczucie pewności siebie.

Plan poprawy wydajności powinien być podpisany przez Ciebie i pracownika. Poinformuj go, że podpisanie planu nie oznacza, że zgadza się on z Twoim sposobem postrzegania problemu: oznacza tylko przyjęcie go do wiadomości.