Wanneer een medewerker op werk zich onttrekt aan zijn verantwoordelijkheden, is dat een lastige situatie. We willen dat iedereen het goed doet, maar problemen verdwijnen niet vanzelf. Een plan om de prestaties te verbeteren kan een medewerker die moeite heeft het roer om te gooien, leiden naar succes op de lange termijn. Daarom is deze sjabloon handig. De sjabloon biedt managers een framework om verwachtingen, tekorten en doelen helder te formuleren, zodat werknemers zich gesteund voelen als ze hun problemen proberen op te lossen.
Het Prestatieverbeteringsplan-sjabloon gebruiken
Stap 1. Vul de details van de brief in
Het kan spannend zijn om een prestatieverbeteringsplan te krijgen. Ontslag is niet het doel van dit plan, maar wel een mogelijk resultaat. Je wil dat de brief die je schrijft de ernst van de situatie weergeeft, maar je wil niet dat je werknemers het gevoel krijgen dat het hopeloos is. Beschrijf niet alleen de tijdlijn en het mogelijke resultaat, maar ook dat het prestatieverbeteringsplan een kans is.
Lees voordat je je in het volgende onderdeel bezig houdt met specifieke prestatieproblemen en doelen rustig de voorbeeldbrief door. Vul eerst de namen van de werknemer en werkgever in, de datum en lengte van het prestatieverbeteringsplan en jouw naam en contactgegevens. Maak dan waar nodig aanpassingen om de brief aan de specifieke situatie aan te passen.
Stap 2. Beschrijf de prestatieproblemen en maak een actieplan
Zodra je de brief geschreven hebt, is het tijd om een actieplan te maken. Begin door op te schrijven welke prestatieproblemen de werknemer aan moet pakken. Schrijf bij ieder probleem op aan welke verwachting de werknemer niet voldoet (dit moet uit de functieomschrijving van de werknemer komen), beschrijf hoe het verkeerd gaat en geef een aantal concrete voorbeelden van het probleem. Bedenk dan een doel voor ieder probleem dat specifiek, uitvoerbaar en haalbaar is binnen de beschikbare tijd.
De beste prestatieverbeteringsplannen bieden werknemers begeleiding bij het halen van ieder doel, bijvoorbeeld samenwerken met een mentor, een training volgen of tijd reserveren om aan een specifieke taak werken. Je kunt deze informatie bijvoegen bij het doel.
Stap 3. Loop het plan samen met je werknemer door
Ga er samen voor zitten en neem het prestatieverbeteringsplan door. Praat over prestatieproblemen en -doelen, geef de werknemer tijd om de situatie te verwerken en vragen te stellen en vraag wat voor ondersteuning de werknemer denkt nodig te hebben om de genoemde doelen te halen (bijvoorbeeld begeleiding van een ander teamlid of training in vaardigheden). Als je de tijd neemt om face-to-face te praten, laat je zien dat je geïnvesteerd hebt in het succes van je werknemer en als je je werknemer vraagt om input voelen ze zich gesteund.
Jij en je werknemer moeten het prestatieverbeteringsplan beide ondertekenen. Laat de werknemer weten dat het ondertekenen van een prestatieverbeteringsplan niet betekent dat ze instemmen met jouw perspectief op het probleem, hooguit dat ze het erkennen.
Atlassian is een softwarebedrijf dat producten voor softwareontwikkelaars, projectmanagers en contentbeheer ontwikkelt.
