Wenn ein Mitarbeiter seinen Verpflichtungen am Arbeitsplatz nicht nachkommen kann, ist das eine schwierige Situation. Wir möchten, dass alle unsere Mitarbeiter erfolgreich arbeiten, aber Probleme gehen leider nicht von alleine weg. Ein guter Leistungsoptimierungsplan hilft einem Mitarbeiter wieder auf die Beine und auf den Weg zu langfristigem Erfolg. Hier kommt diese Vorlage ins Spiel. Sie liefert Vorgesetzten einen Rahmen, in dem sie Erwartungen, Mängel und Ziel klar definieren können, um ihre Mitarbeiter in dieser schwierigen Situation zu unterstützen.
So verwendest du die Vorlage Leistungsoptimierungsplan
Schritt 1: Trage die erforderlichen Angaben für das Anschreiben ein
Oft bekommen Mitarbeiter Angst, wenn ihnen ein Plan zur Leistungsverbesserung vorgelegt wird. Ein solcher Plan soll zwar eigentlich verhindern, dass dem betreffenden Mitarbeiter gekündigt wird, ganz auszuschließen ist dies jedoch nicht. Daher solltest du in deinem Anschreiben zwar durchaus den Ernst der Lage verdeutlichen, den Mitarbeiter jedoch nicht entmutigen. Betone neben dem Zeitrahmen und dem potenziellen Ergebnis auch, dass ein Leistungsoptimierungsplan eine wichtige Chance ist.
Bevor du zum nächsten Abschnitt übergehst, in dem die konkreten Leistungsprobleme und Ziele beschrieben werden, sieh dir das Anschreiben noch einmal in Ruhe an. Trage zunächst den Namen des Mitarbeiters und des Arbeitgebers, das Datum und die Laufzeit des Leistungsoptimierungsplans sowie deinen Namen und deine Kontaktdaten ein. Passe den Text dann je nach Bedarf an die aktuelle Situation an.
Schritt 2: Beschreibe die Leistungsprobleme und erstelle einen Aktionsplan
Wenn du mit dem Anschreiben fertig bist, erstelle als Nächstes einen Aktionsplan. Liste zuerst die Leistungsprobleme auf, die der Mitarbeiter angehen muss. Schreibe jeweils dazu, welche Erwartungen er nicht erfüllt hat (Anhaltspunkte liefert das Jobprofil des Mitarbeiters) und inwiefern er die erwartete Leistung verfehlt hat. Nenne einige konkrete Beispiele, um die Probleme zu verdeutlichen. Formuliere dann zu jedem Problem ein Ziel, das konkret, umsetzbar und in der verfügbaren Zeit erreichbar ist.
Im Optimalfall geht aus dem Leistungsoptimierungsplan hervor, wie der Mitarbeiter die einzelnen Ziele erreichen kann, beispielsweise durch die Zusammenarbeit mit einem Mentor, durch eine Schulung oder indem er sich bewusst Zeit für eine bestimmte Aufgabe nimmt. Du kannst diese Hinweise zusammen mit dem Ziel notieren.
Schritt 3: Besprich den Plan mit dem Mitarbeiter
Triff dich mit deinem Mitarbeiter, um den Leistungsoptimierungsplan mit ihm zu besprechen. Erläutere die Leistungsprobleme und Ziele, und gib ihm Zeit, die Situation zu begreifen und Fragen zu stellen. Frage ihn dann, welche Art von Unterstützung er seiner Meinung nach braucht, um die im Plan genannten Ziele zu erreichen (beispielsweise Mentoring durch ein anderes Teammitglied oder spezielle Schulungen). Indem du dir Zeit für ein persönliches Gespräch nimmst, zeigst du, dass dir der Erfolg des Mitarbeiters wichtig ist. Mit der Frage nach seinen eigenen Ideen gibst du ihm das Gefühl, selbst Einfluss auf die Situation zu haben.
Der Leistungsoptimierungsplan muss von dir und dem Mitarbeiter unterzeichnet werden. Weise den Mitarbeiter darauf hin, dass er sich durch seine Unterschrift nicht automatisch mit deiner Sicht des Problems einverstanden erklärt, sondern nur anerkennt, dass es ein Problem gibt.
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