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Configurer votre site et vos espaces

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Livre avec une ampoule sur le dessus

Si vous utilisez Confluence Data Center ou Confluence Server, consultez ce tutoriel expliquant comment créer et modifier des pages dans Confluence.


Étape 1 : En savoir plus sur les espaces

Votre site Confluence est organisé en espaces. Ces espaces sont composés de pages associées sur lesquelles vous et d'autres personnes de votre équipe ou organisation travaillez ensemble. La plupart des organisations utilisent conjointement ces différents espaces : espaces d'équipe, espaces pour les projets de développement, espaces pour la documentation et espaces pour les bases de connaissances.

  • Utilisez les espaces d'équipe afin d'encourager les membres de l'équipe à travailler ensemble sur des objectifs à grande échelle et des OKR. Par exemple, vous pourriez créer un espace de ce type pour votre équipe marketing. Ainsi, elle pourrait s'aligner sur les OKR, se tenir au courant des directives de la marque et des piliers du message, ou encore obtenir des informations sur la stratégie de haut niveau de votre organisation marketing.

  • Utilisez les espaces pour les projets de développement afin de garder une trace des initiatives et projets individuels. Par exemple, vous pourriez créer un espace de ce type qui servirait de source de référence unique pour tout ce qui est lié à une nouvelle fonctionnalité que votre entreprise développe, des exigences produit et des spécifications de la fonctionnalité aux notes de réunion et aux rétrospectives.

  • Utilisez les espaces pour la documentation afin de créer et d'organiser de la documentation technique pour vos produits et services de sorte à simplifier l'utilisation pour tout le monde.

  • Use knowledge base spaces to store and surface answers to common questions, such as policy clarifications and IT solutions. If you have a subscription to Jira Service Management, you can integrate it with your Confluence site to share knowledge base articles with customers.

  • Utilisez votre espace personnel en tant que sandbox pour organiser vos notes, garder la trace de vos OKR et objectifs personnels, et rédiger des propositions de projets avant qu'ils ne soient intégrés à la feuille de route. Tissez des liens avec votre équipe en rédigeant des billets de blog pour vous présenter ou partager ce sur quoi vous travaillez.

Avant de vous lancer dans la création de plusieurs espaces, réfléchissez à la manière dont votre organisation utilisera Confluence Cloud. Voici quelques cas d'usage :

 

Description

Examples

Knowledge management

Description

Let Confluence be the source of truth for important information at your company. Some examples of knowledge management use cases are:

  • Documenting HR and legal policies, best practices and procedures, and technical knowledge.
  • Writing troubleshooting articles, tutorials, and how- tos and sharing them with customers.
  • Communicating changes to products, APIs, and other services to customers.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for knowledge management:

  • If you’re using Confluence to share internal policies and procedures, you might want to create a separate documentation space for each domain area (such as HR, Legal, and IT).
  • If you’re using Confluence to share articles with your customers, consider creating a documentation space and a knowledge base space for each product or service.

Turn on anonymous access for spaces or content you want customers to see. You can also link spaces to Jira Service Management to attach articles to support requests.

Project collaboration

Description

Collaborate with cross- functional partners to manage projects, launch strategic initiatives, roll out products and features, and more. Some examples of project collaboration use cases are:

  • PMs, designers, and developers defining product requirements and technical specifications.
  • Marketing and product creating a customer comms plan for an upcoming release.
  • Researchers getting input on plans for a user study and sharing results with stakeholders.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for project collaboration:

  • Create spaces for each product and create a page for each release cycle or launch.
  • Create a space for each functional team and create a page for each major project or initiative.
  • Take a blended approach. Use team spaces for big strategic initiatives (e.g., a major rebrand) and use project spaces for tactical projects and releases.

Make sure everyone who’s working on a project has the permissions they need to collaborate effectively.

Employee engagement

Description

Create a vibrant, modern intranet where you and your team can communicate, share your perspectives, and celebrate wins together. Some examples of employee engagement use cases are:

  • Sharing announcements on Confluence to foster an open culture and keep everyone informed.
  • Writing blog posts to introduce yourself to your new team, share learnings from a webinar or conference, or tell your colleagues about your work.
  • Catch up on popular pages and blog posts to get a sense of how everyone in your company is feeling and what’s important to them right now.

Examples

Here are a few ways you can set up your Confluence site for employee engagement:

  • Set up blogs in every space and encourage people to use them to talk about their work.
  • Ask new hires to write an intro blog as part of their employee onboarding.
  • Use the welcome message to make announcements on the home page of your Confluence site.

Install apps from the Atlassian Marketplace to embed Slack feeds, video calls, and more on your Confluence Cloud site.


Étape 2 : Créer un espace

Une fois que vous savez de quels types d'espaces votre organisation aura besoin, le moment est venu de créer votre premier espace.

  1. Accédez à votre site Confluence.
  2. Depuis l'écran d'accueil, sélectionnez Créer un espace.
  3. Sélectionnez le type d'espace que vous souhaitez créer.
  4. Indiquez le nom d'espace, la clé d'espace et d'autres détails.
  5. Définissez les autorisations pour votre espace.
  6. Sélectionnez Créer.

Une fois ces étapes terminées, vous accéderez à la page d'accueil de l'espace. Cet endroit permet de faire savoir aux membres de votre organisation le but de l'espace et les personnes l'utilisant. Dans l'étape suivante, vous apprendrez comment personnaliser la page d'accueil de votre nouvel espace.


Étape 3 : Personnaliser la page d'accueil de l'espace

Chaque espace comprend une page d'accueil qui peut être utilisée pour informer les membres de l'équipe et autres parties prenantes des objectifs de votre espace et du contenu qu'ils peuvent y trouver. Si votre espace a été créé à partir d'un modèle, votre page d'accueil sera accompagnée de fonctionnalités intégrées pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre espace. Malgré tout, vous trouverez peut-être que le fait d'ajouter votre touche personnelle vous permet de transformer votre page d'accueil en un hub parfait pour tout ce dont votre équipe a besoin.

Icône de crayonPour personnaliser votre page d'accueil, sélectionnez l'icône de crayon ( Pencil icon ) et modifiez-la à votre guise, de la même manière que pour toute autre page.

  • Essayez ces astuces pour rendre votre page d'accueil populaire :
  • Chargez une bannière ou un logo permettant l'identification de votre espace en un coup d'œil.
  • Décrivez la mission et les objectifs de votre équipe, et ajoutez des liens vers des pages clés.
  • Ajoutez une table des matières, un calendrier d'équipe ou un calendrier de lancement.

Pour plus d'informations sur la manière de concevoir une page d'accueil d'exception, consultez la documentation Confluence Cloud ou ce billet de blog.

Page d'accueil sur le navigateur

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Étape 4 : Organiser votre contenu

Maintenant que votre premier espace est créé, le moment est venu de vous organiser. L'objectif est de simplifier la navigation au sein de votre espace afin que les membres de l'équipe et les autres parties prenantes puissent trouver rapidement le contenu qu'ils cherchent.

Pour en savoir plus sur la navigation, reportez-vous au Guide n° 4 : Naviguer dans Confluence.

Utiliser des pages parent pour regrouper du contenu similaire

Dans Confluence, vous pouvez imbriquer des pages les unes sous les autres, hiérarchisant ainsi le contenu de chaque espace. Cette hiérarchie apparaît dans l'arborescence de page, qui se trouve dans la barre latérale d'espace à gauche de la page active.

Pour utiliser l'arborescence de page à votre avantage, créez une page pour chaque tâche ou projet auquel votre équipe participe et imbriquez les pages enfant associées en dessous. Par exemple, si votre équipe organise des rétrospectives toutes les deux semaines, vous pourriez avoir une page de premier niveau nommée « Rétrospectives », puis une page pour chaque rétrospective que vous avez effectuée imbriquée en dessous.

L'exemple ci-dessous montre comment une équipe Atlassian utilise cette stratégie pour organiser son espace :

Espace de rétrospectives

Créer des raccourcis pour les pages importantes

Confluence vous permet de créer des raccourcis d'espace uniques. Il s'agit de liens épinglés à la barre latérale d'espace, au-dessus de l'arborescence de page, et ce, pour chaque espace de votre site. Utilisez-les pour mettre en exergue du contenu important afin qu'il soit facile à trouver.

Pour créer votre premier raccourci d'espace, accédez à votre espace et sélectionnez + Ajouter un raccourci dans la barre latérale. Pour plus d'informations sur les raccourcis d'espace, notamment comment modifier ou supprimer un espace existant, reportez-vous à la section Personnaliser votre espace.

Étiqueter les pages et les pièces jointes

Les étiquettes facilitent l'identification des pages et des pièces jointes associées, ce qui permet aux membres de l'équipe et aux autres parties prenantes de trouver ce qu'ils cherchent.

  1. Ouvrez la page dans Confluence.
  2. Sélectionnez l'icône d'étiquette () en bas à droite.*
  3. Saisissez le nom de l'étiquette de votre choix. Si une étiquette portant ce nom existe déjà, elle apparaitra dans le menu de suggestion de saisie automatique.
  4. Sélectionnez Ajouter pour appliquer l'étiquette.
  5. Sélectionnez Fermer pour quitter la boîte de dialogue.

*Si vous modifiez la page au lieu de la consulter, sélectionnez le menu contenant plus d'options (•••) en haut à droite, puis Ajouter des étiquettes.

Nommez vos étiquettes de manière transparente et significative. Par exemple, l'étiquette que vous utilisez pour les notes de réunion pourrait s'appeler notes-de-réunion ou réunions. Si vous ajoutez cette étiquette à chaque page que vous utilisez pour consigner des notes de réunion, vous pouvez alors parcourir toutes vos notes de réunion (dans un seul espace ou sur l'ensemble de votre site Confluence) en sélectionnant simplement l'étiquette. Vous pouvez également afficher toutes les pages ayant la même étiquette sur une page, ou rechercher du contenu par étiquette pour trouver des pages et des pièces jointes pertinentes plus facilement. Pour en savoir plus sur les étiquettes, reportez-vous à la section Utiliser des étiquettes pour organiser votre contenu.

Astuce 

Si vous appliquez une étiquette à un modèle de page, cette dernière sera automatiquement appliquée à toutes les pages créées à partir de ce modèle.

Assurer l'organisation du contenu

Réservez des périodes pour réviser le contenu de votre espace, supprimez ou archivez le contenu obsolète, et déplacez les pages pour conserver la structure désirée. Si vous êtes administrateur de site, établissez des rituels relatifs à la gestion de votre espace avec les membres de votre équipe et encouragez les administrateurs d'espace à prendre le temps de réviser et de mettre à jour leurs espaces avec les personnes qui les utilisent.

  1. Recrutez des experts pour vous aider à garder un œil sur vos espaces.
  2. Effectuez un audit du contenu de votre espace et passez en revue ces analyses.
  3. Identifiez les pages obsolètes et élaborez un plan d'action.
  4. Passez en revue et ajustez votre architecture d'information pour répondre aux besoins actuels.

Pour en savoir plus, reportez-vous à ce billet de blog.


Étape 5 : Gérer les utilisateurs et les autorisations

En tant qu'administrateur Confluence ou administrateur de site avec un abonnement payant à Confluence, vous pouvez gérer manuellement les utilisateurs, les groupes et les autorisations, ou activer l'inscription publique et laisser les utilisateurs créer leurs propres comptes. Pour en savoir plus sur les autorisations dans l'offre gratuite (Free), reportez-vous à notre documentation.

Gérer les autorisations globales

Astuce 

Pour gérer les autorisations globales, vous avez besoin de l'autorisation de l'administrateur Confluence.

Les autorisations globales vous permettent de contrôler :

  • les personnes autorisées à créer un espace ou un espace personnel ;
  • l'autorisation d'accès à votre site par des utilisateurs n'ayant pas de licence ;
  • les personnes ayant accès aux profils utilisateur.

Les autorisations globales s'appliquent à l'intégralité de votre site.

  1. Sélectionnez la roue des paramètres en haut à droite (en regard de votre avatar).
  2. Sélectionnez Autorisations globales (sous Sécurité dans la barre latérale).
  3. Sélectionnez Modifier les autorisations en haut à droite.
  4. Cochez ou décochez les cases pour modifier les autorisations des groupes et des utilisateurs individuels.
  5. Si vous souhaitez que votre site soit public, cochez la case Utiliser Confluence sous Accès anonyme.
  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Tout enregistrer en bas de la page.

Assurer l'organisation du contenu

Astuce 

Pour modifier les autorisations d'espace, vous devez être administrateur d'espace. Si vous êtes administrateur Confluence, vous avez la possibilité de récupérer les autorisations d'administrateur d'espace pour chaque espace de votre site. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Qu'est-ce que les autorisations d'espace ?

Les autorisations d'espaces vous permettent de contrôler :

  • les personnes autorisées à voir le contenu d'un espace ;
  • les personnes autorisées à commenter ce contenu ;
  • les personnes autorisées à créer, modifier ou charger du contenu .

Confluence est ouvert par défaut. Cela signifie que toute personne ayant accès à votre site Confluence peut accéder au contenu de tous les espaces, à moins que vous ne restreigniez les autorisations d'espace. Les administrateurs d'espaces peuvent définir des autorisations lors de la création d'un espace et les ajuster plus tard. Quiconque pouvant modifier une page peut modifier ses restrictions.

  1. Accédez à la page d'accueil de l'espace dans Confluence.
  2. Sélectionnez Paramètres de l'espace > Autorisations.
  3. Sélectionnez Modifier les autorisations sous l'une des en-têtes.
  4. Cochez ou décochez les cases associées aux autorisations que vous souhaitez modifier.

Vous pouvez gérer les autorisations d'espace pour des utilisateurs individuels ou pour des groupes entiers. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Assigner des autorisations d'espace. Si votre site est public, vous pouvez également accorder un accès anonyme à un espace individuel. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Définir un accès public.

Si certains clients Confluence utilisent le même système d'autorisations pour chaque espace de leur site, d'autres définissent les autorisations différemment pour des espaces ayant des objectifs ou des cas d'usage différents.

Cas d'usage

Public cible

Autorisations

Partagez des informations d'aide et de support avec vos clients

Public cible

  • Clients

Autorisations

  • L'accès anonyme est autorisé
  • Seuls les membres de l'équipe d'assistance et de support sont autorisés à créer, modifier ou commenter les pages

Partagez des conseils sur les politiques, les tutoriels et le dépannage avec votre organisation

Public cible

  • Tous les membres de votre organisation

Autorisations

  • Toute personne travaillant dans votre organisation peut consulter le contenu
  • Seuls les experts en la matière peuvent créer, modifier ou commenter les pages
  • L'accès anonyme n'est pas autorisé

Collaborez sur un projet ou une initiative avec les autres membres de l'équipe

Public cible

  • Membres de l'équipe
  • Parties prenantes du projet

Autorisations

  • Toute personne travaillant dans votre organisation peut consulter le contenu
  • Les parties prenantes peuvent commenter
  • Seuls les membres de l'équipe peuvent créer ou modifier des pages
  • L'accès anonyme n'est pas autorisé

Partagez des informations urgentes (p. ex., à propos du personnel, de la paie, ou encore des questions juridiques)

Public cible

  • Membres de l'équipe

Autorisations

  • L'accès est limité aux membres clés de l'équipe
  • Aucune personne extérieure à l'équipe ne peut consulter, modifier ou commenter les pages
  • L'accès anonyme n'est pas autorisé

Inviter les membres l'équipe sur votre site

Une fois votre site et ses autorisations globales configurés, le moment est venu d'inviter les membres de l'équipe à se lancer avec Confluence Cloud (en même temps qu'avec tout autre produit Atlassian sur votre site).

  1. Sélectionnez la roue des paramètres en haut à droite (en regard de votre avatar).
  2. Sélectionnez Gestion des utilisateurs dans la barre latérale.
  3. Sélectionnez Inviter les utilisateurs en haut à droite.
  4. Saisissez l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe que vous souhaitez inviter. Vous pouvez inviter jusqu'à dix adresses à la fois.
  5. Sélectionnez un rôle pour les membres de l'équipe invités. Ce rôle détermine leur niveau d'accès à l'ensemble de votre site.
  6. Sélectionnez les produits auxquels vous souhaitez que les membres de l'équipe aient accès.*
  7. Sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez qu'ils appartiennent.
  8. Personnalisez votre invitation, puis sélectionnez Inviter les utilisateurs.

*Cela s'applique uniquement aux membres de l'équipe ayant le rôle Accès de base.

En tant qu'administrateur de site, vous pouvez mettre à jour les rôles, les accès et les groupes pour les utilisateurs à tout moment. Vous pouvez également supprimer un utilisateur en révoquant son accès au site, en désactivant son compte ou même en le supprimant (par exemple, lorsqu'un employé quitte votre entreprise). Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Inviter et supprimer des utilisateurs.

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