Configurer votre site et vos espaces

Avant de démarrer ce tutoriel, inscrivez-vous pour profiter de votre essai gratuit de Confluence Cloud. Ce guide vous aidera à configurer votre premier projet. Par conséquent, laissez cet onglet ouvert pendant que vous vous inscrivez. Allez-y, nous vous attendons.

Ce guide concerne Confluence Cloud. Si l'une de nos options 100 % personnalisées vous intéresse, cliquez ici >>

Livre avec une ampoule sur le dessus

Si vous utilisez Confluence Data Center ou Confluence Server, consultez ce tutoriel expliquant comment créer et modifier des pages dans Confluence.


Étape 1 : En savoir plus sur les espaces

Votre site Confluence est organisé en espaces. Ces espaces sont composés de pages associées sur lesquelles vous et d'autres personnes de votre équipe ou organisation travaillez ensemble. La plupart des organisations utilisent conjointement ces différents espaces : espaces d'équipe, espaces pour les projets de développement, espaces pour la documentation et espaces pour les bases de connaissances.

  • Utilisez les espaces d'équipe afin d'encourager les membres de l'équipe à travailler ensemble sur des objectifs à grande échelle et des OKR. Par exemple, vous pourriez créer un espace de ce type pour votre équipe marketing. Ainsi, elle pourrait s'aligner sur les OKR, se tenir au courant des directives de la marque et des piliers du message, ou encore obtenir des informations sur la stratégie de haut niveau de votre organisation marketing.

  • Utilisez les espaces pour les projets de développement afin de garder une trace des initiatives et projets individuels. Par exemple, vous pourriez créer un espace de ce type qui servirait de source de référence unique pour tout ce qui est lié à une nouvelle fonctionnalité que votre entreprise développe, des exigences produit et des spécifications de la fonctionnalité aux notes de réunion et aux rétrospectives.

  • Utilisez les espaces pour la documentation afin de créer et d'organiser de la documentation technique pour vos produits et services de sorte à simplifier l'utilisation pour tout le monde.

  • Utilisez les espaces pour les bases de connaissances afin de stocker et de faire remonter les réponses aux questions courantes, telles que les clarifications sur les politiques et les solutions informatiques. Si vous êtes abonné à Jira Service Desk, vous pouvez l'intégrer à votre site Confluence afin de partager les articles de la base de connaissances avec vos clients.

  • Utilisez votre espace personnel en tant que sandbox pour organiser vos notes, garder la trace de vos OKR et objectifs personnels, et rédiger des propositions de projets avant qu'ils ne soient intégrés à la feuille de route. Tissez des liens avec votre équipe en rédigeant des billets de blog pour vous présenter ou partager ce sur quoi vous travaillez.

Avant de vous lancer dans la création de plusieurs espaces, réfléchissez à la manière dont votre organisation utilisera Confluence Cloud. Voici quelques cas d'usage :

Nom

Description

Exemples

Gestion des connaissances

Description

Faites de Confluence la source d'informations importantes dans votre entreprise. Voici des exemples de cas d'usage de gestion des connaissances :

  • Documenter les politiques RH et juridiques, les bonnes pratiques et procédures, et les connaissances techniques.
  • Rédiger des articles de dépannage, des tutoriels, des articles pratiques et les partager avec les clients.
  • Communiquer aux clients les changements concernant les produits, les API et autres services.

Exemples

Voici quelques moyens de configurer votre site Confluence pour la gestion des connaissances :

  • Si vous utilisez Confluence pour partager vos politiques et procédures internes, vous pouvez créer un espace de documentation distinct pour chaque domaine (RH, juridique, informatique, par exemple).
  • Si vous utilisez Confluence pour partager des articles avec vos clients, envisagez la création d'un espace pour la documentation et d'un autre pour les bases de connaissances dédiées à chaque produit ou service.

Activez l'accès anonyme pour les espaces ou le contenu auquel vous souhaitez que les clients aient accès. Vous pouvez également lier des espaces à Jira Service Desk pour joindre des articles aux demandes de support.

Collaboration à un projet

Description

Collaborez avec des partenaires transverses pour gérer des projets, lancer des initiatives stratégiques, déployer des produits et des fonctionnalités, et plus encore. Voici des exemples de cas d'usage de collaboration à un projet :

  • Les chefs de projet, les designers et les développeurs définissent les exigences et les spécifications techniques des produits.
  • L'équipe marketing et l'équipe produit créent un plan de communication client en prévision d'une livraison.
  • Les chercheurs reçoivent des commentaires sur les plans d'une étude sur les utilisateurs et partagent les résultats avec les parties prenantes.

Exemples

Voici quelques façon de configurer votre site Confluence pour la collaboration à un projet :

  • Créez des espaces pour chaque produit et une page pour chaque cycle de livraison ou lancement.
  • Créez un espace pour chaque équipe fonctionnelle et une page pour chaque projet ou initiative majeur(e).
  • Adoptez une approche mixte en utilisant les espaces d'équipe pour les initiatives stratégiques importantes (un rebranding majeur, par exemple) et les espaces de projet pour les projets tactiques et les livraisons.

Assurez-vous que chaque membre travaillant sur un projet a les autorisations nécessaires pour collaborer de manière efficace.

Engagement des employés

Description

Créez un intranet dynamique et moderne où votre équipe et vous-même pouvez communiquer, partager vos points de vue et célébrer les victoires ensemble. Voici des exemples de cas d'usage d'engagement des employés :

  • Partager des annonces sur Confluence de manière à favoriser une culture d'ouverture et tenir tout le monde informé.
  • Rédiger des billets de blog pour vous présenter à votre nouvelle équipe, partager les enseignements tirés d'un webinaire ou d'une conférence, ou échanger avec vos collègues sur votre travail.
  • Vous tenir au courant des pages et billets de blog les plus populaires pour comprendre ce que ressentent les membres de votre entreprise et ce qui est important pour eux à l'instant présent.

Exemples

Voici quelques façons dont vous pouvez configurer votre site Confluence pour l'engagement des employés :

  • Configurez des blogs dans chaque espace et encouragez les employés à les utiliser pour parler de leur travail.
  • Dans le cadre de leur intégration, demandez aux nouvelles recrues d'écrire un billet de blog les présentant.
  • Utilisez le message de bienvenue pour faire des annonces sur la page d'accueil de votre site Confluence.

Installez des apps depuis l'Atlassian Marketplace pour intégrer à votre site Confluence Cloud les flux Slack, les appels vidéo et plus encore.


Étape 2 : Créer un espace

Une fois que vous savez de quels types d'espaces votre organisation aura besoin, le moment est venu de créer votre premier espace.

  1. Accédez à votre site Confluence.
  2. Depuis l'écran d'accueil, sélectionnez Créer un espace.
  3. Sélectionnez le type d'espace que vous souhaitez créer.
  4. Indiquez le nom d'espace, la clé d'espace et d'autres détails.
  5. Définissez les autorisations pour votre espace.
  6. Sélectionnez Créer.

Une fois ces étapes terminées, vous accéderez à la page d'accueil de l'espace. Cet endroit permet de faire savoir aux membres de votre organisation le but de l'espace et les personnes l'utilisant. Dans l'étape suivante, vous apprendrez comment personnaliser la page d'accueil de votre nouvel espace.


Étape 3 : Personnaliser la page d'accueil de l'espace

Chaque espace comprend une page d'accueil qui peut être utilisée pour informer les membres de l'équipe et autres parties prenantes des objectifs de votre espace et du contenu qu'ils peuvent y trouver. Si votre espace a été créé à partir d'un modèle, votre page d'accueil sera accompagnée de fonctionnalités intégrées pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre espace. Malgré tout, vous trouverez peut-être que le fait d'ajouter votre touche personnelle vous permet de transformer votre page d'accueil en un hub parfait pour tout ce dont votre équipe a besoin.

Icône de crayonPour personnaliser votre page d'accueil, sélectionnez l'icône de crayon ( Pencil icon ) et modifiez-la à votre guise, de la même manière que pour toute autre page.

  • Essayez ces astuces pour rendre votre page d'accueil populaire :
  • Chargez une bannière ou un logo permettant l'identification de votre espace en un coup d'œil.
  • Décrivez la mission et les objectifs de votre équipe, et ajoutez des liens vers des pages clés.
  • Ajoutez une table des matières, un calendrier d'équipe ou un calendrier de lancement.

Pour plus d'informations sur la manière de concevoir une page d'accueil d'exception, consultez la documentation Confluence Cloud ou ce billet de blog.

Page d'accueil sur le navigateur

Besoin d'un résultat rapide ? Lancez-vous rapidement grâce au modèle de page d'accueil de l'équipe de HubSpot.


Étape 4 : Organiser votre contenu

Maintenant que votre premier espace est créé, le moment est venu de vous organiser. L'objectif est de simplifier la navigation au sein de votre espace afin que les membres de l'équipe et les autres parties prenantes puissent trouver rapidement le contenu qu'ils cherchent.

Pour en savoir plus sur la navigation, reportez-vous au Guide n° 4 : Naviguer dans Confluence.

Utiliser des pages parent pour regrouper du contenu similaire

Dans Confluence, vous pouvez imbriquer des pages les unes sous les autres, hiérarchisant ainsi le contenu de chaque espace. Cette hiérarchie apparaît dans l'arborescence de page, qui se trouve dans la barre latérale d'espace à gauche de la page active.

Pour utiliser l'arborescence de page à votre avantage, créez une page pour chaque tâche ou projet auquel votre équipe participe et imbriquez les pages enfant associées en dessous. Par exemple, si votre équipe organise des rétrospectives toutes les deux semaines, vous pourriez avoir une page de premier niveau nommée « Rétrospectives », puis une page pour chaque rétrospective que vous avez effectuée imbriquée en dessous.

L'exemple ci-dessous montre comment une équipe Atlassian utilise cette stratégie pour organiser son espace :

Espace de rétrospectives

Créer des raccourcis pour les pages importantes

Confluence vous permet de créer des raccourcis d'espace uniques. Il s'agit de liens épinglés à la barre latérale d'espace, au-dessus de l'arborescence de page, et ce, pour chaque espace de votre site. Utilisez-les pour mettre en exergue du contenu important afin qu'il soit facile à trouver.

Pour créer votre premier raccourci d'espace, accédez à votre espace et sélectionnez + Ajouter un raccourci dans la barre latérale. Pour plus d'informations sur les raccourcis d'espace, notamment comment modifier ou supprimer un espace existant, reportez-vous à la section Personnaliser votre espace.

Étiqueter les pages et les pièces jointes

Les étiquettes facilitent l'identification des pages et des pièces jointes associées, ce qui permet aux membres de l'équipe et aux autres parties prenantes de trouver ce qu'ils cherchent.

  1. Ouvrez la page dans Confluence.
  2. Sélectionnez l'icône d'étiquette () en bas à droite.*
  3. Saisissez le nom de l'étiquette de votre choix. Si une étiquette portant ce nom existe déjà, elle apparaitra dans le menu de suggestion de saisie automatique.
  4. Sélectionnez Ajouter pour appliquer l'étiquette.
  5. Sélectionnez Fermer pour quitter la boîte de dialogue.

*Si vous modifiez la page au lieu de la consulter, sélectionnez le menu contenant plus d'options (•••) en haut à droite, puis Ajouter des étiquettes.

Nommez vos étiquettes de manière transparente et significative. Par exemple, l'étiquette que vous utilisez pour les notes de réunion pourrait s'appeler notes-de-réunion ou réunions. Si vous ajoutez cette étiquette à chaque page que vous utilisez pour consigner des notes de réunion, vous pouvez alors parcourir toutes vos notes de réunion (dans un seul espace ou sur l'ensemble de votre site Confluence) en sélectionnant simplement l'étiquette. Vous pouvez également afficher toutes les pages ayant la même étiquette sur une page, ou rechercher du contenu par étiquette pour trouver des pages et des pièces jointes pertinentes plus facilement. Pour en savoir plus sur les étiquettes, reportez-vous à la section Utiliser des étiquettes pour organiser votre contenu.

Astuce 

Si vous appliquez une étiquette à un modèle de page, cette dernière sera automatiquement appliquée à toutes les pages créées à partir de ce modèle.

Assurer l'organisation du contenu

Réservez des périodes pour réviser le contenu de votre espace, supprimez ou archivez le contenu obsolète, et déplacez les pages pour conserver la structure désirée. Si vous êtes administrateur de site, établissez des rituels relatifs à la gestion de votre espace avec les membres de votre équipe et encouragez les administrateurs d'espace à prendre le temps de réviser et de mettre à jour leurs espaces avec les personnes qui les utilisent.

  1. Recrutez des experts pour vous aider à garder un œil sur vos espaces.
  2. Effectuez un audit du contenu de votre espace et passez en revue ces analyses.
  3. Identifiez les pages obsolètes et élaborez un plan d'action.
  4. Passez en revue et ajustez votre architecture d'information pour répondre aux besoins actuels.

Pour en savoir plus, reportez-vous à ce billet de blog.


Étape 5 : Gérer les utilisateurs et les autorisations

En tant qu'administrateur Confluence ou administrateur de site avec un abonnement payant à Confluence, vous pouvez gérer manuellement les utilisateurs, les groupes et les autorisations, ou activer l'inscription publique et laisser les utilisateurs créer leurs propres comptes. Pour en savoir plus sur les autorisations dans l'offre gratuite (Free), reportez-vous à notre documentation.

Gérer les autorisations globales

Astuce 

Pour gérer les autorisations globales, vous avez besoin de l'autorisation de l'administrateur Confluence.

Les autorisations globales vous permettent de contrôler :

  • les personnes autorisées à créer un espace ou un espace personnel ;
  • l'autorisation d'accès à votre site par des utilisateurs n'ayant pas de licence ;
  • les personnes ayant accès aux profils utilisateur.

Les autorisations globales s'appliquent à l'intégralité de votre site.

  1. Sélectionnez la roue des paramètres en haut à droite (en regard de votre avatar).
  2. Sélectionnez Autorisations globales (sous Sécurité dans la barre latérale).
  3. Sélectionnez Modifier les autorisations en haut à droite.
  4. Cochez ou décochez les cases pour modifier les autorisations des groupes et des utilisateurs individuels.
  5. Si vous souhaitez que votre site soit public, cochez la case Utiliser Confluence sous Accès anonyme.
  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Tout enregistrer en bas de la page.

Assurer l'organisation du contenu

Astuce 

Pour modifier les autorisations d'espace, vous devez être administrateur d'espace. Si vous êtes administrateur Confluence, vous avez la possibilité de récupérer les autorisations d'administrateur d'espace pour chaque espace de votre site. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Qu'est-ce que les autorisations d'espace ?

Les autorisations d'espaces vous permettent de contrôler :

  • les personnes autorisées à voir le contenu d'un espace ;
  • les personnes autorisées à commenter ce contenu ;
  • les personnes autorisées à créer, modifier ou charger du contenu .

Confluence est ouvert par défaut. Cela signifie que toute personne ayant accès à votre site Confluence peut accéder au contenu de tous les espaces, à moins que vous ne restreigniez les autorisations d'espace. Les administrateurs d'espaces peuvent définir des autorisations lors de la création d'un espace et les ajuster plus tard. Quiconque pouvant modifier une page peut modifier ses restrictions.

  1. Accédez à la page d'accueil de l'espace dans Confluence.
  2. Sélectionnez Paramètres de l'espace > Autorisations.
  3. Sélectionnez Modifier les autorisations sous l'une des en-têtes.
  4. Cochez ou décochez les cases associées aux autorisations que vous souhaitez modifier.

Vous pouvez gérer les autorisations d'espace pour des utilisateurs individuels ou pour des groupes entiers. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Assigner des autorisations d'espace. Si votre site est public, vous pouvez également accorder un accès anonyme à un espace individuel. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Définir un accès public.

Si certains clients Confluence utilisent le même système d'autorisations pour chaque espace de leur site, d'autres définissent les autorisations différemment pour des espaces ayant des objectifs ou des cas d'usage différents.

Cas d'usage

Public cible

Autorisations

Partagez des informations d'aide et de support avec vos clients

Public cible

  • Clients

Autorisations

  • L'accès anonyme est autorisé
  • Seuls les membres de l'équipe d'assistance et de support sont autorisés à créer, modifier ou commenter les pages

Partagez des conseils sur les politiques, les tutoriels et le dépannage avec votre organisation

Public cible

  • Tous les membres de votre organisation

Autorisations

  • Toute personne travaillant dans votre organisation peut consulter le contenu
  • Seuls les experts en la matière peuvent créer, modifier ou commenter les pages
  • L'accès anonyme n'est pas autorisé

Collaborez sur un projet ou une initiative avec les autres membres de l'équipe

Public cible

  • Membres de l'équipe
  • Parties prenantes du projet

Autorisations

  • Toute personne travaillant dans votre organisation peut consulter le contenu
  • Les parties prenantes peuvent commenter
  • Seuls les membres de l'équipe peuvent créer ou modifier des pages
  • L'accès anonyme n'est pas autorisé

Partagez des informations urgentes (p. ex., à propos du personnel, de la paie, ou encore des questions juridiques)

Public cible

  • Membres de l'équipe

Autorisations

  • L'accès est limité aux membres clés de l'équipe
  • Aucune personne extérieure à l'équipe ne peut consulter, modifier ou commenter les pages
  • L'accès anonyme n'est pas autorisé

Inviter les membres l'équipe sur votre site

Une fois votre site et ses autorisations globales configurés, le moment est venu d'inviter les membres de l'équipe à se lancer avec Confluence Cloud (en même temps qu'avec tout autre produit Atlassian sur votre site).

  1. Sélectionnez la roue des paramètres en haut à droite (en regard de votre avatar).
  2. Sélectionnez Gestion des utilisateurs dans la barre latérale.
  3. Sélectionnez Inviter les utilisateurs en haut à droite.
  4. Saisissez l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe que vous souhaitez inviter. Vous pouvez inviter jusqu'à dix adresses à la fois.
  5. Sélectionnez un rôle pour les membres de l'équipe invités. Ce rôle détermine leur niveau d'accès à l'ensemble de votre site.
  6. Sélectionnez les produits auxquels vous souhaitez que les membres de l'équipe aient accès.*
  7. Sélectionnez les groupes auxquels vous souhaitez qu'ils appartiennent.
  8. Personnalisez votre invitation, puis sélectionnez Inviter les utilisateurs.

*Cela s'applique uniquement aux membres de l'équipe ayant le rôle Accès de base.

En tant qu'administrateur de site, vous pouvez mettre à jour les rôles, les accès et les groupes pour les utilisateurs à tout moment. Vous pouvez également supprimer un utilisateur en révoquant son accès au site, en désactivant son compte ou même en le supprimant (par exemple, lorsqu'un employé quitte votre entreprise). Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Inviter et supprimer des utilisateurs.

Aperçu de Confluence

Découvrez Confluence et déterminez si cette solution conviendrait à votre équipe ou à votre organisation.

Créer du contenu dans Confluence

Découvrez comment créer du contenu riche et dynamique dans Confluence.