Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital
Presencial
Papel de estraza o pizarra
Rotuladores de colores
Pósits de colores
Revistas u otras imágenes
Tijeras
Cinta adhesiva de Tack
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 10 min
Prepara un documento compartido para que el equipo colabore con antelación. Fija una hora para la reunión y avisa a todo el mundo de que habrá tareas por hacer unos días antes de la reunión.
Usa una herramienta de colaboración digital como Trello o Confluence para detallar algunas breves notas de información básica sobre cómo medirás el éxito de tu equipo. Será una referencia clave para que el equipo no pierda la dirección durante tu lluvia de ideas.
- Misión de la empresa
- Valores de la empresa
- Resultados y expectativas empresariales que el equipo debe alcanzar y para cuándo
- Perfiles de clientes
¡Pon el enunciado de la visión en lo más alto!
Una visión detalla el futuro que tu equipo aspira a crear. Puedes extrapolar esto a nivel de departamento o de organización. Debería ir más allá de los objetivos empresariales y mostrar el concepto general de lo que es el éxito. Por ejemplo, la visión de Ben & Jerry's es "hacer el mejor helado posible de la mejor manera posible".
Una visión no es lo mismo que una declaración de objetivos, que define la actividad de la organización, sus propósitos y cómo los alcanzará. Ben & Jerry's utiliza su visión para dividirse en tres misiones principales: la misión de producto de hacer fantásticos helados, una misión económica para gestionar la empresa para un crecimiento financiero sostenible y una misión social para utilizar la empresa de formas innovadoras con las que hacer del mundo un lugar mejor.
Este ejercicio se centra en fomentar la empatía con tus clientes con detalles muy claros. Para empezar, conoce mejor los perfiles de tus clientes: haz nuestra estrategia de mapas de empatía y luego genera un mapa de trayecto del cliente para ahondar más. También puedes utilizar esta plantilla para empezar la creación de perfiles.
CONSEJO: Ver para creer
Se ha demostrado que visualizar algo activa las mismas vías neuronales del cerebro que si fuera una realidad. Los psicólogos deportivos lo han utilizado incluso para mejorar los resultados de los atletas. Hacerse con una imagen clara y real de algo viene a ser la práctica mental del cerebro para conseguirlo. Cuanto más clara y realista sea la imagen, mejor.
2. Describe el objetivo 5 min
Prepara un espacio de trabajo (puede ser una página colaborativa en Trello para reuniones híbridas o un caballete de pie para reuniones presenciales) con la siguiente pregunta:
Imaginad que estamos en [plazo en el futuro] y que hemos logrado [nuestro objetivo]. ¿En qué se traduce?
Por ejemplo: Estamos en 2030 y Confluence es la mejor herramienta para que todos los equipos colaboren. ¿En qué se traduce?
Puedes utilizar nuestra plantilla de Trello para que te sea más fácil empezar.
Para encontrar el horizonte temporal adecuado, ten en cuenta el grado de calado que quieres lograr o el nivel de complejidad de tu objetivo. Para una visión a nivel de empresa o departamento, lo ideal es empezar con un plazo de tres a cinco años. Marca un objetivo de 10 años para las visiones a muy gran escala. Para visiones a nivel de equipo, puedes marcarte de uno a tres años para un impacto normal, o cinco años si la complejidad es mayor.
3. Sé concreto 10 min
Como equipo, quieres conocer en qué consiste realmente la posible propuesta de valor única de tu trabajo. Quieres crear empatía con tus clientes. Piensa de forma integral a la hora de planificar tu objetivo, empezando por el impacto, pero centrándote en la experiencia del cliente. Ser concreto mediante técnicas de visualización viene a ser un ensayo general para el éxito futuro del equipo.
Haz una clave en la pizarra con esta lista para inspirar las ideas de tu equipo.
Sentidos:
- Tacto
- Oído
- Vista
- Olfato
- Gusto
Contexto:
- Perspectiva
- Emoción
- Entorno
- Tarea
- Plazos
Haz una columna para cada perfil para imaginar este futuro desde diferentes perspectivas. Elabora una imagen de cómo será el futuro para las diferentes personas afectadas por tu trabajo.
Incluye algunos ejemplos para cada perfil antes de presentar el tablero al equipo. Lo único que tienen que hacer ellos es dar rienda suelta a la creatividad. Recomiéndales que guarden algunas imágenes que sean ejemplo de éxito para que las compartan cuando os reunáis.
Ejemplo de perfil: ejecutivos y atención al cliente.
Ejemplo de entrada: un agente del servicio de atención al cliente va en bicicleta bajo el sol hasta la cafetería y actualiza una página de Confluence en el teléfono mientras toma un café antes de volver a la oficina para pasar el día.
CONSEJO: Terminado es mejor que perfecto
Todos los pasos de este proceso se pueden ampliar. ¡Podrías pasar meses haciendo los perfiles! No te obsesiones con seguir un proceso perfecto: céntrate en conseguir que todo el equipo comprenda igual los conceptos con un grado de exactitud que os permita avanzar a todos en la misma dirección. Es mejor detectar pronto cualquier desfase que limitarte a presentar la visión cuando es mucho más difícil cambiar de rumbo.
4. Traduce la visión en imágenes 15 min
¡Ha llegado el día de la sesión! Para empezar la reunión, recuerda al equipo lo importante que es tener una visión en la que puedan encontrar la clave para empezar a generar ideas. Diles también que no hay ideas "incorrectas". Pídeles que sean lo más concretos posible para crear una visión convincente del futuro. No es necesario incluir una imagen con cada idea, pero son de gran ayuda.
Pide a todos que aporten sus ideas en el espacio de trabajo, en silencio y al mismo tiempo. Haz una ronda rápida de 15 minutos.
5. Aportaciones abiertas 15 min
Pide los participantes que opinen de alguna de las ideas que han incluido en la pizarra.
Deja la pizarra "abierta" durante 24 horas para que puedan hacer llegar nuevas ideas de forma asíncrona, a medida que se les ocurran o hagan alguna búsqueda. Te sorprenderá saber cuántas ideas más surgirán una vez que el equipo se haya tomado un tiempo para pensar en la visión y ampliar las aportaciones hechas durante la reunión.
6. Unificación 15 min
Al día siguiente, avisa al equipo de que vas a "cerrar" el espacio de trabajo. Empieza a agrupar las ideas comunes en "temas". Etiqueta los temas y escribe una breve descripción de cada uno.
7. Reunión en grupo 30 min
Como facilitador, vuelve a juntar al equipo para presentar los temas clave que has observado y, cuando lo hagas, propón algunas ideas por tema. Al terminar, pregunta si has malinterpretado las ideas de alguien. Luego, haz que elijan entre todos qué temas les parecen prácticos y pertinentes. Por ejemplo, la visión podría ser: "ser el mejor equipo de marketing del universo", pero ¿es realista? Trata de ajustar los temas para que sean concretos y razonables.
Pide a los participantes que elijan una de las fotos que no han colgado y que expliquen por qué les parece parte de la visión del equipo. Es una gran oportunidad para conseguir que todo el equipo comprenda de la misma forma la dirección a seguir y definir un rumbo que les haga seguir en el buen camino a medida que avancen tus proyectos.
Seguimiento
Crea un documento final de la visión en Confluence, a disposición del equipo y las partes interesadas. Empieza solo con los temas y, a medida que el proyecto madure, añade imágenes, citas de clientes y cosas que vayáis averiguando.
El propósito es inspirar, comunicar y crear un documento para que en el futuro otros equipos y los recién llegados puedan incorporarse rápidamente a la visión de tu equipo.
Si sale a la luz que tu equipo y otro equipo de tu red tenéis ideas diferentes sobre el futuro, ¡genial! Es el momento perfecto para crear una DACI y conseguir que los líderes se pongan de acuerdo sobre el rumbo de la empresa, antes de avancéis demasiado por el camino equivocado. Por último, una vez creada la visión inicial, añádela a tu cartel de equipo.
A continuación, elabora un lienzo de experiencias y sigue la estrategia Objetivos, señales y medidas del equipo para empezar a convertir tu visión en estrategia.
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