Mit KI-Notizen den Nutzen aus Besprechungen maximieren

Notizen zu machen ist wichtig, kann aber ablenken. KI-Notizen helfen allen Teilnehmern, den größtmöglichen Nutzen aus Besprechungen zu ziehen.

Personen, die gemeinsam an einem Tisch arbeiten

Vorbereitungszeit

5 Min.

LAUFZEIT

10 Min.

Teilnehmer

1+

KURZZUSAMMENFASSUNG

Wann du ein KI-Notizentool verwenden solltest und wann nicht.
Die Rahmenbedingungen für einladende, offene Besprechungen.
Tipps, um den Wissensfluss auch nach der Besprechung aufrechtzuerhalten und Ideen in die Tat umsetzen.

DAS BRAUCHST DU

Videokonferenz oder Besprechungsraum
KI-Notizentools wie Loom oder Zoom

Spiel-Ressourcen

Das Videokommunikationstool Loom

Wöchentliche Team-Updates mit Loom Play

Den Loom-Lernpfad optimal nutzen

Wie du mit KI-Notizen den Nutzen aus Besprechungen maximierst

Mit einem KI-Notizentool kannst du dich auf die Besprechung konzentrieren und aus den Notizen automatisch Erkenntnisse und Aktionspunkte generieren.

Was sind KI-Besprechungsnotizen?

KI-Tools helfen Teams dabei, Besprechungen produktiver und kooperativer zu gestalten. KI-Notizentools wie Loom und Zoom können als sicherer persönlicher Assistent Notizen aufzeichnen und transkribieren, wichtige Erkenntnisse zusammenfassen und Aktionspunkte erstellen.

Warum solltest du das Spiel „Mit KI-Notizen den Nutzen aus Besprechungen maximieren“ nutzen?

KI-Notizentools können sehr nützlich sein, wenn du weißt, wann und wie du sie einsetzt. Dieses Spiel führt dich durch die einzelnen Schritte, damit du den Nutzen maximieren und das Risiko minimieren kannst.

Wann solltest du ein KI-Notizentool verwenden?

Ein KI-Notizentool eignet sich für fast jede Besprechung, bei der es nicht um sensible Inhalte geht. Es ist besonders hilfreich:

um eine Referenz für die von dir geleiteten oder besuchten Besprechungen zu erhalten
um dir die Ergebnisse einer Besprechung in Erinnerung zu rufen
als Zusammenfassung der besprochenen Themen und der nächsten Schritte
um aus den Notizen Aufgaben zu generieren

KI-Besprechungsnotizen eignen sich weniger, wenn das Diskussionsthema sensibel oder heikel ist, es sei denn, ihr einigt euch darauf, das Notizentool während solcher Gesprächsthemen zu unterbrechen.

Zum Spiel gehört ein hilfreiches Flussdiagramm, das erklärt, wann du KI-Besprechungsnotizen verwenden solltest und wann nicht.

3 Vorteile von KI-Besprechungsnotizen

Hier sind drei Vorteile der Verwendung von KI-Besprechungsnotizen:

Die Überlastung durch Meetings verringern:
77 % der Beschäftigten geben an, dass sie häufig an Besprechungen teilnehmen, die damit enden, dass ein Folgemeeting vereinbart wird. KI kann automatisch Notizen machen, diese zusammenfassen und Aufgaben daraus ableiten, was die Notwendigkeit von Folgemeetings verringert.
Burnout-Risiko verringern:
Der kollaborative Einsatz von KI kann dazu beitragen, dass sich die Beschäftigten motivierter fühlen, neue Ideen entwickeln und andere Einsatzmöglichkeiten für KI erforschen. Studien zeigen, dass ein hoher Energielevel die Arbeitszufriedenheit fördert und das Burnout-Risiko reduziert.
Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben:
Intensive KI-Nutzer gaben an, mit KI bis zu 105 Minuten pro Tag zu sparen, während selbst einfache KI-Nutzer durchschnittlich 53 Minuten pro Tag einsparten. KI-Tools gibt den Mitarbeitern Zeit, sich kreativeren, innovativeren oder wertschöpfenderen Aufgaben zu widmen.

1. Vor der Besprechung: Entscheide, ob du ein KI-Notizentool verwenden möchtest oder nicht

Geschätzte Dauer: 2 MIN.

Verwende ein KI-Notizentool immer dann, wenn es für das Gespräch sinnvoll ist. Wenn du das KI-Tool standardmäßig bei jeder Besprechung nutzt, sparst du dir die Zeit, es jedes Mal manuell hinzuzufügen. Stelle dir vor jeder Besprechung diese Frage:

Wäre es riskant, den Inhalt dieser Besprechung aufzuzeichnen und dauerhaft durchsuchbar zu machen?

Handelt es sich um ein Gespräch, das kein Risiko birgt und wahrscheinlich nicht emotional geführt wird?

Ist es in Ordnung, wenn alle Personen auf der Einladungsliste die Notizen und die Aufzeichnung erhalten?

Wenn du eine dieser Fragen mit „Nein“ beantworten musst, solltest du davon absehen, ein KI-Notizentool zu verwenden, es sei denn, alle Teilnehmer/innen sind damit einverstanden und du verpflichtest dich, das Notizentool während heikler Gesprächsteile zu unterbrechen.

Beispiele für sensible und riskante Besprechungsinhalte:

Persönliche Einzelgespräche zwischen Managern und direkt unterstellten Mitarbeitern
Gespräche über Leistungsbeurteilungen
Lieferantenverhandlungen
Sensible Gespräche über Strategien oder Entscheidungen, besonders wenn es um die Unternehmenspolitik geht
Aussprachen oder emotional aufgeladene Diskussionen

Tipp: Einstellungen anpassen

Mit Tools wie Loom und Zoom kannst du die automatische Aufzeichnung steuern, wer auf Besprechungsnotizen und Aufzeichnungen zugreifen darf und vieles mehr. Stelle sicher, dass deine Einstellungen richtig konfiguriert sind.

2. Vor der Besprechung: Füge optionale Teilnehmer hinzu, damit alle relevanten Personen involviert bleiben

Geschätzte Dauer: 2 MIN.

Auch wenn jemand nicht an der Live-Besprechung teilnehmen kann oder muss, kannst du diese Person trotzdem als optionalen Teilnehmer einladen, damit sie die Notizen und die Aufzeichnung erhält.

Achte darauf, dass du die Teilnehmer/innen beim Erstellen der Einladung als „optional“ kennzeichnest, damit sie wissen, dass sie nicht teilnehmen müssen.

Tipp: Du kannst nicht teilnehmen?

Wenn du zu einer Besprechung eingeladen bist, aber nicht teilnehmen kannst, bitte den Organisator, ein KI-Notizentool zu nutzen, damit du später die Notizen und die Aufzeichnung erhältst. Bei einigen Tools kannst du die Notizenfunktion selbst hinzufügen. Am besten sprichst du dich aber vorher mit dem Organisator ab – einfach, weil es sich gehört.

3. Während der Besprechung: Kündige das KI-Notizentool an

Geschätzte Dauer: 1 Minute

Eine kurze Vorwarnung und eine achtsame Moderation können viel bewirken.

Informiere die Teilnehmer darüber, dass das Notizentool eingeschaltet ist, und frage nach, ob das für alle in Ordnung ist. Das ist besonders wichtig, wenn unklar ist, ob sensible Themen zur Sprache kommen werden.

Wenn die Teilnehmer Fragen zur Funktionsweise des KI-Notizentools haben, kannst du eine FAQ-Seite teilen, wie diese von Loom oder diese von Zoom.

Tipp: Lass die Teilnehmer auch eigene Notizen machen

Studien haben gezeigt, dass das Mitschreiben die Merkfähigkeit verbessert. Es gibt also keinen Grund, den Teilnehmern zu verbieten, ihre eigene Mitschrift anzufertigen oder davon auszugehen, dies sei unnötig.

4. Während der Besprechung: Halte das Notizentool bei Bedarf an

Geschätzte Dauer: 1 Minute

Das Aufzeichnen der Besprechung kann Einfluss darauf haben, wie wohl sich die Teilnehmer fühlen und wie offen sie sprechen. Gib den Teilnehmern psychologischen Halt, indem du:

die Aufzeichnung für den zwanglosen Austausch untereinander oder persönlichen Smalltalk zu Beginn der Besprechung pausierst
die Teilnehmer wissen lässt, wie die Aufzeichnung pausiert und fortgesetzt werden kann, wenn sie Themen inoffiziell ansprechen möchten
das Pausieren/Fortsetzen der Aufzeichnung als normalen Vorgang etablierst, damit es sich natürlich und nicht unerwünscht anfühlt

5. Nach der Besprechung:

Geschätzte Dauer: 10 Minuten

Egal, ob du die Besprechung organisiert oder verpasst hast, jetzt geht es darum, die Aufzeichnung optimal zu verwerten.

Wenn du die Besprechung organisiert hast:

Redigieren, wenn notwendig

Wurde versehentlich etwas Sensibles aufgezeichnet, weil du vergessen hast, die Aufzeichnung anzuhalten? Kein Problem. Als Organisator der Besprechung kannst du das KI-Transkript und die Notizen schnell ändern und alle unerwünschten Aufzeichnungen, die nicht für die Ewigkeit gedacht waren, löschen.

Teilen, wenn gewünscht

Wenn jemand, der an der Besprechung teilgenommen hat, über eine Entscheidung oder den Gesprächsinhalt informiert werden muss, schicke dieser Person nicht einfach nur den Link. Besser ist es, eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten weiterzuleiten, oder einen Zeitstempel für den Teil der Aufzeichnung, den sich die Person ansehen sollen, zusammen mit einer Erklärung zu senden, warum das wichtig ist und welche Reaktion du erwartest.

Aufzeichnungen auffindbar machen

Überlege, wer sonst noch an den Inhalten der Besprechung interessiert sein könnte und lass diese Personen an den neuen Erkenntnissen teilhaben. Du könntest einen Link zur Aufzeichnung und eine kurze Zusammenfassung der Besprechung in eine Confluence-Seite, ein Jira-Ticket oder einen Slack-Kanal des Teams einbetten – überall dort, wo der Kontext anderen hilft, ihre Arbeit voranzubringen.

Wenn du eine Besprechung verpasst hast:

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du dich auf den neuesten Stand bringen oder eigene Beiträge leisten kannst. Abhängig von deiner Zeit und deinem Bedarf kannst du:

die KI-generierte Zusammenfassung lesen

das Transkript überfliegen

die Wiedergabe der Aufzeichnung auf die für dich wichtigsten Abschnitte beschränken

Reaktionen, Fragen und Ideen teilen, um zum laufenden Gespräch beizutragen

Tipp: Bearbeiten und Aufgaben erstellen

KI-Notizentools wie Loom und Zoom bieten viele Möglichkeiten, Aufzeichnungen von Besprechungen, Notizen und Transkripte zu bearbeiten und direkt in Maßnahmen umzusetzen. Mit den KI-Funktionen von Loom kannst du zum Beispiel Zusammenfassungen und Kapitel bearbeiten, sensible Teile des Transkripts und der Aufzeichnung löschen und automatisch Aufgaben für Aktionspunkte erstellen.