Aumente o impacto das reuniões com as anotações por IA

Fazer anotações é importante, mas isso pode virar uma distração. Com assistentes de anotação por IA, todos os participantes aproveitam ao máximo as reuniões.

Tempo de preparo

5 min

Tempo de execução

10m

Pessoas

Mais de 1

RESUMO DE CINCO SEGUNDOS

Decida quando usar ou não o assistente de anotação por IA.
Veja dicas para deixar as pessoas à vontade e se sentirem abertas durante a reunião.
Saiba como manter o conhecimento fluindo além da reunião e transformar ideias em ações.

VOCÊ VAI PRECISAR DE:

Videoconferência ou espaço para reunião
Assistente de anotação por IA, como o Loom ou o Zoom

Recursos da tática

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Como aumentar o impacto das reuniões com as anotações por IA

Mantenha o foco nas reuniões e transforme as anotações em insights e ações com um assistente de IA.

O que são anotações de reunião por IA?

Com ferramentas alimentadas por IA, as equipes podem aumentar a produtividade e a colaboração nas reuniões. Os assistentes de anotação por IA como o Loom e o Zoom são ferramentas seguras que gravam e transcrevem anotações, resumem as principais conclusões e criam itens de ação.

Por que executar a tática Aumente o impacto das reuniões com as anotações por IA?

Os assistentes de anotação por IA são muito úteis quando você sabe o momento e a forma de usar essas ferramentas. Nesta tática, você descobre as etapas necessárias para aumentar o impacto e diminuir os riscos.

Quando usar um assistente de anotação por IA?

O assistente de anotação por IA é útil em quase todas as reuniões que envolvem pouco risco. Ele é ideal para:

Registrar o que aconteceu durante as reuniões que você organizou ou participou
Ficar por dentro do que foi discutido nas reuniões que você perdeu
Resumir os assuntos abordados e as próximas etapas
Transformar anotações em itens de ação

As anotações por IA não são uma boa ideia quando o assunto da reunião é sensível ou confidencial, a menos que você possa pausar o assistente durante as partes mais delicadas.

Acesse a sessão Táticas para ver um fluxograma que ajuda a determinar quando usar ou não as anotações de reunião por IA.

Três benefícios das anotações de reunião por IA

Aproveite estes três benefícios ao usar a ferramenta:

Diminua a carga de reuniões:
77% dos profissionais afirmam que estão sempre em reuniões que terminam com a próxima já agendada. Usar a IA para automatizar o compartilhamento de anotações e o registro de itens de ação diminui a necessidade de realizar mais reuniões depois.
Diminua o esgotamento:
Com o uso colaborativo da IA, os profissionais se sentem mais motivados a criar novas ideias e explorar outros casos de uso da tecnologia. Pesquisas mostram que sentir mais motivação no trabalho está relacionado a uma maior satisfação no emprego e menor esgotamento.
Tenha mais tempo para as tarefas importantes:
Os usuários mais avançados da IA afirmam que economizam até 105 minutos por dia com a tecnologia. Até mesmo os usuários mais novatos ganham em média mais 53 minutos por dia. Usar ferramentas de IA libera tempo para os profissionais realizarem tarefas mais criativas, inovadoras e impactantes.

1. Antes da reunião: decida se inclui ou não o assistente de anotação por IA

Tempo estimado: 2 min

Usar um assistente de anotação por IA vale a pena quando isso faz sentido na conversa. Ativar a ferramenta de IA em todas as reuniões por padrão economiza tempo e esforço, já que você não precisa ficar repetindo esse processo sempre. Portanto, antes de cada reunião, responda ao seguinte:

É seguro guardar uma gravação pesquisável desta reunião?

Esta conversa não é muito confidencial ou delicada?

Tudo bem se todos na lista de convidados receberem as anotações e gravações?

Se sua resposta a essas perguntas for “não”, usar as anotações por IA talvez não seja uma boa ideia, a menos que todos os participantes estejam de acordo e você se comprometa a pausar o assistente durante as partes mais delicadas da conversa.

As reuniões mais delicadas e sensíveis incluem:

Reuniões individuais entre gerentes e subordinados diretos
Conversas sobre desempenho
Negociações com fornecedores
Reuniões confidenciais de definição de estratégia ou tomada de decisões, ainda mais quando envolve a política da empresa
Mediação de conflitos e discussões carregadas de emoção

Dica: ajuste as configurações

Em ferramentas como o Loom e o Zoom, você pode controlar o registro automático, quem tem acesso às anotações e gravações das reuniões e muito mais. Verifique se as configurações estão corretas.

2. Antes da reunião: adicione participantes opcionais para aumentar a visibilidade

Tempo estimado: 2 MIN

Mesmo que alguém não possa ou não precise participar da reunião ao vivo, você ainda pode convidar essa pessoa como participante opcional para ela ficar por dentro do que rolou com as anotações e gravações.

É importante definir esses participantes como “opcionais” ao criar o convite para que eles saibam que a presença não é obrigatória.

Dica: não pode comparecer?

Se você recebeu um convite para uma reunião, mas não pode comparecer, peça ao organizador que use um assistente de anotação por IA. Assim, você vai poder conferir as anotações e gravações depois. Em algumas ferramentas, você pode adicionar o assistente por conta própria, mas é melhor verificar primeiro com o organizador para demonstrar respeito e empatia.

3. Durante a reunião: informe sobre o assistente de IA

Tempo estimado: 1 min

Um aviso prévio rápido e uma mediação cuidadosa fazem toda a diferença.

Informe aos participantes que o assistente está ativado e confirme se todos estão à vontade com isso. Essa etapa é muito importante quando você não tem certeza se algum assunto delicado pode surgir.

Se os participantes tiverem dúvidas sobre o funcionamento do assistente de anotação por IA, compartilhe uma página de perguntas frequentes na parte superior, como estas do Loom e do Zoom.

Dica: ofereça às pessoas a oportunidade de fazer as próprias anotações também

Pesquisas mostram que fazer anotações aumenta a retenção. Portanto, se as pessoas quiserem fazer isso, não as proíba nem considere o processo como redundante.

4. Durante a reunião: faça uma pausa e retome quando necessário

Tempo estimado: 1 min

Saber que a reunião está sendo gravada influencia o quanto as pessoas se sentem à vontade e se abrem. Promova a segurança psicológica fazendo o seguinte:

Pause a gravação para ter conversas casuais ou durante o papo informal no começo da reunião
Garanta que todos saibam como pausar e retomar a gravação se quiserem dizer algo que não deve ser registrado
Normalize o uso do recurso de pausar/retomar para que esse ato soe natural, e não esquisito

5. Depois da reunião:

Tempo estimado: 10 min

Se você organizou a reunião ou acabou perdendo o evento, aproveite ao máximo o conteúdo registrado.

Se você organizou a reunião:

Faça correções se necessário

Você se esqueceu de pausar quando um assunto sensível surgiu, e tudo isso foi registrado? Não tem problema. Como você é responsável pela reunião, basta editar a transcrição e as anotações da IA com rapidez para remover o conteúdo em questão.

Compartilhe de verdade

Se alguém não compareceu à reunião, mas precisa saber o que foi decidido ou discutido, você pode fazer muito mais do que apenas enviar o link e ficar por isso mesmo. Compartilhe um breve resumo para que a pessoa entenda os principais pontos com rapidez e/ou um registro de data e hora da parte da gravação que ela deve assistir. Além disso, explique por que isso é importante e o que é exigido dessa pessoa.

Torne o conteúdo acessível

Possibilite o conhecimento pensando em quem mais pode aproveitar as informações abordadas na reunião. Adicione um link para a gravação e um breve resumo da reunião a uma página do Confluence, a um ticket do Jira ou a um canal da equipe no Slack. O importante é disponibilizar um contexto útil para ajudar os envolvidos a avançarem no trabalho.

Se você perdeu a reunião:

Há várias maneiras de se atualizar e de contribuir. Dependendo do seu tempo e necessidades, você pode:

Ler o resumo gerado pela IA

Digitalizar a transcrição

Assistir às partes da gravação mais relevantes para você

Compartilhar reações, perguntas e ideias para contribuir com a conversa em andamento

Dica: faça edições e entre em ação

Ferramentas de anotação por IA como o Loom e o Zoom oferecem várias maneiras de editar a gravação, as anotações e a transcrição das reuniões. Portanto, coloque a mão na massa. Por exemplo, veja como você pode usar as funções de IA do Loom para editar resumos e capítulos, remover partes confidenciais da transcrição e da gravação e fazer a criação automática de itens de ação.