Coloque o System of Work em prática
Descubra os aprendizados do Teamwork Lab da Atlassian sobre como organizações de sucesso, orientadas por tecnologia, impulsionam o trabalho em equipe.
Capacite todas as equipes para gerar impacto, juntas
Nossas práticas testadas em laboratório e aprovadas pela equipe são comportamentos essenciais que, juntos, estabelecem um System of Work.
Alinhe tickets às metas
Planeje e rastreie o trabalho em conjunto
Aproveite o conhecimento coletivo
Aproveite todo o potencial dos colegas de equipe de IA
Alinhe tickets às metas
Equipes com metas claras têm 20% mais chances de serem produtivas.
Quando as metas são visíveis e refletem as prioridades empresariais, elas se tornam uma ferramenta eficaz para alinhar equipes e impulsionar um progresso significativo. Uma boa meta facilita o trabalho em equipe para todos.
Práticas
- Defina metas claras e ambiciosas
- Dê visibilidade às metas
- Use metas para alinhar o trabalho às prioridades
Defina metas claras e ambiciosas
Defina apenas de 3 a 5 metas por equipe por ano
Isso força você a reduzir a prioridade de trabalhos menos importantes e focar no que mais importa. Cada meta deve indicar o que você quer alcançar e como vai medir se deu certo, além de ser ambiciosa o suficiente para tirar todos um pouco da zona de conforto.
Defina as metas compartilhadas
Quando as equipes compartilham uma meta comum, elas têm mais chances de colaborar com eficácia e criar a melhor solução.
Revise as metas a cada trimestre (e mude se necessário)
Para serem úteis, as metas precisam refletir os trabalhos mais importantes que estão acontecendo. Se você descobrir durante uma revisão trimestral que uma meta não está mais alinhada às suas principais prioridades estratégicas, é hora de atualizar.
Dê visibilidade às metas
Documente metas em uma plataforma centralizada
Quando todos conseguem ver as metas uns dos outros (e quais projetos e equipes estão trabalhando nelas), os silos e os tickets redundantes diminuem.
Mostre até onde você quer chegar com suas metas
Crie uma visão empolgante para o futuro e descreva como as metas que você definiu vão ajudar todo mundo a progredir. Interligar o trabalho à visão geral deixa as equipes mais motivadas e engajadas.
Compartilhe atualizações regulares do progresso
Documente o progresso mensal das metas e o progresso semanal dos projetos. As atualizações devem ser enviadas para as principais partes interessadas, que podem ajudar as equipes a obter o suporte necessário para continuar progredindo.
Use metas para alinhar o trabalho às prioridades
Alinhe todos os projetos às metas
Ligue os projetos às metas relevantes para mostrar o que é necessário para alcançar essa meta.
Classifique suas metas em ordem de prioridade
Estabeleça uma rotina mensal para verificar se as equipes ainda estão focadas nos trabalhos mais importantes. Mude a prioridade das metas apenas se for muito necessário.
Planeje e rastreie o trabalho em conjunto
Processos claros tornam as equipes 4,6 vezes mais propensas a serem produtivas.
Quando as equipes têm clareza sobre como o trabalho vai ser feito e por que estão fazendo isso, elas avançam com mais rapidez e tomam decisões melhores. As metas da equipe se transformam em trabalho significativo quando são implementados processos que identificam as principais prioridades de todos.
Práticas
- Alinhe todos em torno do plano e do propósito
- Saiba o que precisa ser feito
- Aprenda e adapte planos para gerar impacto
Alinhe todos em torno do plano e do propósito
Escreva um resumo no início de cada projeto
Um resumo útil descreve o problema que você está resolvendo, seu público principal, o impacto que você quer gerar e as responsabilidades de cada pessoa. Mantenha tudo o mais simples possível e dê a todos o acesso ao resumo.
Mapeie partes interessadas e colaboradores
No início de um projeto, identifique quem vai estar envolvido e como essas pessoas podem impactar o trabalho. Configure os canais de comunicação e a frequência adequados para manter todas as partes informadas e atualizadas.
Defina acordos de trabalho
Crie um entendimento claro de como todos vão trabalhar e se comunicar durante o projeto. Rituais e expectativas compartilhados ajudam as equipes a avançar com mais rapidez e colaborar com mais eficácia.
Saiba o que precisa ser feito
Divida o trabalho em tarefas claras com responsáveis definidos
Atribua um proprietário para cada tarefa: alguém que vai conduzir o trabalho até que essa tarefa seja concluída. Explique o que é considerado como "feito" para que todos saibam quando o trabalho está finalizado.
Mapeie dependências no nível da tarefa
Marque as tarefas que estão conectadas. Por exemplo, "Enviar comunicado para toda a empresa" não pode começar até que a tarefa "Obter aprovação das comunicações internas" seja feita. Isso deixa claro qual trabalho precisa ser feito e quando.
Mantenha o progresso do projeto visível
Documente o progresso das tarefas e atualize o status delas em tempo real, e compartilhe atualizações semanais que incluam riscos potenciais e principais conquistas com as partes interessadas.
Aprenda e adapte planos para gerar impacto
Crie pontos de reflexão em cada projeto
Planeje pontos de reflexão importantes ao longo do ciclo do seu projeto, como pré-mortems, check-ins no meio do caminho e post-mortems. Os rituais de reflexão ajudam as equipes a mitigar riscos, evitar problemas recorrentes e melhorar e automatizar os processos.
Crie processos para avançar no trabalho com rapidez
Configure canais onde as equipes possam obter o apoio da liderança com rapidez quando necessário. Ofereça orientação sobre quando escalar problemas para a liderança.
Defina marcos com prazo determinado
Defina prazos claros para as fases do projeto e revise o progresso em equipe a cada duas semanas. O alinhamento regular em planos de curto prazo ajuda as equipes a manter o foco na entrega e permite que os membros da equipe aprendam durante o processo.
Aproveite o conhecimento coletivo
O conhecimento do autoatendimento ajuda as equipes a trabalhar com mais rapidez e inteligência.
Quando as equipes conseguem aprender umas com as outras com facilidade, elas perdem menos tempo procurando contexto e conseguem resolver melhor os problemas certos, juntas.
Práticas
- Compartilhe informações em tempos diferentes
- Priorize qualidade em vez de quantidade
- Use IA para encontrar conhecimento
Compartilhe informações em tempos diferentes
Compartilhe atualizações mensais sobre as principais prioridades
Comunique como as prioridades atuais se conectam às metas da empresa e por que elas são importantes. Crie um diálogo contínuo com as equipes para entender o contexto, identificar preocupações e manter o trabalho alinhado à direção estratégica da empresa.
Substitua mais reuniões por conteúdo de alta qualidade
Muitas reuniões são usadas para compartilhar informações ou falar sobre trabalho, consumindo tempo e sem deixar nenhum registro acessível. Incentive as equipes a substituir esses tipos de reuniões por materiais escritos e vídeos de alta qualidade.
Lidere todas as reuniões com uma página
Quando as reuniões acontecerem, comece com uma página que apresente o contexto, as metas da reunião e os principais pontos de discussão. Depois documente todas as decisões tomadas durante a reunião. Sua página então se torna parte do sistema de conhecimento compartilhado da sua empresa.
Priorize qualidade em vez de quantidade de conteúdo
Ofereça clareza e concisão
Foque no que seu público precisa saber e por que isso importa, sem complicar. Mensagens claras e diretas se destacam e incentivam a ação.
Envolva vários colaboradores antes de compartilhar páginas com um público maior
Peça que vários colaboradores revisem e contribuam com as páginas antes de compartilhar fora da equipe. Fazer isso promove alinhamento e reduz a sobrecarga de conteúdo.
Adote transparência organizada: deixe o trabalho em estágio inicial acessível a todos, mas sinalize o status
Deixe claro se o conteúdo está em andamento ou aprovado. Use marcadores e espaços separados para mostrar se o conteúdo é inicial, está pronto para feedback ou já é orientação oficial. Com isso, todos podem aprender com o trabalho uns dos outros e criar a partir dele, sabendo no que podem confiar.
Use IA para encontrar conhecimento
Mantenha tudo on-line para que a IA possa acessar
Crie um ponto central para informações sobre metas, projetos e equipes. Quando o conhecimento é fácil de encontrar e está atualizado, ele se torna uma ferramenta poderosa para alinhamento, decisões mais inteligentes e inovação.
Crie rituais para atualizar a documentação
Crie hábitos simples e colabore com agentes de IA para manter a documentação atualizada. Quando as equipes atualizam o conhecimento com frequência, a IA mostra as informações certas no momento certo, e as pessoas confiam no que encontram.
Pesquise primeiro, pergunte depois
Resista ao impulso de chamar colegas ao buscar informações. Em vez disso, use a IA para consultar primeiro a documentação existente.
Aproveite todo o potencial dos colegas de equipe de IA
Equipes de sucesso incluem a IA como parte da equipe.
Vai além de automatizar tarefas. As equipes que mais aproveitam a IA incentivam a experimentação e criam com agentes para alcançar novos níveis de inovação e eficiência.
Práticas
- Use IA para acelerar o aprendizado
- Adote uma mentalidade de criação
- Torne a IA parte da equipe
Use IA para acelerar o aprendizado
Inclua contexto em todos os fluxos de trabalho
Trabalhe com agentes de IA para transformar dados dispersos em insights úteis em cada etapa do fluxo de trabalho, e tomar decisões mais inteligentes e rápidas.
Aproveite a IA para acelerar a pesquisa
Dê às equipes acesso rápido a insights e conhecimento especializados. A IA sintetiza e analisa com eficiência grandes conjuntos de dados, reduzindo barreiras à pesquisa e tornando o aprendizado mais rápido e acessível. Essa abordagem promove uma cultura de curiosidade, criatividade e inovação.
Use o aprendizado da comunidade para acelerar o impacto
As equipes aprendem a usar IA melhor umas com as outras, não por meio de treinamentos formais. Impulsione a adoção com impacto ao criar dias de demonstração, canais no Slack e grupos de comunidade onde as pessoas podem apresentar casos de uso reais, compartilhar insights e ajudar outras a descobrir novas formas de gerar valor com IA.
Adote uma mentalidade de criação
Crie e teste colegas de equipe com IA
Dê às equipes autonomia para criação e aprimoramento contínuos de agentes de IA que apoiam as tarefas diárias. Quando a IA se adapta às necessidades específicas da equipe e de cada pessoa, ela passa a participar da execução do trabalho.
Ganhe confiança para experimentar
Promova uma cultura que incentive a experimentação e capacite equipes a descobrir formas inovadoras de integrar IA aos fluxos de trabalho.
Gere confiança com transparência
A incerteza desacelera a experimentação. Ferramentas transparentes, políticas claras e comunicação aberta capacitam equipes a aprender e experimentar com IA com segurança e confiança.
Torne a IA parte da equipe
Transforme agentes de IA em colaboradores essenciais
Trate agentes de IA como parceiros criativos e técnicos para fazer brainstorming, iterar e refinar ideias. Use esses agentes como assistentes para automatizar tarefas rotineiras e liberar tempo para trabalho estratégico. Use agentes como consultores especializados para ampliar o conhecimento, melhorar a tomada de decisões e garantir que sua equipe inove e execute com eficiência.
Trabalhe com a IA para acelerar os ciclos de inovação
Transforme ideias em resultados concretos com mais rapidez. Com IA, as equipes passam com rapidez do brainstorming para rascunhos estruturados, apresentações ou protótipos, criando ciclos de feedback imediatos que garantem alinhamento. Ao ver resultados gerados por IA em segundos ou minutos, as equipes refinam o pensamento desde o início, reduzindo mal-entendidos e retrabalho.
Defina papéis claros para colegas de equipe de IA
As melhores equipes alinham o que precisa ser feito e como o trabalho vai acontecer. Equipes com pessoas e IA não são diferentes. Decida em equipe quais tarefas a IA vai assumir e como ela vai colaborar com o restante da equipe.
A ciência do trabalho em equipe eficaz
O Teamwork Lab da Atlassian reúne cientistas focados em desenvolver práticas recomendadas para equipes modernas. Essas descobertas orientam o design das Práticas e aplicativos da Atlassian, e ajudam as organizações a implementar o System of Work da Atlassian.
Acelere o sucesso com o manual de estratégias da equipe
O manual de estratégias da equipe da Atlassian é uma coleção de exercícios táticos criada para ajudar você a implementar as Práticas do System of Work. As táticas já provaram que ajudam equipes a trabalhar com mais eficiência e resolver desafios mais rápido.
Reuniões
Atualizações semanais da equipe
Compartilhe como tudo está indo sem agendar outra reunião.
Reuniões
Reuniões baseadas em página
As melhores reuniões começam com uma página que descreve o propósito, os resultados esperados e os principais pontos de discussão.
Comunicação
Guia de usuário
Ajude seus colegas de equipe a entender como trabalhar melhor com você.
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Relatório de colaboração de IA
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