Максимальная эффективность собраний благодаря протоколам на базе ИИ

Ведение протокола — важная задача, но она может отвлекать от сути дела. Благодаря ИИ-секретарям все участники могут получить от собраний максимальную пользу.

Время на подготовку

5 мин

Время проведения

10 мин.

Участники

Больше 1

ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА

Решайте, когда использовать ИИ-секретаря, а когда обойтись без него.
Советы ниже помогут сотрудникам чувствовать себя комфортно и открыто во время собрания.
Узнайте, как наладить сохранение знаний и превращать идеи в действия даже после завершения встречи.

ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ

Видеоконференция или место для собрания
ИИ-секретарь (например, Loom или Zoom)

Ресурсы для сценария

Инструмент видеосвязи Loom

Сценарий еженедельного обмена новостями с командой с помощью Loom

Получайте максимум от программы обучения Loom

Как добиться максимальной эффективности собраний благодаря протоколам на базе ИИ

Погрузитесь в происходящее и превращайте протокол в аналитику и действия с помощью ИИ-секретаря.

Что такое протоколы собраний на базе ИИ?

С инструментами на базе ИИ команды способны повысить продуктивность собраний и совместной работы. Такие ИИ-секретари, как Loom и Zoom, могут стать надежным персональным ассистентом, способным записать и расшифровать протокол, выделить ключевые мысли и сформировать список задач.

Зачем проводить сценарий «Максимальная эффективность собраний благодаря протоколам на базе ИИ»?

ИИ-секретари могут быть чрезвычайно полезны — если знать, когда и как их использовать. Благодаря этому сценарию вы познакомитесь со всеми шагами, чтобы извлечь максимум пользы и свести риски к минимуму.

Когда следует использовать ИИ-секретаря?

ИИ-секретарь пригодится практически на любом собрании с низким уровнем риска. Он незаменим, когда нужно:

вспомнить происходящее на собрании, которое вы проводили или посещали;
быстро ознакомиться с информацией по пропущенным встречам;
подготовить сводку обсужденных тем и определить следующие шаги;
перейти от заметок к действиям.

Когда использование ИИ-секретарей неуместно: если тема обсуждения носит рискованный или конфиденциальный характер, лучше отказаться от них — или хотя бы приостанавливать работу ИИ-секретаря во время наиболее деликатных моментов разговора.

В сценарии вы найдете удобную блок-схему, которая поможет определить, когда следует и не следует прибегать к протоколам собраний на базе ИИ.

3 преимущества протоколов на базе ИИ

Ниже вы найдете три преимущества от применения протоколов, созданных с использованием ИИ.

Сокращение избытка собраний.
77 % сотрудников признают, что они нередко участвуют в собраниях, которые заканчиваются лишь решением назначить еще одну встречу. Автоматический обмен заметками и фиксация списка задач с помощью ИИ может снизить потребность в последующих собраниях.
Снижение выгорания.
Совместное использование ИИ может повысить мотивацию сотрудников генерировать новые идеи и изучать другие варианты использования ИИ. Как показывают исследования, активное отношение к решению стоящих перед сотрудником задач коррелирует с ростом удовлетворенности работой и снижением выгорания.
Больше времени для ценных задач.
По информации от пользователей, стратегически грамотное применение ИИ позволяет сэкономить до 105 минут в день. Даже неопытные пользователи ИИ экономили в среднем 53 минуты в день. Использование ИИ-инструментов высвобождает время сотрудников для решения более творческих, инновационных или значимых задач.

1. Перед собранием: решите, будет ли использоваться ИИ-секретарь

Ожидаемое время: 2 МИН.

Стоит применять ИИ-секретаря, если это уместно в рамках конкретной беседы. Подключение ИИ-инструмента на каждом собрании по умолчанию экономит время и силы, избавляя от необходимости каждый раз добавлять его вручную. Однако перед каждой встречей стоит задать себе следующие вопросы:

Рискованно ли долго хранить, доступную для поиска запись этого собрания?

Будет ли этот разговор затрагивать конфиденциальные или слишком эмоциональные темы?

Будет ли мне некомфортно, если все приглашенные получат протокол и запись?

Если на любой из этих вопросов вы отвечаете «да», лучше отказаться от ИИ-секретаря, если только все участники не поддержат его использование и вы не готовы приостанавливать запись в деликатные моменты разговора.

К встречам, которые могут иметь более конфиденциальный и рискованный характер, относятся:

индивидуальные встречи руководителя с подчиненным;
беседы о результатах работы;
переговоры с поставщиками;
обсуждение конфиденциальных стратегических решений или вопросов, связанных с политикой компании;
сеанс выплескивания эмоций или напряженные обсуждения.

Совет: измените настройки

Инструменты, такие как Loom и Zoom, позволяют управлять автоматической записью, контролировать, кто может получать доступ к протоколам собраний, и многое другое. Обязательно проверяйте настройки.

2. Перед собранием: добавьте дополнительных участников для большей информированности

Ожидаемое время: 2 МИН.

Даже если сотрудник не может или не должен присутствовать на собрании, его все равно можно пригласить как дополнительного участника, чтобы он получил запись с протоколом и оставался в курсе событий.

При создании приглашения укажите, что присутствие этих участников необязательно.

Совет: не можете присутствовать?

Если вас пригласили на собрание, но вы не можете принять участие, попросите организатора включить ИИ-секретаря — тогда вы сможете ознакомиться с протоколом и записью. Некоторые инструменты позволяют добавить ИИ-секретаря самостоятельно, но из вежливости и уважения к организатору лучше согласовать этот момент заранее.

3. Во время собрания: объявите об использовании ИИ-секретаря

Ожидаемое время: 1 мин

Быстрое предупреждение и внимательная модерация могут иметь большое значение.

Сообщите присутствующим, что включен ИИ-секретарь, и убедитесь, что всех это устраивает. Это особенно важно, если есть вероятность обсуждения конфиденциальных тем.

Если у участников возникнут вопросы о принципах работы протоколов на базе ИИ, может быть полезно поделиться страницей с часто задаваемыми вопросами вверху, например,о Loom или Zoom.

Совет: позвольте участникам вести собственные протоколы

Как показывают исследования, самостоятельное ведение протокола улучшает усвоение информации, поэтому если кто-то хочет вести свои заметки, не указывайте им на это и не расценивайте их действия как бесполезные.

4. Во время собрания: приостанавливайте и возобновляйте запись по необходимости

Ожидаемое время: 1 мин

Осознание того, что встреча записывается, может повлиять на комфорт участников и степень их открытости. Чтобы поддержать психологическую безопасность:

приостанавливайте запись на время неформального общения или коротких личных разговоров в начале встречи;
убедитесь, что все знают, как поставить запись на паузу и возобновить ее, если хотят сказать что-то вне протокола;
сделайте использование функции паузы и возобновления естественным и привычным, чтобы люди не испытывали за это неловкость.

5. После собрания:

Ожидаемое время: 10 мин

Извлечь максимум из зафиксированных данных может как организатор собрания, так и пропустивший его сотрудник.

Если вы руководили собранием:

При необходимости отредактируйте

В запись попало что-то конфиденциальное, потому что секретаря не поставили вовремя на паузу? Не страшно. Как организатор собрания, вы можете быстро отредактировать ИИ-расшифровку и протоколы, удалив все лишнее.

Делитесь целенаправленно

Если кто-то из коллег не присутствовал на собрании, но ему важно быть в курсе решений или обсуждений, не ограничивайтесь простой отправкой ссылки. Поделитесь краткой сводкой, чтобы можно было быстро понять ключевые моменты, или укажите временную отметку на записи, которую стоит просмотреть, с пояснением, почему это важно и что им необходимо сделать.

Сделайте информацию доступной

Делитесь знаниями и задумайтесь, кому еще может быть полезна прозвучавшая на собрании информация. Вы можете добавить ссылку на запись и сводку встречи на страницу Confluence, в задачу Jira или канал команды в Slack — везде, где контекст поможет другим продвинуться в работе.

Если вы пропустили собрание:

Существует несколько способов наверстать упущенное и внести свой вклад. В зависимости от свободного времени и потребностей вы можете:

прочитать сгенерированную ИИ сводку;

просмотреть расшифровку;

ознакомиться с самыми важными для вас фрагментами записи;

поделиться реакциями, вопросами и идеями, чтобы выразить свое мнение в неоконченном обсуждении.

Совет: редактируйте и действуйте

ИИ-секретари, такие как Loom и Zoom, открывают целый ряд возможностей для редактирования записи встречи, протоколов и расшифровки, а также для дальнейших действий. Например, вы можете ознакомиться возможностями Loom AI для редактирования описаний и глав, удаления конфиденциальных фрагментов из расшифровки и записи, а также автоматического создания заданий из списков задач.