System of Work: от теории к практике
Эксперты Atlassian Teamwork Lab выяснили, как устроена командная работа в самых успешных компаниях, использующих современные технологии.
Мощные средства совместной работы для всех команд
Наши методы прошли проверку в лаборатории и на практике. Это ключевые модели поведения, которые легли в основу философии System of Work.
Согласовывайте работу с целями
Планируйте и отслеживайте задачи вместе
Используйте коллективные знания
Реализуйте весь потенциал ИИ-коллег
Согласовывайте работу с целями
Когда у команды есть четкие цели, она работает на 20 % продуктивнее.
Если цели видны всем участникам и соответствуют интересам бизнеса, они становятся мощным инструментом для согласования работы команд и достижения важных результатов. Четко поставленная цель облегчает командную работу для всех.
Методы
- Ставьте четкие и амбициозные цели
- Делайте их видимыми для всех участников
- Используйте цели для согласования задач и приоритетов
Ставьте четкие и амбициозные цели
Устанавливайте для каждой команды не более 3–5 целей в год
Это автоматически снизит приоритет менее важных задач и поможет сосредоточиться на главном. В формулировке каждой цели должно быть указано, чего вы хотите достичь и как будете измерять успех. И цель должна быть достаточно амбициозной, чтобы вывести всех из зоны комфорта.
Ставьте общие цели
Когда у нескольких команд есть общая цель, они с большей вероятностью будут эффективно сотрудничать и создавать лучшие решения.
Пересматривайте цели каждый квартал (и при необходимости меняйте их)
Чтобы цели были полезны для бизнеса, они должны отражать наиболее важные задачи. Если во время квартального обзора вы обнаружите, что какая-то цель перестала соответствовать стратегическим приоритетам, обновите ее.
Делайте их видимыми для всех участников
Документируйте цели на централизованной платформе
Когда все видят цели других участников, а также от каких проектов и команд зависит их достижение, снижается разобщенность и реже приходится делать одну и ту же работу по несколько раз.
Рассказывайте о том, чего вы сможете достичь с помощью целей
Опишите привлекательную картину будущего и расскажите о том, как поставленные вами цели помогут в его достижении. Когда задачи связаны с общей картиной, повышается мотивация и вовлеченность участников.
Регулярно делитесь новостями о прогрессе
Раз в месяц описывайте прогресс по целям, раз в неделю — по проектам. Обновления отправляйте ключевым заинтересованным лицам, которые могут помочь командам получить поддержку, необходимую для дальнейшего продвижения.
Используйте цели для согласования задач и приоритетов
Распределите проекты по целям
Каждый проект отнесите к соответствующей цели, чтобы было понятно, что нужно для их достижения.
Расставьте цели в порядке важности
Введите ежемесячные процедуры, которые будут помогать следить за тем, чтобы команды не отвлекались от самых важных задач. Меняйте приоритеты в целях, только если это абсолютно необходимо.
Планируйте и отслеживайте задачи вместе
Четкие процессы повышают вероятность продуктивной работы команд в 4,6 раза.
Когда команды точно знают, как выполнять задачи и для чего, они работают быстрее и принимают более взвешенные решения. Если текущие процессы в компании отражают главные приоритеты всех участников, цели команды успешно воплощаются в жизнь в форме значимой работы.
Методы
- Сформируйте понимание плана и цели
- Четко определите, что нужно сделать
- Учитесь и адаптируйте планы для достижения результатов
Сформируйте понимание плана и цели
Начинайте каждый проект с составления четкого описания
Хорошее описание будущего проекта обязательно содержит указание на проблему, которую вам предстоит решить, а также определение основной аудитории, ожидаемого результата и обязанностей каждого участника. Старайтесь описать все максимально просто. И убедитесь, что у всех есть доступ к описанию проекта.
Составьте карту заинтересованных лиц и участников проекта
В начале проекта определите, кто будет в нем участвовать и при каких условиях их вклад окажется максимальным. Настройте подходящие каналы коммуникации и определите периодичность обмена информацией, чтобы все стороны были в курсе последних событий.
Сформулируйте рабочие соглашения
Сформируйте четкое представление о том, как все будут работать над задачами и общаться в ходе проекта. Общие ритуалы и ожидания помогают командам работать быстрее и эффективнее.
Четко определите, что нужно сделать
Разбейте работу на четкие задачи и назначьте владельцев
Укажите владельца для каждой задачи. Владелец — это человек, который будет продвигать задачу до полного ее завершения. Определите, в какой момент работа будет считаться выполненной.
Составьте карту зависимостей на уровне задач
Отмечайте связанные задачи. Например, задача «Отправить объявление для всей компании» не может быть начата, пока не будет выполнена задача «Получить подтверждение от отдела внутренних коммуникаций». Это поможет четко определить, какие задачи и когда необходимо выполнить.
Обеспечьте наглядность прогресса по проекту
Отслеживайте прогресс по задачам и обновляйте их статус в реальном времени, а также делитесь с заинтересованными сторонами еженедельными сводками, указывая в них потенциальные риски и ключевые достижения.
Учитесь и адаптируйте планы для достижения результатов
Оставляйте время на рефлексию
Запланируйте несколько ключевых точек на протяжению всего проекта, чтобы остановиться и осмыслить сделанное. Например, это может быть предварительный анализ, промежуточные проверки и итоговый разбор проделанной работы. Практика рефлексии помогает командам снижать риски, избегать повторения проблем, а также улучшать и автоматизировать процессы.
Создайте процессы для быстрой разблокировки задач
Настройте каналы, по которым команды смогут при необходимости быстро получить поддержку от руководства. Дайте рекомендации о том, когда следует прибегать к эскалации вопросов.
Устанавливайте контрольные точки и сроки их достижения
Определите четкие сроки для каждого этапа проекта и отслеживайте прогресс вместе с командой каждые две недели. Регулярное согласование краткосрочных планов помогает командам сосредоточиться на поставке результатов и позволяет участникам команды учиться в процессе работы.
Используйте коллективные знания
Возможность самостоятельно найти информацию помогает командам решать задачи быстрее и эффективнее.
Если участники могут легко учиться друг у друга, они тратят меньше времени на поиск контекста и эффективнее решают актуальные проблемы сообща.
Методы
- Делитесь информацией асинхронно
- Ставьте качество выше количества
- Используйте ИИ для поиска знаний
Делитесь информацией асинхронно
Ежемесячно делитесь новостями о главных приоритетах
Рассказывайте о том, как текущие приоритеты связаны с целями компании и почему они важны. Постарайтесь наладить непрерывный диалог с командами, чтобы им было проще понимать контекст, задавать вопросы и согласовывать свои задачи со стратегическим направлением компании.
Замените лишние совещания качественным контентом
Слишком много совещаний проводится для обмена информацией или обсуждения задач. Это отнимает время, а в конце не остается никаких итоговых записей, которые можно было бы посмотреть. Предложите командам заменить такие совещания качественными письменными материалами и видео.
Для каждой встречи создавайте отдельную страницу
Если совещание все-таки необходимо, начните с создания страницы: изложите контекст, укажите цели совещания и ключевые моменты для обсуждения, а затем задокументируйте все решения, принятые в ходе встречи. Ваша страница станет частью общей системы знаний организации.
Ставьте качество контента выше количества
Излагайте мысли четко и кратко
Сосредоточьтесь на том, что нужно знать аудитории и почему это важно. Не усложняйте: четкие и лаконичные сообщения помогают донести суть и побуждают к действию.
Привлеките нескольких участников, прежде чем предоставлять широкий доступ к странице
Попросите нескольких участников просмотреть и дополнить страницы, прежде чем делиться контентом за пределами команды. Так материалы будут согласованными, а вы избежите информационной перегрузки.
Соблюдайте организованную прозрачность: сделайте задачи на ранних этапах доступными для всех, но отмечайте их статус
Четко указывайте, находится ли материал в работе или он официально подтвержден. Используйте темы и отдельные разделы, чтобы показать, на каком этапе находится контент: в разработке, готов к обсуждению или является официальным руководством. Так все смогут учиться на работах друг друга и развивать их дальше, зная, на что можно опереться.
Используйте ИИ для поиска знаний
Разместите информацию в интернете, чтобы у ИИ был к ней доступ
Создайте единый центр сведений о целях, проектах и командах. Когда информация доступна для поиска и актуальна, она становится мощным инструментом для согласования действий, принятия взвешенных решений и внедрения инноваций.
Создайте ритуалы по обновлению документации
Выработайте простые привычки и работайте вместе с ИИ-агентами, чтобы поддерживать актуальность документации. Когда команды регулярно обновляют знания, ИИ предоставляет требуемую информацию в нужное время, а люди доверяют тому, что находят.
Сначала ищите, потом спрашивайте
Не поддавайтесь соблазну дергать коллег каждый раз, когда вам нужно найти какую-то информацию. Вместо этого сначала попросите ИИ поискать в существующей документации.
Реализуйте весь потенциал ИИ-коллег
Успешные команды внедряют ИИ в качестве полноценного участника.
Дело не только в автоматизации задач. Команды, которые получают наибольшую пользу от ИИ, поощряют эксперименты и используют агентов в сборке. Это позволяет им достигать нового уровня инноваций и эффективности.
Методы
- Используйте ИИ для ускорения обучения
- Станьте созидателями
- Сделайте ИИ частью команды
Используйте ИИ для ускорения обучения
Добавьте контекст в каждый рабочий процесс
ИИ-агенты помогут быстро преобразовывать разрозненные данные в полезную информацию на каждом этапе рабочего процесса и принимать более взвешенные и быстрые решения.
Применяйте ИИ в исследованиях
Предоставьте командам возможность быстро получать аналитику и знания от экспертов. ИИ эффективно обобщает и анализирует большие наборы данных, снижая барьеры для исследований и делая обучение быстрее и доступнее. Такой подход способствует формированию культуры любознательности, творчества и инноваций.
Достигайте результатов быстрее за счет коллективного обучения
Команды лучше всего учатся работать с ИИ друг у друга, а не на формальных тренингах. Стимулируйте применение, которое принесет ощутимые результаты: организуйте дни демонстраций, каналы в Slack и сообщества, где участники смогут показывать реальные примеры использования, делиться идеями и помогать другим находить новые способы эффективного использования ИИ.
Станьте созидателями
Создайте и протестируйте ИИ-коллег
Предоставьте командам возможность создавать и постоянно совершенствовать ИИ-агентов, которые будут помогать им в решении повседневных задач. Когда ИИ настроен с учетом конкретных потребностей команды и отдельных пользователей, он становится активным участником работы.
Не бойтесь экспериментировать
Создавайте культуру, которая поощряет эксперименты и дает командам возможность находить инновационные способы интеграции ИИ в рабочие процессы.
Укрепляйте доверие благодаря прозрачности
Неопределенность замедляет эксперименты. Прозрачные инструменты, понятные политики и открытые каналы связи помогают командам безопасно и уверенно изучать ИИ и экспериментировать с ним.
Сделайте ИИ частью команды
Сделайте ИИ-агентов основными участниками
Считайте их творческими и техническими партнерами для мозгового штурма и доработки идей. Используйте их в качестве помощников для автоматизации рутинных задач: это высвободит время для более важной работы. Обращайтесь к ним как к экспертным консультантам для накопления информации, улучшения процесса принятия решений, внедрения инноваций и эффективной работы команды.
Сотрудничайте с ИИ для ускорения циклов инновации
Быстрее превращайте идеи в ощутимые результаты. ИИ помогает командам быстро переходить от мозгового штурма к структурированным черновикам, презентациям или прототипам, создавая циклы мгновенной обратной связи, которые обеспечивают согласованность работы. Получая результаты от ИИ за секунды или минуты, команды могут скорректировать идеи на раннем этапе, что позволяет свести к минимуму недопонимание и избежать лишних усилий.
Определите четкие роли для ИИ-коллег
Определение целей и порядка работы — залог успеха команды, в том числе такой, которая состоит из людей и агентов на базе ИИ. Всей командой решите, какие задачи будет выполнять ИИ и как он будет взаимодействовать с остальными участниками.
Наука эффективной командной работы
Teamwork Lab от Atlassian — это группа ученых, которая занимается разработкой передовых практик для современных команд. Их выводы служат основой для разработки практик и приложений Atlassian, а также помогают организациям внедрять Atlassian System of Work.
Быстрее добивайтесь успеха с помощью сборника сценариев для команды
Сборник сценариев для команды от Atlassian — это коллекция тактических упражнений, с которыми вам будет легче внедрить методы System of Work. Сценарии — проверенный способ помочь командам работать с задачами более эффективно и быстрее решать проблемы.
Собрания
Еженедельный обмен новостями с командой
Делитесь информацией о результатах, не назначая новых собраний.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Коммуникация
Руководство пользователя
Помогите своим партнерам по команде понять, как лучше всего с вами работать.
Связанные ресурсы
Состояние команд (2025 г.)
Упростите командам поиск и внесение информации, важной для всей компании.
Отчет о взаимодействии с ИИ
Новое исследование: лучшие собрания начинаются с использования страницы