Massimizza l'impatto delle riunioni con le note delle riunioni IA

Prendere appunti è importante, ma può distrarre. Gli strumenti IA per prendere appunti aiutano tutti i partecipanti a ottenere il massimo dalle riunioni.

Tempo di preparazione

5 m

TEMPO di esecuzione

10 minuti

Persone

1+

RIEPILOGO DI 5 SECONDI

Scegli quando usare uno strumento IA per prendere appunti.
Consulta i suggerimenti che aiutano le persone a sentirsi a proprio agio e ben disposte durante la riunione.
Scopri i suggerimenti per condividere le conoscenze al di fuori della riunione e trasformare le idee in azione.

DI COSA AVRAI BISOGNO

Videoconferenza o spazio per riunioni
Strumento IA per prendere appunti, come Loom o Zoom

Risorse della strategia

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Come massimizzare l'impatto delle riunioni con le note delle riunioni IA

Non distrarti durante le riunioni e trasforma le note in approfondimenti e azioni con uno strumento IA per prendere appunti.

Cosa sono le note delle riunioni IA?

Gli strumenti basati sull'IA aiutano i team a rendere le riunioni più produttive e collaborative. Gli strumenti IA per prendere appunti, come Loom e Zoom, possono diventare assistenti personali sicuri, registrando e trascrivendo note, riassumendo i punti chiave e creando elementi di azione.

Perché attuare la strategia "Massimizza l'impatto delle riunioni con le note delle riunioni IA"?

Gli strumenti IA per prendere appunti possono essere estremamente utili se sai quando e come usarli. Questa strategia illustra i passaggi da seguire per massimizzare l'impatto e ridurre al minimo i rischi.

Quando si deve usare uno strumento IA per prendere appunti?

Uno strumento IA per prendere appunti è utile in quasi tutte le riunioni a basso rischio. È particolarmente utile per:

Ricordare cosa è successo durante le riunioni che hai convocato o a cui hai partecipato
Recuperare le riunioni a cui non hai potuto partecipare
Riassumere gli argomenti discussi e i prossimi passaggi da intraprendere
Trasformare le note in elementi di azione

Se il tema della discussione è rischioso o delicato, è meglio non usare le note delle riunioni IA, a meno che scegli di mettere in pausa lo strumento durante le parti delicate della conversazione.

Consulta la strategia per trovare un utile diagramma di flusso che determina quando dovresti e non dovresti prendere in considerazione l'uso delle note delle riunioni IA.

3 vantaggi delle note delle riunioni IA

Ecco tre vantaggi dell'utilizzo delle note delle riunioni IA:

Riducono le riunioni:
il 77% dei lavoratori afferma di partecipare spesso a riunioni che si concludono con la decisione di programmare una riunione di follow-up. Usare l'IA per automatizzare la condivisione di note e l'acquisizione di elementi di azione può ridurre la necessità di riunioni di follow-up.
Riducono il burnout:
l'uso collaborativo dell'IA può aiutare i dipendenti a sentirsi più motivati a proporre nuove idee ed esplorare altri casi d'uso dell'IA. Le ricerche dimostrano che sentirsi più energici al lavoro equivale a una maggiore soddisfazione e a una riduzione del burnout.
Liberano tempo da dedicare a task importanti:
gli utenti dell'IA più strategici hanno riferito di aver risparmiato fino a 105 minuti al giorno grazie all'IA, mentre chi la usa per attività più semplici ha risparmiato in media 53 minuti al giorno. Sfruttare gli strumenti di IA consente ai dipendenti di dedicarsi a task più creativi, innovativi o di maggiore impatto.

1. Prima della riunione: scegli se usare o non usare il tuo strumento IA per prendere appunti

Tempo stim.: 2 MINUTI

Usare uno strumento IA per prendere appunti è utile se ha senso per la conversazione. Invitare lo strumento IA a ogni riunione per impostazione predefinita consente di risparmiare il tempo e la fatica di aggiungerlo manualmente ogni volta. Prima di ogni riunione, poniti queste domande:

È rischioso avere una registrazione ricercabile e che rimarrà disponibile per molto tempo di questa riunione?

È una conversazione senza un elevato carico emotivo?

Va bene che tutti gli invitati ricevano le note e la registrazione?

Se la risposta a una di queste domande è "No", usare le note delle riunioni IA potrebbe non essere una buona idea a meno che tutti i partecipanti non siano d'accordo e ti scegli di mettere in pausa lo strumento durante le parti delicate della conversazione.

Le riunioni che potrebbero essere più delicate e rischiose sono:

Gli incontri individuali tra manager e referenti diretti
Le conversazioni sulle prestazioni
Le negoziazioni con fornitori
Le riunioni riservate su strategie e processi decisionali, soprattutto quando si tratta di politica aziendale
I momenti di sfogo o le discussioni cariche di emozioni

Suggerimento: regola le impostazioni

Strumenti come Loom e Zoom ti consentono di controllare la registrazione automatica, chi può accedere alle note delle riunioni e alle registrazioni e altro ancora. Assicurati che le impostazioni siano configurate in modo appropriato.

2. Prima della riunione: aggiungi partecipanti facoltativi per visibilità

Tempo stim.: 2 MINUTI

Anche se una persona non può o non ha bisogno di partecipare alla riunione dal vivo, puoi comunque invitarla come partecipante facoltativo in modo che possa rimanere al corrente delle decisioni prese ricevendo le note e la registrazione.

Assicurati di contrassegnare i partecipanti come "facoltativi" quando crei l'invito, in modo che sappiano che non devono partecipare per forza.

Suggerimento: non puoi partecipare?

Se hai ricevuto l'invito a una riunione ma non puoi partecipare, chiedi all'organizzatore di usare uno strumento IA per prendere appunti, in modo da poter vedere le note e la registrazione. Alcuni strumenti ti consentono di aggiungere lo strumento per prendere appunti in autonomia, ma è meglio consultare prima l'organizzatore per rispetto e correttezza.

3. Durante la riunione: annuncia la presenza dello strumento IA per prendere appunti

Tempo stim.: 1 minuto

Un rapido avvertimento e una facilitazione premurosa possono fare molto.

Fai sapere ai partecipanti che lo strumento per prendere appunti è attivo e verifica che tutti si sentano a proprio agio. È particolarmente importante prendere questa precauzione se pensi che potrebbero emergere argomenti sensibili.

Se i partecipanti hanno domande su come funzionano le note delle riunioni IA, può essere utile condividere una pagina delle domande frequenti in alto, come questa di Loom o questa di Zoom.

Suggerimento: lascia che anche le persone prendano appunti

Le ricerche dimostrano che prendere appunti migliora la memorizzazione, quindi se le persone vogliono prendere appunti, non richiamarle e non dare per scontato che sia un lavoro ripetitivo.

4. Durante la riunione: metti in pausa e riavvia quando necessario

Tempo stim.: 1 minuto

Sapere che la riunione viene registrata può far sentire a disagio le persone e renderle meno partecipative. Per promuovere la sicurezza psicologica:

Metti in pausa la registrazione durante i momenti di chiacchierate casuali o personali all'inizio della riunione
Assicurati che tutti sappiano come mettere in pausa e riavviare la registrazione se vogliono dire qualcosa da non registrare
Normalizza l'uso delle funzionalità per mettere in pausa e riavviare la registrazione, in modo che tutti lo percepiscano come naturale e non si sentano imbarazzati nel farlo

5. Dopo la riunione:

Tempo stim.: 10 MINUTI

Tutti possono ottenere il massimo dai punti che sono stati affrontati, dagli organizzatori a chi non ha potuto partecipare.

Se hai condotto la riunione:

Oscura dei contenuti, se necessario

Sono stati affrontati argomenti sensibili che non avrebbero dovuto essere registrati e non hai messo in pausa lo strumento? Non preoccuparti. In qualità di responsabile della riunione, puoi modificare rapidamente la trascrizione e le note IA per rimuovere tutto ciò di cui non dovrebbe rimanere traccia.

Condividi intenzionalmente

Se una persona non ha partecipato alla riunione ma deve rimanere informata su una decisione o una discussione, non limitarti a inviare il link e sperare per il meglio. Condividi un breve riepilogo che la aiuti a comprendere rapidamente i punti chiave e/o un timestamp della parte della registrazione che vuoi che guardi, insieme a una spiegazione del perché è importante e di cosa hai bisogno che faccia.

Rendila accessibile

Diffondi le conoscenze pensando a chi altro potrebbe trarre beneficio dalle informazioni trattate nella riunione. Potresti aggiungere un link alla registrazione e un breve riepilogo della riunione a una pagina Confluence, un ticket di Jira, un canale Slack del team o in qualsiasi altro contesto in cui potrebbe essere utile per portare avanti il lavoro.

Se non hai partecipato alla riunione:

Ci sono diversi modi per recuperarla e contribuire. A seconda del tempo che hai a disposizione e delle tue esigenze, puoi:

Leggere il riepilogo generato dall'IA

Scansionare la trascrizione

Guardare le sezioni della registrazione che ti interessano di più

Condividere reazioni, domande e idee per contribuire alla conversazione in corso

Suggerimento: modifica e agisci

Gli strumenti IA per prendere appunti come Loom e Zoom offrono molti modi per modificare la registrazione, le note e la trascrizione della riunione e poi agire. Ad esempio, dai un'occhiata a come puoi utilizzare le funzionalità IA di Loom per modificare riepiloghi e capitoli, rimuovere parti sensibili della trascrizione e della registrazione e creare automaticamente task per gli elementi di azione.