Maximisez l'impact des réunions grâce aux notes de réunion générées par l'IA

Prendre des notes est important, mais cela peut être source de distraction. Les preneurs de notes IA aident tous les participants à tirer le meilleur parti des réunions.

Personnes travaillant ensemble autour d'une table

Temps de préparation

5 m

Durée

10 min

Personnes

1 ou plus

RÉSUMÉ DE 5 SECONDES

Décidez quand utiliser un preneur de notes IA et quand ne pas l'utiliser.
Découvrez des conseils qui aideront les participants à se sentir à l'aise et ouverts pendant votre réunion.
Apprenez des astuces pour que les connaissances continuent à circuler après la réunion et pour transformer les idées en actions.

CE DONT VOUS AUREZ BESOIN

Vidéoconférence ou espace de réunion
Preneur de notes IA, comme Loom ou Zoom

Ressources du scénario

Outil de communication vidéo Loom

Scénario Mises à jour d'équipe hebdomadaires avec Loom

Parcours de formation : tirez le meilleur parti de Loom

Comment maximiser l'impact des réunions grâce aux notes de réunion générées par l'IA

Restez concentré pendant les réunions et transformez vos notes de réunion en informations et en actions grâce à un preneur de notes IA.

Que sont les notes de réunion générées par l'IA ?

Les outils optimisés par l'IA aident les équipes à rendre leurs réunions plus productives et collaboratives. Les preneurs de notes IA, tels que Loom et Zoom, peuvent servir d'assistants personnels sécurisés, en enregistrant et en transcrivant les notes, en résumant les points clés et en créant des éléments d'action.

Pourquoi exécuter le scénario « Maximiser l'impact des réunions grâce aux notes de réunion générées par l'IA » ?

Les preneurs de notes IA peuvent être extrêmement utiles si vous savez quand et comment les utiliser. Ce scénario vous guide à travers les différentes étapes afin que vous puissiez maximiser l'impact et minimiser les risques.

Quand devriez-vous utiliser un preneur de notes IA ?

Un preneur de notes IA est utile dans presque toutes les réunions à faible risque. Il est particulièrement utile pour :

se souvenir de ce qui s'est passé lors des réunions que vous avez dirigées ou auxquelles vous avez participé
se renseigner sur les réunions que vous avez manquées
résumer les sujets abordés et les prochaines étapes
transformer les notes en éléments d'action

Les notes de réunion générées par l'IA ne sont pas une bonne idée si le sujet de discussion est risqué ou sensible, à moins que vous ne puissiez vous engager à mettre le preneur de notes en pause pendant les parties délicates de la conversation.

Consultez le scénario pour obtenir un diagramme de flux utile qui vous aidera à déterminer quand vous devriez ou ne devriez pas envisager d'utiliser des notes de réunion générées par l'IA.

3 avantages des notes de réunion générées par l'IA

Voici trois avantages liés à l'utilisation des notes de réunion générées par l'IA :

Réduire la surcharge de réunions :
77 % des travailleurs déclarent participer fréquemment à des réunions qui se terminent par la décision d'organiser une réunion de suivi. L'utilisation de l'IA pour automatiser le partage des notes et la saisie des éléments d'action peut réduire le besoin de réunions de suivi.
Réduire le burnout :
l'utilisation collaborative de l'IA peut aider les employés à se sentir plus motivés pour générer de nouvelles idées et explorer d'autres cas d'utilisation de l'IA. Des recherches montrent qu'un sentiment d'énergie accru au travail est lié à une satisfaction professionnelle accrue et à une réduction du burnout.
Libérer du temps pour des tâches importantes :
les utilisateurs les plus stratégiques de l'IA ont déclaré économiser jusqu'à 105 minutes par jour grâce à l'IA, tandis que même les utilisateurs les plus basiques ont économisé en moyenne 53 minutes par jour. L'utilisation des outils d'IA libère du temps pour que les employés puissent se consacrer à des tâches plus créatives, innovantes ou percutantes.

1. Avant la réunion : Décidez d'inclure ou d'exclure votre preneur de notes IA

Durée estimée : 2 MIN

L'utilisation d'un preneur de notes IA est très utile si cela s'inscrit dans le cadre de la conversation. Inviter l'outil IA à chaque réunion par défaut permet de gagner du temps et d'éviter d'avoir à l'ajouter manuellement à chaque fois. Ensuite, avant chaque réunion, posez-vous les questions suivantes :

Est-il risqué d'avoir un enregistrement durable et consultable de cette réunion ?

S'agit-il d'une conversation qui n'est pas très sensible ou émotionnelle ?

Suis-je à l'aise avec le fait que toutes les personnes figurant sur la liste des invités reçoivent les notes et l'enregistrement ?

Si vous répondez « non » à l'une de ces questions, l'utilisation de notes de réunion générées par l'IA n'est peut-être pas une bonne idée, à moins que tous les participants soient d'accord et que vous vous engagiez à mettre le preneur de notes en pause pendant les parties délicates de la conversation.

Les réunions qui peuvent être plus sensibles et risquées comprennent :

Les réunions individuelles entre les responsables et leurs subordonnés directs
Les conversations sur les performances
Les négociations avec les fournisseurs
Les réunions stratégiques ou décisionnelles sensibles, en particulier lorsque la politique de l'entreprise est en jeu
Les sessions d'extériorisation ou les discussions chargées d'émotion

Conseil : ajustez les paramètres

Des outils tels que Loom et Zoom vous permettent de contrôler l'enregistrement automatique, les personnes qui peuvent accéder aux notes de réunion et aux enregistrements de réunion, et bien plus encore. Assurez-vous que vos paramètres sont configurés de manière appropriée.

2. Avant la réunion : ajoutez des participants facultatifs pour plus de visibilité

Durée estimée : 2 MIN

Même si une personne ne peut pas ou n'a pas besoin de participer à la réunion en direct, vous pouvez tout de même l'inviter en tant que participant facultatif afin qu'elle puisse rester informée en recevant les notes de réunion et l'enregistrement.

Veillez à marquer les participants comme « facultatifs » lorsque vous créez l'invitation afin qu'ils sachent qu'ils ne sont pas tenus d'y assister.

Conseil : vous ne pouvez pas participer ?

Si vous êtes invité à une réunion, mais que vous ne pouvez pas y participer, demandez à l'organisateur d'utiliser un preneur de notes IA afin que vous puissiez consulter les notes et l'enregistrement. Certains outils vous permettent d'ajouter vous-même le preneur de notes IA, mais il est préférable de vérifier d'abord auprès de l'hôte par respect et par délicatesse.

3. Pendant la réunion : annoncez l'utilisation du preneur de notes IA

Durée estimée : 1 min

Une brève mise au point et une animation réfléchie peuvent faire toute la différence.

Informez les participants que le preneur de notes IA est activé et assurez-vous que tout le monde est à l'aise. Cela est particulièrement important si vous ne savez pas si des sujets sensibles pourraient être abordés.

Si les participants ont des questions sur le fonctionnement des notes de réunion générées par l'IA, il peut être utile de partager une page FAQ en haut de la page, comme celle-ci de Loom ou celle-ci de Zoom.

Conseil : laissez les participants prendre leurs propres notes

Des recherches montrent que la prise de notes améliore la mémorisation. Si les participants souhaitent prendre leurs propres notes, ne les en empêchez pas et ne considérez pas cela comme superflu.

4. Pendant la réunion : mettez en pause et reprenez l'enregistrement si nécessaire

Durée estimée : 1 min

Le fait de savoir que la réunion est enregistrée peut influencer le niveau de confort et d'ouverture des participants. Contribuez à instaurer un climat de sécurité psychologique en :

Mettant en pause l'enregistrement pour permettre des échanges informels ou des discussions personnelles au début de la réunion
Vous assurant que tout le monde sait comment mettre en pause et reprendre l'enregistrement s'ils souhaitent faire une remarque à titre officieux
Normalisant l'utilisation de la fonction pause/reprise afin qu'elle semble naturelle et non gênante

5. Après la réunion :

Durée estimée : 10 min

Que vous ayez organisé la réunion ou que vous l'ayez manquée, tirez le meilleur parti de ce qui a été enregistré.

Si vous avez dirigé la réunion :

Rédigez si nécessaire

Un sujet sensible qui n'aurait pas dû être enregistré a été abordé et vous avez oublié de mettre la réunion en pause ? Pas de panique. En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez rapidement modifier la transcription et les notes générées par l'IA afin de supprimer tout élément qui ne devrait pas y figurer.

Partagez de manière intentionnelle

Si une personne n'a pas assisté à la réunion, mais doit être informée d'une décision ou d'une discussion, ne vous contentez pas de lui envoyer le lien en espérant que tout se passe bien. Partagez un bref résumé afin qu'elle puisse comprendre rapidement les points clés et/ou indiquez-lui le moment précis de l'enregistrement que vous souhaitez qu'elle consulte, en lui expliquant pourquoi cela est important et ce que vous attendez d'elle.

Rendez-le accessible

Libérez les connaissances en réfléchissant à qui d'autre pourrait bénéficier des informations abordées lors de votre réunion. Vous pouvez ajouter un lien vers l'enregistrement et un bref résumé de la réunion à une page Confluence, un ticket Jira ou un canal Slack de l'équipe, partout où le contexte aidera les autres à faire avancer le travail.

Si vous avez manqué la réunion :

Il existe plusieurs façons de rattraper votre retard et d'apporter votre contribution. En fonction de votre temps et de vos besoins, vous pouvez :

Lire le résumé généré par l'IA

Parcourir la transcription

Consulter les sections de l'enregistrement qui vous intéressent le plus

Partager vos réactions, questions et idées pour contribuer à la conversation en cours

Conseil : modifiez et passez à l'action

Les outils de preneur de notes IA, tels que Loom et Zoom, offrent de nombreuses possibilités pour modifier l'enregistrement, les notes et la transcription de votre réunion, puis passer à l'action. Découvrez par exemple comment utiliser les fonctionnalités IA de Loom pour modifier les résumés et les chapitres, supprimer les parties sensibles de la transcription et de l'enregistrement, et créer automatiquement des tâches pour les éléments d'action.