Mettre le System of Work en pratique
Découvrez ce que le Teamwork Lab d'Atlassian a appris sur la façon dont les organisations performantes axées sur la technologie parviennent à faire fonctionner le travail d'équipe.
Permettre à toutes les équipes de générer un impact, ensemble
Nos pratiques, testées en laboratoire et approuvées par nos équipes, constituent les comportements fondamentaux qui, ensemble, établissent un System of Work.
Aligner le travail sur les objectifs
Planifier et suivre le travail, ensemble
Libérer les connaissances collectives
Tirer parti de toute la puissance des coéquipiers IA
Aligner le travail sur les objectifs
Les équipes qui ont des objectifs clairs sont 20 % plus productives.
Lorsque les objectifs sont clairement définis et reflètent les priorités de l'entreprise, ils deviennent un outil puissant pour aligner les équipes et générer une progression significative. Un objectif bien défini facilite le travail d'équipe pour tout le monde.
Bonnes pratiques
- Définir des objectifs clairs et ambitieux
- Rendre les objectifs visibles
- Utiliser les objectifs pour aligner le travail sur les priorités
Définir des objectifs clairs et ambitieux
Définissez seulement 3 à 5 objectifs par équipe et par an
Vous serez ainsi obligé de reléguer au second plan les tâches moins importantes et de vous concentrer sur ce qui compte le plus. Chaque objectif doit préciser ce que vous souhaitez accomplir et comment vous mesurerez votre réussite, tout en étant suffisamment ambitieux pour pousser chacun à sortir légèrement de sa zone de confort.
Définissez des objectifs communs
Lorsque les équipes partagent un objectif commun, elles sont plus enclines à collaborer efficacement et à développer la meilleure solution possible.
Passez en revue les objectifs tous les trimestres (et faites-les évoluer si nécessaire)
Pour être utiles, les objectifs doivent refléter les tâches les plus importantes en cours. Si, lors d'une revue trimestrielle, vous constatez qu'un objectif n'est plus en phase avec vos principales priorités stratégiques, actualisez-le.
Rendre les objectifs visibles
Consignez les objectifs sur une plateforme centralisée
Lorsque chacun peut voir les objectifs des autres, ainsi que les projets et les équipes qui les mettent en œuvre, les silos et les tâches redondantes diminuent.
Discutez de ce que les objectifs vous permettront d'accomplir
Dessinez une vision passionnante de l'avenir et expliquez comment les objectifs que vous avez définis aideront chacun à y parvenir. Relier le travail à une vision d'ensemble rend les équipes plus motivées et engagées.
Partagez régulièrement des informations sur la progression
Consignez l'avancement mensuel des objectifs et l'avancement hebdomadaire des projets. Ces informations doivent être transmises aux principales parties prenantes, qui peuvent aider les équipes à obtenir le support dont elles ont besoin pour continuer à avancer.
Utiliser les objectifs pour aligner le travail sur les priorités
Alignez tous les projets sur les objectifs
Réunissez les projets sous les objectifs pertinents pour montrer ce qui est nécessaire à la réalisation de cet objectif.
Classez les objectifs par ordre de priorité
Mettez en place un rituel mensuel pour vérifier que les équipes restent concentrées sur le travail le plus important. Ne repriorisez les objectifs qu'en cas d'absolue nécessité.
Planifier et suivre le travail, ensemble
Des processus clairs multiplient par 4,6 les chances que les équipes soient productives.
Lorsque les équipes savent clairement comment le travail sera réalisé et pourquoi elles le font, elles avancent plus vite et prennent de meilleures décisions. Les objectifs de l'équipe se traduisent par un travail significatif lorsque des processus sont mis en place pour identifier les priorités absolues de chacun.
Bonnes pratiques
- Créer une compréhension du plan et de son objectif
- Définir clairement ce qui doit être fait
- Apprendre et adapter les plans pour avoir un impact
Créer une compréhension du plan et de son objectif
Rédigez un brief clair au début de chaque projet
Un brief utile décrit le problème que vous cherchez à résoudre, votre public cible, l'impact que vous souhaitez générer et les responsabilités de chacun. Restez aussi simple que possible et veillez à ce que tout le monde ait accès au brief.
Identifiez les parties prenantes et les collaborateurs
Au début d'un projet, identifiez les personnes qui y participeront et la manière dont elles peuvent avoir le plus d'impact. Mettez en place les canaux de communication et la fréquence adaptés pour tenir toutes les parties informées et à jour.
Définissez des accords de coopération
Établissez une compréhension claire de la manière dont chacun travaillera et communiquera pendant le projet. Des rituels et des attentes partagés aident les équipes à avancer plus vite et à collaborer plus efficacement.
Définir clairement ce qui doit être fait
Décomposez le travail en tâches claires avec des propriétaires clairement identifiés
Assignez un propriétaire à chaque tâche, c'est-à-dire une personne qui fera avancer le travail jusqu'à ce que la tâche soit terminée. Définissez ce que signifie « terminé » afin que tout le monde sache quand le travail est achevé.
Cartographiez les dépendances au niveau des tâches
Marquez les tâches qui sont liées. Par exemple, la tâche « Envoyer une annonce à l'ensemble de l'entreprise » ne peut pas commencer tant que la tâche « Obtenir l'approbation du service de communication interne » n'est pas terminée. Ainsi, vous savez clairement quel travail doit être effectué et à quel moment.
Rendez la progression du projet visible
Documentez l'avancement des tâches et actualisez leur état en temps réel, puis partagez des informations hebdomadaires avec les parties prenantes, incluant les risques et les principales réalisations.
Apprendre et adapter les plans pour avoir un impact
Intégrez des moments de réflexion dans chaque projet
Prévoyez des moments clés de réflexion tout au long du cycle de votre projet, tels que des pré-mortems, des points d'étape à mi-parcours et des bilans post-mortem. Ces rituels de réflexion aident les équipes à atténuer les risques, à éviter la répétition des problèmes, ainsi qu'à améliorer et automatiser leurs processus.
Mettez en place des processus pour débloquer rapidement le travail
Configurez des canaux permettant aux équipes d'obtenir rapidement le soutien de la direction en cas de besoin. Donnez des conseils sur le moment où il convient de réaliser la remontée des problèmes à la direction.
Définissez des étapes importantes avec des échéances
Définissez des échéances claires pour les phases du projet et passez en revue la progression en équipe toutes les deux semaines. Un alignement régulier sur les plans à court terme aide les équipes à rester concentrées sur la livraison et permet aux membres de l'équipe d'apprendre au fur et à mesure.
Libérer les connaissances collectives
L'accès en libre-service aux connaissances aide les équipes à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Lorsque les équipes peuvent facilement apprendre les unes des autres, elles perdent moins de temps à rechercher le contexte et sont mieux à même de résoudre ensemble les bons problèmes.
Bonnes pratiques
- Partager les informations de manière asynchrone
- Prioriser la qualité plutôt que la quantité
- Utiliser l'IA pour identifier des connaissances
Partager les informations de manière asynchrone
Partagez des informations mensuelles sur les principales priorités
Expliquez en quoi les priorités actuelles s'inscrivent dans les objectifs de l'entreprise et pourquoi elles sont importantes. Instaurez un dialogue permanent avec les équipes pour les aider à comprendre le contexte, à faire part de leurs préoccupations et à aligner continuellement leur travail sur l'orientation stratégique de l'entreprise.
Remplacez la plupart des réunions par du contenu de qualité
Beaucoup trop de réunions servent à partager des informations ou à discuter du travail à accomplir, ce qui prend du temps et ne laisse aucune trace accessible. Encouragez les équipes à remplacer ce type de réunions par des documents écrits et des vidéos de qualité.
Commencez chaque réunion par une page
Lorsque des réunions ont lieu, commencez par une page qui présente le contexte, les objectifs de la réunion et les points de discussion clés, puis consignez toutes les décisions prises au cours de la réunion. Votre page s'intègre alors au système de connaissances partagées de votre entreprise.
Prioriser la qualité du contenu plutôt que la quantité
Soyez clair et concis
Concentrez-vous sur ce que votre public doit savoir et pourquoi c'est important, sans compliquer les choses inutilement. Des messages clairs et précis permettent de se démarquer du bruit ambiant et d'inciter à l'action.
Faites participer plusieurs contributeurs avant de partager les pages à grande échelle
Demandez à plusieurs contributeurs de réviser et d'enrichir les pages avant de les partager en dehors de l'équipe. Vous favorisez ainsi l'alignement tout en réduisant la surcharge de contenu.
Faites preuve d'une transparence organisée : rendez les travaux préliminaires accessibles à tous, mais indiquez leur état
Indiquez clairement si le contenu est en cours de développement ou officiellement approuvé. Utilisez des rubriques et des espaces distincts pour indiquer si le contenu correspond à une réflexion préliminaire, est prêt à être commenté ou constitue des conseils officiels. Vous permettrez ainsi à chacun d'apprendre du travail des autres et de le compléter tout en sachant sur quoi il peut compter.
Utiliser l'IA pour identifier des connaissances
Mettez tout en ligne pour que l'IA puisse y accéder
Créez un espace de référence pour les informations relatives aux objectifs, aux projets et aux équipes. Lorsque les connaissances sont consultables et à jour, elles deviennent un puissant outil d'alignement, de prise de décision éclairée et d'innovation.
Instaurez des rituels autour de la mise à jour de la documentation
Créez des habitudes simples et collaborez avec des agents IA pour vous assurer que la documentation est à jour. Lorsque les équipes mettent à jour les connaissances régulièrement, l'IA peut identifier les bonnes informations au bon moment, et les utilisateurs peuvent se fier à ses résultats.
Cherchez d'abord, demandez en dernier ressort
N'ayez pas immédiatement le réflexe de contacter vos collègues pour obtenir des informations. Utilisez plutôt l'IA pour effectuer d'abord des recherches dans la documentation existante.
Tirer parti de toute la puissance des coéquipiers IA
Les équipes performantes intègrent pleinement l'IA à leur équipe.
Il ne s'agit pas seulement d'automatiser les tâches. Les équipes qui tirent le meilleur parti de l'IA favorisent l'expérimentation et collaborent avec des agents pour atteindre des niveaux d'innovation et d'efficacité inégalés.
Bonnes pratiques
- Utiliser l'IA pour accélérer l'apprentissage
- Devenir un créateur
- Intégrer l'IA à l'équipe
Utiliser l'IA pour accélérer l'apprentissage
Intégrez du contexte à chaque workflow
À chaque étape de votre workflow, collaborez avec des agents IA pour transformer rapidement des données éparses en informations utiles, et ainsi prendre des décisions plus éclairées et plus rapides.
Tirez parti de l'IA pour accélérer la recherche
Donnez aux équipes les moyens d'acquérir rapidement des connaissances et des insights d'expert. L'IA synthétise et analyse efficacement de vastes ensembles de données, ce qui élimine les obstacles à la recherche et rend l'apprentissage plus rapide et plus accessible. Cette approche favorise l'instauration d'une culture de curiosité, de créativité et d'innovation.
Accélérez l'impact en ayant recours à l'apprentissage communautaire
Le meilleur moyen d'apprendre à utiliser l'IA est entre équipes, et non par le biais d'une formation officielle. Favorisez une adoption impactante en créant des journées de démo, des canaux Slack et des groupes communautaires où il est possible de présenter des cas d'usage concrets, d'échanger des informations et d'aider les autres à découvrir de nouvelles façons de tirer de la valeur de l'IA.
Devenir un créateur
Créez et testez des coéquipiers IA
Donnez aux équipes les moyens de créer et d'améliorer continuellement des agents IA qui les assistent dans leurs tâches quotidiennes. Lorsque l'IA est adaptée aux besoins spécifiques d'une équipe et de chaque individu, elle participe activement à la réalisation du travail.
Acceptez l'idée d'expérimenter
Favorisez l'instauration d'une culture d'expérimentation en donnant aux équipes les moyens de découvrir des façons innovantes d'intégrer l'IA à leurs workflows.
Renforcez la confiance grâce à la transparence
L'incertitude ralentit l'expérimentation. Des outils transparents, des politiques claires et une bonne communication permettent aux équipes d'apprendre de l'IA et d'expérimenter avec celle-ci en toute sécurité et en toute confiance.
Intégrez l'IA à l'équipe
Faites des agents IA des collaborateurs incontournables
Traitez les agents IA comme des partenaires créatifs et techniques vous aidant à réfléchir, itérer et affiner des idées. Servez-vous-en comme des assistants destinés à automatiser les tâches routinières, ce qui vous permet de libérer du temps pour des tâches plus stratégiques. Utilisez-les comme conseillers experts pour approfondir les connaissances, améliorer la prise de décisions et veiller à permettre à votre équipe d'innover et d'agir efficacement.
Collaborez avec l'IA pour accélérer les cycles d'innovation
Transformez vos idées en résultats tangibles plus rapidement. L'IA aide les équipes à passer rapidement du brainstorming aux ébauches, présentations ou prototypes structurés en créant des boucles de rétroaction instantanées qui garantissent l'alignement. Grâce à ses résultats générés en quelques secondes ou minutes, l'IA permet aux équipes d'affiner rapidement leur réflexion, ce qui limite les malentendus et les efforts inutiles.
Définissez des rôles clairs pour les coéquipiers IA
Les meilleures équipes se mettent d'accord sur ce qui doit être fait et sur la manière dont le travail sera effectué, et les équipes composées d'humains et d'IA ne font pas exception. Décidez en équipe quelles tâches seront gérées par l'IA et comment cette dernière collaborera avec le reste des membres.
La science du travail d'équipe efficace
Le Teamwork Lab d'Atlassian est un groupe de chercheurs dédiés à l'élaboration des bonnes pratiques pour les équipes modernes. Leurs conclusions guident la conception des pratiques et applications d'Atlassian, et aident les organisations à mettre en œuvre le System of Work d'Atlassian.
Accélérez la réussite grâce à notre Playbook d'équipe
Le Playbook de l'équipe Atlassian est une collection d'exercices tactiques conçus pour vous aider à mettre en œuvre les pratiques de notre System of Work. Les scénarios ont prouvé leur capacité à aider les équipes à travailler plus efficacement et à résoudre les défis plus rapidement.
Réunions
Mises à jour d'équipe hebdomadaires
Faites part de l'évolution de la situation, sans prévoir de nouvelle réunion.
Réunions
Réunions centrées sur des pages
Les meilleures réunions commencent par une page qui décrit l'objectif, les résultats attendus et les principaux points de discussion.
Communication
Guide des préférences personnelles
Aidez les membres de votre équipe à comprendre comment travailler au mieux avec vous.
Ressources associées
Rapport 2025 sur l'état des équipes
Les équipes peuvent facilement trouver les connaissances essentielles de l'entreprise et y contribuer.
Rapport de collaboration en matière d'IA
Nouvelle étude : les meilleures réunions commencent avec une page