Maximaliseer de impact van vergaderingen met AI-notulen

Notulen maken is belangrijk, maar kan afleidend zijn. AI-notuleerprogramma's helpen alle deelnemers om de meeste waarde uit vergaderingen te halen.

Voorbereidingstijd

5 m

LOOPTIJD

10 min.

Personen

1+

SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN

Beslis wanneer je een AI-notuleerprogramma gebruikt en wanneer niet.
Bekijk tips om mensen zich tijdens je vergadering op hun gemak te laten voelen en om open communicatie van deelnemers te bevorderen.
Ontdek tips om kennis buiten vergaderingen te delen en ideeën om te zetten in actie.

WAT JE NODIG HEBT

Space voor videoconferenties of vergaderingen
AI-notuleerprogramma, zoals Loom of Zoom

Middelen voor spellen

Loom is een tool voor videocommunicatie

Spel voor wekelijkse teamupdates met Loom

Haal het meeste uit het Loom-leertraject

Hoe je de impact van vergaderingen kunt maximaliseren met AI-notulen

Blijf gefocust tijdens vergaderingen en zet notulen om in inzichten en actie met een AI-notuleerprogramma.

Wat zijn AI-notulen?

AI-gedreven tools zorgen voor meer samenwerking en productievere vergaderingen. AI-notuleerprogramma's, zoals Loom en Zoom, kunnen dienen als je veilige persoonlijke assistent die notuleert en transcribeert, belangrijke punten samenvat en actie-items maakt.

Waarom is het verstandig om het spel 'Maximaliseer de impact van vergaderingen met AI-notulen' te spelen?

AI-notuleerprogramma's kunnen enorm nuttig zijn als je weet wanneer en hoe je ze moet gebruiken. Dit spel laat je stapsgewijs zien hoe het werkt, zodat je de impact kunt maximaliseren en risicos's kunt minimaliseren.

Wanneer gebruik je een AI-notuleerprogramma?

Een AI-notuleerprogramma is handig bij vrijwel elke vergadering met een laag risico. Het helpt je vooral om:

Te onthouden wat is gezegd tijdens vergaderingen die je leidde of bijwoonde
Op de hoogte te blijven van wat is gebeurd tijdens vergaderingen die je hebt gemist
Een samenvatting van de besproken onderwerpen en de vervolgstappen te krijgen
Notulen om te zetten in actie-items

Het is geen goed idee om AI-notulen te maken als het gespreksonderwerp riskant of gevoelig is, tenzij je kunt beloven dat het notuleerprogramma tijdens gevoelige delen van het gesprek kan worden gepauzeerd.

Ga naar het spel voor een handig stroomdiagram om te bepalen wanneer je AI-notulen beter wel en niet kunt gebruiken.

3 voordelen van AI-notulen

Hier zijn drie voordelen van het gebruik van AI-notulen:

Minder onnodige vergaderingen:
77% van de werknemers zegt regelmatig naar vergaderingen te gaan waarbij aan het einde wordt besloten om een vervolgvergadering te plannen. Door AI te gebruiken om het delen van notulen en het vastleggen van actie-items te automatiseren, is er minder behoefte aan vervolgvergaderingen.
Minder snel overspannen personeel:
Collaboratieve AI kan eraan bijdragen dat werknemers zich meer gemotiveerd voelen om nieuwe ideeën te verzinnen en om andere AI-usecases te verkennen. Onderzoek toont aan dat er een verband is tussen je energieker voelen op je werk en meer plezier aan je werk beleven en minder overspannenheid.
Maak tijd voor waardevolle taken:
De meest strategische AI-gebruikers gaven aan tot 105 minuten per dag te besparen met AI, maar zelfs werknemers die AI op een eenvoudige manier gebruikten bespaarden gemiddeld 53 minuten per dag. Door gebruik te maken van AI-tools houden werknemers tijd over om creatievere, innovatievere en impactvollere taken uit te voeren.

1. Voor de vergadering: beslis of je je AI-notuleerprogramma wilt gebruiken of niet

Geschatte tijd: 2 min.

Een AI-notetaker gebruiken is heel handig als het slim is voor het gesprek. Je kunt de AI-tool standaard uitnodigingen voor elke vergadering. Dat bespaart je tijd en moeite. Je hoeft dit dan niet elke keer handmatig te doen. Stel jezelf vervolgens voor elke vergadering de vraag:

Is het riskant om een langdurige, doorzoekbare opname van deze vergadering te hebben?

Is dit geen gesprek met zeer gevoelige of emotionele inhoud?

Vind ik het prettig dat iedereen op de uitnodigingslijst de notulen ontvangt en opneemt?

Als je antwoord op een van deze vragen 'nee' is, dan is het misschien geen goed idee om AI-notulen te gebruiken, tenzij je met alle deelnemers hebt afgesproken het notuleerprogramma tijdens gevoelige gespreksmomenten te pauzeren.

Vergaderingen die misschien gevoeliger en riskanter zijn, zijn onder meer:

Eén-op-één gesprekken tussen managers en directe ondergeschikten
Prestatiegesprekken
Onderhandelingen met leveranciers
Gevoelige strategie- of besluitvormingsvergaderingen, vooral als het om de bedrijfspolitiek gaat
Sessies om stoom af te blazen of emotioneel geladen discussies

Tip: pas de instellingen aan

Met tools zoals Loom en Zoom kun je automatische opnames beheren, beheren wie toegang heeft tot notulen en meer. Zorg ervoor dat je instellingen correct zijn geconfigureerd.

2. Voor de vergadering: voeg optionele deelnemers toe voor zichtbaarheid

Geschatte tijd: 2 MIN.

Zelfs als iemand niet kan of niet hoeft deel te nemen aan de live vergadering, dan kun je diegene nog steeds uitnodigen als optionele deelnemer, zodat deze op de hoogte blijft wanneer deze de notulen en opnames ontvangt.

Zorg ervoor dat je deelnemers als 'optioneel' markeert wanneer je de uitnodiging maakt, zodat ze weten dat ze niet hoeven deel te nemen.

Tip: kun je niet deelnemen?

Als je bent uitgenodigd voor een vergadering maar niet aanwezig kunt zijn, vraag dan de organisator om een AI-notuleerprogramma te gebruiken zodat je de notulen en opname kunt zien. Met sommige tools kun je zelf het notuleerprogramma toevoegen, maar je kunt het beste eerst de organisator om toestemming vragen, uit beleefdheid en voor het geval de vergadering gevoelige inhoud omvat.

3. Tijdens de vergadering: laat weten dat je een AI-notuleerprogramma gebruikt

Geschatte tijd: 1 min

Met een snelle aankondiging en wat doordachte hulp kom je al een heel eind.

Laat de deelnemers weten dat het notuleerprogramma is ingeschakeld en controleer of iedereen zich op zijn gemak voelt. Dit is vooral belangrijk als je niet zeker weet of er gevoelige onderwerpen aan bod kunnen komen.

Als deelnemers vragen hebben over hoe AI-notulen werken, kan het handig zijn om bovenaan een pagina met veelgestelde vragen te delen, zoals deze van Loom of deze van Zoom.

Tip: laat mensen ook hun eigen aantekeningen maken

Uit onderzoek blijkt dat het maken van notulen de retentie verbetert, dus als mensen hun eigen aantekeningen willen maken, spreek ze er dan niet op aan en ga er niet vanuit dat het overbodig is.

4. Tijdens de vergadering: pauzeer en hervat indien nodig

Geschatte tijd: 1 min

De wetenschap dat de vergadering wordt opgenomen, kan invloed hebben op hoe comfortabel mensen zich voelen en hoe open ze zijn. Bevorder de psychologische veiligheid door:

De opname te pauzeren wanneer mensen informeel aan het bijpraten zijn of persoonlijke gesprekjes voeren aan het begin van de vergadering
Ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe de opname kan worden gepauzeerd en hervat wanneer ze iets onofficieel willen zeggen
Het gebruik van de functie voor pauzeren en hervatten te normaliseren, zodat het natuurlijk aanvoelt en niet ongemakkelijk

5. Na de vergadering:

Geschatte tijd: 10 minuten

Of je de vergadering nu hebt georganiseerd of hebt gemist, haal het beste uit wat er is vastgelegd.

Als je de vergadering leidde:

Redigeer indien nodig

Is er iets gevoeligs ter sprake gekomen dat niet had moeten worden vastgelegd en ben je vergeten te pauzeren? Geen probleem. Als eigenaar van de vergadering kun je snel het AI-transcript en de notulen bewerken om alles dat niet erin hoort, te verwijderen.

Deel bewust

Als iemand de vergadering niet heeft bijgewoond maar op de hoogte moet blijven van een beslissing of discussie, stuur diegene dan niet gewoon de link met het idee dat dat voldoende is. Deel een korte samenvatting zodat iemand snel de belangrijkste punten begrijpt en/of een tijdstempel van het deel van de opname dat je wilt dat diegene bekijkt, samen met een uitleg waarom dat belangrijk is en wat je van diegene nodig hebt.

Maak informatie vindbaar

Deel kennis door na te denken over wie er nog meer baat zou kunnen hebben bij de informatie die tijdens je vergadering aan bod is gekomen. Je kunt een link naar de opname en een korte samenvatting van de vergadering toevoegen aan een Confluence-pagina, Jira-ticket of een Slack-kanaal van het team, overal waar context anderen helpt bij de voortgang van hun werk.

Als je de vergadering hebt gemist:

Er zijn verschillende manieren om bij te praten en bij te dragen. Afhankelijk van je tijd en behoeften, kun je:

De door AI gegenereerde samenvatting lezen

Het transcript scannen

De delen van de opname die voor jou het belangrijkst zijn, bekijken

Reacties, vragen en ideeën delen om bij te dragen aan het continue gesprek

Tip: bewerk en onderneem actie

AI-tools voor het maken van notulen zoals Loom en Zoom bieden veel manieren om de opname, notulen en het transcript van je vergadering te bewerken en vervolgens actie te ondernemen. Bekijk bijvoorbeeld hoe je de AI-functies van Loom kunt gebruiken om samenvattingen en hoofdstukken te bewerken, gevoelige delen van het transcript en de opname te verwijderen en automatisch taken voor actie-items te maken.