Maximiza el impacto de las reuniones con notas generadas por IA

Tomar notas es importante pero puede distraer. Las herramientas de anotación con IA ayudan a todos los asistentes a aprovechar el máximo las reuniones.

Personas trabajando en equipo en una mesa

Tiempo de preparación

5 min

Tiempo de ejecución

10 min

Personas

1+

RESUMEN DE 5 SEGUNDOS

Decide cuándo usar una herramienta de anotación con IA y cuándo no.
Consulta los consejos que puedes seguir para ayudar a los participantes a sentirse cómodos y expresarse abiertamente durante las reuniones.
Aprende consejos para mantener el flujo de los conocimientos más allá de la reunión y convertir las ideas en acción.

QUÉ NECESITAS

Videoconferencia o espacio para reuniones
Una herramienta de anotación con IA, como Loom o Zoom

Recursos de la estrategia

Herramienta de comunicación por vídeo Loom

Estrategia de actualizaciones semanales del equipo con Loom

Aprovecha al máximo la ruta de aprendizaje de Loom

Cómo maximizar el impacto de las reuniones con notas generadas por IA

Concéntrate en las reuniones y convierte las notas en información y acción con una herramienta de anotación con IA.

¿Qué son las notas generadas por IA?

Las herramientas con tecnología de IA ayudan a los equipos a hacer que las reuniones sean más productivas y colaborativas. Las herramientas de anotación con IA, como Loom y Zoom, pueden ser tu asistente personal seguro que graba y transcribe notas, resume las conclusiones clave y crea elementos de acción.

¿Por qué deberías ejecutar la estrategia "Maximiza el impacto de las reuniones con notas generadas por IA"?

Las herramientas de anotación con IA pueden ser muy beneficiosas si sabes cuándo y cómo usarlas. Esta estrategia te guía paso a paso para que puedas maximizar el impacto y minimizar los riesgos.

¿Cuándo deberías usar una herramienta de anotación con IA?

Una herramienta de anotación con IA es útil en casi cualquier reunión de bajo riesgo. Es particularmente útil para:

Recordar lo que pasó durante las reuniones que dirigiste o a las que asististe
Ponerte al día sobre las reuniones que te perdiste
Resumir los temas discutidos y los próximos pasos
Convertir notas en elementos de acción

Las notas de las reuniones generadas por IA no son una buena idea si el tema de la discusión es arriesgado o delicado, a menos que puedas comprometerte a pausar la herramienta de anotación durante las partes delicadas de la conversación.

Consulta la estrategia para ver un útil flujograma con el que determinar cuándo debes y cuándo no debes plantearte usar las notas generadas por IA.

3 ventajas de las notas generadas por IA

Aquí tienes tres ventajas de usar las notas generadas por IA:

Reduce el exceso de reuniones:
El 77 % de los trabajadores dicen que asisten con frecuencia a reuniones que terminan con la decisión de programar una reunión de seguimiento. El uso de la IA para automatizar la difusión de notas y el registro de elementos de acción puede reducir la necesidad de reuniones de seguimiento.
Reduce el agotamiento:
El uso colaborativo de la IA puede ayudar a los empleados a sentirse más motivados para generar nuevas ideas y explorar otros casos de uso de la IA. Hay estudios que demuestran que sentirse con más energía en el trabajo está relacionado con una mayor satisfacción laboral y un menor agotamiento.
Libera tiempo para las tareas valiosas:
Los usuarios de IA más estratégicos afirmaron que ahorraron hasta 105 minutos al día con la IA, mientras que incluso los usuarios que utilizan la IA de forma más sencilla ahorraron una media de 53 minutos al día. Aprovechar las herramientas de IA libera tiempo para que los empleados se dediquen a tareas más creativas, innovadoras o impactantes.

1. Antes de la reunión: decide si incluir o excluir tu herramienta de anotación con IA

Tiempo estimado: 2 MIN

Usar una herramienta de anotación con IA es útil si tiene sentido para la conversación. Invitar a la herramienta de anotación con IA a cada reunión de forma predeterminada ahorra tiempo y esfuerzo al no tener que añadirla manualmente cada vez. Entonces, antes de cada reunión, pregúntate:

¿Es arriesgado tener una grabación duradera y en la que se puedan hacer búsquedas de esta reunión?

¿Es una conversación que no va a ser muy sensible o emocional?

¿Me resulta cómodo que todos los invitados reciban las notas y la grabación?

Si tu respuesta a alguna de estas preguntas es "no", es posible que usar notas de reuniones generadas por IA no sea una buena idea, a menos que todos los asistentes estén de acuerdo y te comprometas a pausar la herramienta de anotación durante las partes delicadas de la conversación.

Estos son ejemplos de reuniones que pueden ser más delicadas y arriesgadas:

Reuniones individuales entre gerentes y subordinados directos
Conversaciones sobre rendimiento
Negociaciones con proveedores
Reuniones delicadas de estrategia o toma de decisiones, especialmente cuando se trata de políticas empresariales
Sesiones de desahogo o conversaciones cargadas de emociones

Consejo: Adapta la configuración

Herramientas como Loom y Zoom te permiten controlar la grabación automática, quién puede acceder a las notas y grabaciones de las reuniones, y más. Asegúrate de que tu configuración sea correcta.

2. Antes de la reunión: añade asistentes opcionales para mayor visibilidad

Tiempo estimado: 2 MIN

Aunque haya personas que no puedan o no necesiten unirse a la reunión en directo, puedes invitarlas como asistentes opcionales para que tengan las notas y la grabación.

Asegúrate de marcar a los asistentes como "opcionales" al crear la invitación para que sepan que no hace falta que asistan.

Consejo: ¿No puedes asistir?

Si te invitan a una reunión pero no puedes asistir, pídele al organizador que utilice una herramienta de anotación con IA para que puedas ver las notas y la grabación. Algunas herramientas te permiten añadir la herramienta por tu cuenta, pero es mejor consultar primero con el anfitrión por respeto y sensibilidad.

3. Durante la reunión: anuncia a la herramienta de anotación con IA

Tiempo estimado: 1 min

Un aviso rápido y una presentación cuidadosa pueden ser de gran ayuda.

Avisa a los asistentes de que la herramienta de anotación con IA está activada y asegúrate de que todos se sienten cómodos. Esto es especialmente importante si no sabes si pueden surgir temas delicados.

Si los asistentes tienen preguntas sobre cómo funcionan las notas generadas por IA, puede resultar útil compartir una página de preguntas frecuentes en la parte superior, como esta de Loom o esta de Zoom.

Consejo: Deja que los participantes también tomen sus propias notas

Hay estudios que demuestran que tomar notas mejora la retención, así que, si las personas quieren tomar sus propias notas, no les llames la atención ni asumas que es redundante.

4. Durante la reunión: pausa y reanuda cuando sea necesario

Tiempo estimado: 1 min

Saber que la reunión se está grabando puede influir en lo cómodas que se sientan las personas y en lo abiertas que sean. Ayuda a fomentar la seguridad psicológica de estas maneras:

Pausa la grabación cuando los participantes se estén saludando o manteniendo charlas personales al principio de la reunión
Asegúrate de que todos sepan cómo pausar y reanudar la grabación si quieren decir algo y que no se registre
Normaliza el uso de la función de pausa/reanudación para que la reunión sea natural, no incómoda

5. Después de la reunión:

Tiempo estimado: 10 min

Tanto si has organizado la reunión como si te la has perdido, aprovecha al máximo lo que se ha registrado.

Si dirigiste la reunión:

Elimina lo que sea necesario

Si surgió algo delicado que no debería haberse registrado y te olvidaste de hacer una pausa, no te preocupes. Como la reunión es propiedad tuya, puedes editar rápidamente la transcripción y las notas de la IA para eliminar todo lo que no debería estar.

Comparte las notas intencionalmente

Si alguien no asistió a la reunión pero necesita informarse sobre una decisión o conversación, no te limites a enviar el enlace y esperar que todo vaya bien. Comparte un breve resumen para que pueda entender los puntos clave rápidamente, o una marca de tiempo de la parte de la grabación que quieres que vea, junto con una explicación de por qué es importante y qué necesitas de esa persona.

Haz que se pueda encontrar

Da rienda suelta al conocimiento pensando en quién más podría beneficiarse de la información incluida en tu reunión. Puedes añadir un enlace a la grabación y un breve resumen de la reunión a una página de Confluence, a un ticket de Jira o a un canal de Slack del equipo, siempre que el contexto ayude a otros a avanzar en su trabajo.

Si te perdiste la reunión:

Hay varias maneras de ponerse al día y contribuir. Dependiendo de tu tiempo y tus necesidades, puedes:

Leer el resumen generado por IA

Analizar de un vistazo la transcripción

Fijarte en las secciones de la grabación que más te importan

Compartir reacciones, preguntas e ideas para contribuir a la conversación en curso

Consejo: Edita y pasa a la acción

Las herramientas de anotación con IA, como Loom y Zoom, ofrecen muchas formas de editar la grabación, las notas y la transcripción de la reunión y, luego, pasar a la acción. Por ejemplo, consulta cómo puedes usar las funciones de IA de Loom para editar resúmenes y capítulos, eliminar partes delicadas de la transcripción y la grabación y crear automáticamente tareas para los elementos de acción.