Pon en práctica el System of Work
Descubre lo que el Teamwork Lab de Atlassian ha aprendido sobre los métodos que aplican las organizaciones de éxito basadas en la tecnología para que el trabajo en equipo funcione.
Permite a todos los equipos generar impacto, juntos
Nuestras prácticas, probadas en laboratorio y avaladas por los equipos, representan los comportamientos principales que, en conjunto, articulan un System of Work.
Alinea el trabajo con las metas
Planificad y supervisad el trabajo juntos
Desata el conocimiento colectivo
Aprovecha todo el potencial de los compañeros de equipo de la IA
Alinea el trabajo con las metas
Los equipos con metas claras son un 20 % más productivos.
Cuando las metas resultan visibles y reflejan las prioridades empresariales, se convierten en una potente herramienta para coordinar a los equipos y progresar de verdad. Una gran meta es la que hace que el trabajo en equipo resulte más fácil para todo el mundo.
Prácticas
- Establece metas claras y ambiciosas
- Da visibilidad a las metas
- Utiliza las metas para ajustar el trabajo a las prioridades
Establece metas claras y ambiciosas
Establece solo de 3 a 5 metas por equipo al año
Esto te obligará a restarle prioridad al trabajo menos relevante y centrarte en lo que verdaderamente importa. Cada meta debe reflejar lo que quieres lograr y cómo medirás tu éxito. Además, deben ser lo suficientemente ambiciosas como para que todo el mundo salga en cierta medida de su zona de confort.
Establece metas comunes
Si los equipos comparten una meta común, serán más proclives a colaborar de manera efectiva y desarrollar la mejor solución posible.
Revisa las metas cada trimestre (y perfecciónalas si es necesario)
Para que resulten útiles, las metas deben reflejar el trabajo en curso más importante. Si durante una revisión trimestral descubres que una meta ya no se ajusta a tus principales prioridades estratégicas, cámbiala.
Da visibilidad a las metas
Documenta las metas en una plataforma centralizada
Si todo el mundo puede ver las metas de los demás, así como los proyectos y equipos que se encargan de su consecución, disminuirá el aislamiento y el trabajo redundante.
Comenta hacia dónde te llevarán las metas
Desarrolla una apasionante visión de futuro y describe la forma en que las metas que has establecido ayudarán a todo el mundo a llegar a ese punto. Establecer un vínculo entre el trabajo y el objetivo general fomenta la motivación y el compromiso de los equipos.
Comparte las actualizaciones de progreso con regularidad
Documenta de forma mensual el progreso de las metas y haz lo mismo pero de manera semanal en el caso de los proyectos. Las actualizaciones se deben enviar a las partes interesadas clave, que podrán ayudar a los equipos a obtener el apoyo que necesitan para seguir avanzando.
Utiliza las metas para ajustar el trabajo a las prioridades
Coordina todos los proyectos con las metas
Agrupa los proyectos según las metas pertinentes para mostrar lo que se necesita para lograr cada una de ellas.
Clasifica las metas por orden de prioridad
Establece un ritual mensual que te permita verificar que los equipos sigan centrados en el trabajo más importante. No cambies la prioridad de las metas a no ser que sea estrictamente necesario.
Planificad y supervisad el trabajo juntos
Los procesos claros hacen que los equipos tengan 4,6 veces más de probabilidades de ser productivos.
Si los equipos tienen claro cómo se va a hacer el trabajo y los motivos que hay detrás de llevarlo a cabo, avanzarán más rápido y tomarán mejores decisiones. Las metas del equipo se traducirán en trabajo significativo si se aplican procesos destinados a identificar las prioridades principales de cada persona.
Prácticas
- Facilita la comprensión del plan y el propósito
- Define claramente lo que hay que hacer
- Aprende y adapta los planes para generar impacto
Facilita la comprensión del plan y el propósito
Redacta un resumen claro al principio de cada proyecto
Un resumen se considera útil si describe el problema que se va a resolver, el público principal, el impacto que se quiere generar y las responsabilidades de cada persona. Simplifica todo al máximo y asegúrate de que todo el mundo pueda acceder al resumen.
Identifica a las partes interesadas y los colaboradores
Al inicio de cada proyecto, identifica a las personas que participarán en él y cómo pueden aumentar su impacto. Define la frecuencia y los canales de comunicación adecuados para mantener a todas las partes informadas y al día.
Establece acuerdos de trabajo
Establece una visión clara en torno a la forma de trabajar y comunicarse que aplicará todo el mundo durante el proyecto. Los rituales y expectativas comunes permiten a los equipos avanzar más rápido y colaborar de manera más efectiva.
Define claramente lo que hay que hacer
Divide el trabajo en tareas claras con propietarios bien definidos
Asigna un propietario a cada tarea, es decir, alguien que saque el trabajo adelante hasta que se termine la tarea en cuestión. Define lo que significa "hecho" para que todo el mundo sepa identificar cuándo dar por concluido el trabajo.
Asigna dependencias a nivel de tarea
Marca las tareas que guardan algún tipo de conexión entre sí. Por ejemplo, la tarea "Enviar anuncio a toda la empresa" no podrá comenzar hasta que la tarea "Conseguir la aprobación del departamento de comunicaciones internas" esté hecha. De esta forma, podrás dejar claras las tareas que deben llevarse a cabo en cada momento.
Garantiza la visibilidad del progreso del proyecto
Documenta el progreso de las tareas y actualiza su estado en tiempo real. Además, comparte actualizaciones semanales con las partes interesadas sobre los posibles riesgos y logros clave.
Aprende y adapta los planes para generar impacto
Integra puntos de reflexión en cada uno de los proyectos
Planifica incorporar puntos clave de reflexión a lo largo del ciclo de tu proyecto, como análisis prospectivos, sesiones de control a mitad del desarrollo y análisis retrospectivos. Los rituales de reflexión permiten a los equipos mitigar los riesgos, evitar incidencias recurrentes, así como mejorar y automatizar sus procesos.
Crea procesos para desbloquear el trabajo rápidamente
Configura canales donde los equipos puedan obtener rápidamente apoyo por parte del equipo directivo si lo necesitan. Ofrece orientación sobre cuándo conviene escalar las incidencias al equipo directivo.
Establece hitos con plazos definidos
Establece fechas límite claras para las distintas fases del proyecto y revisa el progreso como equipo cada dos semanas. Verificar la coordinación en torno a los planes a corto plazo con regularidad ayuda a los equipos a centrarse en la entrega y a que los miembros del equipo sigan aprendiendo a medida que avanzan.
Desata el conocimiento colectivo
El acceso autoservicio al conocimiento ayuda a los equipos a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Si los equipos pueden aprender fácilmente los unos de los otros, invertirán menos tiempo buscando contexto y serán capaces de resolver de forma más eficaz los problemas adecuados, todos juntos.
Prácticas
- Comparte información de forma asíncrona
- Prioriza la calidad sobre la cantidad
- Usa la IA para descubrir conocimiento
Comparte información de forma asíncrona
Comparte actualizaciones mensuales sobre las prioridades principales
Explica cómo se enmarcan las prioridades actuales en las metas de la empresa y por qué son importantes. Instaura una dinámica de diálogo continuo con los equipos para ayudarlos a entender el contexto, expresar sus inquietudes y garantizar que su trabajo se ajuste siempre a la dirección estratégica de la empresa.
Sustituye más reuniones por contenido de alta calidad
Muchas reuniones se destinan a compartir información o a hablar sobre el trabajo que se debe hacer, lo que consume tiempo y no deja ningún tipo de registro al que se pueda acceder posteriormente. Incita a los equipos a sustituir este tipo de reuniones por documentación escrita y vídeos de alta calidad.
Dirige las reuniones con una página
Cuando se celebren reuniones, comienza con una página que presente el contexto, las metas de la reunión y los puntos clave de debate; luego, documenta todas las decisiones que se hayan tomado durante la reunión. A partir de ese momento, tu página pasará a formar parte del sistema de conocimiento compartido de la empresa.
Prioriza la calidad del contenido sobre la cantidad
Sé claro y conciso
No te compliques: céntrate en lo que tu audiencia necesita saber y en por qué es importante. Los mensajes claros y concisos destacan entre el ruido de fondo y animan a la acción.
Involucra a varios colaboradores antes de compartir páginas ampliamente
Haz que varios colaboradores revisen y añadan contenido a las páginas antes de compartirlas fuera del equipo. De este modo, se fomenta la alineación mientras se reduce la sobrecarga de contenido.
Adopta transparencia organizada: haz que la actividad en etapas tempranas sea accesible para todo el mundo, pero marca el estado
Indica claramente si el contenido está en progreso o aprobado oficialmente. Usa temas y espacios diferenciados para mostrar si el contenido es una reflexión inicial, está listo para recibir comentarios o es una guía oficial. De este modo, todo el mundo puede aprender y basarse en la actividad de otros, además de saber en qué pueden confiar.
Usa la IA para descubrir conocimiento
Sube todo a Internet para que la IA pueda acceder a ello
Crea un lugar de referencia para obtener información sobre objetivos, proyectos y equipos. Cuando el conocimiento es se puede buscar y está actualizado, se convierte en una herramienta poderosa para la alineación, la toma de decisiones más inteligente y la innovación.
Crea rituales en torno a la actualización de la documentación
Genera hábitos simples y colabora con agentes de IA para asegurarte de que la documentación esté actualizada. Cuando los equipos actualizan el conocimiento con regularidad, la IA puede mostrar la información correcta en el momento adecuado y las personas pueden confiar en lo que encuentran.
Busca primero, pregunta al final
Supera el instinto de enviar mensajes a colegas cuando busques información. En su lugar, trabaja con IA para buscar primero la documentación existente.
Aprovecha todo el potencial de los compañeros de equipo de la IA
Los equipos de éxito integran la IA como parte del equipo.
No se trata solo de automatizar tareas: los equipos que más se benefician de la IA fomentan la experimentación y crean con agentes para desbloquear nuevos niveles de innovación y eficiencia.
Prácticas
- Usa la IA para acelerar el aprendizaje
- Conviértete en creador
- Haz que la IA forme parte del equipo
Usa la IA para acelerar el aprendizaje
Aporta contexto a cada flujo de trabajo
Trabaja con agentes de IA para transformar rápidamente datos dispersos en información útil en cada paso de tu flujo de trabajo para que puedas tomar decisiones más inteligentes y rápidas.
Aprovecha la IA para acelerar la investigación
Permite que los equipos obtengan rápidamente información y conocimientos especializados. La IA sintetiza y analiza de manera eficaz grandes conjuntos de datos, lo que reduce las barreras para la investigación y hacer que el aprendizaje sea más rápido y accesible. Este enfoque fomenta una cultura de curiosidad, creatividad e innovación.
Usa el aprendizaje comunitario para acelerar el impacto
Los equipos aprenden a trabajar con la IA mejor unos de otros, y no a través de la formación reglada. Impulsa la adopción que genere impacto configurando días de demo, canales de Slack y grupos comunitarios donde las personas puedan mostrar casos prácticos del mundo real, compartir información y ayudar a otros a descubrir nuevas formas de obtener valor de la IA.
Conviértete en creador
Genera y prueba compañeros de equipo de IA
Permite que los equipos creen y mejoren continuamente agentes de IA que respalden sus tareas diarias. Cuando la IA se personaliza según las necesidades específicas de un equipo y de cada persona, se convierte en un participante activo para realizar la actividad.
Siéntete a gusto con la experimentación
Fomenta una cultura que respalde la experimentación y empodere a los equipos para descubrir formas innovadoras de integrar la IA en sus flujos de trabajo.
Fomenta la confianza y la transparencia
La incertidumbre ralentiza la experimentación. Herramientas transparentes, políticas claras y líneas de comunicación abiertas permiten a los equipos aprender y experimentar con IA de manera segura y con confianza.
Haz que la IA forme parte del equipo
Convierte a los agentes de IA en colaboradores de referencia
Trata a los agentes de IA como socios creativos y técnicos para hacer lluvias de ideas, iterar y ajustar conceptos. Úsalos como asistentes para automatizar tareas periódicas con las que liberar tiempo para actividades estratégicas. Aprovecha los agentes como asesores expertos para ampliar tus conocimientos, mejorar la toma de decisiones y garantizar que tu equipo pueda innovar y ejecutar de manera eficiente.
Colabora con la IA para acelerar los ciclos de innovación
Convierte las ideas en resultados tangibles más rápido. La IA ayuda a los equipos a pasar rápidamente de la lluvia de ideas a borradores estructurados, presentaciones o prototipos con los que crear bucles de retroalimentación instantáneos que garantizan la alineación. Al ver los resultados generados por IA en cuestión de segundos o minutos, los equipos pueden refinar su pensamiento desde el principio, lo que reduce los malentendidos y el malgasto de esfuerzo.
Define roles claros para los compañeros de equipo de IA
Los mejores equipos acuerdan lo que hay que hacer y la forma en que se realizará el trabajo, y los equipos que incluyen a personas y a la IA hacen lo mismo. Decidid como equipo qué tareas manejará la IA y cómo colaborará con el resto del equipo.
La ciencia del trabajo en equipo eficaz
Teamwork Lab de Atlassian es un grupo de científicos dedicados a desarrollar prácticas recomendadas para equipos modernos. Sus hallazgos guían el diseño de las prácticas y aplicaciones de Atlassian, además de ayudar a las organizaciones a implementar el System of Work de Atlassian.
Acelera el éxito con nuestro manual de estrategias del equipo
El manual de estrategias del equipo de Atlassian es una colección de ejercicios tácticos diseñados para ayudarte a implementar nuestras prácticas de System of Work. Las estrategias están comprobadas para ayudar a los equipos a realizar su actividad de manera más eficaz y resolver desafíos más rápido.
Reuniones
Actualizaciones semanales del equipo
Informa del progreso sin tener que programar otra reunión.
Reuniones
Reuniones basadas en una página
Las reuniones mejores comienzan con un documento que describa el propósito, los resultados esperados y los puntos clave del debate.
Comunicación
Manual de usuario
Ayuda a tus compañeros de equipo a entender cuál es la mejor forma de trabajar contigo.
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Ayuda a los equipos a encontrar y aportar conocimientos empresariales esenciales.
Informe de colaboración con la IA
Nuevo estudio: las mejores reuniones comienzan con una página