System of Work in der Praxis
Erhalte vom Atlassian Teamwork Lab wertvolle Einblicke darüber, wie erfolgreichen technologieorientierten Unternehmen die Teamarbeit gelingt.
Alle Teams wirken gemeinsam zusammen
Unsere im Lab getesteten und vom Team genehmigten Praktiken etablieren als zentrale Verhaltensweisen zusammen ein System of Work.
Arbeit an Zielen ausrichten
Aufgaben gemeinsam planen und nachverfolgen
Kollektives Wissen produktiv nutzen
Das volle Potenzial von KI-Teamkollegen ausschöpfen
Arbeit an Zielen ausrichten
Teams mit klar definierten Zielen arbeiten um 20 % produktiver.
Sind die Ziele sichtbar und spiegeln sie die Geschäftsprioritäten wider, werden sie zu einem mächtigen Instrument, das den Teams die Richtung weist und zu bedeutsamem Fortschritt beiträgt. Ein zentrales Ziel erleichtert allen die Teamarbeit.
Best Practices
- Klare und ehrgeizige Ziele setzen
- Ziele sichtbar gestalten
- Vorgänge mithilfe von Zielen an Prioritäten ausrichten
Klare und ehrgeizige Ziele setzen
Nur 3–5 Ziele pro Team jährlich festlegen
Das zwingt dich dazu, unwichtigere Arbeiten niedriger zu priorisieren und dich auf das Wichtigste zu konzentrieren. Jedes Ziel sollte angeben, was du erreichen möchtest und wie du den Erfolg misst, sowie ehrgeizig genug sein, um alle etwas über die Komfortzone hinaus zu fordern.
Gemeinsame Ziele festlegen
Wenn Teams ein gemeinsames Ziel verfolgen, steigt die Wahrscheinlichkeit einer effektiven Zusammenarbeit – und sie entwickeln die beste Lösung.
Ziele vierteljährlich prüfen (und bei Bedarf anpassen)
Nützliche Ziele spiegeln die wichtigsten zu erledigenden Arbeiten wider. Stellst du bei einer Quartalsprüfung fest, dass ein Ziel nicht mehr zu deinen wichtigsten Strategieprioritäten passt, aktualisiere es.
Ziele sichtbar gestalten
Ziele auf einer zentralen Plattform dokumentieren
Wenn alle Einblicke in die Ziele der anderen Beteiligten erhalten – und welche Projekte und Teams dafür ausschlaggebend sind – werden Silos und redundante Arbeiten abgebaut.
Im Gespräch klären: wohin dich Ziele bringen werden
Male eine aufregende Vision der Zukunft aus und erkläre, wie die von dir gesteckten Ziele allen dabei helfen werden, diese Vision in die Realität umzusetzen. Indem du die Vorgänge mit dem großen Ganzen verknüpfst, förderst du die Motivation und das Engagement der Teams.
Regelmäßig zu den Fortschritten updaten
Dokumentiere monatliche Fortschritte für die Ziele und wöchentliche Fortschritte für die Projekte. Updates sollten an wichtige Stakeholder gerichtet werden, die Teams dabei helfen können, die nötige Unterstützung für kontinuierlichen Fortschritt zu erhalten.
Vorgänge mithilfe von Zielen an Prioritäten ausrichten
Alle Projekte an den Zielen ausrichten
Ordne Projekte relevanten Zielen unter, und zeige dadurch die Faktoren, die zum Erreichen des Ziels gefragt sind.
Ziele nach Wichtigkeit priorisieren
Prüfe in einem monatlich stattfindenden Ritual, ob die Teams weiterhin auf die wichtigsten Vorgänge fokussiert sind. Priorisiere Ziele nur dann neu, wenn das unumgänglich ist.
Aufgaben gemeinsam planen und nachverfolgen
Klare Prozesse erhöhen die Produktivität der Teams um das 4,6-Fache.
Wenn den Teams klar ist, wie Vorgänge zu erledigen sind, und sie die Gründe dafür kennen, arbeiten sie schneller und treffen bessere Entscheidungen. Die Ziele des Teams fruchten in sinnvollen Vorgängen, wenn die eingeführten Prozesse die wichtigsten Prioritäten aller Beteiligten berühren.
Best Practices
- Den Plan und seinen Zweck verständlich formulieren
- Einen klaren Überblick über die notwendigen Schritte geben
- Die Wirkung durch Lernprozesse und die Anpassung von Plänen stärken
Den Plan und seinen Zweck verständlich formulieren
Jedes Projekts mit einem klaren Briefing beginnen
Ein nützliches Briefing umreißt das zu lösende Problem, die primäre Zielgruppe, die zu erzielende Wirkung und die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten. Einfachheit ist dabei Trumpf. Sorge außerdem dafür, dass jeder Zugriff auf das Briefing hat.
Stakeholder und Mitarbeiter connecten
Ermittle zu Beginn eines Projekts die Beteiligten und die Art und Weise, wie sie den größten Einfluss haben können. Öffne die richtigen Kommunikationskanäle mit der korrekten Taktung, damit alle Beteiligten informiert und auf dem neuesten Stand bleiben.
Arbeitsvereinbarungen festlegen
Schaffe ein klares Verständnis dafür, wie alle während des Projekts arbeiten und kommunizieren werden. Gemeinsame Rituale und Erwartungen beschleunigen die Arbeit des Teams und gestalten die Zusammenarbeit effektiver.
Einen klaren Überblick über die notwendigen Schritte geben
Vorgänge in klare Aufgaben mit klaren Verantwortlichen unterteilen
Weise jeder Aufgabe einen Besitzer zu – jemanden, der die Arbeiten bis zum Abschluss vorantreibt. Definiere die Abschlusskriterien, damit alle wissen, wann die Aufgabe erledigt ist.
Abhängigkeiten auf Aufgabenebene zuordnen
Markiere miteinander verbundene Aufgaben entsprechend. Zum Beispiel kann "Unternehmensweite Ankündigung senden" erst nach Abschluss von "Genehmigung der internen Kommunikation einholen" beginnen. Das verdeutlicht, welche Vorgänge wann zu erledigen sind.
Projektfortschritt dauerhaft transparent gestalten
Dokumentiere den Fortschritt der Aufgaben, aktualisiere den Status in Echtzeit und teile wöchentliche Updates über potenzielle Risiken und wichtige Erfolge mit Stakeholdern.
Die Wirkung durch Lernprozesse und die Anpassung von Plänen stärken
Reflexionspunkte in jedes Projekt integrieren
Plane wichtige Reflexionspunkte während deines Projektzyklus ein, wie das Durchspielen von Horrorszenarien, Zwischenüberprüfungen zur Halbzeit und Post-Mortem-Analysen. Reflexionsrituale unterstützen Teams dabei, Risiken zu mindern, die Wiederholung von Problemen zu vermeiden und die Prozesse zu verbessern und zu automatisieren.
Prozesse schaffen, um bei Hindernissen den Weg für die Arbeiten schnell wieder freizuräumen
Richte Kanäle ein, über die Teams im Bedarfsfall schnell Unterstützung von der Führungsebene erhalten können. Biete Orientierungshilfe als Richtschnur dafür an, wann Probleme an die Führungsebene eskaliert werden sollten.
Meilensteine an den Zeitplan binden
Definiere klare Fristen für die Projektphasen und überprüfe den Fortschritt im Team alle zwei Wochen. Die regelmäßige Abstimmung mit der kurzfristigen Planung hilft den Teams dabei, sich auf die Bereitstellung zu konzentrieren und den Lernprozess der Teammitglieder bei der Arbeit zu unterstützen.
Kollektives Wissen produktiv nutzen
Im Self-Service-Verfahren bereitgestelltes Wissen unterstützt die Teams bei einer schnelleren und intelligenteren Arbeitsweise.
Wenn die Teams einfach voneinander lernen, verbringen sie weniger Zeit mit der Suche nach Kontext und lösen gemeinsam die relevanten Probleme besser.
Best Practices
- Informationen asynchron weitergeben
- Qualität hat Vorrang vor Quantität
- KI nutzen, um Wissen für alle verfügbar zu machen
Informationen asynchron weitergeben
In monatlichen Updates über die wichtigsten Prioritäten informieren
Kommuniziere, wie aktuelle Prioritäten mit den Unternehmenszielen zusammenhängen und welche Bedeutung sie haben. Bleibe mit den Teams im Dialog, um ihnen zu helfen, den Kontext zu verstehen, Bedenken zu äußern und die Vorgänge kontinuierlich an der Strategievorgabe des Unternehmens auszurichten.
Hochwertige Inhalte statt höherer Zahl von Meetings
In zu vielen Meetings werden Informationen geteilt und Vorgänge besprochen – das frisst Zeit und es bleiben keine zugänglichen Aufzeichnungen. Ermutige Teams dazu, derartige Meetings durch hochwertige schriftliche Materialien und Videos zu ersetzen.
Jedes Meeting mit einer Seite beginnen
Beginne Meetings mit einer Seite, die den Kontext, die Ziele des Meetings und wichtige Diskussionspunkte festlegt – dokumentiere dann alle während des Meetings getroffenen Entscheidungen. Deine Seite wird danach Teil des gemeinsam im Unternehmen genutzten Systems für den Wissensaustausch.
Inhaltsqualität hat Vorrang vor -quantität
Klar und prägnant formulieren
Konzentriere dich darauf, was deine Zielgruppe wissen muss und warum dies wichtig ist. Mache Dinge dabei nicht komplizierter, als sie sind. Eindeutige, prägnante Nachrichten sorgen für Klarheit und bringen die Arbeit voran.
Beitragende einbeziehen, bevor Seiten allgemein geteilt werden
Lasse Seiten von mehreren Beitragenden überprüfen und ergänzen, bevor du sie außerhalb des Teams teilst. Dies verbessert die Ausrichtung und reduziert gleichzeitig die Informationsflut.
Organisierte Transparenz einführen – Aufgaben in frühen Phasen für alle zugänglich machen und dabei den Status kennzeichnen
Gib klar und deutlich an, ob Inhalte noch in Bearbeitung oder offiziell genehmigt sind. Verwende Tags und unterschiedliche Bereiche, um zu zeigen, ob es sich bei Inhalten um erste Überlegungen oder offizielle Leitfäden handelt oder ob dafür Feedback benötigt wird. So können alle voneinander lernen und ihre Aufgaben auf denen der anderen aufbauen. Gleichzeitig wissen sie, worauf sie sich verlassen können.
KI nutzen, um Wissen für alle verfügbar zu machen
Informationen online verfügbar und für KI zugänglich machen
Erstelle einen zentralen Ort für Informationen zu Zielen, Projekten und Teams. Wenn Wissen durchsuchbar und aktuell ist, wird es zu einem mächtigen Werkzeug, das Abstimmung, intelligentere Entscheidungsfindung und Innovation fördert.
Rituale im Zusammenhang mit der Aktualisierung der Dokumentation erstellen
Entwickle einfache Gewohnheiten und arbeite mit KI-Agenten zusammen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation aktuell ist. Wenn Teams Wissen regelmäßig aktualisieren, kann KI die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bereitstellen – und Mitarbeiter können den gefundenen Inhalten vertrauen.
Erst suchen, dann fragen
Unterdrücke den Instinkt, Kollegen anzupingen, wenn du nach Informationen suchst. Arbeite stattdessen mit KI zusammen und suche zuerst in vorhandenen Dokumenten.
Das volle Potenzial von KI-Teamkollegen ausschöpfen
Erfolgreiche Teams integrieren KI als Teil des Teams.
Es geht nicht nur darum, Aufgaben zu automatisieren. Teams, die am meisten von KI profitieren, fördern die Experimentierfreudigkeit und erstellen Agenten, um Innovation und Effizienz auf ein neues Level zu heben.
Best Practices
- KI nutzen, um das Lernen zu beschleunigen
- Zu einem Ersteller werden
- Mach KI zu einem Teil des Teams
KI nutzen, um das Lernen zu beschleunigen
Jeden Workflow mit Kontext versorgen
Arbeite mit KI-Agenten zusammen, um verstreute Daten in jedem Schritt deines Workflows schnell in nützliche Erkenntnisse umzuwandeln und so intelligentere, schnellere Entscheidungen treffen zu können.
KI nutzen, um die Recherche zu beschleunigen
Unterstütze Teams dabei, schnell Expertenwissen und Informationen zu erhalten. KI fasst große Datensätze effizient zusammen und analysiert sie. So wird die Recherche erleichtert und das Lernen schneller und zugänglicher gemacht. Dieser Ansatz fördert eine Kultur der Neugier, Kreativität und Innovation.
Erkenntnisse aus der Community nutzen, um effektiver zu arbeiten
Teams lernen am besten voneinander, wie sie mit KI arbeiten – formelle Schulungen sind wenig hilfreich. Fördere die Akzeptanz, um messbare Ergebnisse zu erzielen. Richte Demo-Tage, Slack-Channels und Community-Gruppen ein, in denen Personen reale Anwendungsfälle präsentieren, Erkenntnisse teilen und anderen dabei helfen können, neue Wege zu entdecken, um von der KI-Nutzung zu profitieren.
Zu einem Ersteller werden
KI-Teamkollegen generieren und testen
Gib Teams die Möglichkeit, KI-Agenten zu erstellen, die sie bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen können, und diese kontinuierlich zu verbessern. Wenn KI an die spezifischen Bedürfnisse von Teams und Einzelpersonen angepasst wird, kann sie aktiv dazu beitragen, Aufgaben zu erledigen.
Experimentieren und Neues ausprobieren
Fördere die Experimentierfreudigkeit und unterstütze deine Teams so dabei, innovative Wege zu entdecken, um KI in ihre Workflows zu integrieren.
Vertrauen durch Transparenz aufbauen
Unsicherheit verlangsamt das Experimentieren. Transparente Tools, klare Richtlinien und offene Kommunikationswege ermöglichen es Teams, sicher und selbstbewusst mit KI zu lernen und zu experimentieren.
KI in deinem Team etablieren
KI-Agenten zu unverzichtbaren Mitarbeitern machen
Betrachte KI-Agenten als kreative und technische Partner zum Brainstormen, Iterieren und Präzisieren von Ideen. Setze sie als Assistenten zur Automatisierung von Routineaufgaben ein und gewinne so Zeit für strategische Aufgaben. Nutze Agenten als fachkundige Berater, die das Wissen erweitern, die Entscheidungsfindung verbessern und sicherstellen, dass dein Team innovativ und effizient arbeiten kann.
Mit KI zusammenarbeiten, um Innovationszyklen zu beschleunigen
Setze Ideen schneller in konkrete Ergebnisse um. KI hilft Teams dabei, Brainstorming in strukturierte Entwürfe, Präsentationen oder Prototypen umzuwandeln und somit sofortige Feedback-Schleifen zu schaffen, die für Abstimmung sorgen. Durch Ergebnisse, die innerhalb von Sekunden oder Minuten von KI generiert werden, können Teams ihre Überlegungen zu einem frühen Zeitpunkt präzisieren und so Missverständnisse und unnötige Aufgaben reduzieren.
Klare Rollen für KI-Teammitglieder definieren
Die besten Teams stimmen sich darüber ab, welche Aufgaben erforderlich sind und wie der Ablauf aussehen soll. Teams, die durch KI unterstützt werden, sind da keine Ausnahme. Entscheidet als Team, welche Aufgaben von KI übernommen werden und wie sie mit dem Rest des Teams zusammenarbeiten wird.
Die Wissenschaft effektiver Teamarbeit
Das Teamwork Lab von Atlassian ist eine Gruppe von Wissenschaftlern, die sich der Entwicklung von Best Practices für moderne Teams widmet. Ihre Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Praktiken und Apps von Atlassian. Außerdem helfen sie Unternehmen dabei, das Atlassian System of Work zu implementieren.
Den Erfolg mit unserem Team-Playbook beschleunigen
Das Team-Playbook von Atlassian ist eine Sammlung taktischer Übungen, die dir dabei helfen, unser System of Work umzusetzen. Spiele helfen Teams nachweislich dabei, effektiver zu arbeiten und Herausforderungen schneller zu lösen.
Meetings
Wöchentliche Team-Updates
Teile mit, wie die Dinge laufen – ohne ein weiteres Meeting zu vereinbaren.
Meetings
Seitenbasierte Meetings
Der optimale Ausgangspunkt für Meetings ist eine Seite, auf der der Zweck, die erwarteten Ergebnisse und die wichtigsten Diskussionspunkte angegeben werden.
Kommunikation
Benutzerhandbuch
Teile deinen Teamkollegen mit, wie sie am besten mit dir zusammenarbeiten können.
Verwandte Ressourcen
Bericht "State of Teams 2025"
Sorge dafür, dass Teams wichtiges Unternehmenswissen finden und dazu beitragen können.
Bericht zur KI-Zusammenarbeit
Neue Untersuchungen: Gute Meetings beginnen mit einer Seite