Modèle de journal des tickets

Quels que soient les tickets rencontrés dans le cadre de votre projet, vous pouvez utiliser ce modèle de journal des tickets pour les enregistrer et les suivre jusqu'à leur résolution.

Utiliser le modèle

Idéal pour

Gestion de projet
Opérations

FONCTIONNALITÉS CLÉS

Planification des tâches
Priorisation
Gestion des pipelines

Qu'est-ce qu'un modèle de journal des tickets ?

Aperçu du journal des tickets

Le modèle de journal des tickets de Jira Software est un blueprint pour documenter et suivre les problèmes qui surviennent au cours d'un projet. La structure prédéfinie du modèle contient des champs clés pour renseigner des informations, telles que la description du ticket, la priorité, l'état et le propriétaire.

Cela garantit que vous disposez d'une documentation cohérente pour les tickets d'enregistrement qui surviennent au cours du cycle de vie d'un projet. Le modèle prédéfini permet d'identifier plus rapidement les problèmes critiques et d'attribuer immédiatement les tickets aux membres de l'équipe pour qu'ils les résolvent. En fin de compte, le journal est un outil qui tient les parties prenantes informées des obstacles potentiels afin que l'équipe puisse relever efficacement tous les défis du projet.

Outil de gestion de projet

Le journal des tickets est un outil qui aide les équipes à gérer les projets de manière plus efficace. Sa structure, y compris la description des tickets, permet aux parties prenantes de les identifier facilement.

Cela permet aux équipes d'attribuer les tickets aux propriétaires et de les hiérarchiser sur un tableau visuel. Au fur et à mesure que les membres de l'équipe terminent leur travail pour résoudre un ticket, celui-ci est transféré dans la colonne « terminé ». Le modèle de journal des tickets permet aux propriétaires de projets de suivre l'avancement du projet et de le mener à bien.

Quels éléments comporte le modèle de journal des tickets ?

Détails du ticket

Le journal des tickets inclut une explication détaillée de chaque ticket rencontré par l'équipe. Le modèle contient des champs de saisie contenant des informations pertinentes, telles que la description du problème, le membre de l'équipe qui le résoudra, sa priorité et son état actuel. Le journal des tickets est une source de référence unique sur chaque problème, ce qui permet de les localiser facilement.

Chronologie

Le modèle de journal des tickets inclut une chronologie que vous pouvez utiliser pour associer des dates limites et des étapes importantes à la résolution des tickets. Utilisez la chronologie et gérez les tickets pour donner aux dossiers prioritaires des dates limites plus rapprochées ou un état prioritaire. La chronologie permet d'intégrer les outils et les principes de la gestion de projet dans la résolution des tickets. Cela encourage une approche stratégique, en transformant le journal des tickets d'un enregistrement passif en un centre de contrôle pour la réussite des projets.

Automatisation

L'automatisation transforme votre journal des tickets en un outil de gestion de projet précieux et efficace pour éliminer le surcroît de travail et améliorer la productivité. Vous pouvez automatiser le modèle pour préremplir les champs avec les détails de la description du ticket pour les tickets courants, pré-attribuer les tickets aux propriétaires ou leur donner une priorité précise. Vous pouvez automatiser les notifications pour que toutes les personnes travaillant sur un ticket soient au courant. Cette automatisation remplace la nécessité de saisir les mêmes informations à plusieurs reprises par un workflow de projet que vous pouvez personnaliser en fonction des processus de votre équipe.

Comment se lancer avec le modèle de journal des tickets

1
Définir l'objectif et le périmètre
Définissez l'objectif du journal des tickets en précisant les types de tickets que vous avez l'intention de recenser (par exemple, des problèmes ou des demandes de changement) et la phase du projet qu'il couvre. De la même manière, un product owner décrit le périmètre initial du projet avant le début des travaux. Vous devrez prendre en compte l'étendue du journal des tickets pour vous assurer qu'il s'agit d'un outil précieux et informer tout le monde de la manière dont l'équipe va l'utiliser.
2
Identifier les champs clés
Déterminez les informations essentielles que vous souhaitez saisir et créez des champs obligatoires. Ces champs dépendent de votre processus de résolution des tickets, mais incluent généralement la description, la priorité, l'état et le propriétaire du ticket. Voici quelques champs clés que vous pourrez inclure :
Numéro du ticket : donnez à chaque ticket un identifiant unique pour qu'il soit plus facile de le rechercher.
Description du ticket : écrivez une explication concise, mais détaillée du problème.
Date d'enregistrement : notez la date à laquelle un membre de l'équipe a signalé le ticket pour la première fois.
Rapporteur : nommez la personne qui a initialement signalé le ticket.
Propriétaire : nommez la personne ou l'équipe qui va résoudre le ticket.
État : documentez l'état actuel du ticket (par exemple, ouvert, en cours, résolu, fermé ou différé).
Priorité : enregistrez le niveau d'importance du ticket (par exemple, élevé, moyen ou faible).
Gravité : identifiez l'impact potentiel du ticket sur le projet (par exemple, critique, majeur ou mineur).
3
Mettre en place un système de suivi
La possibilité de documenter les tickets est l'un des avantages du journal des tickets. Un autre avantage est sa capacité à suivre les tickets jusqu'à leur résolution. Utilisez le journal des tickets pour suivre le flux des tickets, depuis le moment où quelqu'un les détecte jusqu'à leur résolution. Ce système permettra d'enregistrer régulièrement qui a terminé le travail et comment il l'a fait.
4
Établir un workflow clair
La création d'un workflow défini clarifie le processus pour les membres de l'équipe et les parties prenantes. Décrivez les étapes à suivre et la manière de faire remonter les tickets lorsqu'aucune solution n'est évidente dans l'immédiat. Le modèle de journal des tickets est suffisamment personnalisable et flexible pour s'adapter à votre façon de travailler. Construisez donc le workflow en fonction de cela.
5
Partager avec l'équipe
Partagez le modèle de journal des tickets aux membres de votre équipe et veillez à ce que tout le monde soit au courant de son existence et de son objectif. Le modèle doit être accessible depuis votre système de gestion du travail, afin que les utilisateurs sachent où le trouver et que la dernière version soit toujours disponible.
6
Réviser et mettre à jour régulièrement
Pour éviter que votre journal des tickets ne devienne un document abandonné, établissez une cadence de révisions régulières pour le maintenir à jour. De la même manière qu'une équipe passe en revue les backlogs produit avant le début d'un sprint, les parties prenantes doivent passer en revue et mettre à jour le journal des tickets afin de garantir l'exactitude des rapports.