Template do registro de itens

Seja qual for o problema que surgir no seu projeto, ele pode ser registrado e acompanhado até uma resolução com o template do registro de itens.

Usar template

melhor para

Gerenciamento de projeto
Operações

Principais funções

Planejamento de tarefas
Priorização
Gestão de pipelines

O que é um template do registro de itens?

Descrição do registro de itens

O template do registro de itens no Jira Software é um modelo para documentar e monitorar os problemas que surgem durante um projeto. A estrutura pronta do template fornece campos importantes para preencher com detalhes, como descrição do item, prioridade, status e proprietário.

Assim, você tem uma documentação consistente para registrar os problemas que surgem durante o ciclo de vida do projeto. O template predefinido agiliza a identificação de problemas graves e a atribuição imediata de itens aos membros da equipe para resolução. Por fim, o registro é uma ferramenta que informa as partes interessadas sobre possíveis obstáculos para que a equipe possa enfrentar todos os desafios do projeto de forma eficaz.

Ferramenta de gestão de projetos

O registro de itens é uma ferramenta que ajuda as equipes a gerenciarem projetos com mais eficiência. Graças à sua estrutura, incluindo descrições dos itens, as partes interessadas têm facilidade para identificar os problemas.

Com o registro, as equipes podem atribuir itens a proprietários e se concentrarem nesses problemas usando um quadro visual. À medida que os membros da equipe concluem o trabalho para resolver um item, ele passa para a coluna “concluído”. Com o template do registro de itens, os proprietários do projeto monitoram o progresso e garantem a execução otimizada do projeto até a conclusão.

O que está incluso no template do registro de itens?

Informações do item

O registro de itens inclui uma explicação detalhada sobre cada problema encontrado pela equipe. O template contém campos de entrada para informações pertinentes, como uma descrição do problema, por qual membro da equipe ele vai ser resolvido, a prioridade e o status atual. O registro de itens é uma fonte única de informações sobre cada problema, facilitando a localização dos detalhes.

Cronograma

O template do registro de itens tem um cronograma que pode ser usado para associar prazos e marcos à resolução dos itens. Utilize o cronograma da linha do tempo e gerencie itens para atribuir prazos menores ou status de prioridade aos casos mais importantes. O cronograma agrega princípios e ferramentas de gestão de projetos à resolução do item. Ele incentiva uma abordagem estratégica, transformando o registro de itens: em vez de um registro passivo, você aproveita uma central de controle para garantir o sucesso do projeto.

Automação

A automação transforma o registro de itens em uma ferramenta valiosa e eficiente de gestão de projetos para eliminar o trabalho extra e aumentar a produtividade. Você pode automatizar o template para pré-preencher os campos com informações na descrição de itens comuns, pré-atribuir itens aos proprietários ou dar a eles uma prioridade específica. Além disso, é possível automatizar as notificações para que todos trabalhem em um item estando sempre por dentro dos acontecimentos. Com a automação, em vez de inserir os mesmos dados várias vezes, você tem um fluxo de trabalho de projeto que pode ser personalizado de acordo com os processos da equipe.

Como começar a usar o template do registro de itens

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Defina a finalidade e o escopo
Defina a finalidade do registro de itens esclarecendo os tipos de itens que você pretende capturar (por exemplo, problemas ou solicitações de mudança) e qual fase do projeto ele abrange. Da mesma forma que um proprietário do produto descreve o escopo inicial do projeto antes do início do trabalho, você deve considerar o escopo do registro de itens. Isso serve para garantir que ele seja uma ferramenta valiosa e informar a todos sobre como a equipe vai usar esse recurso.
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Identifique os principais campos
Determine as informações essenciais que você quer capturar e crie campos obrigatórios. Esses campos dependem do seu processo de resolução de itens, mas em geral incluem a descrição, a prioridade, o status e o proprietário do problema. Confira abaixo alguns campos importantes que você pode incluir:
Número do item: atribua a cada item um identificador exclusivo para facilitar a referência.
Descrição do item: escreva uma explicação concisa e detalhada do problema.
Data de registro: registre quando um membro da equipe reportou o problema pela primeira vez.
Relator: informe o nome da pessoa que reportou o item primeiro.
Proprietário: indique a pessoa ou a equipe que vai resolver o item.
Status: registre o estado atual do item (por exemplo, aberto, em andamento, resolvido, encerrado ou adiado).
Prioridade: registre o nível de importância do item (por exemplo, alto, médio ou baixo).
Gravidade: identifique o possível impacto do item no projeto (por exemplo, crítico, alto ou baixo).
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Implemente um sistema de rastreamento
A capacidade de documentar problemas é um benefício do registro de itens. Outra vantagem é a função de rastrear os itens até a conclusão deles. Use o registro de itens para monitorar o fluxo dos problemas desde o momento em que alguém os captura até a resolução deles. Esse sistema garante consistência ao registrar quem concluiu o trabalho e como isso foi feito.
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Estabeleça um fluxo de trabalho claro
Ao criar um fluxo de trabalho bem definido, você esclarece o processo para os membros da equipe e as partes interessadas. Descreva as etapas envolvidas e como encaminhar os itens quando nenhuma solução fica logo clara. Como o template do registro de itens é personalizável e flexível o suficiente para se adaptar à forma como você trabalha, crie o fluxo de trabalho em torno disso.
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Compartilhe com a equipe
Compartilhe o template do registro de itens com os membros da equipe e garanta que todos estejam sabendo da existência e do propósito dele. O template pode ser acessado pelo seu sistema de gerenciamento do trabalho. Assim, as pessoas sabem onde ele está, e a versão mais recente fica sempre disponível.
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Faça revisões e atualizações regulares
Para evitar que o registro de itens se torne um documento que ninguém usa, determine uma frequência para fazer revisões regulares e manter esse recurso atualizado. Assim como uma equipe analisa os backlogs do produto antes do início de um sprint, as partes interessadas devem revisar e atualizar o registro de itens para garantir a precisão dos relatórios.