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Plantilla de registro de incidencias

Independientemente de las incidencias que surjan durante el proyecto, puedes usar esta plantilla de registro de incidencias para capturarlas y realizar un seguimiento hasta su resolución.

Ideal para

Gestión de proyectos

Operaciones

Funcionalidades clave

Planificación de tareas

Priorización

Gestión de canalización

¿Qué es una plantilla de registro de incidencias?

Resumen del registro de incidencias

La plantilla de registro de incidencias de Jira Software es un plano para documentar y supervisar los problemas que puedan surgir durante un proyecto. La estructura prediseñada de la plantilla permite rellenar campos clave, como la descripción, la prioridad, el estado y el propietario de la incidencia.

De este modo, se garantiza una documentación coherente para registrar las incidencias que surjan durante el ciclo de vida del proyecto. La plantilla predefinida agiliza la identificación de problemas críticos y la asignación inmediata de las incidencias a los miembros del equipo para que las resuelvan. Por último, su registro sirve para mantener informadas a las partes interesadas sobre los posibles obstáculos, de manera que el equipo pueda superar todos los retos del proyecto de forma eficiente.

Herramientas de gestión de proyectos

El registro de incidencias es una herramienta que ayuda a gestionar los proyectos gestionado por equipos mejor. Su estructura, que incluye descripciones de las incidencias, facilita a las partes interesadas su identificación.

Permite a los equipos asignar incidencias a los propietarios y definir sus prioridades en un tablero visual. Cuando los miembros del equipo resuelven una incidencia, esta pasa a la columna "Hecho". La plantilla de registro de incidencias permite a los propietarios del proyecto supervisar su progreso y hacer que avance sin problemas hasta su finalización.

¿Qué incluye la plantilla de registro de incidencias?

Datos de la incidencia

El registro de incidencias incluye una explicación detallada de cada una de ellas. La plantilla contiene campos de entrada para la información pertinente, por ejemplo, la descripción del problema, el miembro del equipo que lo resolverá, su prioridad y su estado actual. El registro de incidencias es una única fuente de información sobre cada situación, lo que facilita su seguimiento.

captura de pantalla de incidencias.

Datos relevantes del proyecto

Además de enumerar los problemas del proyecto, la plantilla de seguimiento del registro de incidencias ofrece datos relevantes sobre el estado del proyecto, incluidos los obstáculos y su posible impacto en la planificación, el presupuesto y los recursos disponibles. El registro de incidencias proporciona a las partes interesadas una visión integral de los retos del proyecto.

Captura de pantalla de informes.

Cronograma

La plantilla de registro de incidencias cuenta con un cronograma que se puede usar para asociar los plazos y los hitos a la resolución de incidencias. Usa la planificación de cronograma y gestiona las incidencias para adelantar los plazos o dar prioridad a los casos más prioritarios. El cronograma integra herramientas de gestión de proyectos y principios para la resolución de incidencias. Además, fomenta un enfoque estratégico y transforma el registro de incidencias de algo pasivo a un centro de control para el éxito del proyecto.

captura de pantalla de cronograma.

Automatización

La automatización convierte el registro de incidencias en una valiosa y eficiente herramienta de gestión de proyectos para eliminar el trabajo adicional y aumentar la productividad. Puedes automatizar la plantilla para rellenar previamente los campos con los detalles de la descripción de la incidencia para las más comunes, asignarlas a los propietarios o darles una prioridad específica. Puedes automatizar las notificaciones para mantener informados a todos los que trabajan en una incidencia. Esta automatización sustituye la necesidad de introducir los mismos detalles repetidamente mediante un flujo de trabajo de proyecto que puedes personalizar para adaptarlo a los procesos de tu equipo.

Captura de pantalla del panel.

Instrucciones para empezar a utilizar la plantilla de registro de incidencias

Esta plantilla utiliza Jira Software para ayudar a tu equipo a gestionar un flujo de trabajo continuo.

Instrucciones para empezar a utilizar la plantilla de seguimiento del registro de incidencias

Definir la finalidad y el alcance
  

Define la finalidad del registro de incidencias aclarando qué tipo pretendes registrar, como por ejemplo, problemas o solicitudes de cambio, y qué fase del proyecto abarca. Así como el propietario del producto define el alcance del proyecto antes de empezar a trabajar, tú también deberías considerar el alcance del registro de incidencias para asegurarte de que sea una herramienta valiosa e informar a todos sobre cómo lo empleará el equipo.

Identificar los campos clave
  

Determina qué información esencial quieres recopilar y crea los campos obligatorios para ello. Estos dependerán del proceso de resolución de incidencias, pero por lo general incluyen la descripción, la prioridad, el estado y el propietario de la incidencia. A continuación se muestran algunos de los campos clave que podrías incluir:

  • Número de incidencia: asigna a cada incidencia un identificador único para facilitar la referencia a un problema.
  • Descripción de la incidencia: escribe una explicación concisa, pero detallada del problema.
  • Fecha de registro: anota cuándo un miembro del equipo informó por primera vez de la incidencia.
  • Informador: nombre de la persona que informó inicialmente de la incidencia.
  • Propietario: nombre de la persona o el equipo que resolverá la incidencia.
  • Estado: documenta el estado actual de la incidencia, como, por ejemplo, si está abierta, en curso, resuelta, cerrada o aplazada.
  • Prioridad: registra el nivel de importancia de la incidencia, es decir, alta, media o baja.
  • Gravedad: identifica el posible impacto de la incidencia en el proyecto, como crítica, grave o leve.
Implementar un sistema de seguimiento
  

La posibilidad de documentar las incidencias es una de las ventajas que ofrece este registro. Otra ventaja es su capacidad de hacer un seguimiento de estas hasta su finalización. Usa el registro de incidencias para supervisar el flujo de incidencias desde el momento en que alguien los captura hasta su resolución. Este sistema garantizará la coherencia en el registro de quién completó el trabajo y cómo lo hizo.

Establecer un flujo de trabajo claro
  

La creación de un flujo de trabajo definido aclara el proceso para los miembros del equipo y las partes interesadas. Explica los pasos que hay que seguir y cómo escalar las incidencias cuando no haya una resolución clara. La plantilla de registro de incidencias es lo suficientemente personalizable y flexible como para adaptarse a tu forma de trabajar, así que genera el flujo de trabajo en torno a eso.

Compartir con el equipo
  

Comparte la plantilla de registro de incidencias con los miembros de tu equipo y asegúrate de que todos conocen su existencia y finalidad. La plantilla debe ser accesible desde tu sistema de gestión del trabajo, garantizando que la gente sepa dónde encontrarla y que siempre esté disponible la última versión.

Revisar y actualizar con regularidad
  

Para evitar que el registro de incidencias se convierta en un documento en desuso, genera una cadencia de revisiones periódicas para mantenerlo actualizado. Al igual que un equipo revisa los backlogs del producto antes de comenzar un sprint, las partes interesadas deberían revisar y actualizar el registro de incidencias para garantizar la precisión de los informes.