Шаблон журнала задач

Определите назначение журнала задач, указав типы задач, которые вы собираетесь фиксировать (например, проблемы или запросы на изменения), и на какой этап проекта он распространяется. Как владелец продукта очерчивает первоначальную область проекта, прежде чем приступить к работе, так и вы продумайте область журнала задач, чтобы сделать его ценным инструментом и показать команде, как его использовать.

Определите сведения, которые необходимо фиксировать, и создайте обязательные поля. Их выбор зависит от процесса решения задач, но обычно сюда включают описание задачи, приоритет, статус и владельца. Ниже приведены некоторые основные поля, которые стоит включить.

• Номер задачи: присваивайте задачам уникальный идентификатор, чтобы на проблемы было проще ссылаться.

• Описание задачи: краткое, но подробное объяснение проблемы.

• Дата регистрации: когда участник команды впервые сообщил о проблеме. 

• Автор: кто впервые сообщил о проблеме.

• Владелец: участник или команда, которые будут решать задачу.

• Статус: текущее состояние задачи (например, «Открыта», «В работе», «Решена», «Закрыта» или «Отложена»).

• Приоритет: уровень важности задачи (например, «Высокий», «Средний» или «Низкий»).

• Серьезность: потенциальное влияние задачи на проект (например, «Критическое», «Значительное» или «Незначительное»).

Возможность документировать задач — одно из преимуществ журнала. Кроме того, он позволяет отслеживать ход решения задач. Используйте журнал задач для отслеживания потока задач с момента фиксации до решения. Эта система обеспечит последовательный учет того, кто и каким образом выполнил работу.

Создание строго определенного рабочего процесса позволяет прояснить работу для участников команды и заинтересованных сторон. Опишите необходимые шаги и способы эскалации задач в случаях, когда нет очевидного решения. Шаблон журнала задач можно гибко настраивать, чтобы адаптировать его к вашим методам работы и выстроить на этой основе рабочий процесс.

Поделитесь шаблоном журнала задач с участниками команды и убедитесь, что все знают о его существовании и назначении. Шаблон должен быть доступен в системе управления работой, чтобы участники знали, где его найти, и всегда могли получить его последнюю версию.

Чтобы журнал задач не превратился в заброшенный документ, установите периодичность регулярных проверок для поддержания его актуальности. Подобно тому, как команда проверяет бэклоги продукта перед началом спринта, заинтересованные стороны должны просматривать и обновлять журнал задач, чтобы гарантировать точность отчетов.