Шаблон журнала задач

С этим шаблоном журнала задач вы сможете фиксировать любые задачи, возникающие на проекте, и отслеживать ход их решения.

Использовать шаблон

Область применения

Управление проектами
Операции

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Планирование заданий
Расстановка приоритетов
Управление конвейером

Что такое шаблон журнала задач?

Основа для журнала задач

Шаблон журнала задач в Jira Software служит макетом для документирования и контроля проблем, возникающих в ходе проекта. Его готовая структура содержит ключевые поля для внесения таких сведений, как описание, приоритет, статус и владелец задачи.

Это обеспечивает согласованную документацию для записи задач, возникающих в течение жизненного цикла проекта. Готовый шаблон позволяет быстрее выявлять критические проблемы и сразу же назначать участникам команды задачи по их решению. В целом с помощью журнала можно держать заинтересованные стороны в курсе потенциальных препятствий, чтобы команда могла эффективно справляться с любыми трудностями в ходе реализации проекта.

Инструмент управления проектами

Журнал задач помогает командам эффективнее управлять проектами. Благодаря его структуре, которая включает описания задач, заинтересованным сторонам будет легче прослеживать задачи.

Команды могут назначать задачи владельцам и расставлять приоритеты на визуальной доске. Когда участники команды завершают работу по решению задачи, она перемещается в столбец для выполненных задач. Шаблон журнала задач позволяет владельцам проектов отслеживать прогресс и благополучно приближать проект к завершению.

Что входит в шаблон журнала задач?

Подробности задачи

Журнал задач содержит подробное описание каждой задачи, с которой сталкивается команда. В шаблоне предусмотрены поля для важных сведений, таких как описание проблемы, участник команды, который будет заниматься ее решением, ее приоритет и текущий статус. Журнал задач — это единый достоверный источник информации о каждой проблеме, позволяющий легко находить нужные сведения.

Аналитика по проекту

Помимо списка проблем на проекте, шаблон журнала для отслеживания задач содержит сведения о статусе проекта, в том числе о препятствиях и их потенциальном влиянии на расписание проекта, его бюджет и доступные ресурсы. Журнал задач дает заинтересованным сторонам целостное представление о сложностях проекта.

Хронология

Шаблон журнала задач включает хронологию, по которой можно связать сроки и контрольные точки с решением задач. Используйте расписание в виде хронологии для управления задачами, чтобы назначать важным случаям более ранние сроки или более высокий приоритет. Хронология позволяет использовать принципы и инструменты управления проектами для решения задач. Она способствует стратегическому подходу, превращая журнал задач из пассивного средства записи в центр управления для достижения успеха проекта.

Автоматизация

Автоматизация делает журнал задач ценным и эффективным инструментом управления проектами, который избавляет от лишней работы и помогает повысить производительность. В шаблоне можно автоматически заполнять поля распространенных задач различными сведениями и назначать владельцев, а также присваивать задачам определенный приоритет. А еще вы можете автоматизировать уведомления, чтобы все, кто работает над задачей, оставались в курсе событий. При такой автоматизации вместо того, чтобы постоянно вводить одни и те же данные, можно настроить на проекте рабочий процесс, который подойдет для методов вашей команды.

Начало работы с шаблоном журнала задач

1
Определите назначение и область
Определите назначение журнала задач, указав типы задач, которые вы собираетесь фиксировать (например, проблемы или запросы на изменения), и на какой этап проекта он распространяется. Как владелец продукта очерчивает первоначальную область проекта, прежде чем приступить к работе, так и вы продумайте область журнала задач, чтобы сделать его ценным инструментом и показать команде, как его использовать.
2
Обозначьте ключевые поля
Определите сведения, которые необходимо фиксировать, и создайте обязательные поля. Их выбор зависит от процесса решения задач, но обычно сюда включают описание задачи, приоритет, статус и владельца. Ниже приведены некоторые основные поля, которые стоит включить.
Номер задачи: присваивайте задачам уникальный идентификатор, чтобы на проблемы было проще ссылаться.
Описание задачи: краткое, но подробное объяснение проблемы.
Дата регистрации: когда участник команды впервые сообщил о проблеме.
Автор: кто впервые сообщил о проблеме.
Владелец: участник или команда, которые будут решать задачу.
Статус: текущее состояние задачи (например, «Открыта», «В работе», «Решена», «Закрыта» или «Отложена»).
Приоритет: уровень важности задачи (например, «Высокий», «Средний» или «Низкий»).
Серьезность: потенциальное влияние задачи на проект (например, «Критическое», «Значительное» или «Незначительное»).
3
Внедрите систему отслеживания
Возможность документировать задач — одно из преимуществ журнала. Кроме того, он позволяет отслеживать ход решения задач. Используйте журнал задач для отслеживания потока задач с момента фиксации до решения. Эта система обеспечит последовательный учет того, кто и каким образом выполнил работу.
4
Наладьте четкий рабочий процесс
Создание строго определенного рабочего процесса позволяет прояснить работу для участников команды и заинтересованных сторон. Опишите необходимые шаги и способы эскалации задач в случаях, когда нет очевидного решения. Шаблон журнала задач можно гибко настраивать, чтобы адаптировать его к вашим методам работы и выстроить на этой основе рабочий процесс.
5
Поделитесь с командой
Поделитесь шаблоном журнала задач с участниками команды и убедитесь, что все знают о его существовании и назначении. Шаблон должен быть доступен в системе управления работой, чтобы участники знали, где его найти, и всегда могли получить его последнюю версию.
6
Регулярно просматривайте и обновляйте шаблон
Чтобы журнал задач не превратился в заброшенный документ, установите периодичность регулярных проверок для поддержания его актуальности. Подобно тому, как команда проверяет бэклоги продукта перед началом спринта, заинтересованные стороны должны просматривать и обновлять журнал задач, чтобы гарантировать точность отчетов.