Szablon dziennika zgłoszeń

Bez względu na to, jakie problemy pojawiają się w projekcie, możesz użyć tego szablonu dziennika zgłoszeń, aby przechwytywać i śledzić je w drodze do rozwiązania.

Użyj szablonu

najlepsze zastosowania:

Zarządzanie projektami
Działalność operacyjna

NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE

Planowanie zadań
Ustalanie priorytetów
Zarządzanie pipeline'ami

Co to jest szablon dziennika zgłoszeń?

Omówienie dziennika zgłoszeń

Szablon dziennika zgłoszeń w Jira Software to szablon do dokumentowania i monitorowania problemów pojawiających się podczas projektu. Wstępnie zdefiniowana struktura szablonu zawiera kluczowe pola do wypełnienia szczegółów, takich jak opis problemu, priorytet, status i właściciel.

Zapewnia to spójną dokumentację dotyczącą rejestrowania problemów występujących w cyklu życia projektu. Wstępnie zdefiniowany szablon ułatwia identyfikację krytycznych problemów i natychmiastowe przypisywanie problemów do rozwiązania przez członków zespołu. Ostatecznie dziennik jest narzędziem, które informuje interesariuszy o potencjalnych przeszkodach, dzięki czemu zespół może skutecznie radzić sobie ze wszystkimi wyzwaniami projektowymi.

Narzędzie do zarządzania projektami

Dziennik zgłoszeń to narzędzie, które pomaga zespołom efektywniej zarządzać projektami. Jego struktura, w tym opisy problemów, ułatwia zainteresowanym stronom określenie problemów.

Umożliwia zespołom przypisywanie problemów właścicielom i ustalanie priorytetów na tablicy wizualnej. Gdy członkowie zespołu kończą pracę nad rozwiązaniem problemu, problem przenosi się do kolumny „Gotowe”. Szablon dziennika zgłoszeń umożliwia właścicielom projektów monitorowanie postępów i zapewnienie płynnego przebiegu projektu w kierunku ukończenia.

Co zawiera szablon dziennika zgłoszeń?

Szczegóły zgłoszenia

Dziennik zgłoszeń zawiera szczegółowe wyjaśnienie każdego problemu, który napotka zespół. Szablon zawiera pola wprowadzania istotnych informacji, takich jak opis problemu, członek zespołu, który go rozwiąże, jego priorytet i aktualny stan. Dziennik zgłoszeń jest jednym źródłem prawdy dla szczegółów każdego problemu, dzięki czemu szczegóły są łatwe do zlokalizowania.

Oś czasu

Szablon dziennika zgłoszeń zawiera oś czasu, za pomocą której można skojarzyć terminy i kamienie milowe z rozwiązaniem zgłoszeń. Korzystaj z harmonogramu osi czasu i zarządzaj zgłoszeniami, aby nadać przypadkom o wysokim priorytecie wcześniejsze terminy lub status priorytetowy. Oś czasu umożliwia korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami i stosowanie zasad w celu rozwiązywania zgłoszeń. Zachęca do strategicznego podejścia, przekształcając dziennik zgłoszeń z biernego zapisu w centrum kontroli sukcesu projektu.

Automatyzacja

Automatyzacja zamienia Twój dziennik zgłoszeń w cenne i wydajne narzędzie do zarządzania projektami, które eliminuje dodatkową pracę i zwiększa produktywność. Szablon można zautomatyzować, aby wstępnie wypełniać pola szczegółami w opisie zgłoszenia w przypadku typowych zgłoszeń, wstępnie przypisywać zgłoszenia do właścicieli lub nadać im określony priorytet. Możesz zautomatyzować powiadomienia, aby wszyscy pracujący nad zgłoszeniem byli na bieżąco. Ta automatyzacja zastępuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych szczegółów w ramach przepływu pracy projektu, który można dostosować do procesów zespołu.

Jak rozpocząć korzystanie z szablonu dziennika zgłoszeń

1
Ustalanie celu i zakresu
Zdefiniuj cel dziennika zgłoszeń, wyjaśniając rodzaje problemów, które zamierzasz przechwycić (np. problemy lub żądania zmian) oraz etapy projektu, które obejmuje. Podobnie jak product owner przedstawia początkowy zakres projektu przed rozpoczęciem pracy, należy rozważyć zakres dziennika zgłoszeń, aby mieć pewność, że jest to cenne narzędzie i poinformować wszystkich o tym, jak zespół będzie z niego korzystać.
2
Identyfikowanie kluczowych pól
Określ podstawowe informacje, które chcesz przechwycić, i utwórz obowiązkowe pola. Pola te zależą od procesu rozwiązywania problemów, ale zazwyczaj zawierają opis problemu, priorytet, status i właściciela. Poniżej znajduje się kilka kluczowych pól, które możesz chcieć uwzględnić:
Numer zgłoszenia: nadaj każdemu zgłoszeniu unikalny identyfikator, aby ułatwić odwoływanie się do problemu.
Opis zgłoszenia: napisz zwięzłe, ale szczegółowe wyjaśnienie problemu.
Data zgłoszenia: zapisz, kiedy członek zespołu po raz pierwszy zgłosił problem.
Zgłaszający: wymień osobę, która jako pierwsza zgłosiła problem.
Właściciel: podaj nazwę osoby lub zespołu, który rozwiąże problem.
Status: udokumentuj aktualny stan zgłoszenia (na przykład otwarty, w toku, rozwiązany, zamknięty lub odroczony).
Priorytet: wprowadź poziom ważności zgłoszenia (np. wysoki, średni lub niski).
Ważność: określ potencjalny wpływ zgłoszenia na projekt (np. krytyczny, poważny lub mały).
3
Wdrożenie systemu śledzenia
Możliwość dokumentowania problemów jest jedną z zalet dziennika zgłoszeń. Kolejną zaletą jest funkcjonalność śledzenia zgłoszeń aż do zakończenia. Użyj dziennika zgłoszeń, aby monitorować przepływ problemów od momentu ich przechwycenia do rozwiązania. System ten zapewni spójne rejestrowanie ego, kto wykonał pracę i jak to zrobił.
4
Ustalanie przejrzystego przepływu pracy
Zdefiniowanie przepływu pracy sprawia, że jest on jasny dla członków zespołu i interesariuszy. Określ odpowiednie kroki i sposoby eskalacji zgłoszeń, gdy żadne rozwiązanie nie jest natychmiast dostępne. Szablon dziennika zgłoszeń jest konfigurowalny i wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do sposobu pracy, więc zbuduj wokół tego przepływ pracy.
5
Informowanie zespołu
Udostępnij szablon dziennika zgłoszeń członkom zespołu i upewnij się, że wszyscy są świadomi jego istnienia i celu. Szablon powinien być dostępny w systemie zarządzania pracą, a użytkownicy powinni wiedzieć, gdzie go znaleźć i że najnowsza wersja jest zawsze dostępna.
6
Regularne przeglądy i aktualizacje
Aby dziennik zgłoszeń nie stał się kolejnym nikomu niepotrzebnym dokumentem, utwórz harmonogram regularnych przeglądów, dzięki któremu dziennik będzie aktualny. Tak jak zespół sprawdza zaległości dotyczące produktów przed rozpoczęciem sprintu, interesariusze powinni przeglądać i aktualizować dziennik zgłoszeń, aby zapewnić dokładność raportów.