Vorgangsprotokollvorlage

Egal, welche Vorgänge in deinem Projekt eröffnet werden – mit unserer Vorgangsprotokollvorlage kannst du sie erfassen und verfolgen, bis eine Lösung gefunden wurde.

Vorlage verwenden

Die richtige Lösung für

Projektmanagement
Operatives Geschäft

Wichtige Features

Aufgabenplanung
Priorisierung
Pipeline-Management

Was ist eine Vorgangsprotokollvorlage?

Überblick über das Vorgangsprotokoll

Die Vorgangsprotokollvorlage in Jira Software ist ein Muster für die Dokumentation und Überwachung von Vorgängen, die während eines Projekts eröffnet werden. Die Vorlage bietet dir wichtige Felder zum Ausfüllen von Details, wie Vorgangsbeschreibung, Priorität, Status und Besitzer.

Das stellt sicher, dass du eine konsistente Dokumentation für Vorgänge hast, die während des Projektzyklus auftreten. Mit der Vorlage lassen sich kritische Probleme schneller erkennen und den Teammitgliedern sofort zur Lösung zuweisen. Das Protokoll ist ein Werkzeug, das die Beteiligten über mögliche Hindernisse informiert, sodass das Team alle Projektherausforderungen effektiv bewältigen kann.

Projektmanagement-Tool

Das Vorgangsprotokoll ist ein Tool, das Teams hilft, Projekte effizienter zu verwalten. Dank seiner Struktur, die Vorgangsbeschreibungen umfasst, können Beteiligte Vorgänge leichter lokalisieren.

Das Tool erlaubt es Teams, Vorgänge Besitzern zuzuweisen und sie auf einem visuellen Board zu priorisieren. Wenn Teammitglieder dann die Aufgaben zur Lösung des Vorgangs abgeschlossen haben, wird der Vorgang in die Spalte "erledigt" verschoben. Die Vorgangsprotokollvorlage ermöglicht es den Projektbesitzern, den Fortschritt zu überwachen und dafür zu sorgen, dass das Projekt reibungslos abgeschlossen wird.

Was beinhaltet die Vorgangsprotokollvorlage?

Vorgangsdetails

Das Vorgangsprotokoll umfasst eine detaillierte Erklärung zu jedem Vorgang, mit dem sich dein Team befassen muss. Die Vorlage enthält Eingabefelder für relevante Informationen, wie die Problembeschreibung, das zuständige Teammitglied, die Priorität und den aktuellen Status. Das Vorgangsprotokoll ist eine zentrale Informationsquelle für Details zu jedem Vorgang, sodass Details leicht auffindbar sind.

Zeitleiste

Die Vorgangsprotokollvorlage enthält eine Zeitleiste, die du verwenden kannst, um Fristen und Meilensteine mit der Vorgangslösung zu verknüpfen. Mithilfe der Zeitleiste kannst du den Prioritätsstatus wichtiger Vorgänge anpassen oder frühere Fristen festlegen. Die Zeitleiste umfasst Projektmanagementtools und Prinzipien zur Vorgangslösung. Sie fördert ein strategisches Vorgehen und sorgt dafür, dass das Vorgangsprotokoll vom passiven Datensatz zum Kontrollzentrum für den Projekterfolg wird.

Automatisierung

Die Automatisierung verwandelt dein Vorgangsprotokoll in ein wertvolles und effizientes Projektmanagementtool, das zusätzliche Arbeit vermeidet und die Produktivität steigert. Du kannst die Vorlage so automatisieren, dass Felder mit Details in der Vorgangsbeschreibung für allgemeine Vorgänge vorausgefüllt werden, Vorgänge den Besitzern vorab zugewiesen werden oder diese eine bestimmte Priorität erhalten. Du kannst Benachrichtigungen automatisieren, um alle, die an einem Vorgang arbeiten, auf dem Laufenden zu halten. Diese Automatisierung ersetzt die wiederholte Eingabe der gleichen Details durch einen Projekt-Workflow, den du an die Prozesse deines Teams anpassen kannst.

Erste Schritte mit der Vorlage für das Vorgangsprotokoll

1
Zweck und Umfang definieren
Definiere den Zweck des Vorgangsprotokolls, indem du klarstellst, welche Arten von Vorgängen du erfassen möchtest (z. B. Probleme oder Änderungsanfragen) und welche Projektphase es abdeckt. Auf die gleiche Weise skizziert ein Produktinhaber den anfänglichen Projektumfang, bevor die Arbeit beginnt. Du solltest den Umfang des Vorgangsprotokolls berücksichtigen, um sicherzustellen, dass es ein wertvolles Tool ist, und alle darüber informieren, wie das Team es verwenden wird.
2
Wichtige Felder identifizieren
Bestimme die wesentlichen Informationen, die du erfassen möchtest, und erstelle Pflichtfelder. Diese Felder hängen von deinem Vorgangslösungsprozess ab, enthalten aber in der Regel die Vorgangsbeschreibung, die Priorität, den Status und den Besitzer. Im Folgenden findest du einige wichtige Felder, die du aufnehmen könntest:
Vorgangsnummer: Gib jedem Vorgang eine eindeutige Kennung, um es einfacher zu machen, auf einen Vorgang zu verweisen.
Vorgangsbeschreibung: Schreib eine kurze, aber detaillierte Erklärung des Problems.
Protokollierungsdatum: Notiere, wann ein Teammitglied den Vorgang zum ersten Mal gemeldet hat.
Autor: Nenne die Person, die den Vorgang ursprünglich gemeldet hat.
Besitzer: Nenne die Person oder das Team, die/das den Vorgang lösen wird.
Status: Dokumentiere den aktuellen Stand des Vorgangs (z. B. offen, in Arbeit, erledigt, geschlossen oder verschoben).
Priorität: Gib an, wie wichtig der Vorgang ist (z. B. hoch, mittel oder niedrig).
Schweregrad: Identifiziere die potenziellen Auswirkungen des Vorgangs auf das Projekt (z. B. kritisch, groß oder gering).
3
Ein Tracking-System implementieren
Die Möglichkeit, Vorgänge zu dokumentieren, ist einer der Vorteile des Vorgangsprotokolls. Ein weiterer Vorteil ist die Funktion, Vorgänge bis zum Abschluss zu verfolgen. Verwende das Vorgangsprotokoll, um die Bearbeitung der Vorgänge von der Erstellung bis zur Lösung zu überwachen. Das System erfasst einheitlich, wer die Aufgabe abgeschlossen hat und welche Schritte dazu erforderlich waren.
4
Einen klar beschriebenen Workflow entwickeln
Ein genau beschriebener Workflow sorgt dafür, dass Teammitglieder und andere Beteiligte den Prozess besser nachvollziehen können. Beschreibe die erforderlichen Schritte und wie du Vorgänge eskalieren kannst, wenn die Lösung nicht sofort klar ist. Die Vorgangsprotokollvorlage ist anpassbar und flexibel genug, um sich an deine Arbeitsweise anzupassen, also baue den Workflow darauf auf.
5
Mit dem Team teilen
Teile die Vorgangsprotokollvorlage mit deinen Teammitgliedern und stelle sicher, dass jeder weiß, dass es sie gibt und welchen Zweck sie hat. Die Vorlage sollte von deinem Arbeitsmanagementsystem aus zugänglich sein, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, wo sie zu finden ist und dass die neueste Version immer verfügbar ist.
6
Regelmäßig überprüfen und aktualisieren
Um zu verhindern, dass dein Vorgangsprotokoll ungenutzt verstaubt, lege einen Rhythmus für regelmäßige Überprüfungen fest, um es auf dem neuesten Stand zu halten. So wie ein Team Produkt-Backlogs überprüft, bevor ein Sprint beginnt, sollten die Beteiligten das Vorgangsprotokoll überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sich keine Fehler in die Berichte einschleichen.