Usa la herramienta adecuada para comunicar tus mensajes
Con tantas herramientas para la comunicación entre equipos, puede resultar complicado saber cuál es la mejor en cada situación. Establece cuándo usar Slack, Loom o Confluence para transmitir los mensajes.
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5 min
Personas
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RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Considera las ventajas y los principales casos de uso de cada aplicación.
- Decide cuál es la mejor aplicación para comunicar tus mensajes.
- Usa un conjunto de aplicaciones para lograr un impacto aún mayor.
QUÉ NECESITAS
- Una herramienta de comunicación entre equipos, como Slack
- Una herramienta de colaboración digital, como Confluence
- Una herramienta de comunicación por vídeo, como Loom
Recursos de la estrategia
Cómo saber cuándo usar Slack, Loom o Confluence
Decide cuándo usar Slack, Loom o Confluence para comunicar tus mensajes de la mejor forma posible.
¿Qué son Slack, Loom y Confluence?
Todas ellas son aplicaciones que se usan para la comunicación y la colaboración en equipo. Slack sirve principalmente como herramienta de mensajería instantánea. Loom es una herramienta de comunicación por vídeo. Y Confluence es un espacio de trabajo colaborativo.
Aunque esta estrategia se centra en Slack, Loom y Confluence, se pueden aplicar los mismos principios siempre que decidas qué herramienta utilizar para comunicar tus mensajes.
¿Por qué implementar esta estrategia?
Con tantas herramientas para la comunicación entre equipos, puede resultar complicado saber cuál es la mejor en cada situación. Usa esta estrategia para establecer la herramienta adecuada para comunicar tus mensajes:
- Hace que el trabajo avance y que haya menos reuniones
- Comparte información de formas más inteligentes que conectan mejor con tu audiencia
- Ofrece a las personas más control sobre sus calendarios, por lo que tendrán más tiempo de concentración
¿Cuándo deberías implementar esta estrategia?
Siempre que quieras determinar si Slack, Loom o Confluence es la herramienta adecuada para comunicar tus mensajes. Después de implementar varias veces esta estrategia, se convertirá en un hábito que podrás repetir sin esfuerzo.
4 ventajas de elegir la herramienta adecuada para comunicar tus mensajes
- Comunica de forma más inteligente: el 56 % de los trabajadores afirma que la única forma de obtener la información que necesitan es preguntarle a alguien o planificar una reunión. Las prácticas intencionadas que priorizan la asincronía (como compartir actualizaciones breves en Slack, documentación en Confluence o comentarios a través de Loom) reducen esta dependencia y hacen que la información esté accesible para todo el mundo, independientemente de la zona horaria.
- Gana tiempo para trabajar de verdad: las reuniones son el principal obstáculo de la productividad, ya que el 78 % de los trabajadores afirma que es difícil hacer su trabajo y además asistir a todas las reuniones. Compartir información de forma más asíncrona libera tiempo para progresar de verdad.
- Acelera el progreso: la dificultad para encontrar información es el principal obstáculo para avanzar rápido. Usar la herramienta adecuada para comunicar tus mensajes hace que el conocimiento esté accesible, por lo que todo el mundo puede centrarse en las metas y los resultados compartidos. Los equipos que utilizan el autoservicio de información tienen 4,9 veces más de probabilidades de ser eficaces y 4,4 veces más de probabilidades de ser productivos.
- Aprovecha el trabajo en equipo asíncrono: las herramientas de colaboración que dan voz a todo el mundo pueden impulsar la creatividad más que las reuniones por sí solas. Hay estudios que muestran que las lluvias de ideas asíncronas pueden conseguir una participación más equitativa y mejores resultados, sobre todo en los equipos distribuidos.
1. Define el propósito de tu mensaje
Tiempo estimado: 1 min
¿Qué quieres comunicar?
- Una pregunta, idea o actualización breve
- Una solicitud de comentarios
- Una explicación, una decisión o un comentario matizados
- Una estrategia, un análisis, un punto de vista, un marco o documentación
- Demostraciones
- Actualizaciones de estado del equipo
2. Considera las ventajas de cada aplicación
Tiempo estimado: 2 MIN
Slack, Loom y Confluence apoyan la comunicación y la colaboración en equipo de formas algo diferentes.
| APLICACIÓN | Los mejores momentos |
| Loom |
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| Slack |
|
| Confluence |
|
3. Elige la aplicación adecuada para el trabajo
Tiempo estimado: 2 MIN
Usa la siguiente tabla para decidir cuál es la mejor aplicación para comunicar tus mensajes.
| Casos prácticos | Estado | ¿Por qué esta herramienta? |
|---|---|---|
| Pregunta, idea o actualización breve | Estado Slack | ¿Por qué esta herramienta? Rápido e informal |
| Comentarios breves | Estado Slack o Confluence | ¿Por qué esta herramienta? Comunicación rápida, con enlaces a páginas de Confluence para obtener más información y comentarios colaborativos |
| Una explicación, una decisión o un comentario matizados | Estado | ¿Por qué esta herramienta? Añade contexto, tono y profundidad y evita las reuniones y los hilos largos |
| Una estrategia, un análisis, un punto de vista, un marco o documentación | Estado Confluence | ¿Por qué esta herramienta? Ideal para los comentarios asíncronos o los documentos para futuras consultas |
| Demostraciones | Estado Loom | ¿Por qué esta herramienta? Muestra y explica, obtén reacciones y comentarios |
| Actualizaciones de estado del equipo | Estado Slack o Loom (idealmente conectados a una herramienta de gestión de proyectos como Jira o Trello) | ¿Por qué esta herramienta? Comparte información con regularidad y evita las reuniones periódicas |
Consejo: Deja que Rovo te ayude a redactar los mensajes
¿Te cuesta dar con las palabras adecuadas? Usa el Agente Rovo Comms Crafter y escribe un mensaje con un tono y voz personales o de la empresa.
4. Plantéate usar una combinación
Tiempo estimado: 2 MIN
Todas estas aplicaciones son útiles de forma individual, pero son incluso mejores en conjunto.
| Caso práctico | Antes | Después |
|---|---|---|
| Confluence y Loom | Antes Creas una página de Confluence muy larga con muchos detalles que pueden resultar difíciles de asimilar para los lectores. | Después Añades un vídeo de Loom en la parte superior con un resumen ejecutivo y detalles sobre lo que quieres que el público sepa o haga. |
| Loom y Slack | Antes Envías un mensaje largo en Slack:"Solo quería compartir algunas ideas sobre la demostración de hoy sobre la nueva función del producto. En general, creo que ha estado bien, pero hay cosas que creo que se podrían mejorar. En primer lugar, algunas de las funciones que se mostraron parecían algo confusas y creo que sería útil si pudiéramos explicarlas en más detalle o incluso elaborar algunas sesiones de formación más". | Después Envías un mensaje de Slack claro y conciso e incluyes un vídeo de Loom como opción para que el lector "vaya más allá". Algunas personas obtendrán lo que necesitan de tus palabras, mientras que otras querrán conocer la información del vídeo, más matizada. |
| Página de Confluence con un vídeo de Loom insertado, compartida a través de Slack | Antes Organizas una reunión en la que explicas a los asistentes la idea y pides consejo. | Después Creas una página clara de Confluence que incluya un vídeo y envías un mensaje de Slack solicitando que compartan su opinión de forma asíncrona:"Hola, gente. He creado un nuevo marco de IA y me gustaría vuestra opinión. El marco se utilizará para orientar las decisiones futuras sobre las funciones del producto. Consultad esta página de Confluence, que también incluye un tutorial de vídeo de Loom. Dejad vuestros comentarios en esta página antes de que termine la semana para que pueda conocer la opinión de todo el mundo. Si no decís nada, entenderé que os parece bien. ¡Gracias!". |
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Seguimiento
Consulta las visualizaciones
Si esperas que alguien en concreto revise tu mensaje o quieres ver qué acogida ha tenido, puedes usar los análisis de Loom y Confluence para ver las visualizaciones, el número de veces que determinadas personas han visitado la página o el vídeo y otros datos relevantes útiles.
¿Aún tienes preguntas?
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