Utiliser l'outil adapté à votre message
Avec autant d'outils disponibles pour la communication d'équipe, il peut être difficile de savoir lequel est le mieux adapté à chaque situation. Déterminez quand utiliser Slack, Loom ou Confluence pour transmettre votre message.
Temps de préparation
0 min
Durée
5 m
Personnes
1 ou plus
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Examinez les avantages et les principaux cas d'utilisation de chaque application.
- Déterminez la meilleure application à utiliser pour communiquer votre message.
- Utilisez plusieurs applications pour un impact encore plus grand.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Outil de communication d'équipe, tel que Slack
- Outil de collaboration numérique, tel que Confluence
- Outil de communication vidéo, tel que Loom
Ressources du scénario
Comment savoir quand utiliser Slack, Loom ou Confluence
Déterminez quand utiliser Slack, Loom ou Confluence pour communiquer au mieux votre message.
Que sont Slack, Loom et Confluence ?
Ce sont toutes des applications utilisées pour la communication et la collaboration en équipe. Slack est principalement destiné à la messagerie instantanée. Loom est un outil de communication vidéo. Et Confluence est un espace de travail collaboratif.
Bien que ce scénario soit centré sur Slack, Loom et Confluence, les mêmes principes peuvent être appliqués chaque fois que vous décidez quel outil utiliser pour transmettre votre message.
Pourquoi exécuter ce scénario ?
Avec autant d'outils disponibles pour la communication d'équipe, il peut être difficile de savoir lequel est le mieux adapté à chaque situation. Utilisez ce scénario pour déterminer l'outil adapté à votre message :
- Poursuivez le travail tout en réduisant le nombre de réunions.
- Partagez les informations de manière plus intelligente afin de mieux communiquer avec votre public.
- Donnez à vos collaborateurs plus de contrôle sur leur agenda afin qu'ils puissent se concentrer davantage sur leur travail.
Quand devez-vous exécuter ce scénario ?
Chaque fois que vous essayez de déterminer si Slack, Loom ou Confluence est l'outil adapté à votre message ! Après avoir exécuté ce scénario plusieurs fois, cela deviendra probablement une habitude que vous pourrez répéter sans même y penser.
4 avantages à choisir le bon outil pour votre message
- Communiquez de façon plus intelligente : 56 % des employés déclarent que le seul moyen d'obtenir les informations souhaitées est de les demander à quelqu'un ou d'organiser une réunion. Les pratiques asynchrones intentionnelles, telles que le partage de mises à jour rapides dans Slack, la documentation dans Confluence ou le feedback via Loom, réduisent cette dépendance et rendent les informations accessibles à tous, quel que soit le fuseau horaire.
- Gagnez du temps pour vous consacrer à votre travail : les réunions sont le premier obstacle à la productivité, 78 % des employés déclarant qu'il leur est difficile d'accomplir leur travail en plus d'assister à toutes leurs réunions. Le partage d'informations de manière plus asynchrone libère du temps pour réaliser des avancements significatifs.
- Accélérez l'avancement : la difficulté à trouver des informations est le principal obstacle à la rapidité d'action. Utiliser le bon outil pour votre message rend les connaissances accessibles, ce qui aide chacun à rester concentré sur les objectifs et les résultats communs. Les équipes qui mettent les informations à disposition en libre-service sont 4,9 fois plus susceptibles d'être efficaces et 4,4 fois plus susceptibles d'être productives.
- Tirez parti du travail d'équipe asynchrone : les outils de collaboration qui donnent la parole à tous peuvent stimuler davantage la créativité que les réunions seules. Des études montrent que le brainstorming asynchrone peut conduire à une participation plus équitable et à de meilleurs résultats, en particulier pour les équipes distribuées.
1. Définir l'objectif de votre message
Durée estimée : 1 min
Qu'essayez-vous de communiquer ?
- Une question rapide, une idée ou une mise à jour
- Une demande de feedback
- Le partage d'une explication, d'une décision ou d'un feedback nuancé(e)
- Une stratégie, une analyse, un point de vue, un framework ou une documentation
- Démos
- Les mises à jour sur l'état de l'équipe
2. Évaluer les avantages de chaque application
Durée estimée : 2 MIN
Slack, Loom et Confluence facilitent la communication et la collaboration au sein d'une équipe, mais de manière légèrement différente.
| APP | Moments les plus propices |
| Loom |
|
| Slack |
|
| Confluence |
|
3. Choisir l'application adaptée à la tâche
Durée estimée : 2 MIN
Utilisez le tableau ci-dessous pour déterminer quelle application convient le mieux à votre message.
| Cas d'usage | État | Pourquoi cet outil |
|---|---|---|
| Idée, mise à jour ou question rapide | État Slack | Pourquoi cet outil Rapide et informel |
| Feedback rapide | État Slack ou Confluence | Pourquoi cet outil Communication rapide, avec des liens vers les pages Confluence pour plus de détails et des commentaires collaboratifs |
| Partage d'une explication, d'une décision ou d'un feedback nuancé(e) | État | Pourquoi cet outil Ajoute du contexte, du ton et de la profondeur + évite les réunions et les longs fils de discussion |
| Une stratégie, une analyse, un point de vue, un framework ou une documentation | État Confluence | Pourquoi cet outil Idéal pour un feedback asynchrone et/ou un document à consulter ultérieurement |
| Démos | État Loom | Pourquoi cet outil Montrer et expliquer, obtenir des réactions et du feedback |
| Les mises à jour sur l'état de l'équipe | État Slack ou Loom (idéalement connecté à un outil de gestion de projet tel que Jira ou Trello) | Pourquoi cet outil Partager régulièrement, éviter les réunions récurrentes |
Astuce : laissez Rovo vous aider à rédiger votre message
Vous avez du mal à trouver les bons mots ? Utilisez l'Agent Rovo Créateur de contenu pour rédiger un message en utilisant le ton et le style de votre entreprise ou les vôtres.
4. Envisager une combinaison
Durée estimée : 2 MIN
Toutes ces applications sont utiles individuellement, mais elles sont encore plus efficaces lorsqu'elles sont utilisées ensemble !
| Cas d'usage/d'utilisation | Avant | Après |
|---|---|---|
| Confluence + Loom | Avant Vous créez une très longue page Confluence contenant de nombreux détails qui peuvent être difficiles à assimiler pour les lecteurs. | Après Vous ajoutez une vidéo Loom en haut de la page avec un résumé et des détails sur ce que vous souhaitez que le public sache ou fasse. |
| Loom + Slack | Avant Vous envoyez un long message Slack :« Je voulais juste partager quelques réflexions sur la démonstration que nous avons eue plus tôt dans la journée concernant la nouvelle fonctionnalité produit. Dans l'ensemble, je pense que c'était bien, mais il y a quelques points qui pourraient être améliorés.Tout d'abord, certaines des fonctionnalités présentées semblaient un peu confuses et je pense qu'il serait utile d'avoir des explications plus détaillées, voire des sessions de formation supplémentaires. » | Après Vous envoyez un message Slack clair et concis, puis incluez une vidéo Loom en option pour permettre au lecteur d'approfondir le sujet. Certaines personnes comprendront ce dont elles ont besoin à partir de vos mots, tandis que d'autres voudront obtenir des informations plus nuancées dans la vidéo. |
| Page Confluence avec vidéo Loom intégrée, partagée via Slack | Avant Vous organisez une réunion au cours de laquelle vous présentez votre idée aux participants, puis vous leur demandez leur avis. | Après Vous créez une page Confluence claire qui inclut une vidéo, puis vous envoyez un message Slack pour demander un feedback asynchrone :« Bonjour à tous. J'ai créé un framework d'IA et j'aimerais avoir votre avis. Ce framework servira à orienter les décisions futures concernant les fonctionnalités produit.Consultez cette page Confluence, qui inclut également une vidéo explicative Loom. Merci de laisser vos commentaires sur cette page d'ici la fin de la semaine afin que je puisse recueillir l'avis de chacun. Si je n'ai pas de retour de votre part, je considérerai que vous êtes d'accord. Merci ! » |
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Suivi
Voir qui a consulté votre message
Si vous attendez qu'une personne en particulier consulte votre message ou si vous essayez de déterminer l'efficacité de votre message, vous pouvez utiliser Loom et les statistiques Confluence pour connaître le nombre de vues, le nombre de fois où certaines personnes ont consulté la page ou la vidéo, ainsi que d'autres informations utiles.
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