Используйте правильный инструмент для отправки сообщения
Когда для общения в команде доступно так много инструментов, бывает сложно определить, какой из них лучше выбрать в каждой ситуации. Определите, когда использовать Slack, Loom или Confluence для передачи своего сообщения.
Время на подготовку
0 мин
Время проведения
5 мин
Участники
Больше 1
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Рассмотрите плюсы и основные варианты использования каждого приложения.
- Определите лучшее приложение для передачи сообщения.
- Используйте сочетание приложений для большего эффекта.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Инструмент коммуникации в команде, например Slack
- Цифровой инструмент для совместной работы, например Confluence
- Инструмент для создания видеосообщений, например Loom
Ресурсы для сценария
Как узнать, когда использовать Slack, Loom или Confluence
Определите, где лучше всего передать сообщение: в Slack, Loom или Confluence.
Что такое Slack, Loom и Confluence?
Все эти приложения используются для командного общения и совместной работы. Slack в основном предназначен для мгновенного обмена сообщениями. Loom — это инструмент видеосвязи. А Confluence — это рабочее пространство для совместной работы.
Хотя этот сценарий посвящен Slack, Loom и Confluence, те же принципы можно применять для принятия решения о том, какой инструмент использовать для передачи своего сообщения.
Зачем использовать этот сценарий?
Когда для общения в команде доступно так много инструментов, бывает сложно определить, какой из них лучше выбрать в каждой ситуации. Выбор подходящего инструмента для отправки сообщения по этому сценарию:
- помогает продвигаться в работе без лишних собраний;
- позволяет эффективнее делиться информацией и лучше взаимодействовать с аудиторией;
- предоставляет сотрудникам больше контроля над временем в календаре, высвобождая его на сосредоточенную работу.
Когда следует использовать этот сценарий?
Всякий раз, когда хотите понять, подойдет ли Slack, Loom или Confluence для передачи сообщения! Проведите это сценарий несколько раз, и это наверняка войдет в привычку, которую вы будете повторять, не задумываясь.
Четыре преимущества выбора подходящего инструмента для сообщения
- Эффективное общение. 56 % работников считают, что единственный способ получить необходимую информацию — спросить кого-нибудь или назначить собрание. Асинхронные методы, такие как публикация быстрых обновлений в Slack, документирование в Confluence или обратная связь через Loom, снимают эту проблему и делают информацию доступной для всех, независимо от часового пояса.
- Больше времени для настоящей работы. Собрания — это барьер №1 на пути к производительности. 78 % работников считают, что им трудно выполнять свою работу, когда нужно посещать каждое собрание. Асинхронный обмен информацией высвобождает время для реального прогресса.
- Быстрый прогресс. Трудности с поиском информации — главное препятствие быстрой работе. Использование подходящего инструмента для передачи сообщений делает знания доступными и помогает всем сосредоточиться на общих целях и результатах. Команды, которые предусмотрели самостоятельное получение информации, имеют в 4,9 раза больше шансов быть эффективными и в 4,4 раза — быть продуктивными.
- Возможность сотрудничать асинхронно. Инструменты для совместной работы, где каждый может высказать свое мнение, способствуют творчеству больше, чем обычные собрания. Исследования показывают, что асинхронный мозговой штурм может привести к более полноценному участию всех сотрудников и улучшить результаты, особенно в распределенных командах.
1. Определите цель сообщения
Ожидаемое время: 1 мин
Что вы пытаетесь донести?
- Срочный вопрос, идея или обновление
- Просьба представить обратную связь
- Предоставление подробного объяснения, решения или отзыва
- Стратегия, анализ, точка зрения, структура или документация
- Демонстрации
- Новости о состоянии дел для команды
2. Оцените плюсы каждого приложения
Ожидаемое время: 2 МИН.
Slack, Loom и Confluence поддерживают общение и совместную работу команд немного по-разному.
| Приложение | Что можно сделать |
| Loom |
|
| Slack |
|
| Confluence |
|
3. Выберите подходящее приложение
Ожидаемое время: 2 МИН.
По таблице ниже решите, какое приложение лучше всего передаст ваше сообщение.
| Примеры использования | Состояние | Преимущество инструмента |
|---|---|---|
| Срочный вопрос, идея или обновление | Состояние Slack | Преимущество инструмента Скорость и неформальность |
| Быстрая обратная связь | Состояние Slack или Confluence | Преимущество инструмента Быстрая коммуникация и возможность добавить ссылки на страницы Confluence с более подробной информацией и общими комментариями |
| Предоставление подробного объяснения, решения или отзыва | Состояние | Преимущество инструмента Дополнительные контекст, тон и глубина, а также возможность избежать собраний и длинных сообщений |
| Стратегия, анализ, точка зрения, структура или документация | Состояние Confluence | Преимущество инструмента Отличный выбор для асинхронной обратной связи и/или документирования для дальнейшей справки |
| Демонстрации | Состояние Loom | Преимущество инструмента Возможность не только рассказать, но и показать, а также получить реакции и отзывы |
| Новости о состоянии дел для команды | Состояние Slack или Loom (в идеале подключенные к таким инструментам управления проектами, как Jira или Trello) | Преимущество инструмента Регулярная передача информации без рутинных собраний |
Совет: пусть Rovo поможет вам составить сообщение
Не получается найти нужные слова? Используйте агента Rovo «Мастер связи», чтобы написать сообщение со своим корпоративным или неформальным языком и тоном.
4. Комбинируйте
Ожидаемое время: 2 МИН.
Все эти приложения полезны по отдельности, но вместе становятся еще лучше!
| Пример использования | До | После |
|---|---|---|
| Confluence + Loom | До Вы создаете длиннющую страницу Confluence с множеством деталей, которые читателям может быть трудно осознать целиком. | После Вы размещаете в начале страницы видео Loom с краткой сводкой и основными деталями информации для аудитории или действий, которые нужно предпринять. |
| Loom + Slack | До Вы отправляете длинное сообщение в Slack:«Я хочу поделиться некоторыми мыслями о том, как прошла демонстрация новой функции продукта, которую мы провели сегодня. В целом, я думаю, все было в порядке, но кое-что, на мой взгляд, можно было бы улучшить. Во-первых, некоторые из продемонстрированных функций казались немного запутанными, и я думаю, что было бы полезно предоставить более подробные объяснения или, возможно, даже провести дополнительные обучающие занятия». | После Вы отправляете четкое и лаконичное сообщение в Slack, а к нему прикладываете видео Loom для читателей, которые хотят «погрузиться глубже». Некоторые люди сразу ухватят нужную информацию из ваших слов, а остальным пригодится более детальная информация из видео. |
| Страница Confluence со встроенным видео Loom, опубликованная через Slack | До Вы проводите встречу, на которой знакомите присутствующих с идеей, а затем спрашиваете совета. | После Вы создаете четкую страницу Confluence с видео и отправляете сообщение Slack с просьбой асинхронно ответить:«Привет, коллеги. Делюсь с вами своим новым фреймворком ИИ и хочу собрать отзывы. Он будет использоваться для принятия будущих решений по функциям продукта. Вот страница Confluence с пошаговым видеоруководством Loom. Пожалуйста, поделитесь мнением в комментариях к странице до конца недели. Если ничего не напишите, буду считать, что вам всё по душе. Спасибо!» |
Совет: записывайте видео Loom умело
Повысьте качество своих видео Loom с помощью этих советов по планированию, структурированию, записи и редактированию.
Совет: оптимизируйте страницы Confluence
Используйте сценарий «Порядок в Confluence», чтобы ваши страницы Confluence были четкими, открытыми, актуальными и уникальными.
Последующие действия
Узнайте, кто смотрел
Если вы ждете, пока ваше сообщение просмотрят определенные сотрудники, или пытаетесь определить, насколько хорошо сработало сообщение, то из аналитики Loom и Confluence вы сможете узнать количество просмотров, посещений страницы или видео определенными людьми и другую полезную информацию.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Собрания
Еженедельный обмен новостями с командой
Делитесь информацией о результатах, не назначая новых собраний.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Коммуникация
Руководство пользователя
Помогите своим партнерам по команде понять, как лучше всего с вами работать.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Добавление видео Loom в Slack
Пример сообщения Slack, который показывает преимущества поддержания порядка в Confluence
Разработчики делятся впечатлениями с менеджером по продукту о запланированных им изменениях в цикле инновации.