Полный порядок в Confluence
Со временем разделы Confluence могут стать хаотичными и неудобными в работе, но это можно предотвратить. Выработайте в себе привычку следить за четкостью, открытостью, актуальностью и уникальностью страниц.
Время на подготовку
0 мин
Время проведения
25 мин.
Участники
Больше 1
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Прежде чем создавать новую страницу, проверьте, нет ли уже похожих — это поможет избежать дублирования.
- Используйте метки и вводный текст, чтобы пояснить содержание страницы и ее связь с другими материалами.
- Привлеките к работе команду: совместная работа помогает поддерживать порядок в Confluence, экономит время и способствует более взвешенным решениям.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Цифровой инструмент для совместной работы, например Confluence
Ресурсы для сценария
Как поддерживать порядок в Confluence
Следите за тем, чтобы страницы Confluence оставались четкими, открытыми, актуальными и уникальными.
Что такое Confluence?
Confluence — это цифровое рабочее пространство, где команда может совместно создавать и собирать свои знания в едином месте.
Хотя эта инструкция рассчитана на Confluence, многие шаги и советы применимы и к другим системам коллективного управления знаниями.
Зачем проводить сценарий «Полный порядок в Confluence»?
Со временем разделы Confluence могут стать хаотичными и неудобными в управлении, прямо как в коммунальной квартире. Этот сценарий поможет всей команде освоить простые шаги, которые помогут поддерживать порядок в Confluence и получить целый ряд преимуществ.
- Экономия времени за счет меньшего количества дублирующей работы, поиска нужной информации и оценки точности и полноты страницы.
- Снижение ментальной нагрузки за счет того, что готовые материалы сразу можно отличить от черновиков.
- Улучшение процесса принятия решений за счет доступа к более точной структурированной информации; уверенности в том, что участники команды ориентируются на одни и те же данные, и предотвращения ситуаций, когда решения принимаются на основе устаревших материалов.
- Координация участников команды за счет опоры на одни и те же материалы, а не на разрозненные комментарии и обсуждения.
Когда следует использовать этот сценарий?
Цель этого сценария — выработать привычки, которые пригодятся вам каждый раз при создании новой страницы Confluence. Его также можете использовать как отправную точку для аудита и очистки существующих материалов Confluence.
3 преимущества порядка в Confluence
- Экономия времени и предотвращение стресса.
Команды тратят до четверти рабочей недели на поиск информации. При этом трудности с нахождением нужных данных чаще всего называют главной преградой на пути к движению вперед. Поддерживая порядок в Confluence, вы ускоряете поиск для участников команды и освобождаете время для действительно значимых задач. - Сократите число ненужных совещаний.
78 % работников считают, что слишком большое число встреч мешает реальной работе. Порядок в Confluence способствует согласованности и помогает командам самостоятельно находить ответы на вопросы, сокращая ненужные встречи. Когда информация становится доступной для самостоятельного поиска, команды в 4,9 раза чаще работают эффективно и в 4,4 раза чаще демонстрируют высокую продуктивность. - Только самое главное.
Каждая минута, потраченная на продирание через беспорядок — это минута, которая могла уйти на ценную работу: достижение целей, внедрение инноваций или взаимодействие с участниками команды. Согласно исследованиям, осознание подобных скрытых издержек помогает формировать более продуктивные привычки в команде.
1. Проверьте, нет ли похожего контента
Ожидаемое время: 5 мин
Перед созданием новой страницы выполните поверхностный поиск — возможно, нужная информация уже существует. Так вы сможете избежать дублирования задач и материалов.
Особенно поможет в этом поиск Rovo внутри Confluence.
Начать можно с такого запроса:
Найди последние страницы про [опишите тему].
- Дополнительно Найди страницы, созданные [автор].
-
Дополнительно Найди страницы, которые содержат [опишите недавний контекст или решение].
Дальнейшие запросы
Кратко поясни, как эти страницы связаны между собой.
- Учитывается ли на одной странице определенное решение или материал, что отсутствует на другой?
-
Содержат ли страницы противоречащую информацию? Если да, где именно?
Как комментарии на этих страницах дополняют обсуждение?
- Какие мнения были высказаны?
- Какие темы кажутся нерешенными?
Совет: познакомьтесь с Rovo
Пройдите короткий онлайн-курс, чтобы быстро освоить поиск Rovo.
2. Редактируйте, архивируйте или создайте новую страницу
Ожидаемое время: 5 мин
Если нужная страница уже существует и ее можно обновить, лучше дополнить или отредактировать ее, особенно если она написана другими участниками.
Если же без новой страницы не обойтись, выполните несколько простых шагов, чтобы избежать путаницы в будущем.
- Добавьте примечание в верхней части новой страницы о предназначении нового материала, указав при необходимости ссылки на существующие и/или похожие страницы.
Заархивируйте существующую страницу или добавьте примечание вверху с пояснением, что существующую страницу теперь заменяет новая. Не забудьте указать ссылку на новую страницу. (Если страницу создали не вы, свяжитесь с автором, чтобы внести эти изменения.)
Подсказка: пользуйтесь архивов, чтобы поддерживать порядок в разделе
Архивация не означает удаление страницы — вы просто убираете ее из обычного рабочего пространства команды. Архивированные материалы не отображаются в быстром поиске и аналитике, но остаются доступными по ссылке и через расширенный поиск.
3. Установите статус страницы
Ожидаемое время: 1 мин
Для ясности укажите статус страницы в заголовке.
| Ситуация | Состояние |
| Ранний этап разработки идей, а не готовые факты | Черновик / в разработке Rough draft |
| Готовый черновик, ожидание проверки | Готово к проверке Ready for review |
| Официальная, достоверная информация для команды | Подтверждено Verified |
Нужны более детальные статусы?
Заведите дополнительные метки вместе со командой. Главное, чтобы они были понятны и сотрудникам за ее пределами.
4. По возможности оставьте страницу открытой
Ожидаемое время: 1 мин
Если на странице нет конфиденциальной информации, лучше оставить ее открытой — так участники команды смогут находить информацию и выводы для своей работы. Это также снижает риск дублирования работы: другие сотрудники, в том числе благодаря Rovo, смогут находить уже созданные материалы только в том случае, если имеют к нему доступ.
Если на странице содержится конфиденциальная информация, вы можете изменить права доступа, нажав кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу и выбрав, кто сможет просматривать материал.
Подсказка: снабжайте черновики метками
Не уверены, что идея готова к публикации? Просто оставьте метку «Черновик»! (см. шаг 3.)
5. Вовлеките команду
Ожидаемое время: 10 мин
Как и в случае с уборкой в квартире со множеством соседей, каждый несет ответственность за порядок в Confluence — и получает от этого пользу. Вот несколько способов мотивировать команду поддерживать порядок в разделе.
Пряник: отправляйте неожиданные награды
Исследования показывают, что немедленное вознаграждение мотивирует людей сильнее, чем будущая польза. Если ваших коллег по команде не мотивирует идея того, что другим будет легче находить качественную информацию, попробуйте спонтанно отправлять вознаграждения (например, публичное сообщение с благодарностью или подарочную карту на небольшую сумму) товарищам по команде, которые исправно следуют этим правилам.
Кнут: привлеките внимание к проблеме
Договоритесь с командой, что тот, кто меньше всего следует этим правилам, будет отвечать за разработку руководства по адаптации новых участников команды. Когда к команде присоединится новый сотрудник, проголосуйте за то, кому будет поручено это задание. Недовольство, вызванное плохой организацией, станет еще более очевидным, и в будущем послужит стимулом для большей согласованности действий.
Расскажите о проблемах и достижениях, чтобы подчеркнуть их важность
Люди ощущают боль от потери в два раза сильнее, чем удовольствие от вознаграждения. Подчеркните для участников команды, сколько времени тратится на поиск информации, когда эти методы не соблюдаются.
Например: «Среднестатистическая команда тратит четверть рабочей недели на поиск точной и актуальной информации. Представьте, сколько еще мы могли бы сделать, если бы не тратили это время зря!»
С другой стороны, люди часто забывают о потенциальных выгодах, от которых они отказываются, делая выбор. Укажите на другие нужные дела, которыми могли бы заняться участники команды — и ее руководители — в высвободившееся время.
Например: «Не только наши товарищи по команде теряют время, но и наше руководство. Вы бы предпочли, чтобы они тратили свое время на поиск информации? Или могли подробнее что-то обсудить в разговоре с вами? А может быть уделить больше внимания отзывам по вашей работе или оценке эффективности?»
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Собрания
Еженедельный обмен новостями с командой
Делитесь информацией о результатах, не назначая новых собраний.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Коммуникация
Руководство пользователя
Помогите своим партнерам по команде понять, как лучше всего с вами работать.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Права доступа к страницам должны быть как можно более открытыми
Пример сообщения Slack, который показывает преимущества поддержания порядка в Confluence
Разработчики делятся впечатлениями с менеджером по продукту о запланированных им изменениях в цикле инновации.