Confluence ohne Chaos
Confluence-Bereiche werden mit der Zeit manchmal unordentlicher und unhandlicher. Du kannst aber etwas dagegen tun. Mache es dir zur Gewohnheit, deine Seiten übersichtlich, offen, aktuell und einzigartig zu halten.
Vorbereitungszeit
0 Min.
LAUFZEIT
25 min.
Teilnehmer
1+
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Bevor du etwas Neues erstellst, prüfe zuerst, ob bereits ähnliche Seiten vorhanden sind, um Dopplungen zu vermeiden.
- Verwende Stichwörter und Einführungstext, um Kontext zur Seite bereitzustellen und aufzuzeigen, wie sie mit anderen Inhalten zusammenhängt.
- Hole dein Team mit ins Boot, damit alle gemeinsam daran arbeiten können, Confluence übersichtlich zu halten, Zeit zu sparen und noch bessere Entscheidungen zu treffen.
DAS BRAUCHST DU
- Ein Tool für digitale Zusammenarbeit, wie Confluence
Spiel-Ressourcen
So hältst du Confluence übersichtlich
Sorge dafür, dass deine Confluence-Seiten übersichtlich, offen, aktuell und einzigartig bleiben.
Was ist Confluence?
Confluence ist ein digitaler Arbeitsbereich, in dem dein Team sein Wissen festhalten, daran zusammenarbeiten und sich vernetzen kann – und das alles an einem Ort.
Dieses Spiel ist zwar für Confluence konzipiert, aber viele der Schritte und Tipps gelten für jedes kollaborative Wissensmanagementsystem.
Welche Vorteile bietet das Spiel "Confluence ohne Chaos"?
Wie in einem Haus mit vielen Mitbewohnern können Confluence-Bereiche mit der Zeit unorganisiert und unordentlich werden. Dieses Spiel vermittelt deinem gesamten Team einfache Maßnahmen, um Confluence übersichtlich zu halten, was viele Vorteile hat:
- Zeitersparnis: Doppelarbeit wird reduziert, ihr findet schneller die richtigen Informationen und könnt besser beurteilen, ob eine Seite korrekt oder vollständig ist.
- Entlastung: Ihr wisst genau, was ihr problemlos verwenden könnt. Gleichzeitig bleibt Raum für Vorgänge in der Anfangsphase.
- Bessere Entscheidungsfindung: Dem gesamten Team stehen qualitativ hochwertige, optimierte Informationen zur Verfügung. Es ist sichergestellt, dass Teamkollegen dieselben Inhalte verwenden, um ihre Entscheidungen zu treffen. Situationen, in denen Teammitglieder Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Inhalte treffen, wird vorgebeugt.
- Abstimmung im Team: Das gesamte Team nutzt dieselben Inhalte, statt sich auf verstreute Kommentare oder Diskussionen berufen zu müssen.
Wann solltest du dieses Spiel durchführen?
Bei diesem Spiel geht es darum, Gewohnheiten für die Erstellung neuer Confluence-Seiten zu etablieren. Du kannst dieses Spiel auch als Ausgangspunkt verwenden, um bestehende Confluence-Inhalte zu überprüfen und zu bereinigen.
3 Vorteile gut organisierter Confluence-Seiten
- Weniger Zeitaufwand und weniger Frust:
Teams verbringen bis zu einem Viertel ihrer Arbeitswoche mit der Suche nach Informationen und haben Schwierigkeiten, die passenden Antworten zu finden. Dies gilt als größtes Hindernis für schnelles Arbeiten. Bei übersichtlichen Confluence-Seiten finden Teams die gesuchten Antworten schneller, sodass ihnen mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben bleibt. - Weniger Meetings:
78 % der Mitarbeiter geben an, dass zu viele Meetings sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Übersichtlichere Confluence-Seiten fördern die Abstimmung und helfen Teams, Antworten selbst zu finden, wodurch unnötige Meetings vermieden werden. Wenn Informationen per Self-Service zur Verfügung stehen, haben Teams eine 4,9-mal höhere Wahrscheinlichkeit, effektiv zu sein, und eine 4,4-mal höhere Wahrscheinlichkeit, produktiv zu sein. - Fokus auf den wichtigsten Aspekten:
Jede Minute, die für das Durchsuchen unübersichtlicher Informationen aufgewendet werden muss, fehlt für wichtigere Aufgaben wie die Zielverfolgung, das Schaffen von Innovationen oder die Vernetzung mit Teamkollegen. Studien zeigen, dass die Aufdeckung dieser versteckten Kosten zu besseren Gewohnheiten im gesamten Team führen kann.
1. Nach ähnlichen Inhalten suchen
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Bevor du eine neue Seite erstellst, prüfe mit einer schnellen Suche, ob bereits ähnliche Inhalte vorhanden sind. Auf diese Weise vermeidest du Dopplungen und unnötige Arbeit.
Die Rovo-Suche in Confluence ist dafür besonders hilfreich.
Erster Prompt
Finde die neuesten Seiten zu [Thema beschreiben].
- Optional Suche nach Seiten von [Autor].
-
Optional Suche nach Seiten, die [aktuellen Kontext oder Entscheidung beschreiben] enthalten.
Weiterführende Prompts
Fasse zusammen, in welcher Beziehung die Seiten zueinander stehen.
- Wird auf einer Seite eine bestimmte Entscheidung oder ein bestimmter Kontext berücksichtigt, auf einer anderen dagegen nicht?
-
Enthalten die Seiten widersprüchliche Informationen? Wenn ja, wie lauten diese?
Wie tragen die Kommentare auf diesen Seiten zur Unterhaltung bei?
- Welche Meinungen wurden geäußert?
- Welche Themen scheinen ungelöst zu sein?
Tipp: Einführung in Rovo
Nimm an diesem kurzen Onlinekurs teil, um schnell in die Rovo-Suche einzusteigen.
2. Eine Seite bearbeiten oder archivieren oder eine neue Seite erstellen
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Wenn bereits eine Seite vorhanden ist, die aktualisiert werden könnte, solltest du erwägen, die bestehende Seite zu ergänzen oder zu bearbeiten. Dies gilt besonders für von Mitarbeitern verfasste Seiten.
Wenn eine neue Seite benötigt wird, solltest du jetzt etwas unternehmen, um spätere Verwirrung zu vermeiden:
- Füge oben auf der neuen Seite eine Notiz zum Zweck des neuen Inhalts hinzu und verlinke gegebenenfalls auf bestehende und/oder ähnliche Seiten.
Archiviere die bestehende Seite oder füge oben eine Notiz hinzu, um zu erklären, dass die neue Seite jetzt die bestehende ersetzt. Gib darin einen Link zur neuen Seite an. (Wenn du die Seite nicht erstellt hast, bitte den Autor, diese Aktualisierungen vorzunehmen.)
Tipp: Archivierung für mehr Übersichtlichkeit
Durch Archivieren wird eine Seite nicht gelöscht. Sie wird nur nicht mehr im üblichen Arbeitsbereich deines Teams angezeigt. Archivierte Inhalte sind zwar von der Schnellsuche und den Analysen ausgeschlossen, aber Links dazu funktionieren weiterhin und die Inhalte können mit einer erweiterten Suche gefunden werden.
3. Den Seitenstatus festlegen
Geschätzte Dauer: 1 Minute
Nimm der Übersichtlichkeit halber den Seitenstatus in die Kopfzeile auf.
| Situation | Status |
| Erste Ideensammlung, noch keine definitiven Fakten vorhanden | Grober Entwurf/In Bearbeitung Rough draft |
| Entwurf fertiggestellt, Überprüfung ausstehend | Bereit zur Überprüfung Ready for review |
| Offizielle, zuverlässige Teaminformationen | Verifiziert Verified |
Soll es noch etwas genauer sein?
Du kannst gemeinsam mit deinem Team weitere benutzerdefinierte Stichwörter erstellen. Achte aber darauf, dass sie auch für Personen außerhalb deines Teams leicht verständlich sind.
4. Die Seite standardmäßig offen halten
Geschätzte Dauer: 1 Minute
Sofern auf der Seite keine vertraulichen Informationen vorhanden sind, sollte sie offen bleiben, damit deine Teamkollegen für ihre Arbeit relevante Informationen und Erkenntnisse finden können. Das reduziert auch Doppelarbeit, da andere, einschließlich Rovo, die bereits erstellten Inhalte nur finden können, wenn sie Zugriff darauf haben.
Wenn deine Seite vertrauliche Informationen enthält, kannst du die Berechtigungen anpassen, indem du oben rechts auf die Schaltfläche "Teilen" klickst und auswählst, wer Zugriff haben soll.
Tipp: Kennzeichnung grober Entwürfe
Du hast Bedenken, erste Ideen mit anderen zu teilen? Kennzeichne sie einfach als groben Entwurf. (Näheres dazu siehe Schritt 3.)
5. Dein Team ins Boot holen
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Wie bei einem Haus mit vielen Mitbewohnern sollten alle dazu beitragen, Confluence übersichtlich zu halten. Letztlich profitieren auch alle davon. Hier sind ein paar Möglichkeiten, dein Team zu mehr Ordnung in eurem gemeinsamen Confluence-Bereich zu motivieren.
Die Karotte: überraschende Belohnungen
Forschung zeigt, dass Menschen durch sofortige Belohnungen mehr motiviert werden als durch zukünftige. Brauchen deine Teamkollegen etwas Motivation, anderen das Auffinden wichtiger Informationen zu erleichtern, kannst du eine kleine Belohnung (z. B. einen öffentlich Gruß oder eine kleine Geschenkkarte) an die Teamkollegen schicken, die diese Praktiken umsetzen.
Die Peitsche: den Schmerz hervorheben
Einige dich mit dem Team darauf, dass die Person, die diese Praktiken am wenigsten befolgt, den Onboarding-Leitfaden für den nächsten neuen Teamkollegen erstellen muss. Kommt ein neuer Kollege ins Team, stimmt im Team darüber ab, wer diese Aufgabe übernehmen soll. Das macht den Frust über schlechte Organisation deutlicher und führt hoffentlich zu mehr Abstimmung in der Zukunft.
Betone die Wichtigkeit von Fleiß und Preis
Menschen fühlen den Schmerz eines Verlustes doppelt so intensiv wie die Freude eines Gewinns. Mache Teamkollegen verständlich, wie viel Zeit mit der Suche nach Informationen verschwendet wird, wenn diese Praktiken nicht befolgt werden.
Ein Beispiel: "Im Schnitt vergeuden Teams ein Viertel der Arbeitswoche mit der Suche nach genauen und aktuellen Informationen. Stellt euch vor, wie viel mehr wir erreichen könnten, wenn wir diese Zeit nicht verschwenden würden!"
Auf der anderen Seite vergessen die Leute oft die potenziellen Gewinne, auf die sie verzichten, wenn sie eine Entscheidung treffen. Weise darauf hin, welche anderen wertvollen Dinge deine Teamkollegen – und auch Führungskräfte – in dieser Zeit erledigen könnten.
Ein Beispiel: "Nicht nur unsere Teamkollegen verlieren Zeit, sondern auch unsere Führungskräfte. Wäre es euch lieber, sie würden ihre Zeit darauf verwenden, Informationen zu suchen? Längere Einzelgespräche mit euch zu führen? Sich mehr Gedanken über individuelles Feedback zu machen oder an eurer Leistungsbeurteilung zu arbeiten?
Hast du noch Fragen?
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