Confluence bez bałaganu
Choć przestrzenie Confluence mogą z czasem stać się chaotyczne i trudne w użyciu, wcale nie musi tak być. Wprowadź zwyczaj dbania, aby strony Confluence były przejrzyste, otwarte, aktualne i unikatowe.
Przygotowanie
0 min
Czas trwania
25 min
Osoby
>1
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Sprawdź powiązane strony przed utworzeniem czegokolwiek nowego, aby uniknąć powielania pracy.
- Użyj etykiet i tekstu wprowadzającego, aby przedstawić kontekst dotyczący zawartości strony i jej powiązania z innymi treściami.
- Zmobilizuj wszystkich członków zespołu, aby wspólnie dbali o porządek w Confluence, oszczędzali czas i podejmowali jeszcze lepsze decyzje.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Narzędzie do współpracy cyfrowej, np. Confluence
Zasoby do gry
Jak utrzymać porządek w Confluence
Zadbaj, aby Twoje strony Confluence były przejrzyste, otwarte, aktualne i unikatowe.
Czym jest Confluence?
Confluence to cyfrowa przestrzeń robocza, w której Twój zespół może tworzyć, współpracować i dzielić się wiedzą — wszystko w jednym miejscu.
Chociaż tę grę opracowano z myślą o Confluence, wiele kroków i wskazówek dotyczy każdego systemu zarządzania wiedzą opartego na współpracy.
W jakim celu przeprowadza się grę Confluence bez bałaganu?
Podobnie jak w domu zamieszkiwanym przez wielu współlokatorów w przestrzeniach Confluence może z czasem pojawić się nieporządek, przez co mogą stać się trudne w użyciu. Gra pomaga całemu zespołowi nauczyć się prostych czynności ułatwiających zachowanie porządku w Confluence, a przez to pozwala:
- Oszczędzać czas, ograniczając dublowanie prac, ułatwiając wyszukiwanie właściwych informacji oraz pozwalając ocenić, czy strona zawiera dokładne dane i jest kompletna
- Ograniczać obciążenie pracą umysłową, jasno wskazując, co można bezpiecznie wykorzystać, a jednocześnie pozostawiając przestrzeń na pracę na wczesnym etapie
- Udoskonalić proces podejmowania decyzji poprzez zapewnienie uporządkowanych informacji o wysokiej jakości, dostarczenie zespołowi spójnych danych jako podstawy wyborów i zapobieganie sytuacjom, w których decyzje są podejmowane w oparciu o nieaktualne treści
- Synchronizować działania zespołu wokół tych samych treści, a nie rozproszonych komentarzy lub dyskusji
Kiedy należy przeprowadzić tę grę?
Gra koncentruje się na wprowadzaniu nawyków, których należy przestrzegać za każdym razem przy tworzeniu nowej strony Confluence. Możesz również użyć tej gry jako punktu wyjścia do audytu i porządkowania istniejących treści Confluence.
3 zalety porządku w Confluence
- Oszczędność czasu i ograniczenie frustracji:
Zespoły spędzają nawet jedną czwartą tygodnia roboczego na poszukiwaniu informacji i wskazują trudność w znalezieniu odpowiedzi jako przeszkodę nr 1 w szybkim działaniu. Utrzymywanie porządku w Confluence oznacza, że inni członkowie zespołu spędzają mniej czasu na poszukiwaniu odpowiedzi, a więcej czasu na istotnej pracy. - Ograniczenie niepotrzebnych spotkań:
78% pracowników twierdzi, że zbyt duża liczba spotkań przeszkadza w realizowaniu pracy. Confluence bez bałaganu sprzyja koordynacji działań i pomaga zespołom samodzielnie znajdować odpowiedzi, ograniczając niepotrzebne spotkania. Gdy zespoły mogą samodzielnie uzyskiwać informacje, są 4,9 razy skuteczniejsze i 4,4 razy wydajniejsze. - Koncentracja na tym, co najważniejsze:
Każda minuta spędzona na przeczesywaniu bałaganu to czas, którego nie poświęcasz na pracę o wyższej wartości, taką jak osiąganie celów, innowacje lub komunikacja z innymi członkami zespołu. Badania wykazują, że wskazanie tych ukrytych kosztów może motywować do wprowadzania lepszych nawyków w całym zespole.
1. Sprawdź powiązane treści
Szac. czas: 5 MIN
Przed utworzeniem nowej strony przeprowadź szybkie wyszukiwanie, aby sprawdzić, czy powiązane treści już istnieją. W ten sposób możesz uniknąć dublowania prac i treści.
Wyszukiwanie Rovo w Confluence jest w tym szczególnie pomocne.
Początkowy prompt:
Znajdź najnowsze strony na temat [opisz temat].
- Opcjonalnie Szukaj stron według [autora]
-
Opcjonalnie Szukaj stron zawierających [opisz ostatni kontekst lub decyzję]
Kolejne prompty
Podsumuj wzajemne powiązania między stronami.
- Czy dana strona bierze pod uwagę konkretną decyzję lub fragment kontekstu, którego druga nie uwzględnia?
-
Czy strony zawierają sprzeczne informacje? Jeżeli tak, to których informacji to dotyczy?
Co komentarze na tych stronach wnoszą do rozmowy?
- Jakie opinie wyrażono?
- Które tematy wydają się nierozstrzygnięte?
Wskazówka: Poznaj Rovo
Weź udział w krótkim kursie online, aby szybko zacząć używać wyszukiwania Rovo.
2. Edytuj, archiwizuj lub utwórz nową stronę
Szac. czas: 5 MIN
Jeżeli strona już istnieje i można ją zaktualizować, rozważ uzupełnienie lub edycję istniejącej strony, zwłaszcza jeśli została napisana przez współpracowników.
Jeżeli konieczne jest utworzenie nowej strony, wykonaj teraz kilka czynności, aby później uniknąć zamieszania:
- Zamieść na górze nowej strony notatkę na temat celu tej nowej treści i w razie potrzeby dodaj łącze do istniejących i/lub powiązanych stron
Zarchiwizuj istniejącą stronę lub zamieść notatkę na górze, aby wyjaśnić, że nowa strona zastępuje teraz dotychczasową, i dodaj łącze do nowej strony (jeżeli stronę utworzył ktoś inny, skontaktuj się z autorem, aby dokonać tych aktualizacji)
Wskazówka: Archiwizuj, aby utrzymać porządek w przestrzeni
Archiwizacja nie oznacza, że pozbywasz się strony — po prostu przenosisz ją poza codzienną przestrzeń roboczą zespołu. Chociaż zarchiwizowane treści są wykluczone z szybkiego wyszukiwania i analizy, łącza do nich nadal działają i można je znaleźć w wyszukiwaniu zaawansowanym.
3. Ustaw status strony
Szac. czas: 1 min
Aby wszystko było jasne, umieść status strony w nagłówku.
| Sytuacja | Status |
| Wstępne koncepcje, a nie ostateczne ustalenia | Wstępna wersja robocza / w toku Rough draft |
| Ukończona wersja robocza, oczekuje na przegląd | Gotowe do weryfikacji Ready for review |
| Oficjalne, wiarygodne informacje zespołu | Zweryfikowano Verified |
Potrzebujesz więcej szczegółów?
Twórz inne etykiety niestandardowe ze swoim zespołem, ale zadbaj, aby były łatwe do zrozumienia dla osób spoza tego grona.
4. Domyślnie otwarta zawartość
Szac. czas: 1 min
O ile na Twojej stronie nie ma informacji poufnych, powinna pozostać otwarta, aby pomóc innym członkom zespołu znajdować informacje i spostrzeżenia na potrzeby ich pracy. Ogranicza to również duplikowanie prac, ponieważ inni, w tym Rovo, mogą znaleźć to, co już zostało utworzone, tylko wtedy, gdy mają do tego dostęp.
Jeżeli Twoja strona zawiera informacje poufne, możesz dostosować uprawnienia, klikając przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu i wybierając, kto powinien mieć dostęp.
Wskazówka: Oznacz wstępne wersje robocze
Masz opory przed udostępnianiem wstępnych koncepcji Po prostu oznacz je jako wstępną wersję roboczą! (Zobacz krok 3.)
5. Zmobilizuj wszystkich członków zespołu
Szac. czas: 10 min
Podobnie jak w domu zamieszkiwanym przez wielu współlokatorów wszyscy odpowiadają za porządek, w Confluence wszyscy mają obowiązek dbać o ład. Oto kilka sposobów, aby zmotywować zespół do utrzymywania porządku w przestrzeni.
Marchewka: Wyślij nagrody niespodzianki
Badania pokazują, że natychmiastowe gratyfikacje motywują bardziej niż te odległe w czasie. Jeśli ułatwianie innym znalezienia wartościowych informacji nie stanowi wystarczającej motywacji dla Twoich kolegów z zespołu, rozważ przyznanie losowej gratyfikacji (np. publicznego podziękowania lub niewielkiej karty podarunkowej) osobom, które dobrze stosują te praktyki.
Kij: Spraw, aby ból był bardziej odczuwalny
Uzgodnijcie jako zespół, że osoba, która w najmniejszym stopniu przestrzega tych zasad, będzie odpowiedzialna za stworzenie przewodnika dla nowego kolegi z zespołu. W odpowiednim czasie zagłosujcie, kto otrzyma to zadanie. Spowoduje to, że frustracja związana ze słabą organizacją stanie się bardziej widoczna, i — miejmy nadzieję — zmotywuje do lepszej koordynacji działań w przyszłości.
Podkreślaj korzyści i straty, aby zaakcentować ich znaczenie
Ludzie odczuwają ból związany ze stratą dwukrotnie intensywniej niż radość związaną z odniesieniem korzyści. Zwróć uwagę kolegów z zespołu na to, ile czasu tracimy na szukanie informacji, jeśli nie przestrzegamy tych zasad.
Na przykład: „Przeciętny zespół traci jedną czwartą tygodnia pracy na poszukiwanie dokładnych i aktualnych informacji. Wyobraźcie sobie, jak wiele moglibyśmy osiągnąć, gdybyśmy nie tracili tego czasu!”.
Z drugiej strony ludzie często zapominają o potencjalnych korzyściach, z których rezygnują, dokonując wyboru. Wskaż inne wartościowe rzeczy, które koledzy z zespołu — i liderzy — mogliby robić w tym czasie.
Na przykład: „Czas tracą nie tylko nasi koledzy z zespołu, ale także liderzy. Wolicie, żeby spędzali czas na szukaniu informacji? A może na indywidualnych spotkaniach z Wami? Lub na przekazywaniu Wam bardziej szczegółowych informacji zwrotnych na temat Waszej pracy lub Waszych wyników?”.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
SPOTKANIA
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu
Informuj, jak się sprawy mają — bez planowania kolejnego spotkania.
SPOTKANIA
Spotkania prowadzone na podstawie strony
Punktem wyjścia do organizowania lepszych spotkań jest strona, która przedstawia cel, oczekiwane wyniki i najważniejsze punkty dyskusji.
Komunikacja
Instrukcja użytkownika
Pomóż pozostałym członkom poznać styl Twojej pracy.
Podsumowanie
Retrospektywa
Zapewnij bezpieczną przestrzeń do dyskusji o tym, co zadziałało, a co nie.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
Upewnij się, że uprawnienia do strony są jak najbardziej otwarte
Przykładowa wiadomość Slack podkreślająca korzyści z utrzymania porządku w Confluence
Twórcy oprogramowania przekazują opinie na temat uaktualnień cyklu innowacji planowanych przez menedżera produktu.