Confluence organizado
Os espaços do Confluence podem se tornar desorganizados e difíceis de manejar com o passar do tempo, mas não precisa ser assim. Crie o hábito de manter suas páginas claras, abertas, atualizadas e exclusivas.
Tempo de preparo
0 min
Tempo de execução
25min
Pessoas
Mais de 1
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Verifique as páginas relacionadas antes de criar algo novo para evitar duplicações.
- Use etiquetas e texto de introdução para dar contexto sobre o conteúdo da página e como ele se relaciona a outros conteúdos.
- Faça com que sua equipe participe, assim todos trabalham juntos para manter o Confluence organizado, economizar tempo e tomar decisões ainda melhores.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de colaboração digital, como o Confluence
Recursos da tática
Como manter o Confluence organizado
Mantenha suas páginas do Confluence claras, abertas, atualizadas e exclusivas.
O que é o Confluence?
O Confluence é um espaço de trabalho digital em que sua equipe pode criar, colaborar e conectar o conhecimento, tudo em um só lugar.
Embora esta Tática tenha sido feita para o Confluence, muitas das etapas e dicas se aplicam a qualquer sistema colaborativo de gestão do conhecimento.
Por que seguir as Táticas de organização do Confluence?
Como uma casa com muitos colegas de quarto, os espaços do Confluence podem se tornar desorganizados e difíceis de usar com o passar do tempo. Esta tática ajuda toda a equipe a aprender etapas fáceis de seguir para manter o Confluence organizado, o que ajuda de várias maneiras:
- Economiza tempo reduzindo esforços duplicados; pesquisando as informações certas; e avaliando se uma página está precisa ou completa.
- Reduz a carga mental ao esclarecer o que pode ser usado com confiança e, ao mesmo tempo, deixa espaço para os trabalhos em estágio inicial.
- Melhora a tomada de decisões mantendo informações simplificadas e de alta qualidade; garantindo que os colegas de equipe se baseiem no mesmo conteúdo para fazer escolhas; e evitando situações em que colegas de equipe tomam decisões com base em conteúdo desatualizado.
- Mantém os colegas de equipe alinhados no mesmo conteúdo, e não em comentários ou discussões dispersos.
Quando você deve usar estas Táticas?
Estas táticas tratam de estabelecer hábitos a serem adotados sempre que uma página do Confluence for criada. Você também pode usar estas Táticas como ponto de partida para auditar e limpar o conteúdo existente do Confluence.
Três benefícios de um Confluence organizado
- Economize tempo e reduza a frustração:
as equipes gastam até um quarto da semana de trabalho procurando informações, e a dificuldade em encontrar respostas é citada como a barreira n.º 1 para avançar com rapidez. Manter o Confluence organizado significa que os colegas de equipe passam menos tempo procurando respostas e mais tempo trabalhando de verdade. - Reduza as reuniões desnecessárias:
ao todo, 78% dos trabalhadores dizem que muitas reuniões atrapalham o trabalho real. Um Confluence organizado promove o alinhamento e ajuda as equipes a encontrarem respostas por si mesmas, reduzindo reuniões desnecessárias. Quando há autoatendimento das informações, as equipes têm 4,9 vezes mais chances de serem eficazes e 4,4 vezes mais chances de serem produtivas. - Foque no que é mais importante:
cada minuto gasto vasculhando a bagunça é tempo não gasto em trabalhos de maior valor, como cumprir metas, inovar ou se conectar com colegas de equipe. Pesquisas mostram que enfatizar esses custos ocultos pode motivar melhores hábitos em toda a equipe.
1. Verifique se há conteúdo relacionado
Tempo estimado: 5 min
Antes de criar uma nova página, faça uma pesquisa rápida para ver se o conteúdo relacionado já existe. Dessa forma, você pode evitar trabalho e conteúdo duplicados.
A Pesquisa Rovo no Confluence é muito útil para isso.
Prompt inicial:
Encontre as páginas mais recentes sobre [descreva o tópico].
- Opcional Procure páginas de [autor]
-
Opcional Procure páginas que integrem [descreva o contexto ou decisão recente]
Prompts seguintes
Resuma como essas páginas estão relacionadas.
- Uma página leva em consideração uma determinada decisão ou parte do contexto, e outra não?
-
As páginas contêm alguma informação conflitante? Se sim, o que é?
Como os comentários nessas páginas contribuem para a conversa?
- Quais opiniões foram expressas?
- Quais tópicos parecem não resolvidos?
Dica: conheça o Rovo
Faça este breve curso on-line para começar a usar a Pesquisa Rovo com rapidez.
2. Edite, arquive ou crie uma nova página
Tempo estimado: 5 min
Se uma página já existe e pode ser atualizada, considere adicionar ou editar a página existente, ainda mais se ela foi escrita por colaboradores.
Se uma nova página for necessária, dê alguns passos agora para evitar confusão mais tarde:
- Adicione uma nota no topo da nova página sobre a finalidade desse novo conteúdo, com links para as páginas existentes e/ou relacionadas, se apropriado.
Arquive a página existente ou adicione uma nota na parte superior para explicar que a nova página agora substitui a existente, com um link para a nova página. (Se não foi você quem criou a página, entre em contato com o autor para fazer essas atualizações.)
Dica: arquive para manter o espaço limpo
Arquivar não significa que você está se livrando da página, ela apenas está sendo mantida fora do espaço de trabalho diário da sua equipe. Embora o conteúdo arquivado seja excluído da pesquisa e análise rápidas, os links para ele ainda funcionam e podem ser encontrados em uma pesquisa avançada.
3. Defina o status da página
Tempo estimado: 1 min
Inclua o status da página no cabeçalho para mais clareza.
| Situação | Status |
| Pensamento precoce, fatos não resolvidos | Esboço/fazendo Rough draft |
| Rascunho finalizado, aguardando revisão | Pronto para revisão Ready for review |
| Informações oficiais, confiáveis da equipe | Verificado Verified |
Precisa ser mais específico?
Crie outras etiquetas personalizadas com sua equipe, mas garanta que elas sejam fáceis de entender para outras pessoas fora da sua equipe.
4. Mantenha aberta por padrão
Tempo estimado: 1 min
A menos que haja informações confidenciais, mantenha sua página aberta para ajudar os colegas de equipe a descobrirem informações e aprendizados para o trabalho. Essa ação também reduz o trabalho duplicado, já que outros, incluindo o Rovo, só conseguem encontrar o que já foi criado se puderem acessar.
Se sua página contém informações confidenciais, você pode ajustar as permissões clicando no botão "Compartilhar" no canto superior direito e selecionando quem deve ter acesso.
Dica: rotule os esboços
Preocupado em compartilhar pensamentos precoces? Basta rotular como um esboço! (Veja a Etapa 3.)
5. Inclua a sua equipe
Tempo estimado: 10 min
Assim como manter uma casa limpa com muitos colegas de quarto, é responsabilidade e benefício de todos manter o Confluence organizado. Aqui estão algumas maneiras de motivar sua equipe a manter o espaço organizado.
A motivação: envie recompensas surpresa
Pesquisas mostram que as pessoas se motivam mais por recompensas imediatas do que por recompensas futuras. Se os colegas da equipe não estiverem motivados em facilitar que outras pessoas encontrem informações de qualidade, considere enviar uma recompensa aleatória (como uma mensagem pública ou um pequeno vale-presente) aos colegas de equipe que seguem bem essas práticas
A punição: evidencie o problema
Concorde, como equipe, que quem menos seguir essas práticas vai ser responsável por criar o guia de integração para o próximo novo colega de equipe. Quando um novo colega de equipe se juntar, vote em quem recebe a tarefa. Isso vai tornar mais evidente a frustração causada pela falta de organização e, com sorte, incentivar um maior alinhamento no futuro.
Destaque as vantagens e desvantagens para enfatizar a importância
Os humanos sentem a dor de uma perda duas vezes mais intensamente do que o prazer de um ganho. Enfatize para os colegas de equipe a quantidade de tempo perdido procurando informações se essas práticas não forem seguidas.
Por exemplo: “A equipe média perde um quarto da semana de trabalho procurando informações precisas e atualizadas. Imagine o quanto mais poderíamos realizar se não perdêssemos esse tempo!”
Por outro lado, as pessoas esquecem os ganhos potenciais de que estão abrindo mão ao fazer uma escolha. Mostre outras coisas valiosas que seus colegas de equipe — e líderes — poderiam estar fazendo com esse tempo.
Por exemplo: “Não são só nossos colegas de equipe perdendo tempo, mas nossos líderes também. Você prefere que eles gastem tempo procurando informações? Uma conversa mais longa com você? Passando mais tempo pensando em fornecer feedback sobre seu trabalho ou sua avaliação de desempenho?”
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