Un espace Confluence épuré
Au fil du temps, les espaces Confluence peuvent s'entremêler et devenir difficiles à gérer, mais ce n'est pas inévitable. Prenez l'habitude de créer des pages claires, ouvertes, à jour et uniques.
Temps de préparation
0 min
Durée
25 min
Personnes
1 ou plus
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Recherchez d'éventuelles pages connexes avant d'en créer une nouvelle pour éviter les doublons.
- Utilisez des étiquettes et un texte de présentation pour contextualiser les éléments de la page et clarifier leur lien avec d'autres contenus.
- Impliquez l'ensemble de votre équipe pour accroître la collaboration et ainsi épurer votre espace Confluence, gagner du temps et prendre des décisions plus éclairées.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Un outil de collaboration numérique, tel que Confluence
Ressources du scénario
Comment maintenir un espace Confluence épuré ?
Veillez à créer des pages claires, ouvertes, à jour et uniques.
Qu'est-ce que Confluence ?
Confluence est un espace de travail numérique dans lequel votre équipe peut créer, collaborer et associer des connaissances, le tout dans un seul et même endroit.
Ce scénario a été conçu pour Confluence, mais de nombreuses étapes et astuces s'appliquent aussi aux autres systèmes de gestion des connaissances collaboratifs.
Pourquoi exécuter le scénario d'espace Confluence épuré ?
Comme une maison abritant de nombreux colocataires, au fil du temps, les espaces Confluence peuvent s'entremêler et devenir difficiles à gérer. Ce scénario montre à votre équipe comment épurer facilement votre espace Confluence étape par étape afin de :
- Gagner du temps en réduisant les efforts redondants, en recherchant des informations pertinentes, et en vérifiant qu'une page est exacte ou complète
- Réduire la charge mentale en identifiant clairement les éléments fiables tout en laissant assez d'espace pour la phase de démarrage
- Améliorer la prise de décision en simplifiant les informations et en garantissant leur qualité, tout en veillant à ce que les décisions des coéquipiers soient basées sur un même contenu incluant des informations actualisées
- Permettre à vos coéquipiers de rester alignés autour d'un contenu central, plutôt que sur des commentaires distincts ou des discussions éparses
Quand devez-vous exécuter ce scénario ?
Ce scénario vous aide à définir des habitudes à adopter lors de la création de chaque nouvelle page Confluence. Vous pouvez également l'utiliser comme point de départ pour auditer et nettoyer le contenu Confluence existant.
Les trois avantages d'un espace Confluence organisé
- Gagnez du temps tout en réduisant vos frustrations :
Les équipes consacrent jusqu'à un quart de leur semaine de travail à la recherche d'informations, et leur difficulté à trouver des réponses est considérée comme le principal obstacle à une croissance rapide. En travaillant sur un espace Confluence épuré, les coéquipiers passent moins de temps à chercher des réponses et peuvent donc se concentrer sur les tâches significatives. - Réduisez le nombre de réunions inutiles :
78 % des travailleurs affirment qu'un trop-plein de réunions freine leur travail. Un espace Confluence épuré favorise l'alignement et permet aux équipes de répondre à tout moment, réduisant ainsi le nombre de réunions inutiles. Les équipes rendant les informations accessibles en libre-service ont 4,9 fois plus de chances d'être efficaces et 4,4 fois plus de chances d'être productives. - Concentrez-vous sur ce qui compte le plus :
Chaque minute consacrée à passer au crible des espaces encombrés est du temps perdu pour vos tâches à plus forte valeur, comme atteindre vos objectifs, innover ou tisser des liens avec vos coéquipiers. Les recherches montrent que mettre l'accent sur ces frais cachés peut inciter l'équipe à adopter de meilleures habitudes.
1. Vérifiez s'il existe des contenus connexes
Durée estimée : 5 MIN
Avant de créer une nouvelle page, effectuez une recherche rapide pour vous assurer qu'il n'existe pas déjà des contenus connexes. Vous pouvez ainsi éviter les doublons.
La Recherche Rovo, dans Confluence, peut s'avérer particulièrement utile.
Invite initiale :
Retrouve les pages les plus récentes sur [décrire le thème].
- Facultatif Rechercher les pages créées par [auteur]
-
Facultatif Rechercher les pages intégrant [décrire le contexte ou la décision les plus récents]
Invites de suivi
Résume les liens entre les pages.
- Une page prend-elle en compte une décision ou un élément de contexte qu'une autre ne prend pas en compte ?
-
Les pages contiennent-elles des informations contradictoires ? Si oui, lesquelles ?
En quoi les commentaires sur ces pages sont-ils utiles dans le cadre de nos discussions ?
- Quelles opinions ont été exprimées ?
- Quels thèmes ne semblent pas résolus ?
Astuce : découvrez Rovo
Suivez ce court module de formation pour prendre rapidement en main la Recherche Rovo.
2. Modifiez, archivez ou créez une nouvelle page
Durée estimée : 5 MIN
Si une page existe déjà et peut être mise à jour, n'hésitez pas à la compléter ou à la modifier, surtout si elle a été rédigée par des collaborateurs.
Si vous devez absolument créer une nouvelle page, prenez quelques mesures dès maintenant pour éviter toute confusion à l'avenir :
- Ajoutez une note en haut de la nouvelle page concernant l'objectif de ce contenu, et reliez-la à des pages existantes et/ou connexes (le cas échéant)
Archivez la page existante, ou ajoutez une note en haut de celle-ci pour expliquer que la nouvelle page remplace désormais la page existante en insérant un lien vers cette nouvelle page. (Si vous n'avez pas créé la page, contactez l'auteur pour effectuer ces mises à jour.)
Astuce : archivez pour épurer votre espace
Archiver une page ne la supprime pas : elle ne figure simplement plus dans l'espace de travail quotidien de votre équipe. Le contenu archivé n'apparaît pas dans les résultats des recherches rapides et dans les analyses, mais les liens vers ce contenu fonctionnent toujours. Pour le trouver, il suffit de lancer une recherche avancée.
3. Définissez l'état de la page
Durée estimée : 1 min
Pour plus de clarté, précisez l'état de la page dans l'en-tête.
| Situation | État |
| Premier jet, pas de faits établis | Brouillon/En cours Rough draft |
| Brouillon terminé, en attente d'examen | Prêt pour examen Ready for review |
| Informations officielles et fiables pour l'équipe | Contenu vérifié Verified |
Vous avez besoin de plus de précisions ?
Créez d'autres étiquettes personnalisées pour votre équipe, mais veillez à ce qu'elles soient faciles à comprendre pour les membres des autres équipes.
4. Gardez votre page ouverte par défaut
Durée estimée : 1 min
À moins qu'elle ne contienne des informations sensibles, gardez votre page ouverte pour que vos coéquipiers puissent facilement accéder à ces informations et les utiliser dans le cadre de leur travail. Cela permet également de réduire les doublons, car les autres équipes, y compris Rovo, ne peuvent trouver que les pages auxquelles ils peuvent accéder.
Si votre page contient des informations sensibles, modifiez les autorisations en cliquant sur le bouton « Partager » en haut à droite, puis en sélectionnant les personnes qui peuvent y avoir accès.
Astuce : étiquetez les brouillons
Vous craignez de partager votre premier jet ? Il suffit de l'étiqueter comme brouillon ! (Voir l'étape 3.)
5. Impliquez l'ensemble de votre équipe
Durée estimée : 10 min
Comme pour le nettoyage d'une maison abritant de nombreux colocataires, il est de la responsabilité et de l'intérêt de chacun d'épurer l'espace Confluence. Voici comment motiver votre équipe à organiser votre espace.
La carotte : envoyez des récompenses surprises
Les études montrent que les gens sont plus motivés par des récompenses immédiates que par des récompenses futures. Si vos coéquipiers ne sont pas motivés par le fait de permettre aux autres de trouver plus facilement des informations de qualité, envisagez d'envoyer une récompense aléatoire (comme une mention publique ou une petite carte-cadeau) aux coéquipiers qui suivent bien ces pratiques.
La sanction : rendre la douleur plus évidente
Convenez en équipe que la personne qui respecte le moins ces pratiques sera chargée de créer le guide d'intégration pour le prochain nouveau coéquipier. Lorsqu'un nouveau coéquipier rejoint l'équipe, votez pour désigner la personne qui se verra confier cette tâche. Cela rendra plus évidente la frustration liée à un manque d'organisation et, espérons-le, motivera davantage les coéquipiers à s'aligner à l'avenir.
Mettez en évidence les inconvénients et les avantages afin d'en souligner l'importance
Les êtres humains ressentent deux fois plus intensément la douleur d'une perte que le plaisir d'un gain. Insistez auprès de vos coéquipiers sur le temps perdu à rechercher des informations si ces pratiques ne sont pas respectées.
Par exemple : « En moyenne, une équipe perd un quart de sa semaine de travail à rechercher des informations précises et à jour. Imaginez tout ce que nous pourrions accomplir si nous ne perdions pas ce temps ! »
D'autre part, les gens oublient souvent les gains potentiels auxquels ils renoncent lorsqu'ils font un choix. Soulignez les autres choses utiles que vos coéquipiers, et vos dirigeants, pourraient faire pendant ce temps.
Par exemple : « Ce ne sont pas seulement nos coéquipiers qui perdent du temps, mais aussi nos dirigeants. Préférez-vous qu'ils passent leur temps à rechercher des informations ? À avoir des entretiens individuels plus longs avec vous ? À réfléchir davantage à leur feedback sur votre travail ou à votre évaluation de performance ? »
Vous avez encore des questions ?
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