Confluence sin desorden
Los espacios de Confluence pueden desorganizarse y volverse difíciles de manejar con el tiempo, pero no tiene por qué ser así. Acostúmbrate a mantener tus páginas de Confluence claras, abiertas, actualizadas y sin duplicados.
Tiempo de preparación
0 m
Tiempo de ejecución
25 m
Personas
1+
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Comprueba las páginas relacionadas antes de crear algo nuevo para evitar la duplicación.
- Usa etiquetas y texto de introducción para proporcionar contexto sobre lo que hay en la página y cómo se relaciona con otro contenido.
- Haz que tu equipo participe y así todo el mundo trabaje en conjunto para mantener Confluence sin desorden, ahorrar tiempo y tomar decisiones aún mejores.
QUÉ NECESITAS
- Una herramienta de colaboración digital, como Confluence
Recursos de la estrategia
Cómo mantener Confluence sin desorden
Mantén tus páginas de Confluence claras, abiertas, actualizadas y sin duplicados.
¿Qué es Confluence?
Confluence es un espacio de trabajo digital en el que tu equipo puede crear, colaborar y conectar sus conocimientos, todo en un solo lugar.
Si bien esta estrategia está hecha para Confluence, muchos de los pasos y consejos se aplican a cualquier sistema colaborativo de gestión del conocimiento.
¿Por qué aplicar la estrategia de Confluence sin desorden?
Al igual que una casa con muchos compañeros de piso, los espacios de Confluence pueden desorganizarse y volverse difíciles de manejar con el tiempo. Esta estrategia permite a todo tu equipo aprender los sencillos pasos que hay que seguir para mantener Confluence sin desorden, lo que ayuda de varias maneras:
- Ahorra tiempo al reducir los esfuerzos duplicados, buscar la información correcta y evaluar si una página es precisa o está completa.
- Reduce la carga mental al aclarar lo que se puede usar con confianza, dejando espacio para el trabajo en fase inicial.
- Mejora la toma de decisiones al mantener información de mayor calidad y optimizada; garantizar que los compañeros de equipo usen el mismo contenido para fundamentar sus decisiones; y evitar situaciones en las que los compañeros de equipo tomen decisiones basadas en contenido desactualizado.
- Mantiene a los compañeros de equipo coordinados en torno al mismo contenido en lugar de comentarios o discusiones dispersas.
¿Cuándo deberías implementar esta estrategia?
Esta estrategia se trata de establecer unos hábitos que adoptas cada vez que creas una nueva página de Confluence. También puedes usar esta estrategia como punto de partida para auditar y limpiar el contenido existente de Confluence.
3 ventajas de un Confluence organizado
- Ahorra tiempo y reduce la frustración:
Los equipos dedican hasta una cuarta parte de su semana laboral a buscar información, y la dificultad para encontrar respuestas se menciona como la principal barrera para avanzar con rapidez. Mantener Confluence sin desorden significa que los compañeros de equipo dedican menos tiempo a buscar respuestas y más tiempo a un trabajo significativo. - Reduce las reuniones innecesarias:
El 78 % de los trabajadores afirma que demasiadas reuniones obstaculizan el verdadero trabajo. Un Confluence sin desorden promueve la coordinación y ayuda a los equipos a autogestionar las respuestas, lo que reduce las reuniones innecesarias. Cuando los equipos utilizan el autoservicio de información tienen 4,9 veces más de probabilidades de ser eficaces y 4,4 veces más de probabilidades de ser productivos. - Concéntrate en lo que más importa:
Cada minuto que dedicas a buscar entre el desorden es tiempo que no utilizas para un trabajo de mayor valor, como cumplir metas, innovar o conectar con los compañeros de equipo. Las investigaciones muestran que enfatizar estos costes ocultos puede motivar mejores hábitos en todo el equipo.
1. Comprueba el contenido relacionado
Tiempo estimado: 5 min
Antes de crear una nueva página, haz una búsqueda rápida para ver si ya existe contenido relacionado. De esta manera, puedes evitar la duplicación de trabajo y contenido.
La Búsqueda Rovo en Confluence es especialmente útil para esto.
Indicación inicial:
Encuentra las páginas más recientes sobre [describe el tema].
- Opcional Busca páginas de [autor]
-
Opcional Busca páginas que incorporen [describa el contexto o la decisión reciente]
Indicaciones de seguimiento
Resume cómo se relacionan las páginas entre sí.
- ¿Una página tiene en cuenta una decisión determinada o parte del contexto que otra no considera?
-
¿Las páginas contienen información contradictoria? Si es así, ¿qué es?
¿Cómo contribuyen los comentarios de estas páginas a la conversación?
- ¿Qué opiniones se expresaron?
- ¿Qué temas parecen sin resolver?
Consejo: descubre Rovo
Haz este breve curso en línea para empezar rápidamente a usar Búsqueda Rovo.
2. Edita, archiva o crea una nueva página
Tiempo estimado: 5 min
Si una página ya existe y se puede actualizar, considera añadir o editar la página existente, sobre todo si la escribieron colaboradores.
Si necesitas una página nueva, toma algunas medidas ahora para evitar confusiones más adelante:
- Añade una nota en la parte superior de la nueva página sobre el propósito de este nuevo contenido, enlazando a páginas existentes o relacionadas si corresponde
Archiva la página existente o añade una nota en la parte superior para explicar que la nueva página ahora reemplaza a la existente, con un enlace a la página nueva. (Si no creaste la página, ponte en contacto con el autor para llevar a cabo estas actualizaciones).
Consejo: archiva para mantener tu espacio limpio
Archivar no significa que te deshagas de la página, solo la mantienes fuera del espacio de trabajo diario de tu equipo. Aunque el contenido archivado está excluido de la búsqueda rápida y el análisis, los enlaces a él siguen funcionando y se pueden encontrar en una búsqueda avanzada.
3. Establece el estado de la página
Tiempo estimado: 1 min
Incluye el estado de la página en el encabezado para mayor claridad.
| Situación | Estado |
| Ideas iniciales, no hechos concluyentes | Borrador/en progreso Rough draft |
| Borrador finalizado, pendiente de revisión | Listo para revisión Ready for review |
| Información oficial y fiable del equipo | Verificado Verified |
¿Necesitas más detalles?
Crear otras etiquetas personalizadas con tu equipo, pero asegúrate de que sean fáciles de entender para otras personas ajenas a tu equipo.
4. Mantenla abierta de forma predeterminada
Tiempo estimado: 1 min
A menos que haya información confidencial, mantén tu página abierta para ayudar a los compañeros de equipo a descubrir información y aprendizajes para su trabajo. Esto también reduce el trabajo duplicado, ya que otros, incluido Rovo, solo pueden encontrar lo que ya se ha creado si tienen acceso a ello.
Si tu página contiene información confidencial, puedes ajustar los permisos al hacer clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha y seleccionar quién debería tener acceso.
Consejo: etiqueta borradores
¿Te preocupa compartir ideas iniciales? ¡Etiquétalo como un borrador! (Consulta el paso 3).
5. Haz que tu equipo participe
Tiempo estimado: 10 min
Al igual que mantener una casa limpia con muchos compañeros de piso, es responsabilidad (y beneficio) de todos mantener Confluence sin desorden. Aquí tienes algunas formas de motivar a tu equipo para que mantenga tu espacio organizado.
La zanahoria: envía recompensas sorpresa
Hay estudios que muestran que las personas se sienten más motivadas por las recompensas inmediatas que por las futuras. Si tus compañeros de equipo no se sienten motivados a la hora de facilitar a otros la búsqueda de información de calidad, considera la posibilidad de ofrecer una recompensa aleatoria (como un reconocimiento público o una pequeña tarjeta de regalo) a los compañeros de equipo que sigan estas prácticas.
La motivación: haz que los inconvenientes sean más obvios
Acordad en equipo que quien menos se adhiera a estas prácticas deberá crear la guía de incorporación para el próximo nuevo compañero de equipo. Cuando se incorpore un nuevo compañero de equipo, votad para elegir quién se encargará de la tarea. Así la frustración generada por la mala organización será más evidente y, con suerte, servirá de motivación para coordinarse mejor en el futuro.
Destaca los inconvenientes y las ventajas para enfatizar su importancia
Las personas sienten el dolor de una pérdida con el doble de intensidad que el placer de un logro. Explica a tus compañeros de equipo la cantidad de tiempo que se pierde buscando información si no se siguen estas prácticas.
Por ejemplo: "De media, los equipos pierden un cuarto de la semana laboral buscando información precisa y actualizada. ¡Imaginad lo que podríamos hacer con todo ese tiempo!".
Por otro lado, las personas a menudo olvidan las posibles ventajas a las que renuncian al tomar una decisión. Señala todas las otras cosas de valor que tus compañeros de equipo (y líderes) podrían hacer con ese tiempo.
Por ejemplo: "No solo pierden tiempo nuestros compañeros de equipo, sino también los líderes. ¿Preferiríais que dedicaran su tiempo a buscar información? ¿O a una reunión privada más larga con vosotros? ¿O a daros comentarios sobre vuestro trabajo o vuestra evaluación del rendimiento?".
¿Aún tienes preguntas?
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