Confluence ordinato
Nel corso del tempo, gli spazi di Confluence possono diventare disorganizzati e ingombranti; tuttavia, non deve essere necessariamente così. Prendi l'abitudine di verificare le tue pagine siano sempre chiare, aperte, aggiornate e uniche.
Tempo di preparazione
0 m
TEMPO di esecuzione
25 min
Persone
1+
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Prima di creare una nuova pagina, controlla se esistono già delle pagine correlate per evitare duplicati.
- Usa le etichette e il testo introduttivo per aggiungere un contesto al contenuto della pagina e far capire in che modo si collega ad altri contenuti.
- Coinvolgi il team in modo che tutti collaborino per mantenere Confluence ordinati, risparmiare tempo e prendere decisioni ancora migliori.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Uno strumento di collaborazione digitale, come Confluence
Risorse della strategia
Come mantenere Confluence ordinato
Assicurati che le tue pagine di Confluence siano sempre chiare, aperte, aggiornate e uniche.
Che cos'è Confluence?
Confluence è uno spazio di lavoro digitale in cui il tuo team può creare, collaborare e collegare le conoscenze, il tutto in un unico posto.
Anche se questa strategia è pensata per Confluence, molti dei passaggi e dei suggerimenti si applicano a qualsiasi sistema di gestione collaborativa della conoscenza.
Perché attuare la strategia Confluence ordinato?
Come una casa con molti inquilini, con il tempo gli spazi di Confluence possono diventare disorganizzati e ingombranti. Questa strategia consente a tutto il team di imparare semplici passaggi da adottare per mantenere Confluence ordinato. Ciò presenta diversi vantaggi:
- Risparmio di tempo: riduce gli sforzi doppi; semplifica la ricerca delle giuste informazioni; aiuta a valutare se una pagina è accurata o completa.
- Carico mentale ridotto: permette di capire quali contenuti possono essere utilizzati con serenità, lasciando più spazio per il lavoro nelle prime fasi.
- Processi decisionali migliorati: consente di mantenere informazioni semplificate e di alta qualità; assicura che i membri del team basino le proprie scelte sugli stessi contenuti; evita situazioni in cui i membri del team prendono decisioni sulla base di contenuti obsoleti.
- Allineamento del team: tutti i membri del team sono allineati sugli stessi contenuti, anziché basarsi su commenti o discussioni sparsi.
Quando dovresti attuare questa strategia?
Questa strategia serve a consolidare delle abitudini che adotti ogni volta che crei una nuova pagina Confluence. Puoi anche utilizzare questa strategia come punto di partenza per esaminare e aggiornare i contenuti già esistenti di Confluence.
3 vantaggi di uno spazio Confluence organizzato
- Risparmi tempo e frustrazione:
i membri dei team aziendali trascorrono fino a un quarto della settimana lavorativa alla ricerca di informazioni: la difficoltà nel trovare le risposte di cui hanno bisogno è considerata la barriera numero uno all'avanzamento rapido dei progetti. Mantenendo Confluence ordinato, i membri del team dedicano meno tempo alla ricerca di risposte e ne investono di più in attività di lavoro significative. - Elimini le riunioni non necessarie:
il 78% dei lavoratori afferma che troppe riunioni ostacolano il lavoro effettivo. Uno spazio Confluence ordinato favorisce l'allineamento del team e consente ai membri di trovare risposte in autonomia, riducendo gli incontri non necessari. Quando i team rendono le informazioni reperibili autonomamente hanno 4,9 volte più probabilità di essere efficienti e 4,4 volte più probabilità di essere produttivi. - Ti concentri su ciò che conta di più:
Ogni minuto trascorso a cercare qualcosa nel disordine è tempo che stai sottraendo ad attività di maggior valore, come raggiungere obiettivi, innovare o consolidare la collaborazione con i membri del team. Studi dimostrano che evidenziare questi costi nascosti può spronare tutto il team ad acquisire abitudini migliori.
1. Verifica se ci sono contenuti correlati
Tempo stim.: 5 MINUTI
Prima di creare una nuova pagina, fai una rapida ricerca per vedere se esistono già delle pagine correlate. In questo modo puoi evitare la duplicazione di ticket e contenuti.
La Ricerca Rovo all'interno di Confluence è particolarmente utile per questo scopo.
Prompt iniziale:
Trova le pagine più recenti su [descrivi l'argomento].
- Facoltativo Cerca le pagine di [autore]
-
Facoltativo Cerca pagine che includano [descrivi il contesto o la decisione recente]
Prompt di follow-up
Riassumi il modo in cui le pagine si relazionano tra loro.
- Una pagina prende in considerazione una determinata decisione o un contesto che un'altra invece non considera?
-
Le pagine contengono informazioni contrastanti? Se sì, quali?
In che modo i commenti su queste pagine contribuiscono ad approfondire la conversazione?
- Quali opinioni sono state espresse?
- Su quali argomenti sembrano esserci delle questioni irrisolte?
Suggerimento: ti presento Rovo
Usa questo breve corso online per iniziare subito a usare la Ricerca Rovo.
2. Modifica, archivia o crea una nuova pagina
Tempo stim.: 5 MINUTI
Se una pagina esiste già e necessita di un aggiornamento, valuta la possibilità di ampliarla o modificarla, soprattutto se è stata redatta dai tuoi collaboratori.
Se è necessaria una nuova pagina, fai qualche passaggio in più ora per evitare confusione in futuro:
- Se necessario, nella parte superiore della nuova pagina, aggiungi una nota relativa allo scopo di questo nuovo contenuto, fornendo i link ad altre pagine esistenti e/o correlate.
Archivia la pagina esistente o aggiungi in alto una nota in cui spieghi che la nuova pagina ora sostituisce quella già esistente, fornendo il link alla nuova pagina (se non hai creato tu la pagina, contatta l'autore per informarlo di questi aggiornamenti).
Suggerimento: archivia i contenuti per mantenere lo spazio ordinato
Archiviare non significa eliminare la pagina, ma semplicemente rimuoverla dallo spazio di lavoro quotidiano del tuo team. Sebbene i contenuti archiviati siano esclusi dalla ricerca rapida e dall'analisi, i link ai contenuti rimangono comunque funzionanti e possono essere trovati tramite ricerca avanzata.
3. Imposta lo stato della pagina
Tempo stim.: 1 minuto
Includi uno stato della pagina nell'intestazione per maggiore chiarezza.
| Situazione | Stato |
| Fase di ideazione iniziale, ancora nulla di concreto | Bozza iniziale/in corso Rough draft |
| Bozza terminata, in attesa di revisione | Pronto per la revisione Ready for review |
| Informazioni per il team ufficiali e affidabili | Verificato Verified |
Hai bisogno di più specificità?
Crea altre etichette personalizzate insieme al tuo team, ma assicurati che siano facilmente comprensibili per gli altri utenti esterni.
4. Mantieni sempre le pagine aperte
Tempo stim.: 1 minuto
A meno che non ci siano informazioni sensibili, mantieni la pagina aperta per consentire ai membri del team di trovare informazioni e carpire insegnamenti utili per il loro lavoro. In questo modo ridurrai anche il doppio lavoro, poiché altri, compreso Rovo, possono trovare i contenuti che sono già stati creati solo se possono accedervi.
Se la pagina contiene informazioni sensibili, puoi modificare le autorizzazioni facendo clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra e selezionando chi può accedervi.
Suggerimento: etichetta le bozze iniziali
Non ti senti a tuo agio a condividere una pagina nella fase di ideazione iniziale? Etichettala come bozza! (Vedi il passaggio 3).
5. Coinvolgi tutto il team
Tempo stim.: 10 MINUTI
Come in una casa con tanti inquilini, mantenere Confluence ordinato è responsabilità e va a beneficio di tutti. Ecco alcuni modi per motivare il team a mantenere il vostro spazio organizzato.
La carota: invia premi a sorpresa
Studi dimostrano che le persone sono più motivate dai premi che ricevono nell'immediato che da quelli futuri. Se i membri del tuo team non sono sufficientemente motivati a semplificare il modo in cui altri utenti trovano informazioni di qualità, valuta la possibilità di inviare loro un premio inaspettato (come un ringraziamento pubblico o una piccola gift card) ai membri del team che seguono correttamente queste pratiche
Il bastone: rendi la sofferenza più evidente
Con il tuo team, stabilisci che chi non si attiene correttamente a queste pratiche dovrà creare la guida all'onboarding per il prossimo collega che entrerà a far parte della squadra. Quando un nuovo membro entra nel team, votate per decidere chi si assume l'incarico. Questo metodo renderà più evidente la frustrazione che comporta una cattiva organizzazione e, si spera, motiverà i membri del team ad allinearsi maggiormente alle linee guida in futuro.
Sottolinea il rapporto sacrifici-vantaggi per evidenziare l'importanza di seguire pratiche corrette
Gli esseri umani soffrono il dolore di una perdita due volte più intensamente di quanto gioiscono di una conquista. Fai presente ai membri del team quanto tempo si perde a cercare le informazioni necessarie se queste pratiche non vengono seguite.
Ad esempio, potresti dire: "In media, un team spreca un quarto della settimana lavorativa alla ricerca di informazioni corrette e aggiornate. Immaginate quante altre cose potremmo fare senza quella perdita di tempo!"
D'altra parte, le persone spesso dimenticano i potenziali vantaggi a cui rinunciano quando fanno una scelta. Esplicita le altre attività di valore che i membri del team (e i coordinatori) potrebbero fare con quel tempo.
Ad esempio: "Non sono solo i membri del nostro team a perdere tempo, ma anche i nostri coordinatori. Volete davvero che passino tutto il loro tempo a cercare informazioni? Non preferireste che vi dedicassero dei colloqui individuali più lunghi? Che vi fornissero un feedback più ragionato sul vostro lavoro o sulle vostre prestazioni?"
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