Use a ferramenta certa para sua mensagem
Com tantas ferramentas disponíveis para comunicação em equipe, pode ser difícil saber qual é a melhor para cada situação. Determine quando usar o Slack, o Loom ou o Confluence para transmitir sua mensagem.
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RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Considere os prós e os principais casos de uso de cada aplicativo.
- Determine o melhor aplicativo a ser usado para comunicar sua mensagem.
- Use uma combinação de aplicativos para ter ainda mais impacto.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de comunicação para equipes, como o Slack
- Ferramenta de colaboração digital, como o Confluence
- Ferramenta de comunicação por vídeo, como o Loom
Recursos da tática
Como saber quando usar o Slack, o Loom ou o Confluence
Determine quando usar o Slack, o Loom ou o Confluence para comunicar melhor sua mensagem.
O que são Slack, Loom e Confluence?
Eles são aplicativos usados para comunicação e colaboração em equipe. O Slack é mais para mensagens instantâneas. O Loom é uma ferramenta de comunicação por vídeo. E o Confluence é um espaço de trabalho colaborativo.
Esta tática gira em torno do Slack, Loom e Confluence, mas os mesmos princípios podem ser aplicados sempre que você decidir qual ferramenta usar para transmitir sua mensagem.
Por que usar esta tática?
Com tantas ferramentas disponíveis para comunicação em equipe, pode ser difícil saber qual é a melhor para cada situação. Use esta tática para determinar a ferramenta certa para sua mensagem:
- Mantém o trabalho em andamento e reduz as reuniões
- Compartilha informações com mais eficiência para se conectar melhor com seu público
- Dá às pessoas mais controle sobre seus calendários, liberando mais tempo de foco
Quando você deve usar esta tática?
Sempre que você estiver tentando determinar se o Slack, o Loom ou o Confluence é a ferramenta certa para sua mensagem. Depois de usar essa tática algumas vezes, é provável que isso se torne um hábito que você pode repetir sem pensar muito.
4 benefícios de escolher a ferramenta certa para sua mensagem
- Comunique-se com eficiência: 56% dos funcionários dizem que a única maneira de obter as informações necessárias é perguntar a alguém ou agendar uma reunião. Práticas assíncronas intencionais, como compartilhar atualizações rápidas no Slack, documentação no Confluence ou feedback via Loom, reduzem essa dependência, tornando as informações acessíveis a todos, seja qual for o fuso horário.
- Recupere tempo para trabalhar de verdade: as reuniões são a barreira nº 1 para a produtividade, com 78% dos profissionais dizendo que é difícil realizar seu trabalho além de participar de todas as reuniões. Compartilhar informações de forma mais assíncrona libera tempo para um progresso significativo.
- Acelere o progresso: a dificuldade em encontrar informações é a barreira nº 1 para ter agilidade. Usar a ferramenta certa para sua mensagem torna o conhecimento acessível, ajudando todos a se concentrarem em metas e resultados compartilhados. As equipes que disponibilizam as informações por autoatendimento têm 4,9 vezes mais chances de serem eficazes e 4,4 vezes mais de serem produtivas.
- Aproveite o trabalho em equipe assíncrono: ferramentas de colaboração que dão voz a todos podem estimular mais criatividade do que apenas reuniões. Pesquisas mostram que o brainstorming assíncrono pode levar a uma participação mais equitativa e melhores resultados, em especial em equipes distribuídas.
1. Defina o propósito da sua mensagem
Tempo estimado: 1 min
O que você está tentando comunicar?
- Uma pergunta rápida, ideia ou atualização
- Um pedido de feedback
- Explicação, decisão ou feedback detalhado
- Uma estratégia, análise, ponto de vista, estrutura ou documentação
- Demonstrações
- Atualizações do status da equipe
2. Considere os prós de cada aplicativo
Tempo estimado: 2 MIN
O Slack, o Loom e o Confluence apoiam a comunicação e a colaboração em equipe de maneiras um pouco diferentes.
| App | Quando usar |
| Loom |
|
| Slack |
|
| Confluence |
|
3. Escolha o aplicativo certo para o trabalho
Tempo estimado: 2 MIN
Use a tabela abaixo para decidir qual aplicativo é melhor para sua mensagem.
| Casos de uso | Status | Por que esta ferramenta |
|---|---|---|
| Uma pergunta, ideia ou atualização rápida | Status Slack | Por que esta ferramenta Rápido e informal |
| Rápido | Status Slack ou Confluence | Por que esta ferramenta Comunicação rápida, com links para páginas do Confluence para mais detalhes e comentários colaborativos |
| Explicação, decisão ou feedback detalhado | Status | Por que esta ferramenta Adiciona contexto, tom e profundidade, além de evitar reuniões e tópicos longos |
| Uma estratégia, análise, ponto de vista, estrutura ou documentação | Status Confluence | Por que esta ferramenta Ótimo para feedback assíncrono e/ou documento para referência futura |
| Demonstrações | Status Loom | Por que esta ferramenta Mostre e explique, receba reações e feedback |
| Atualizações do status da equipe | Status Slack ou Loom (o ideal é usar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Jira ou Trello) | Por que esta ferramenta Compartilhe com frequência, evite reuniões recorrentes |
Dica: deixe o Rovo ajudar a criar sua mensagem
Está com dificuldade para encontrar as palavras certas? Use o Comms Crafter Rovo Agent para escrever uma mensagem usando a voz e o tom da sua empresa ou pessoais.
4. Considere fazer uma combinação
Tempo estimado: 2 MIN
Todos esses aplicativos são úteis sozinhos e ainda melhores quando usados juntos!
| Caso de uso | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Confluence + Loom | Antes Você cria uma página longa do Confluence com muitos detalhes que dificulta o entendimento dos leitores. | Depois Você adiciona um vídeo do Loom na parte superior com um resumo executivo e detalhes sobre o que você quer que o público saiba ou faça. |
| Loom + Slack | Antes Você envia uma longa mensagem para o Slack: “Eu só queria compartilhar algumas ideias sobre a demonstração que fizemos hoje cedo sobre a nova função do produto. No geral, foi bom, mas há algumas coisas que poderiam ser melhoradas. Em primeiro lugar, algumas das funções que foram demonstradas pareciam um pouco confusas e acho que seria útil se pudéssemos ter explicações mais detalhadas ou talvez até mesmo algumas sessões de treinamento adicionais.” | Depois Você envia uma mensagem clara e concisa no Slack e inclui um vídeo do Loom como uma opção para o leitor se aprofundar. Algumas pessoas vão conseguir o que precisam com suas palavras, enquanto outras vão querer as informações detalhadas do vídeo. |
| Página do Confluence com vídeo Loom incorporado, compartilhada via Slack | Antes Você organiza uma reunião em que mostra aos participantes a ideia e depois pede conselhos. | Depois Você cria uma página clara do Confluence que inclui um vídeo e envia uma mensagem para o Slack pedindo feedback assíncrono:“Olá, pessoal. Criei uma nova estrutura de IA, e gostaria do feedback de vocês. A estrutura vai ser usada para orientar futuras decisões sobre funções do produto. Confira esta página do Confluence, que também inclui um vídeo detalhado do Loom. Deixe comentários nesta página até o final da semana para eu possa saber a opinião de todos. Se eu não tiver notícias suas, vou presumir que você está de acordo. Obrigado!” |
Dica: grave um ótimo vídeo do Loom
Leve seus vídeos do Loom a um novo patamar com essas dicas de planejamento, estruturação, gravação e edição.
Dica: otimize sua página do Confluence
Use a Tática de organização do Confluence para manter suas páginas claras, abertas, atualizadas e exclusivas.
Acompanhamentos
Veja quem visualizou
Se você está esperando que uma pessoa específica revise sua mensagem ou tentando determinar se ela funcionou, é possível usar as análises do Loom e do Confluence para ver as visualizações, o número de vezes que certas pessoas visitaram a página ou o vídeo e outras informações úteis.
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