Usa lo strumento giusto per il tuo messaggio
Con così tanti strumenti disponibili per la comunicazione del team, può essere difficile capire qual è il più adatto per ogni situazione. Stabilisci quando usare Slack, Loom o Confluence per inviare il tuo messaggio.
Tempo di preparazione
0 m
TEMPO di esecuzione
5 m
Persone
1+
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Considera i vantaggi e i principali casi d'uso di ciascuna app.
- Determina la migliore app da utilizzare per comunicare il tuo messaggio.
- Usa una combinazione di app per un impatto ancora maggiore.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Uno strumento di comunicazione del team, come Slack
- Uno strumento di collaborazione digitale, come Confluence
- Strumento di comunicazione video, come Loom.
Risorse della strategia
Come sapere quando usare Slack, Loom o Confluence
Stabilisci quando usare Slack, Loom o Confluence per comunicare al meglio il tuo messaggio.
Cosa sono Slack, Loom e Confluence?
Queste tre sono tutte app utilizzate per la comunicazione e la collaborazione in team. Slack è pensato principalmente per la messaggistica istantanea, Loom è uno strumento di comunicazione video e Confluence è uno spazio di lavoro collaborativo.
Sebbene questa strategia sia incentrata su Slack, Loom e Confluence, gli stessi principi possono essere applicati ogni volta che devi scegliere quale strumento utilizzare per trasmettere il tuo messaggio.
Perché adottare questa strategia?
Con così tanti strumenti disponibili per la comunicazione del team, può essere difficile capire qual è il più adatto per ogni situazione. Usa questa strategia per scegliere lo strumento giusto per inviare il tuo messaggio:
- Consente di portare avanti il lavoro riducendo la necessità di parlarsi di persona
- Permette di condividere le informazioni in modi più efficienti che raggiungono meglio i tuoi destinatari
- Fornisce alle persone un maggiore controllo sul calendario, facendo guadagnare loro del tempo che possono investire in altre attività
Quando dovresti attuare questa strategia?
Ogni volta che ti domandi se Slack, Loom o Confluence sia lo strumento giusto per trasmettere il tuo messaggio! Dopo aver attuato questa strategia un paio di volte, diventerà sicuramente un'abitudine che potrai ripetere senza doverci pensare troppo.
4 vantaggi della scelta dello strumento giusto per il tuo messaggio
- Comunicazione più efficace: il 56% dei lavoratori afferma che l'unico modo per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno è chiedere a qualcuno o fissare un incontro. Le pratiche asincrone intenzionali, come la condivisione di aggiornamenti rapidi in Slack, documentazione in Confluence o feedback tramite Loom, riducono questa dipendenza, rendendo le informazioni accessibili a tutti, indipendentemente dal fuso orario.
- Più tempo da investire nel lavoro utile: le riunioni sono l'ostacolo numero 1 alla produttività, tant'è vero che il 78% dei lavoratori afferma che è difficile portare a termine il proprio lavoro dovendo anche partecipare a tutte le riunioni. Condividere le informazioni in modi più asincroni consente di risparmiare tempo, favorendo avanzamento del lavoro significativo.
- Avanzamento più rapido del lavoro: la difficoltà a trovare informazioni è la barriera numero uno dell'avanzamento rapido del lavoro. Utilizzando lo strumento giusto per il tuo messaggio renderai la conoscenza più accessibile, aiutando tutti a rimanere concentrati su obiettivi e risultati condivisi. I team che rendono le informazioni reperibili autonomamente hanno 4,9 volte più probabilità di essere efficaci e 4,4 volte più probabilità di essere produttivi.
- Sfruttare il lavoro di squadra asincrono: gli strumenti di collaborazione che danno voce a tutti possono alimentare più creatività rispetto alle sole riunioni. Una ricerca dimostra che il brainstorming asincrono può generare una partecipazione più equa e risultati migliori, soprattutto per i team distribuiti.
1. Definisci lo scopo del tuo messaggio
Tempo stim.: 1 minuto
Cosa stai cercando di comunicare?
- Una domanda, un'idea o un aggiornamento rapidi
- Una richiesta di feedback
- Fornire una spiegazione, comunicare una decisione o condividere un feedback in maniera dettagliata
- Una strategia, un'analisi, un punto di vista, un framework o della documentazione
- Demo
- Aggiornamento sullo stato del team
2. Considera i vantaggi di ciascuna app
Tempo stim.: 2 MINUTI
Slack, Loom e Confluence supportano tutti la comunicazione e la collaborazione in team in modi leggermente diversi.
| APP | Utilizzo ideale |
| Loom |
|
| Slack |
|
| Confluence |
|
3. Scegli l'app giusta per il lavoro
Tempo stim.: 2 MINUTI
Usa la tabella seguente per scegliere l'app più adatta per il tuo messaggio.
| Casi d'uso | Stato | Perché usare questo strumento |
|---|---|---|
| Una domanda, un'idea o un aggiornamento rapidi | Stato Slack | Perché usare questo strumento Veloce e informale |
| Un rapido feedback | Stato Slack o Confluence | Perché usare questo strumento Comunicazione rapida, con link alle pagine Confluence per maggiori dettagli e commenti collaborativi |
| Fornire una spiegazione, comunicare una decisione o condividere un feedback in maniera dettagliata | Stato | Perché usare questo strumento Aggiunge contesto, tono e profondità e consente di evitare riunioni e lunghe discussioni |
| Una strategia, un'analisi, un punto di vista, un framework o della documentazione | Stato Confluence | Perché usare questo strumento Ottimo per condividere feedback asincroni e/o documenti da consultare in futuro |
| Demo | Stato Loom | Perché usare questo strumento Mostra gli elementi visivi mentre parli, ottieni reazioni e feedback |
| Aggiornamento sullo stato del team | Stato Slack o Loom (meglio se collegato a uno strumento di gestione dei progetti come Jira o Trello) | Perché usare questo strumento Condividi le informazioni regolarmente, evitando le riunioni ricorrenti |
Suggerimento: lascia che Rovo ti aiuti a creare il tuo messaggio
Non riesci a trovare le parole giuste? Usa l'Agente Rovo di Comms Crafter per scrivere un messaggio usando la tua voce e il tuo registro o quelli della tua azienda.
4. Valuta una combinazione
Tempo stim.: 2 MINUTI
Tutte queste app sono utili se usate singolarmente e lo sono ancora di più se usate insieme!
| Caso d'uso | Prima | Dopo |
|---|---|---|
| Confluence + Loom | Prima Crei una lunga pagina di Confluence ricca di dettagli che potrebbero essere difficili da assimilare per i lettori. | Dopo Inserisci in cima alla pagina un video Loom con un riepilogo e i dettagli su ciò che il tuo pubblico deve sapere o fare. |
| Loom + Slack | Prima Invii un lungo messaggio su Slack del tipo: "Volevo solo esprimere un parere sulla demo di oggi sulla nuova funzionalità del prodotto. Nel complesso, penso che sia andata bene, ma ci sono alcune cose che, secondo me, si potrebbero migliorare. Innanzitutto, alcune delle funzionalità dimostrate sembravano un po' confuse e penso che sarebbe utile avere spiegazioni più dettagliate o magari qualche sessione di formazione aggiuntiva". | Dopo Invii un messaggio Slack chiaro e conciso, quindi fornisci un video Loom come opzione per consentire al lettore di "approfondire". Alcune persone estrarranno le informazioni utili dalle tue parole, mentre altre vorranno ascoltare informazioni più dettagliate in un video. |
| Pagina Confluence con video Loom incorporato, condivisa tramite Slack | Prima Organizzi una riunione in cui spieghi l'idea e poi chiedi consigli ai partecipanti. | Dopo Crei una pagina Confluence chiara che include un video e invii un messaggio Slack chiedendo un feedback asincrono:"Ciao a tutti. Ho messo creato un nuovo framework basato sull'AI su cui mi piacerebbe ricevere un feedback. Il framework verrà utilizzato come guida per prendere le future decisioni sulle funzionalità del prodotto. Date un'occhiata a questa pagina Confluence, in cui trovate anche una video guida realizzata con Loom. Vi chiedo di lasciare i vostri commenti sulla pagina entro la fine della settimana, così posso avere le opinioni di tutti. Se non vedrò i vostri commenti, darò per scontato che siate tutti d'accordo. Grazie!" |
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Follow-up
Guarda chi ha visualizzato
Se stai aspettando che una persona in particolare legga il tuo messaggio o stai cercando di valutare l'efficacia della tua comunicazione, puoi utilizzare i dati analitici di Loom e Confluence per vedere le visualizzazioni, il numero di volte in cui determinate persone hanno aperto la pagina o il video e altre statistiche utili.
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