Acuerdos de trabajo con IA

Sin expectativas claras, la adopción y los resultados de la IA pueden ser limitados. Esta estrategia contribuye a poner en sintonía a tu equipo en torno a por qué, cuándo y cómo usar la IA para que se convierta en un componente ágil y fiable de tu flujo de trabajo.

Personas trabajando en equipo en una mesa

Tiempo de preparación

5 min

Tiempo de ejecución

60 min

Personas

2-10

RESUMEN DE 5 SEGUNDOS

Averigua la relación actual de tu equipo con la IA.
Debatid por qué, cuándo y cómo puede el equipo utilizar la IA como un componente ágil y fiable del flujo de trabajo.
Crea directrices claras y prácticas para utilizar la IA de forma responsable y eficaz.

QUÉ NECESITAS

Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
Pizarra digital o física (consulta la plantilla)
Rotuladores
Notas adhesivas
Cronómetro
Herramienta de IA, como Rovo (opcional)

Recursos de la estrategia

Plantilla de acuerdos de trabajo con IA

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Cómo crear colaborativamente acuerdos de trabajo con IA

Pon en sintonía a tu equipo en torno a por qué, cuándo y cómo usar la IA para maximizar la adopción y los resultados.

¿Qué es un acuerdo de trabajo?

Los acuerdos de trabajo son normas compartidas sobre la forma en que un equipo trabaja en conjunto, se comunica y colabora, tanto si están en el mismo lugar como en distintas zonas horarias.

¿Por qué crear acuerdos de trabajo con IA?

Cada cual trabaja a su manera, pero para lograr las metas del equipo, hay que adoptar formas de trabajar que funcionen para todo el mundo.

Y, cuando se utilizan tecnologías emergentes como la IA, con menos prácticas recomendadas y un mayor grado de incertidumbre, resulta aún más importante establecer un itinerario claro hacia el valor y el propósito. Crear de forma colaborativa acuerdos de trabajo con IA visibles y con una finalidad clara puede contribuir a lograr las siguientes ventajas:

Asegurarse de que todo el mundo sepa cuándo y cómo usar la IA, lo que reduce la confusión y el riesgo
Descubrir formas nuevas y pertinentes de usar la IA en los flujos de trabajo específicos de tu equipo
Generar confianza y coherencia para que en el equipo todo el mundo pueda beneficiarse de la IA
Establecer una línea base clara para que puedas ver cómo crece y evoluciona el uso que hace tu equipo de la IA

¿Cuándo deberías poner en práctica la estrategia sobre acuerdos de trabajo con IA?

Tanto si tu equipo está empezando a usar la IA como si ya la domina, nunca es un "mal" momento para crear acuerdos de trabajo con IA. Esta estrategia resulta especialmente útil cuando un equipo hace un esfuerzo conjunto para integrar la IA en sus flujos de trabajo con el fin de impulsar la adopción y mejorar los resultados.

Ventajas de los acuerdos de trabajo con IA

Aquí tienes tres ventajas de poner en práctica una estrategia sobre acuerdos de trabajo con IA:

Identificar casos prácticos valiosos de la IA: en 2024, en un estudio de Atlassian, se descubrió que el 63 % de los trabajadores del conocimiento estaban de acuerdo en que la IA es importante, pero no tenían claro cómo utilizarla en su día a día. Alinearse en torno a acuerdos de trabajo con IA puede ayudar a suplir esta carencia.
Aumentar la adopción de la IA y la productividad del personal: los trabajadores del conocimiento afirman que su productividad ha aumentado un 33 % gracias a la IA. Las oportunidades de experimentar en equipo pueden aumentar la adopción de la IA y la eficiencia del equipo.
Lograr un efecto transformador: integrar la IA en el equipo (entretejiéndola en los flujos de trabajo y definiendo acuerdos de trabajo con IA) es un ingrediente necesario para generar un valor empresarial transformador.

1. Prepara la estrategia

Tiempo estimado: 5 min

Para empezar, planifica una sesión de trabajo de una hora con tu equipo.

En la invitación del calendario, explica brevemente la finalidad y las metas de esta sesión: crear de forma colaborativa directrices de IA claras y prácticas para que podamos utilizarla de forma eficaz, responsable y colaborativa.

A continuación, copia esta plantilla de pizarra de Confluence o crea tu propia versión.

Consejo: adapta la plantilla

No hay dos equipos iguales, así que ajusta la plantilla de pizarra con ejemplos reales, consideraciones específicas y casos prácticos de tu grupo.

2. Sienta las bases

Tiempo estimado: 15 min

Para comenzar la sesión, comunica las metas y las expectativas, y pasa una encuesta previa al taller para que todo el mundo la cumplimente. En la encuesta, plantea unas cuantas preguntas sencillas que te ayuden a medir, de entrada, la confianza de tu equipo en lo que sabe sobre cómo, cuándo y por qué utilizar la IA.

A continuación, inicia una breve conversación sobre las oportunidades de utilizar la IA en vuestro trabajo, con ejemplos reales de casos en los que la IA puede ser útil (por ejemplo, para automatizar tareas repetitivas o sacar a la luz datos relevantes) y en los que hay que actuar con cautela (por ejemplo, estar alerta ante las respuestas sesgadas, no confiar en la IA más de la cuenta y confirmar que sea certera).

Por último, analiza de qué maneras ya se usa (o se quiere usar) la IA en tu equipo. Haz una lista para poder adaptar el acuerdo a las necesidades reales.

3. Comenta las cuestiones y crea acuerdos de forma colaborativa

Tiempo estimado: 40 min

Plantea a tu equipo estas cuestiones de la plantilla de pizarra:

¿Qué necesitas para sentir que puedes usar la IA con confianza y seguridad?
¿Qué estándares prácticos existen para utilizar la IA de forma responsable y eficaz?
¿En qué nos puede ayudar la IA (y en qué no)?

Otras cuestiones que hay que tener en cuenta:

¿Cuáles son nuestros estándares de uso responsable? (P. ej., revisar siempre los resultados de la IA, no darle nunca datos sensibles o marcar los resultados poco claros).
¿Dónde y cómo utilizaremos la IA en nuestro flujo de trabajo? (P. ej., para hacer lluvias de ideas, para la documentación, para investigar o para resumir reuniones).
¿Cómo pondremos en común lo aprendido? (P. ej., haciendo retrospectivas con regularidad, compartiendo consejos o actualizando el acuerdo).
Luego, utiliza las respuestas a estas preguntas para crear de forma colaborativa los acuerdos de trabajo con IA de tu equipo.

consejo: utiliza la IA como si fuera un compañero de equipo

Utiliza las herramientas de IA para redactar, organizar y pulir tus acuerdos. Por ejemplo, puedes usar una herramienta de IA para la toma de notas como Loom para que apunte notas y elementos de acción durante la reunión. Hay herramientas, como Rovo, que también vienen bien para resumir notas, redactar borradores y hacer lluvias de ideas sobre un uso responsable de la IA que se ajuste a tu flujo de trabajo.

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4. Finaliza los acuerdos y mide el progreso

Tiempo estimado: 5 min

Concluye la sesión asignando tareas para terminar cualquier retoque final y pídele al equipo que cumplimente una encuesta después del taller con las mismas preguntas que la primera encuesta para evaluar el progreso.

consejo: desbloquéate

¿No sabes qué escribir? Puedes inspirarte en la siguiente indicación para la IA: Vas a escribir acuerdos de trabajo que orienten en torno a por qué, cuándo y cómo debe el equipo usar la IA. La finalidad de estos acuerdos es mantener la sintonía, aumentar la adopción y mejorar los resultados a medida que el equipo utilice la IA. Usa esta pizarra [pega el enlace o el documento de la pizarra] para redactar una página con los acuerdos de trabajo con IA para el equipo.

5. Comparte los resultados

Tiempo estimado: 5 min

Resume las decisiones de tu equipo en el espacio de trabajo compartido (por ejemplo, Confluence) y comparte la página con el equipo y las partes interesadas clave en un mensaje de Slack o de Teams.
Pide a todo el mundo que fije la página o la marque como favorita para que pueda acceder a ella cómodamente.
Establece un recordatorio trimestral para revisar y actualizar los acuerdos de trabajo con IA a medida que vayan cambiando las herramientas y las necesidades del equipo.