AI-werkovereenkomsten

Zonder duidelijke verwachtingen kunnen de acceptatie en resultaten van AI beperkt zijn. Dit spel helpt je team op één lijn te brengen over waarom, wanneer en hoe je AI moet gebruiken, zodat deze een naadloos, vertrouwd onderdeel van je workflow wordt.

Voorbereidingstijd

5 m

LOOPTIJD

60 m

Personen

2 tot 10

SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN

Ontdek de huidige relatie van je team met AI.
Bespreek waarom, wanneer en hoe het team AI kan gebruiken als een naadloos, vertrouwd onderdeel van je workflow.
Stel duidelijke, bruikbare richtlijnen op voor verantwoord, effectief AI-gebruik.

WAT JE NODIG HEBT

Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
Digitaal of fysiek whiteboard (zie sjablonen)
Markers
Post-its
Timer
AI-tool, zoals Rovo (optioneel)

Middelen voor spellen

Sjabloon voor AI-werkovereenkomsten

Meer AI-gerelateerde spellen

Leertraject: Maak AI onderdeel van het team

Samen AI-werkovereenkomsten opstellen

Stem je team af op waarom, wanneer en hoe je AI kunt gebruiken om de acceptatie en resultaten te maximaliseren.

Wat is een werkovereenkomst?

Werkovereenkomsten zijn gedeelde normen voor de manier waarop een team samenwerkt en communiceert, of ze zich nu op dezelfde locatie bevinden of in meerdere tijdzones.

Waarom zou je AI-werkovereenkomsten opstellen?

Iedereen heeft zijn eigen werkwijzen, maar om als team doelen te bereiken, moet je manieren van werken implementeren die voor iedereen werken.

Het uitstippelen van een duidelijk pad naar waarde en doel is nog belangrijker bij het gebruik van opkomende technologieën zoals AI, waar er minder best practices en meer onzekerheid zijn. Samen zichtbare, opzettelijke AI-werkovereenkomsten opstellen, kan helpen om:

Ervoor te zorgen dat iedereen weet wanneer en hoe AI moet worden gebruikt, zodat verwarring en risico's worden beperkt
Nieuwe, relevante manieren te ontdekken om AI te gebruiken in de specifieke workflows van je team
Vertrouwen en consistentie te genereren zodat iedereen in het team kan profiteren van AI
Te zorgen voor een duidelijke baseline zodat je kunt zien hoe het AI-gebruik van je team groeit en evolueert

Wanneer moet je een AI-werkovereenkomstenspel uitvoeren?

Of je team nu nieuw is of al lang gebruikmaakt van AI, er is nooit een 'slecht' moment om AI-werkovereenkomsten aan te maken. Dit spel is vooral nuttig wanneer een team zich gezamenlijk inspant om AI in de workflows te integreren om de acceptatie te stimuleren en de resultaten te verbeteren.

De voordelen van AI-werkovereenkomsten

Hier zijn drie voordelen van het uitvoeren van een AI-werkovereenkomstenspel:

Identificeer waardevolle AI-use cases: in 2024 bleek uit onderzoek van Atlassian dat 63% van de kenniswerkers het ermee eens was dat AI belangrijk is, maar niet zeker wist hoe ze het in hun dagelijkse werk moesten gebruiken. Het afstemmen van AI-werkovereenkomsten kan helpen deze kloof te overbruggen.
Verhoog de acceptatie van AI en de productiviteit van medewerkers: kenniswerkers melden dat ze dankzij AI 33% productiever zijn geworden. Mogelijkheden om als team te experimenteren, kunnen de acceptatie van AI en de efficiëntie van het team vergroten.
Ontgrendelen van transformationele impact: AI onderdeel maken van het team (door AI te verweven in workflows en AI-werkovereenkomsten te definiëren) is een noodzakelijk ingrediënt om transformationele bedrijfswaarde te genereren.

1. Bereid het spel voor

Geschatte tijd: 5 MIN.

Begin met het plannen van een werksessie van een uur met je team.

Beschrijf in de agenda-uitnodiging kort het doel en de doelen van deze sessie: samen duidelijke, bruikbare AI-richtlijnen aanmaken, zodat we effectief en verantwoordelijk kunnen zijn en kunnen samenwerken wanneer we deze gebruiken.

Kopieer vervolgens deze whiteboardsjabloon van Confluence of maak je eigen versie.

Tip: pas de sjabloon aan

Geen twee teams zijn hetzelfde, dus pas de whiteboardsjabloon aan met echte voorbeelden, specifieke overwegingen en use cases uit je groep.

2. Bereid de ruimte voor

Geschatte tijd: 15 minuten

Open de sessie door doelen, verwachtingen en een enquête vóór de workshop te delen die iedereen moet invullen. Stel in de enquête een paar eenvoudige vragen aan de hand waarvan je kunt meten of je team het basisvertrouwen heeft om te weten hoe, wanneer en waarom AI moet worden gebruikt.

Begin het gesprek vervolgens met een kort gesprek over de mogelijkheden om AI in je werk te gebruiken, inclusief echte voorbeelden van wanneer AI kan helpen (zoals het automatiseren van repetitieve taken of het naar boven halen van inzichten) en wanneer je voorzichtig moet zijn (zoals uitkijken voor bevooroordeelde antwoorden, te veel vertrouwen op AI en de nauwkeurigheid bevestigen).

Bespreek tot slot de manieren waarop je team AI al gebruikt of wil gebruiken. Stel een lijst op zodat je je overeenkomst kunt afstemmen op de werkelijke behoeften.

3. Bespreek de prompts en stel samen overeenkomsten op

Geschatte tijd: 40 minuten

Begeleid je team bij het reageren op de prompts in de whiteboardsjabloon:

Wat heb je nodig om je zelfverzekerd en veilig te voelen bij het gebruik van AI?
Wat zijn praktische normen voor verantwoord en effectief AI-gebruik?
Waarmee kan AI ons helpen (en niet helpen)?

Aanvullende vragen om te overwegen:

Wat zijn onze normen voor verantwoord gebruik? (Bijv. altijd AI-resultaten controleren, nooit gevoelige gegevens delen, onduidelijke resultaten markeren)
Waar en hoe gaan we AI gebruiken in onze workflow? (Bijv. brainstormen, documentatie, onderzoek, samenvattingen van vergaderingen)
Hoe gaan we de leerervaringen delen? (Bijv. regelmatige retro's, tips delen, de overeenkomst bijwerken)
Gebruik vervolgens de antwoorden op deze vragen om samen de AI-werkovereenkomsten van je team op te stellen.

tip: gebruik AI als je teamgenoot

Gebruik AI-tools om je overeenkomsten op te stellen, te organiseren en te verfijnen. Je kunt bijvoorbeeld een AI-notitiemaker zoals Loom gebruiken om notities en actie-items vast te leggen tijdens de vergadering. Tools zoals Rovo zijn ook handig om notities samen te vatten, concepten te schrijven en over ideeën te brainstormen voor verantwoord AI-gebruik die passen bij je workflow.

← →

4. Maak afspraken volledig en meet de voortgang

Geschatte tijd: 5 minuten

Sluit de sessie af door taken toe te wijzen om eventuele laatste verfijningen te voltooien, en vraag het team om na de workshop een enquête in te vullen met dezelfde vragen als de eerste enquête om de voortgang te meten.

tip: krijg de zaken op orde

Weet je niet zeker wat je moet vragen? Hier is een AI-prompt om te helpen: je schrijft werkovereenkomsten om aan te geven waarom, wanneer en hoe je team AI gebruikt. Het doel van deze overeenkomsten is om op één lijn te blijven, de acceptatie te vergroten en de resultaten te verbeteren naarmate je team AI gebruikt. Gebruik dit whiteboard [plak de whiteboard-link of het whiteboard-document] om een pagina met AI-werkovereenkomsten voor je team op te stellen.

5. Deel ze

Geschatte tijd: 5 minuten

Vat de beslissingen van je team samen in je gedeelde workspace (zoals Confluence) en deel de pagina met het team en eventuele belangrijke belanghebbenden in een Slack- of Teams-bericht.
Vraag iedereen om de pagina vast te zetten of een bladwijzer aan te maken voor eenvoudige toegang.
Stel een driemaandelijkse herinnering in om je AI-werkovereenkomsten opnieuw te bekijken en bij te werken naarmate de tools en behoeften van het team evolueren.