Top-of-Mind-Updates von Führungskräften
Je mehr Kontext Teams haben, desto besser arbeiten sie zusammen – insbesondere in Zeiten des Wandels. Verstärke deinen Einfluss als ihre Führungskraft, indem du Top-of-Mind-Updates mit den Informationen teilst, die sie benötigen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Vorbereitungszeit
5 Min.
LAUFZEIT
60 Min.
Teilnehmer
1
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Vermittle deinem Team, was am wichtigsten ist und warum.
- Schaffe Raum für Fragen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Halte das Gespräch in Gang, damit die Prioritäten mit der Arbeit abgestimmt bleiben.
DAS BRAUCHST DU
- Geteiltes Dokument (wie Confluence).
- Video-Messaging-Tool (wie Loom).
Spiel-Ressourcen
So teilen Führungskräfte Top-of-Mind-Updates
Verstärke deinen Einfluss als Führungskraft, indem du Top-of-Mind-Updates mit den Informationen und dem Kontext teilst, die dein Team benötigt, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Was sind Top-of-Mind-Updates von Führungskräften?
Führungskräfte erstellen Top-of-Mind Updates oder eine Beschreibung der Ziele, Prioritäten, Projekte, Updates und Kontextinformationen, die ihnen am wichtigsten sind.
Worauf sollte sich das Team besonders konzentrieren und warum? Welche Informationen würden den Mitarbeitern helfen, besser zu verstehen, woran sie gerade arbeiten, sicherer zu agieren und besser zusammenzuarbeiten?
Solche Informationen könnten in Top-of-Mind-Updates enthalten sein.
Welche Vorteile hat das Spiel für Top-of-Mind-Updates von Führungskräften?
Stelle dir vor, du entwickelst ein Produkt, ohne jemals mit den Kunden zu sprechen. Uff. Dir würden wichtige Infos – und Lösungen – zu ihren Herausforderungen entgehen.
Das Gleiche gilt für unsere Teams.
Top-of-Mind-Updates fördern die Agilität der Teams, schaffen Raum zur Äußerung von Bedenken, regen zu Diskussionen an und sorgen für die Abstimmung der Arbeit auf die Prioritäten.
Top-of-Mind-Updates sind nicht nur eine nette Spielerei. Sie sind entscheidend, um Teams zum Erfolg zu verhelfen.
Wann solltest du ein Top-of-Mind-Update erstellen?
Wenn Updates monatlich geteilt werden, entsteht eine Gewohnheit mit einem festen Rhythmus und genug Zeit dazwischen, um Fortschritte zu sehen und Änderungen zu berücksichtigen. Sollte deine Organisation oder dein Team einen Wandel durchlaufen, helfen häufige Updates, besser zu verstehen und sich wohler damit zu fühlen, was passiert und warum.
3 Vorteile von Top-of-Mind-Updates
Untersuchungen zeigen, dass Top-of-Mind-Updates von Führungskräften folgende Vorteile bieten:
1. Überlege
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Bevor du dein erstes Top-of-Mind-Update erstellst, nimm dir einen Moment Zeit, um über ein paar Fragen nachzudenken:
- Welche Führungskraft bewunderst du für ihre Kommunikation? Warum ist ihr Ansatz effektiv?
- Wie möchtest du, dass Führungskräfte mit dir kommunizieren?
- Wie könntest du deinen Stil an die Wünsche und Bedürfnisse deines Teams anpassen?
| Welche Führungskraft bewunderst du für ihre Kommunikation? Warum ist ihr Ansatz effektiv? | |||
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| Wie möchtest du kontaktiert werden? | |||
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| Passt du deinen Stil an deine Adressaten an oder bleibst du einfach bei deinem üblichen Ansatz? | |||
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Mustervorlage für Überlegungen zu deiner Kommunikation
Nimm dir Zeit
Erwarte nicht, dass in deinem Terminplan einfach Zeit für ein Top-of-Mind-Update ist. Nimm dir Zeit. Reserviere jeden Monat 30–60 Minuten in deinem Kalender, um eines zu erstellen.
2. Strukturiere dein monatliches Update
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Nutze diese Aufforderungen zur Gestaltung deines Updates. Halte es kurz. Weniger ist mehr!
Worauf konzentrieren wir uns?
Liste bis zu drei Prioritäten für den Monat auf. Konkretisiere jede Priorität mit ein oder zwei Sätzen.
Warum ist es wichtig?
Verdeutliche die Zusammenhänge. Erkläre, warum sich dein Team für diese Prioritäten interessieren sollte und wie sie alle mit größeren Zielen verbunden sind.
Was jetzt?
Sage dem Team ausdrücklich, welche Maßnahmen es als Nächstes ergreifen sollte. Wenn sich nichts ändert, dann sage das. Wenn sich die Prioritäten geändert haben, erkläre dem Team die Gründe und weise auf Kompromisse und/oder Abhängigkeiten hin.
Wie lautet die Kernaussage?
Fasse dein Update in ein oder zwei schlagkräftigen Sätzen zusammen. (Obwohl du das gerade erst formulierst, sollte es oben in deinem Update stehen.)
| Die 3 wichtigsten Prioritäten: Erkläre jede in 1–2 Sätzen. Fasse dich kurz. | |||
| 1. 2. 3. | |||
| Warum es wichtig ist: Warum sollte sich dein Team dafür interessieren? Wie hängt es mit größeren Zielen zusammen? | |||
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| Was jetzt? Welche Maßnahmen sollten Teams ergreifen? Wenn sich nichts ändert, dann sage das. Wenn sich die Prioritäten geändert haben, weise auf Kompromisse oder Abhängigkeiten hin. Sage ausdrücklich, wie die Teams reagieren sollen. | |||
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| TL;DR: Fasse dein Update in 1–2 schlagkräftigen Sätzen zusammen. (Obwohl du das gerade erst formulierst, sollte es oben auf deiner Confluence-Seite stehen). | |||
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Beispielvorlage zur Strukturierung deines Top-of-Mind-Updates
Teile Geschichten, nicht nur Informationen
Gute Sprecher berichten nicht einfach Informationen – sie erzählen Geschichten und ziehen die Zuhörer in ihren Bann. Durch Storytelling bewirken Führungskräfte Zielstrebigkeit, Engagement und Resilienz. Sieh dir den Atlassian LinkedIn-Kurs von Liz Fosslien zu Storytelling an, um zu lernen, wie man Geschichten nutzt, um gemeinsame Ziele zu schaffen.
3. Gestalte lebendige Updates mit Videonachrichten
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Die Verwendung eines Videokommunikationstools wie Loom für die Aufnahme eines Kurzvideos (5 Minuten oder weniger) sorgt für mehr Klarheit und eine persönliche Note, da dein Team sehen und hören kann, wie du das Update erläuterst. Das ist besonders hilfreich, wenn du große Änderungen, ernste Neuigkeiten und wichtige Ankündigungen mitteilst.
Wenn du das Video aufgenommen hast, füge den Link hinzu oder bette das gesamte Video oben in das Dokument ein.
Schreibe ein kurzes Skript
Sammle deine Gedanken, indem du ein kurzes Skript oder Gesprächspunkte aufschreibst, bevor du das Video aufnimmst.
4. Teile deine Updates auf einheitliche Weise
Geschätzte Dauer: 2 MIN.
Poste das Update im Kommunikationstool deines Teams, z. B. in einem Slack- oder Teams-Kanal. Teile Updates etwa zur gleichen Zeit im Monat (z. B. zu Beginn oder am Ende), im gleichen Kanal und mit dem gleichen Verstärkungsplan (und bitte deine direkt unterstellten Mitarbeiter, sie an die Teams weiterzugeben, falls zutreffend). Das hilft dir, sie zur Gewohnheit zu machen, und dein Team weiß vorab, wann es von dir hören wird.
5. Ermögliche ein offenes Gespräch
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Wenn du dein Update teilst, starte eine Feedbackschleife, damit die Teams in Kontakt und abgestimmt bleiben:
- Bitte um Kommentare und Fragen und erkläre, wo oder wie die Mitarbeiter antworten können.
- Sage, ob du möchtest, dass die Mitarbeiter etwas unternehmen, nachdem sie dein Update gelesen oder gesehen haben, beispielsweise auf der Seite kommentieren, auf die Nachricht antworten, das Update mit anderen teilen usw.
- Frage während der Einzelgespräche mit direkt unterstellten Mitarbeitern, ob sie Fragen oder Feedback zu deinem Top-of-Mind-Update haben und wie ihre Teams deine geteilten Informationen anwenden (z. B. Roadmaps anpassen, den Schwerpunkt verlagern, den Kurs beibehalten oder mit wichtigen Partnern aus anderen Bereichen zusammenarbeiten).
- Aktualisiere die Informationen. Füge dem geteilten Dokument Informationen hinzu und/oder poste im Slack- oder Teams-Thread eine Nachricht mit zusätzlichen Details, Klarstellungen, Feedback von direkt unterstellten Mitarbeitern usw. Es ist einfach, zu zeigen, dass du zuhörst, macht aber einen großen Unterschied.
Feedbackschleifen sorgen dafür, dass Teams auf Kurs, motiviert und abgestimmt sind.
Zur Interaktion ermutigen: Bitte ausdrücklich um Kommentare und Fragen – und erkläre, wo sie gestellt werden.
Mit Führungskräften absprechen: Frage deine direkt unterstellten Mitarbeiter, wie ihre Teams die Prioritäten anwenden – Roadmaps anpassen, den Schwerpunkt verlagern, den Kurs beibehalten oder mit wichtigen Partnern aus anderen Bereichen zusammenarbeiten.
Gespräch planen: Lege eine Besprechung zur Monatsmitte fest – Loom-Updates eignen sich hervorragend, um tiefer gehende Diskussionen in Einzelgesprächen oder Teambesprechungen zu führen.
Infos aktualisieren: Füge deiner Confluence-Seite den Abschnitt "Was ich gehört habe" hinzu, in dem Feedback und Klarstellungen zusammengefasst sind.
Erneut ansprechen: Sende eine Slack-Nachricht, damit die Teams wissen, wo sie das neueste Update finden.
Beispiel-Checkliste zum Starten einer Feedbackschleife
6. Überlege und passe an
Geschätzte Dauer: 2 MIN.
Nachdem du dein Update geteilt, es mit deinem Team besprochen und sein Feedback gehört hast, kannst du bewerten, was funktioniert hat und was verbessert werden könnte.
- Welches Feedback hast du erhalten?
- Was hat gut funktioniert?
- Hat dich etwas überrascht?
- Was würdest du im nächsten Monat anpassen? (Botschaft, Übermittlung, beides)
Wie kannst du deine direkt unterstellten Mitarbeiter dazu gewinnen, dein Update zu unterstützen und zu verstärken?
Wiederhole es dann beim nächsten Mal, um die Kommunikation und die Verbindung mit deinem Team weiter zu verbessern. Du schaffst das!
| Welches Feedback hast du erhalten? Was hat funktioniert? Was hat dich überrascht? | |||
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| Was würdest du im nächsten Monat anpassen – Botschaft, Übermittlung oder beides? | |||
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| Wie kannst du deine Führungskräfte dazu gewinnen, diese Prioritäten zu unterstützen und zu verstärken? | |||
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Beispielvorlage für Überlegungen und Anpassungen deiner Top-of-Mind-Updates
Erstellen, ausführen, wiederholen
Wiederholung ist nicht redundant – sie ist verstärkend. Die 7er-Regel besagt, dass Menschen die gleiche Botschaft sieben Mal auf sieben Arten hören müssen, bevor sie sie annehmen. Zögere nicht, es noch einmal zu sagen. Und noch einmal. und noch einmal!
Nachbereitung
Weiterlesen
Sieh dir diese Bücher an, um deine Kommunikation zu verbessern:
- Leadership Is Language: The Hidden Power of What You Say – and What You Don't (Englisch) von L. David Marquet
- Frag immer erst: warum: Wie Führungskräfte zum Erfolg inspirieren von Simon Sinek
- Auf den Punkt – Mit wenigen Worten alles sagen von Jim VandeHei, Mike Allen und Roy Schwartz
- Heikle Gespräche: Worauf es ankommt, wenn viel auf dem Spiel steht von Kerry Patterson, Stephen R. Covey, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler
Hast du noch Fragen?
Komme mit anderen Benutzern des Atlassian Team-Playbook ins Gespräch, hole dir Unterstützung oder gib Feedback.
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