Kluczowe komunikaty lidera
Im więcej kontekstu mają zespoły, tym lepiej współpracują — zwłaszcza w czasach zmian. Wywieraj duży wpływ jako lider, przekazując kluczowe komunikaty zawierające informacje, których potrzebuje Twój zespół, aby skupić się na tym, co najważniejsze.
Przygotowanie
5 min
Czas trwania
60 min
Osoby
1
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Informuj swój zespół o tym, co i dlaczego jest dla niego najważniejsze.
- Stwórz przestrzeń na pytania, co pozwoli wyjaśnić niejasności.
- Podtrzymuj rozmowę, tak aby priorytety pozostawały w zgodzie z wykonywaną pracą.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Współdzielony dokument (taki jak Confluence).
- Narzędzie do przesyłania wiadomości wideo (takie jak Loom).
Zasoby do gry
Jak przekazywać kluczowe komunikaty lidera
Wywieraj duży wpływ jako lider, przekazując kluczowe komunikaty zawierające informacje i kontekst, których potrzebuje Twój zespół, aby skupić się na tym, co najważniejsze.
Czym są kluczowe komunikaty lidera?
Liderzy tworzą kluczowe komunikaty — czyli opisy najważniejszych celów, priorytetów, projektów, aktualizacji i informacji kontekstowych.
Na czym i dlaczego zespół powinien skupić się najbardziej? Jakie informacje pomogłyby jego członkom lepiej zrozumieć, nad czym pracują, poczuć się pewniej i ściślej współdziałać ze współpracownikami?
Tego typu informacje można zawrzeć w kluczowym komunikacie.
Dlaczego warto przeprowadzić grę Kluczowy komunikat lidera?
Wyobraź sobie, że tworzysz produkt, nigdy nie konsultując się z klientami. Nie tak powinno to wyglądać! W ten sposób nie uzyskasz kluczowych informacji na temat wyzwań, z którymi się borykają, i sposobów, w jakie można im zaradzić.
To samo dotyczy naszych zespołów.
Kluczowe komunikaty pomagają zespołom działać w modelu Agile, tworzą przestrzeń do zgłaszania wątpliwości, wywołują dyskusje i zapewniają, że nasza praca jest zgodna z szerszą perspektywą.
Kluczowe komunikaty to nie tylko przydatne narzędzie. Mają one zasadnicze znaczenie dla sukcesu zespołów.
Kiedy należy tworzyć kluczowe komunikaty?
Udostępnianie komunikatów co najmniej raz w miesiącu pozwala stworzyć regularny rytm i wyrobić nawyk, przy czym czas pomiędzy kolejnymi komunikatami jest wystarczający, by zaobserwować postępy i uwzględnić zmiany. Jeśli Twoja organizacja lub Twój zespół przechodzi okres zmian, częstsze komunikaty pomogą pracownikom lepiej zrozumieć, co i dlaczego się dzieje.
3 korzyści płynące z kluczowych komunikatów
Badania pokazują, że kluczowe komunikaty pomagają:
1. Przemyślenia
Szac. czas: 5 MIN
Zanim przygotujesz swój pierwszy kluczowy komunikat, poświęć chwilę na zastanowienie się nad kilkoma kwestiami:
- Jakiego lidera podziwiasz za jego sposób komunikacji? Co sprawia, że jego podejście jest skuteczne?
- Jaki sposób komunikacji z Tobą przez liderów najbardziej Ci odpowiada?
- Jak możesz dostosować swój styl do potrzeb zespołu?
| Jakiego lidera podziwiasz za jego sposób komunikacji? Co sprawia, że jego podejście jest skuteczne? | |||
|
| |||
| Jaki sposób komunikacji z Tobą preferujesz? | |||
|
| |||
| Czy dostosowujesz swój styl do odbiorców, czy po prostu stosujesz standardowe podejście? | |||
|
|
Przykładowy szablon umożliwiający refleksję nad komunikacją
Wygospodaruj czas
Nie oczekuj, że magicznie znajdziesz w swoim harmonogramie czas na opracowanie kluczowego komunikatu. Wygospodaruj go. Co miesiąc zarezerwuj na jego utworzenie 30–60 minut w kalendarzu.
2. Ustrukturyzowanie comiesięcznego komunikatu
Szac. czas: 10 MIN
Skorzystaj z poniższych podpowiedzi, aby ukształtować swój komunikat. Zachowaj zwięzłość. Mniej znaczy więcej!
Na czym się skupiamy?
Wymień maksymalnie trzy priorytety na dany miesiąc. Dodaj jedno lub dwa zdania ze szczegółami na temat każdego priorytetu.
Dlaczego to ważne?
Połącz kropki. Podziel się swoimi przemyśleniami na temat tego, dlaczego Twój zespół powinien dbać o realizację tych priorytetów i jak każdy z nich łączy się z szerszymi celami.
Co teraz?
Wyraźnie poinformuj zespół, jakie działania powinien podjąć w następnej kolejności. Jeśli nic się nie zmieni, powiedz to. Jeśli priorytety uległy zmianie, wyjaśnij dlaczego i zwróć uwagę na kompromisy i/lub zależności.
Jak powinien brzmieć nagłówek?
Podsumuj swój komunikat w mocnym zdaniu lub dwóch. (Choć przygotowujesz ten tekst teraz, powinien on pojawić się nad samym komunikatem).
| 3 najważniejsze priorytety: Wyjaśnij każdy z nich w zdaniu lub dwóch. Zachowaj zwięzłość. | |||
| 1. 2. 3. | |||
| Dlaczego to ważne: Dlaczego Twój zespół powinien zwrócić szczególną uwagę na te kwestie? W jaki sposób łączą się one z szerszymi celami? | |||
|
| |||
| Co teraz? Jakie działania powinny podjąć zespoły? Jeśli nic się nie zmieni, powiedz to. Jeśli priorytety uległy zmianie, podkreśl kompromisy lub zależności. Wyraźnie określ, w jaki sposób zespoły powinny zareagować. | |||
|
| |||
| TL;DR: Podsumuj komunikat w mocnym zdaniu lub dwóch. (Choć przygotowujesz ten tekst teraz, powinien on pojawić się na górze strony Confluence). | |||
|
|
Przykładowy szablon umożliwiający ustrukturyzowanie kluczowego komunikatu
Przekazuj historie, a nie tylko informacje
Świetna komunikacja nie ogranicza się do dzielenia się informacjami — należy opowiadać historie, które wciągają odbiorców. Poprzez opowiadanie historii liderzy inspirują do osiągania celów, budują zaangażowanie i wzmacniają odporność. Zapoznaj się z przygotowanym przez Liz Fosslien z firmy Atlassian szkoleniem na portalu LinkedIn na temat opowiadania historii, aby dowiedzieć się, jak wykorzystywać je do osiągania celów.
3. Ożyw swoją aktualizację dzięki wideo
Szac. czas: 5 min
Korzystając z narzędzia do komunikacji wideo, takiego jak np. Loom, nagraj krótki film (5 min lub krótszy); dodaje on przejrzystości i osobistego charakteru, ponieważ Twój zespół może zobaczyć i usłyszeć, jak przedstawiasz komunikat. Jest to szczególnie pomocne w przypadku przekazywania dużych zmian, istotnych wiadomości i ważnych ogłoszeń.
Po nagraniu filmu dodaj łącze lub osadź cały film w górnej części dokumentu.
Napisz krótki scenariusz
Przed nagraniem filmu zbierz myśli, przygotowując krótki scenariusz lub punkty do dyskusji.
4. Konsekwentne przekazywanie komunikatów
Szac. czas: 2 MIN
Opublikuj komunikat w używanym przez zespół narzędziu do komunikacji, takim jak kanał Slack lub Teams. Staraj się przekazywać komunikaty mniej więcej o tej samej porze każdego miesiąca (na przykład na początku lub na końcu), za pośrednictwem tego samego kanału i z wykorzystaniem tego samego planu wzmocnienia przekazu (prosząc bezpośrednich podwładnych o przekazanie informacji swoim zespołom, jeśli to możliwe). Pomoże Ci to wyrobić nawyk i ustalić z zespołem oczekiwania dotyczące tego, kiedy mogą spodziewać się wiadomości od Ciebie.
5. Otwarcie rozmowy
Szac. czas: 5 min
Po przekazaniu komunikatu zainicjuj pętlę informacji zwrotnych, dzięki której zespoły będą zaangażowane i zsynchronizowane:
- Poproś o komentarze i pytania oraz wyjaśnij, gdzie i w jaki sposób można na nie odpowiedzieć.
- Sprecyzuj, czy chcesz, aby pracownicy podjęli jakiekolwiek działania po przeczytaniu komunikatu lub obejrzeniu zawierającego go filmu, np. skomentowali go, odpowiedzieli na wiadomość czy udostępnili go innym.
- Podczas indywidualnych spotkań z bezpośrednimi podwładnymi zapytaj, czy mają jakieś pytania lub opinie na temat kluczowego komunikatu oraz w jaki sposób ich zespoły stosują udostępnione informacje (np. dostosowując harmonogramy, zmieniając punkt ciężkości, utrzymując kurs lub angażując kluczowych partnerów z różnych obszarów działalności).
- Podejmij działania następcze. Możesz dodać informacje do udostępnionego dokumentu i/lub opublikować w wątku Slack lub Teams wiadomość z dodatkowymi szczegółami, wyjaśnieniami, opiniami otrzymanymi od bezpośrednich podwładnych itp. Pokazanie, że słuchasz, to niewielka rzecz, która robi wielką różnicę.
Pętle informacji zwrotnych pomagają zespołom utrzymać zgodność i zaangażowanie.
Zachęcanie do zaangażowania: Wyraźnie poproś o komentarze i pytania — jasno określ, gdzie można je dodać.
Poleganie na liderach: Zapytaj swoich bezpośrednich podwładnych, w jaki sposób ich zespoły stosują wyznaczone przez Ciebie priorytety — dostosowując plany działania, zmieniając punkt ciężkości, utrzymując obrany kurs czy też angażując kluczowych partnerów z różnych obszarów działalności.
Ułatwianie rozmowy: Zorganizuj spotkanie kontrolne w połowie miesiąca — komunikaty Loom świetnie nadają się do rozpoczynania głębszych dyskusji podczas spotkań 1:1 lub spotkań zespołu.
Podejmowanie działań następczych: Dodaj na swojej stronie Confluence sekcję „Informacje zwrotne” zawierającą opinie i wyjaśnienia.
Ponowne zaangażowanie: Prześlij wiadomość na Slacku, aby zespoły wiedziały, gdzie znaleźć najnowszy komunikat.
Przykładowa lista kontrolna umożliwiająca uruchomienie pętli informacji zwrotnych
6. Refleksja i dostosowanie się
Szac. czas: 2 MIN
Po udostępnieniu komunikatu, omówieniu go z zespołem i wysłuchaniu opinii jego członków oceń, co zadziałało, a co można poprawić.
- Jakie są informacje zwrotne?
- Co zadziałało dobrze?
- Czy coś Cię zaskoczyło?
- Co należałoby zmienić w przyszłym miesiącu? (Wiadomość, sposób przekazywania, jedno i drugie).
W jaki sposób możesz zaangażować swoich bezpośrednich podwładnych, aby wzmocnić komunikat?
Następnym razem dokonaj iteracji, aby kontynuować poprawę komunikacji i budowanie więzi z zespołem. Dasz radę!
| Jakie są informacje zwrotne? Co zadziałało? Co Cię zaskoczyło? | |||
|
| |||
| Co należałoby zmienić w przyszłym miesiącu — wiadomość, sposób przekazywania, a może jedno i drugie? | |||
|
| |||
| W jaki sposób możesz zaangażować swoich liderów, aby wzmocnić te priorytety? | |||
|
|
Przykładowy szablon umożliwiający refleksję i dostosowanie kluczowych komunikatów
I od nowa
Powtarzanie wcale nie jest zbędne — pomaga wzmocnić cały proces. Według reguły 7 ludzie muszą usłyszeć tę samą wiadomość siedem razy na siedem sposobów, zanim ją przyswoją. Nie wahaj się powtórzyć tego jeszcze raz. I znowu. i znowu!
Kolejne czynności
Materiały
Zapoznaj się z tymi książkami, aby podnieść swoje umiejętności komunikacyjne:
- Leadership Is Language: The Hidden Power of What You Say – and What You Don't autorstwa L. Davida Marqueta
- Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action autorstwa Simona Sinka
- Smart Brevity: The Power of Saying More with Less autorstwa Jima VandeHei, Mike'a Allena i Roya Schwartza
- Crucial Conversations: Tools for Talking when Stakes are High autorstwa Kerry'ego Pattersona, Stephena R. Coveya, Josepha Grenny'ego, Rona McMillana, Ala Switzlera
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Kultura
Health Monitor dla zespołu
Oceń kondycję zespołu i przygotuj plan ulepszeń.
SPOTKANIA
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu
Informuj, jak się sprawy mają — bez planowania kolejnego spotkania.
SPOTKANIA
Spotkania prowadzone na podstawie strony
Punktem wyjścia do organizowania lepszych spotkań jest strona, która przedstawia cel, oczekiwane wyniki i najważniejsze punkty dyskusji.
Podsumowanie
Retrospektywa
Zapewnij bezpieczną przestrzeń do dyskusji o tym, co zadziałało, a co nie.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
