Mises à jour Top-of-Mind des dirigeants
Plus les équipes disposent de contexte, mieux elles collaborent, surtout en période de changement. Démarquez-vous en tant que dirigeant en partageant des mises à jour Top-of-Mind contenant les informations qui permettront à votre équipe de se concentrer sur l'essentiel.
Temps de préparation
5 m
Durée
60 m
Personnes
1
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Communiquez à votre équipe ce qui compte le plus, et pourquoi.
- Créez un espace pour les questions afin de dissiper toute confusion.
- Poursuivez la conversation afin que les priorités restent alignées sur le travail.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Document partagé (comme Confluence).
- Outil de messagerie vidéo (comme Loom).
Ressources du scénario
Comment partager les mises à jour « Top-of-Mind » des dirigeants
Démarquez-vous en tant que dirigeant en partageant des mises à jour Top-of-Mind contenant les informations et le contexte qui permettront à votre équipe de se concentrer sur l'essentiel.
Que sont les mises à jour Top-of-Mind des dirigeants ?
Les dirigeants créent des mises à jour « Top-of-Mind », c'est-à-dire une description des objectifs, priorités, projets, mises à jour et informations contextuelles qu'ils considèrent être « de premier plan ».
Sur quoi l'équipe devrait-elle se concentrer en priorité, et pourquoi ? Quelles informations l'aideraient à mieux comprendre ce sur quoi elle travaille, à être plus confiante et à mieux s'aligner avec ses collaborateurs ?
C'est le type d'informations qui pourrait être inclus dans une mise à jour de premier plan.
Pourquoi exécuter le scénario de mise à jour Top-of-Mind des dirigeants ?
Imaginez que vous conceviez un produit sans jamais consulter les clients. Ça serait terrible. Vous passeriez à côté d'informations cruciales sur les défis qu'ils doivent relever et sur la manière de les résoudre.
Il en va de même pour nos équipes.
Les mises à jour Top-of-Mind permettent aux équipes de faire preuve d'agilité, de bénéficier d'un espace pour exprimer leurs préoccupations, de lancer des discussions, et aussi de garantir que notre travail reste en phase avec la situation dans son ensemble.
Les mises à jour de premier plan ne sont pas seulement agréables à avoir. Elles sont essentielles à la croissance d'une équipe.
À quel moment créer une mise à jour Top-of-Mind ?
Dans l'idéal, il est préférable de partager les mises à jour tous les mois afin de créer une cadence régulière et une habitude, avec suffisamment de temps entre les mises à jour pour constater les progrès et prendre en compte les changements. Si votre organisation ou votre équipe traverse une période de changement, des mises à jour plus fréquentes les aideront à mieux comprendre ce qui se passe et pourquoi.
3 avantages des mises à jour Top-of-Mind
La recherche montre que les mises à jour Top-of-Mind des dirigeants aident à :
1. Réfléchissez
Durée estimée : 5 MIN
Avant de créer votre première mise à jour Top-of-Mind, prenez un moment pour réfléchir à ces questions :
- Qui sont les dirigeants que vous admirez pour leur communication ? Qu'est-ce qui rend leur approche efficace ?
- Comment préférez-vous que les dirigeants communiquent avec vous ?
- Comment pouvez-vous adapter votre style aux désirs et aux besoins de votre équipe ?
| Quel leader admirez-vous pour sa communication ? Qu'est-ce qui rend leur approche efficace ? | |||
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| Comment préférez-vous que l'on communique avec vous ? | |||
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| Adaptez-vous votre style à votre public ou vous contentez-vous de votre approche habituelle ? | |||
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Exemple de modèle pour réfléchir à votre communication
Prenez le temps
Ne vous attendez pas à avoir le temps de faire une mise à jour de premier plan. Prenez le temps. Réservez 30 à 60 minutes sur votre calendrier chaque mois pour en mettre une en place.
2. Structurez votre mise à jour mensuelle
Durée estimée : 10 MIN
Utilisez ces invites pour modifier votre mise à jour. Soyez concis. Le mieux est l'ennemi du bien !
Sur quoi nous concentrons-nous ?
Énumérez jusqu'à trois priorités pour le mois. Ajoutez une ou deux phrases avec des détails sur chaque priorité.
Pourquoi est-ce important ?
Faites le lien. Expliquez à votre équipe pourquoi ces priorités sont importantes et en quoi elles contribuent à des objectifs plus larges.
Et maintenant ?
Indiquez explicitement à l'équipe les mesures qu'elle doit prendre ensuite. Si rien ne change, dites-le. Si les priorités ont changé, expliquez-leur pourquoi et mettez en évidence les compromis et/ou les dépendances.
Quel est le titre ?
Résumez votre mise à jour en une ou deux phrases percutantes. (Même si vous rédigez ceci maintenant, cela devrait apparaître en haut de votre mise à jour.)
| Les 3 principales priorités : expliquez chacune d'entre elles en une ou deux phrases. Soyez concis. | |||
| 1. 2. 3. | |||
| Pourquoi cela est important : pourquoi votre équipe devrait-elle s'y intéresser ? En quoi cela est-il lié à des objectifs plus larges ? | |||
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| Et maintenant ? Quelles mesures les équipes doivent-elles prendre ? Si rien ne change, dites-le. Si les priorités ont changé, mettez en évidence les compromis ou les dépendances. Indiquez clairement comment les équipes doivent réagir. | |||
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| En bref : résumez votre mise à jour en une ou deux phrases percutantes. (Même si vous rédigez ceci maintenant, cela devrait apparaître en haut de votre page Confluence.) | |||
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Exemple de modèle pour structurer votre mise à jour Top-of-Mind
Partagez des histoires, pas seulement des informations
Les bons communicateurs ne se contentent pas de partager des informations, ils racontent des histoires qui captivent leur public. En racontant des histoires, les dirigeants inspirent un but, renforcent l'engagement et favorisent la résilience. Consultez le cours LinkedIn de Liz Fosslien, qui fait partie de l'équipe Atlassian, sur la narration afin d'apprendre à utiliser les stories pour créer un but.
3. Donnez vie à votre mise à jour avec la vidéo
Durée estimée : 5 min
L'utilisation d'un outil de communication vidéo, tel que Loom, pour enregistrer une courte vidéo (5 minutes ou moins) apporte de la clarté et une touche personnelle, car votre équipe peut vous voir et vous entendre présenter la mise à jour. Cela est particulièrement utile pour partager de grands changements, des nouvelles importantes et des annonces majeures.
Une fois que vous avez enregistré votre vidéo, ajoutez le lien ou intégrez la vidéo entière en haut de votre document.
Rédigez un script rapide
Mettez de l'ordre dans vos idées en rédigeant un script rapide ou des sujets de discussion avant d'enregistrer votre vidéo.
4. Partagez vos mises à jour de manière cohérente
Durée estimée : 2 MIN
Publiez la mise à jour dans votre outil de communication d'équipe, tel qu'un canal Slack ou Teams. Essayez de partager les mises à jour vers la même période chaque mois (début ou fin, par exemple), dans le même canal et avec le même plan d'amplification (en demandant aux subordonnés directs de les partager avec leurs équipes, le cas échéant). Cela vous aidera à en faire une habitude et à définir des attentes avec votre équipe quant au moment où elle peut s'attendre à avoir de vos nouvelles.
5. Ouvrez la conversation
Durée estimée : 5 min
Lorsque vous partagez votre mise à jour, lancez une boucle de feedback pour maintenir l'engagement et la synchronisation des équipes :
- Invitez les participants à faire part de leurs commentaires et de leurs questions, et indiquez clairement où et comment ils peuvent répondre.
- Indiquez si vous souhaitez que les personnes effectuent une action après avoir lu ou regardé votre mise à jour, comme commenter la page, répondre au message, partager la mise à jour avec d'autres personnes, etc.
- Lors de vos réunions individuelles avec vos subordonnés directs, demandez-leur s'ils ont des questions ou des remarques à propos de votre mise à jour Top-of-Mind, et comment leurs équipes appliquent les informations que vous avez partagées (par exemple, ajustement des feuilles de route, changement d'orientation, maintien du cap ou implication de partenaires transverses clés).
- Réengagez-vous en assurant le suivi. Vous pouvez ajouter des informations au document partagé et/ou poster un message dans le fil Slack ou Teams avec des détails supplémentaires, des clarifications, le feedback que vous avez reçu de vos subordonnés directs, etc. Montrer que vous êtes à l'écoute est un petit geste qui fait une grande différence.
Les boucles de feedback permettent aux équipes de rester alignées, engagées et synchronisées.
Encouragez l'engagement : demandez explicitement des commentaires et des questions, et indiquez clairement où les poser.
Appuyez-vous sur vos dirigeants : demandez à vos subordonnés directs comment leurs équipes appliquent vos priorités, qu'il s'agisse d'ajuster les feuilles de route, de réorienter les priorités, de maintenir le cap ou d'impliquer des partenaires transversaux clés.
Facilitez la conversation : fixez un rendez-vous en milieu de mois. Les mises à jour Loom sont idéales pour préparer des discussions plus approfondies en tête-à-tête ou en réunion d'équipe.
Suivez les commentaires : ajoutez une section « Ce que j'ai entendu » à votre page Confluence, résumant le feedback et les clarifications.
Réengagez-vous : envoyez un message Slack pour que les équipes sachent où trouver les dernières mises à jour
Exemple de checklist pour démarrer une boucle de feedback
6. Réfléchissez et adaptez
Durée estimée : 2 MIN
Après avoir partagé votre mise à jour, en avoir discuté avec votre équipe et avoir entendu son feedback, évaluez ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
- Quel feedback avez-vous reçu ?
- Qu'est-ce qui a bien fonctionné ?
- Quelque chose vous a surpris ?
- Qu'est-ce que vous ajusteriez le mois prochain ? (messagerie, livraison, les deux)
Comment pouvez-vous faire appel à vos subordonnés directs pour renforcer et amplifier votre mise à jour ?
Ensuite, répétez l'opération la fois suivante pour continuer à améliorer la communication et la connexion avec votre équipe. Vous pouvez le faire !
| Quel feedback avez-vous reçu ? Qu'est-ce qui a fonctionné ? Qu'est-ce qui vous a surpris ? | |||
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| Qu'ajusteriez-vous le mois prochain : messagerie, livraison, ou les deux ? | |||
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| Comment pouvez-vous faire appel à vos dirigeants pour renforcer et amplifier vos priorités ? | |||
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Exemple de modèle pour refléter et adapter vos mises à jour Top-of-Mind
On prend tout cela et on recommence
La répétition n'est pas une redondance, mais un renforcement. La règle des 7 dit que l'on a besoin d'entendre le même message sept fois de sept manières différentes avant de l'assimiler. N'hésitez pas à le répéter. Encore …et toujours !
Suivi
Lisez
Consultez ces livres pour améliorer vos compétences en communication :
- Leadership Is Language: The Hidden Power of What You Say and What You Don't par L. David Marquet
- Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action par Simon Sinek
- L'esprit Smart Brevity : En dire long avec peu par Jim VanDehei, Mike Allen et Roy Schwartz
- Crucial Conversations: Tools for Talking when Stakes are High par Kerry Patterson, Stephen R. Covey, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler
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