Top-of-mind-updates van leidinggevenden

Gebruik een videocommunicatietool, zoals Loom, om een korte video op te nemen (5 minuten of korter). Zo zorg je voor meer duidelijkheid, met je eigen draai, aangezien je team je tijdens de update kan zien en horen. Dit is vooral handig als je grote veranderingen, serieus nieuws en belangrijke aankondigingen deelt.

Zodra je de video hebt opgenomen, voeg je de link toe of voeg je de hele video toe boven aan je document.

Deel de update in de communicatietool van je team, zoals een Slack- of Teams-kanaal. Probeer elke maand rond dezelfde tijd updates te delen (aan het begin of einde van de maand bijvoorbeeld), via hetzelfde kanaal en met hetzelfde plan van aanpak (directe ondergeschikten vragen om updates te delen met hun teams, indien van toepassing). Hierdoor kun je er een gewoonte van maken en weten teams wanneer ze updates van je kunnen verwachten.

Wanneer je je update deelt, zorg je voor een feedbackloop om teams betrokken en op één lijn te houden:

• Vraag om commentaar en laat iedereen vragen stellen. Laat daarbij weten waar en hoe mensen kunnen reageren.
• Geef aan of je wilt dat mensen actie ondernemen nadat ze je update hebben gelezen of bekeken, zoals opmerkingen plaatsen op de pagina, het bericht beantwoorden, de update met anderen delen, enz.
• Vraag tijdens een-op-eengesprekken met directe ondergeschikten of ze vragen of feedback hebben over je top-of-mind-update en hoe hun teams de informatie die je hebt gedeeld toepassen (bijvoorbeeld roadmaps aanpassen, de focus verleggen, op schema blijven of belangrijke multifunctionele partners betrekken).
• Breng je team opnieuw bijeen met de verkregen informatie. Je kunt informatie aan het gedeelde document toevoegen en/of een bericht plaatsen in de Slack- of Teams-thread met aanvullende informatie, verduidelijkingen, feedback die je hebt gekregen van directe ondergeschikten, enz. Laten zien dat je luistert is iets kleins dat een groot verschil maakt.

Nadat je je update hebt gedeeld, deze met je teamleden hebt besproken en hun feedback hebt gekregen, moet je nagaan wat heeft gewerkt en wat verbeterd kan worden.

• Welke feedback heb je gekregen?
• Wat werkte goed?
• Wat verbaasde je?
• Wat zou je volgende maand aanpassen? (berichtgeving, oplevering, beide)

• Hoe kunnen je directe ondergeschikten je helpen om je update beter en aan meer mensen over te brengen?

Herhaal dit proces vervolgens de volgende keer om de communicatie en de band met je team te blijven verbeteren. Je kunt dit!