リーダーのトップオブマインド アップデート
チームが持つコンテキストが多ければ多いほど、特に変化の時期には、チームのコラボレーションが向上します。チームが最も重要なことに集中するために必要な情報を盛り込んだトップオブマインド アップデートを共有して、リーダーとして大きな影響を与えましょう。
準備時間
5 分
ランタイム
60 分
人数
1
5 秒の要約
- 最も重要なこととその理由をチームに伝える。
- 混乱を解消するために質問用のスペースを作成します。
- 優先事項と作業の連携を保つために会話を続けます。
必要なもの
- 共有ドキュメント (Confluence など)。
- ビデオ メッセージ ツール (Loom など)。
プレイのリソース
リーダーのトップオブマインド アップデートをどのように共有するか
チームが最も重要なことに集中するために必要な情報やコンテキストを盛り込んだトップオブマインド アップデートを共有して、リーダーとして大きな影響を与えましょう。
リーダーのトップオブマインド アップデートとは
リーダーは、トップオブマインド アップデートを作成します。これは、ゴール、優先事項、プロジェクト、最新情報、そして自分にとって「トップオブマインド (最優先)」であるコンテキスト情報についての説明です。
チームが最も注力すべきことは何で、それはなぜでしょうか。自分が取り組むことに対し、より明確な見通しを得て自信を深め、コラボレーターとの連携を強めるためにどのような情報が役立つでしょうか。
このようなタイプの情報が、トップオブマインド アップデートに含まれる可能性があります。
なぜリーダーのトップオブマインド アップデートを実施するか
顧客の評価を一切受けずに製品を作ったらどうなるでしょう。想像したくないですね。顧客が抱える課題とその解決方法についての重要なインサイトが得られないでしょう。
このことはチームにも当てはまります。
トップオブマインド アップデートにより、チームがアジャイルに保たれ、懸念を提起するスペースができ、議論のきっかけが生まれ、作業が全体像に沿ったものになります。
トップオブマインド アップデートは、単なる望ましい選択肢ではありません。チームの成功を助けるために不可欠なものです。
トップオブマインド アップデートをいつ作成するか
少なくとも、毎月アップデートを共有することで、定期的な間隔と習慣を確立し、その間に進捗状況を確認したり変更を考慮したりするために十分な時間を確保します。組織やチームが変化の時期を迎えている場合は、アップデートの頻度を高めると、何が、なぜ起こっているかについて、見通しを立て、不安を減らすために役立ちます。
トップオブマインド アップデートの 3 つのメリット
調査によると、リーダーのトップオブマインド アップデートは次のことに役立ちます。
1. 考える
予測時間: 5 分
最初のトップオブマインド アップデートを作成する前に、いくつかの問いについて考えてみてください。
- コミュニケーションの面で尊敬するリーダーは誰ですか。そのリーダーのアプローチが効果的な理由は何ですか。
- リーダーからのコミュニケーションはどのように行われることが望ましいですか。
- 自分のスタイルをチームの要望やニーズに合わせるにはどうすればいいですか。
| コミュニケーションの面で尊敬するリーダーは誰ですか。そのリーダーのアプローチが効果的な理由は何ですか。 | |||
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| 誰との間でコミュニケーションが行われることが望ましいですか。 | |||
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| 自分のスタイルを対象者に合わせますか、それとも自分の通常のアプローチを適用しますか。 | |||
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コミュニケーションについて考えるためのサンプル テンプレート
時間を作る
トップオブマインド アップデートのための時間がスケジュールにあるなどとは期待できません。時間を作ってください。トップオブマインド アップデートの時間を作るために、カレンダーで毎月 30 から 60 分を確保します。
2. 毎月のアップデートを構成する
予測時間: 10 分
次の問いかけを使ってアップデートを形作ります。簡潔にします。短くまとめて伝わりやすくします。
何に焦点を当てているか。
今月の優先事項を 3 つまでリスト アップします。それぞれの優先事項について説明する文を 1 つか 2 つ追加します。
なぜそれが重要か。
点と点をつなぎます。チームがそれらの優先事項に注意を払うべき理由と、それぞれがより広範なゴールにどのようにつながるかについての考えを共有します。
今何をするか。
次に起こすべきアクションをチームに明示的に伝えます。変更がなければそのように伝えます。優先事項が変わった場合は、その理由を伝え、トレードオフや依存関係をハイライトします。
どのような見出しにするか。
アップデートを 1 から 2 文で効果的に要約します。(下書き中でもこれをアップデートの一番上に置きます。)
| 上位 3 つの優先事項: それぞれを 1 から 2 文で説明します。簡潔にします。 | |||
| 1. 2. 3. | |||
| なぜそれが重要か: なぜチームが注意を払うべきか。このことがより広範なゴールにどのようにつながるか。 | |||
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| 今何をするか。チームはどのようなアクションを起こすべきか。変更がなければそのように伝えます。優先事項が変わった場合は、トレードオフや依存関係をハイライトします。チームがどのように対応すべきかを明示します。 | |||
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| 簡潔にまとめる: アップデートを 1 から 2 文で効果的に要約します。(下書き中でもこれを Confluence ページの一番上に置きます。) | |||
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トップオブマインド アップデートを構成するためのサンプル テンプレート
単なる情報ではなく、ストーリーを共有する
優れたコミュニケーターは、情報を共有するだけでなく、対象者を引き込むようなストーリーを語ります。リーダーはストーリーテリングを通じて、目的を鼓舞し、コミットメントを築き、回復力を育みます。ストーリーを使って目的を生み出す方法を学ぶには、LinkedIn でアトラシアンの Liz Fosslien のストーリーテリングに関するクラスをご確認ください。
3. ビデオで最新情報を生き生きと伝える
予測時間: 5 分
Loom のようなビデオ コミュニケーション ツールを使って、短いビデオを録画します。5 分以内に収めます。あなたがアップデートについて説明する様子をチームが視聴できるので、人間味のある形で明確に伝達できます。これは、大きい変更、重大なニュース、重要な発表を共有する場合に特に役立ちます。
ビデオを録画したら、リンクを追加するか、ドキュメントの上部にビデオ全体を埋め込みます。
簡単な台本を書く
ビデオを録画する前に、簡単な台本や要点を書いて考えをまとめます。
4. アップデートを一貫して共有する
予測時間: 2 分
Slack や Teams チャンネルなどのチーム コミュニケーション ツールにアップデートを投稿します。毎月の同じ時期 (月末、月初など) に、同じチャンネル、同じ伝達プラン (該当する場合は、直属部下にチームと共有するよう依頼する) でアップデートを共有するようにします。このように習慣化すると、あなたがチームにいつ連絡するかについてチームの期待を設定する助けとなります。
5. 会話を歓迎する
予測時間: 5 分
アップデートを共有するときは、チームのエンゲージメントと同期を保つためにフィードバック ループを開始します。
- コメントや質問を求め、メンバーがどこでどのように回答できるかを明確にします。
- あなたのアップデートを読むか視聴した後に、ページにコメントしたり、メッセージに返信したり、他者と更新を共有したりするなど、何らかのアクションを起こすことを他の人に望む場合は、詳しく説明します。
- 直属部下との 1 on 1 ミーティングでは、トップオブマインド アップデートについての質問やフィードバックがないかを尋ね、さらに、共有した情報をチームがどのように適用しているか (ロードマップの調整、焦点の変更、方針の維持、主要な部門横断的なパートナーとの連携など) を尋ねます。
- フォロー アップしてエンゲージメントを維持します。共有ドキュメントに情報を追加する、追加の詳細や説明、直属部下から聞き取ったフィードバックを追加するなどして、Slack や Teams のスレッドにメッセージを投稿できます。耳に届いていると示すのは小さな行為でも、大きな違いを生みます。
フィードバック ループにより、チームの意識が揃い、エンゲージメントと同期が確保されます。
エンゲージメントを促す: コメントや質問を明示的に求めます。どこで尋ねればよいかを明確にしてください。
リーダーに頼る: 直属部下に、そのチームがあなたの優先事項をどのように適用しているか (ロードマップの調整、焦点の変更、方針の維持、主要な部門横断的なパートナーとの連携など) を尋ねます。
会話を促進する: 月の中間チェックインを設定します。Loom でのアップデートは、1 on 1 ミーティングやチーム ミーティングでのより深い議論を促すために非常に有効です。
フォロー アップ: Confluence ページに「聞いたこと」のセクションを追加して、フィードバックと説明をまとめます。
エンゲージメントの維持: Slack のメッセージをドロップして、最新のアップデートを入手できる場所をチームに知らせます。
フィードバック ループを開始するためのサンプル チェックリスト
6. 反映して適応させる
予測時間: 2 分
アップデートを共有し、チームと話し合い、フィードバックを聞いたら、何がうまくいき、何を改善できるかを評価します。
- どのようなフィードバックを受けましたか。
- 何がうまくいきましたか。
- 意外だったことはありますか。
- 来月は何を調整しますか。(メッセージング、配信、両方)
どうすれば直属部下が進んでアップデートを強調し、広めるようになりますか。
その後、次回もこれを繰り返し、チームとのコミュニケーションとつながりを改善し続けます。頑張ってください。
| どのようなフィードバックを受けましたか。何がうまくいきましたか。意外なことはありましたか。 | |||
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| 来月は何を調整しますか。メッセージング、配信、その両方ですか。 | |||
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| どうすればリーダーが進んでこれらの優先事項を強調し、広めるようになりますか。 | |||
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トップオブマインド アップデートを反映して適応させるためのサンプル テンプレート
繰り返し伝える
繰り返しは冗長ではなく、強調です。7 のルールによると、人間は同じメッセージを 7 つの方法で 7 回聞く必要があります。ためらわずにもう一度言います。そして、もう一度。そしてもう一度!
フォローアップ
お読みください
コミュニケーション スキルをレベル アップするには、次の書籍をご確認ください。
- 『Leadership Is Language: The Hidden Power of What You Say – and What You Don't』L. David Marquet 著
- 『Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action』Simon Sinek 著
- 『Smart Brevity: The Power of Saying More with Less』Jim VandeHei、Mike Allen、Roy Schwartz 著
- 『Crucial Conversations: Tools for Talking when Stakes are High』Kerry Patterson、Stephen R. Covey、Joseph Grenny、Ron McMillan、Al Switzler 著
その他のご質問がある場合は、
他の Atlassian Team Playbook のユーザーと会話を開始したり、サポートを受けたり、フィードバックを提供したりできます。
他のプレイも参照してください
文化 (Culture)
チーム ヘルス モニター
チームの健全性を評価し、改善計画を立てます。
ミーティング
週次チーム アップデート
別のミーティングを予定せずに、進捗を共有できます。
ミーティング
ページ主導のミーティング
より有意義なミーティングにするには、まず目的、期待される結果、主要な論点の概要を 1 ページにまとめます。
デブリーフィング
ふりかえり
安全なスペースを提供し、何が有効で何が有効でなかったかについて話し合います。
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