Что на уме у руководителя
Чем больше контекста у команд, тем лучше они сотрудничают, особенно во времена перемен. Возьмите ситуацию в свои руки и расскажите команде о том, что занимает ум ее руководителя, чтобы она смогла сосредоточить свои усилия на главном.
Время на подготовку
5 мин
Время проведения
60 мин
Участники
1
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Расскажите своей команде о первоочередных задачах и объясните их важность.
- Выделите время для ответов на вопросы, чтобы не осталось неясностей.
- Продолжайте обсуждение, пока каждый не уяснит, как построить свою работу в соответствии с заданными приоритетами.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Общий документ (например, в Confluence).
- Инструмент для обмена видеосообщениями (например Loom).
Ресурсы для сценария
Как руководителю делиться актуальными новостями
Внесите большой вклад в качестве руководителя, делясь актуальными новостями, информацией и контекстом, которые необходимы вашей команде для понимания, на чем следует сконцентрировать усилия в первую очередь.
Что такое актуальные новости от руководителей?
Руководители создают актуальные новости на темы, которые считают наиболее важными. Эти новости включают описание целей, приоритетов и проектов, последние сведения и контекстную информацию.
На чем команда должна сосредоточить основные усилия и почему? Какая информация поможет им лучше понять, над чем они работают, приобрести уверенность и прийти к единому пониманию целей со своими коллегами?
Ответив на эти вопросы, вы поймете, какие виды информации рекомендуется включить в актуальные новости.
Зачем разыгрывать сценарий «Актуальные новости от руководителей»?
Представьте, что вы создаете продукт, никак не общаясь с клиентами. Это неправильно. Вы упустите важную информацию об их проблемах — и способах их решения.
То же можно сказать и о ваших командах.
Актуальные новости от руководителей помогают командам сохранять гибкость, создают условия для высказывания и обсуждения опасений и любых других вопросов, а также способствуют тому, чтобы команды работали на глобальные цели.
Актуальные новости нужны не просто «для галочки». Они критичны для успеха команд.
Когда руководителям следует выпускать актуальные новости?
Возьмите привычку делиться новостями не реже одного раза в месяц — это достаточно регулярно, а у вас в промежутке будет время, чтобы отметить прогресс и учесть произошедшие изменения. Если ваша организация или команда переживает период перемен, более частые выпуски новостей помогут им лучше понимать, что происходит и почему, и быстрее привыкнуть к новому.
Три преимущества актуальных новостей
Исследования показывают, что актуальные новости от руководителей:
1. Поразмышляйте
Ожидаемое время: 5 мин
Прежде чем создать свой первый выпуск актуальных новостей, остановитесь и подумайте над несколькими вопросами.
- Кто из лидеров приводит вас в восхищение своим стилем общения? Что делает его подход эффективным?
- Как бы вы хотели, чтобы руководители общались с вами?
- Как вы можете адаптировать свой стиль общения к желаниям и потребностям команды?
| Кто из лидеров приводит вас в восхищение своим стилем общения? Что делает его подход эффективным? | |||
|
| |||
| Как бы вы хотели, чтобы общались с вами? | |||
|
| |||
| Приспосабливаете ли вы стиль подачи материала к своей аудитории или просто говорите, как привыкли? | |||
|
|
Образец шаблона для анализа стиля общения
Найдите время
Не ждите, что в вашем расписании вдруг из ниоткуда появится время на подготовку новостей. Выделите его сами. Ежемесячно резервируйте на эту задачу 30–60 минут в календаре.
2. Структурируйте ежемесячные новости
Ожидаемое время: 10 мин
Используйте эти подсказки для формирования новостных сообщений. Сохраняйте лаконичность. Меньше значит больше!
На чем сейчас нужно сосредоточиться?
Перечислите до трех приоритетных задач месяца. Добавьте одно-два предложения с подробным описанием каждой такой задачи.
Почему это важно?
Свяжите все воедино. Поделитесь своими мыслями о том, почему команде следует уделять внимание этим приоритетным задачам и как каждая из них связана с глобальными целями.
Что дальше?
Четко сообщите команде, как им действовать дальше. Если ничего не изменилось, скажите об этом. Если же приоритеты изменились, объясните команде, почему это произошло, подчеркивая компромиссы и (или) зависимости.
В чем суть?
Опишите свою новость одной-двумя броскими фразами. (Несмотря на то, что вы только сейчас придумываете эти фразы, их нужно будет расположить в начале новости.)
| Три главных приоритета: объясните каждый с помощью одного-двух предложений. Будьте лаконичны. | |||
| 1. 2. 3. | |||
| Почему это важно? Как это касается вашей команды? Как это связано с глобальными целями? | |||
|
| |||
| Что дальше? Какие действия следует предпринять командам? Если ничего не изменилось, скажите об этом. Если приоритеты изменились, расскажите о компромиссах или зависимостях. Четко укажите командам, как им следует реагировать. | |||
|
| |||
| Вкратце: опишите свою новость одной-двумя броскими фразами. (Несмотря на то, что вы только сейчас придумываете эти фразы, их нужно будет расположить вверху страницы Confluence.) | |||
|
|
Образец шаблона для структурирования актуальных новостей
Делитесь историями, а не просто информацией
Лидеры с хорошими коммуникативными навыками не просто делятся информацией — они рассказывают истории, которые привлекают внимание аудитории. Рассказывая истории, они вдохновляют людей на достижение цели, укрепляют чувство приверженности и повышают устойчивость команды. Посетите в LinkedIn урок по рассказыванию историй от Лиз Фосслин из Atlassian, чтобы узнать, как истории помогают вдохновить команду на достижение цели.
3. Оживите свои актуальные новости с помощью видео
Ожидаемое время: 5 мин
Использование средства видеосвязи, такого как Loom, для записи коротких видеороликов (до 5 минут) делает сообщения более понятными и личными, поскольку ваша команда может видеть и слышать, как вы рассказываете им о новостях. Это особенно полезно, когда вы делитесь информацией о крупных изменениях, серьезными новостями и важными объявлениями.
После записи видео добавьте ссылку на него или встройте его целиком в верхнюю часть документа.
Напишите краткий сценарий
Перед записью видео соберитесь с мыслями и зафиксируйте их в виде краткого сценария или тезисов.
4. Делитесь новостями регулярно
Ожидаемое время: 2 МИН.
Опубликуйте новости в инструменте для общения с командой, например в канале Slack или Teams. Постарайтесь делиться новостями примерно в одно и то же время (например, в начале или в конце месяца), в одном и том же канале и по одной и той же схеме распространения (например, просите непосредственных подчиненных поделиться ими со своими командами). Так вы превратите это в привычку, и команда будет знать, когда ждать от вас новостей.
5. Запустите обсуждения
Ожидаемое время: 5 мин
Когда вы опубликуете новость, запустите цикл обратной связи, чтобы команды почувствовали свою причастность и оставались на одной волне.
- Просите прокомментировать новость и задать вопросы, ясно указывая, где и как это можно сделать.
- Если вы хотите, чтобы сотрудники предприняли какие-либо действия после прочтения или просмотра новости, например оставили комментарий на странице, ответили на сообщение, поделились новостью с другими и т. д., то прямо скажите об этом.
- Во время личных встреч с непосредственными подчиненными спросите, есть ли у них какие-либо вопросы или замечания по поводу ваших новостей и как их команды применяют предоставленную вами информацию (например, корректируют дорожные карты, переключаются на другие цели, придерживаются прежнего курса или привлекают ключевых межфункциональных партнеров).
- Напоминайте о новостях с помощью дальнейших шагов. Вы можете добавить информацию в общий документ и (или) опубликовать сообщение в соответствующей ветке в Slack или Teams с дополнительными подробностями, разъяснениями, отзывами, полученными от непосредственных подчиненных, и т. д. Показать, что вы прислушиваетесь к их мнению, несложно, но очень важно.
Циклическая обратная связь помогает командам чувствовать свою причастность, действовать согласованно и оставаться на одной волне.
Поощряйте вовлеченность: просите прокомментировать новость и задать вопросы, ясно указывая, где и как это можно сделать.
Полагайтесь на руководителей у вас в подчинении: узнайте у своих прямых подчиненных, как их команды выполняют поставленные вами первоочередные задачи. Корректируют ли они дорожные карты, переключаются на другие цели, придерживаются прежнего курса или привлекают ключевых межфункциональных партнеров?
Способствуйте обсуждениям: запланируйте контрольную встречу на середину месяца. Loom отлично подходит для проведения более глубоких обсуждений тет-а-тет или на командных собраниях.
Предпринимайте дальнейшие шаги: добавьте раздел «Обратная связь» на свою страницу Confluence и вносите туда отзывы и пояснения в обобщенном виде.
Напоминайте о новостях: отправьте в Slack сообщение для команд о том, где можно найти последние новости.
Пример контрольного списка для запуска цикла обратной связи
6. Анализируйте и адаптируйте
Ожидаемое время: 2 МИН.
После того как вы поделились новостью, обсудили ее со своей командой и получили их отзывы, оцените, что вам удалось, а что можно улучшить.
- Какие отзывы вы получили?
- Что удалось?
- Удивило ли вас что-нибудь?
- Что бы вы скорректировали в следующем месяце (способы распространения новостей, манеру подачи или и то и другое)?
Как прямые подчиненные могли бы помочь вам подкрепить и распространить новости?
Повторите все это снова, чтобы продолжить улучшать коммуникацию и связь со своей командой. У вас все получится!
| Какие отзывы вы получили? Что удалось? Что вас удивило? | |||
|
| |||
| Что бы вы скорректировали в следующем месяце: способы распространения новостей, манеру подачи или и то и другое? | |||
|
| |||
| Как руководители у вас в подчинении могли бы помочь вам подкрепить и распространить приоритетные задачи? | |||
|
|
Образец шаблона для анализа и адаптации актуальных новостей
Повторите
Повторение — это не избыточность, а закрепление. Концепция магического числа семь гласит, что нужно повторить одну и ту же мысль семью разными способами, прежде чем люди ее усвоят. Так что не стесняйтесь повторить снова. И снова. И снова!
Последующие действия
Читайте по теме
Эти книги помогут вам улучшить свои коммуникативные навыки.
- Leadership Is Language: The Hidden Power of What You Say – and What You Don't, («Язык лидерства: скрытая сила высказанных и невысказанных слов»), Дэвид Марке
- «Начни с „Зачем?“ Как выдающиеся лидеры вдохновляют действовать», Саймон Синек
- «Коротко и точно. Новые правила устной и письменной коммуникации в современном мире», Джим ВандеХей, Майк Аллен, Рой Шварц
- «Трудные диалоги. Что и как говорить, когда ставки высоки», Керри Паттерсон, Стивен Р. Кови, Джозеф Гренни, Рон Макмиллан, Эл Свитцлеp
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Культура
Оценка работоспособности команды
Оцените работоспособность команды и наметьте план ее улучшения.
Собрания
Еженедельный обмен новостями с командой
Делитесь информацией о результатах, не назначая новых собраний.
Собрания
Собрания с использованием страницы
Эффективные собрания начинаются со страницы, на которой описана цель, ожидаемые результаты и ключевые вопросы для обсуждения.
Подведение итогов
Ретроспектива
Создайте безопасное пространство для обсуждения успехов и неудач.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
